浅谈水利水电工程施工资料的整理与归档管理

内容提要：水利水电工程施工档案资料是工程验收与工程管理运行的重要技术文献资料。施工资料的管理是一项复杂的系统性工作，需要施工单位各部门的紧密配合才能完成资料的整理、保管工作。结合自己的工作经验，对水利水电工程施工资料的整编管理提出了一些个人的看法与意见。

关键词：水利工程；施工资料；整编归档管理

中途分类号： G271文献标识码：A文章编号：

水利工程档案资料整理归档工作是水利工程建设的重要组成部分。档案资料的整理工作贯穿于工程建设的全过程,应与工程建设同步进行,即从项目立项时就应开始进行档案资料的收集、积累和整理工作。

其中,水利水电工程施工的档案资料是反映整个施工过程的真实历史资料，衡量施工质量的重要依据，工程验收与工程管理运行的重要技术文献资料。施工资料的整编与归档管理是一项复杂的系统性工作，需要施工单位各部门的紧密配合才能完成资料的整理、保管工作。随着各种档案管理的规范化、专业化、统一化，做好水利水电工程施工文件的收集整编与合理组卷归档，对水利工程的施工工作同样重要。为进一步提高水利工程施工质量的验收工作效率，真实的反映出工程的施工质量，结合自己的工作经验，对水利水电工程施工资料的整编管理提出了一些个人的看法与意见。

一、水利水电工程施工资料整理归档管理工作的必要性与工作要求

水利水电工程施工资料的整编管理，包括施工前期、施工期间、工程验收等各施工阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。加强施工资料的管理，有利于充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，促进水利水电工程施工单位管理工作的规范化，提高工作效率；有利于提高施工单位的施工质量；有利于施工单位积累经验，总结教训，不断提高施工单位的整体施工水平。

二、施工档案整编的原则

（一）全过程控制

施工档案整编应贯穿于工程建设全过程，不能简单地理解为验收前的突击整理工作。

（二）全员参与

施工档案整编不仅仅是“资料员”的事情，施工单位的项目经理、技术负责人、质检员、安全员都是相关责任人。

（三）文件材料收集要全面

文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。施工单位文件材料收集自进场开始，到场地清理、竣工验收为止。

三、施工档案归档的方法与要求

（一）组卷原则与方法

档案实际就是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元，所以整编原则是便于档案的保管和利用、有规律可寻，案卷内文件材料能够准确反映工程建设与管理活动的真实内容。

（二）案卷内材料页号的编写

1、逐页用打码机或手写（铅笔）编页号，不得遗漏或重号。

2、单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。

3、印刷成册的材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，但需要在卷内备考表中说明并注明总页数。

4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（三）卷内目录的编制

文件编号：填写文件材料的文号或图纸的图号。

责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

文件材料题名：填写文件材料标题的全称，不要随意更改或简化；没有标题的应拟写标题外加“[ ]”号；会议记录应填写主要议题。

日期：填写文件材料的形成日期。如2012年9月9日可填写为“20120909”。

页号：填写每件文件材料首尾页上标注的页号。

（四）案卷的装订

1、文件材料应线装（采用三孔一线方法装订，三孔一线线装具体要求：上下边距7厘米，左边距1.5厘米，三孔均匀排列。）去掉金属物；破损的文件材料要先修复。不易修复的应复制，与原件一并立卷；剔除空白纸和重份材料。

2、 案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。

原材料、设备合格证等非A4纸资料，须粘贴在A4纸上。

3、竣工图纸一般不装订，图样幅面统一按国际标准A4型以手风琴式正反来回折叠，标题栏露在右下角。并在图样的标题栏框上空白处加盖档号章，逐件编件号。填写卷内目录，顺序排列。

四、水利水电工程施工资料的主要构成

水利水电工程的施工资料主要包括施工管理资料，施工组织设计与技术方案资料，设计变更资料，工程材料质量保证资料，仪器设备质量保证及安装调试资料，施工试验资料，施工测量、基础工程记录资料，施工声像资料，工程质量检测资料，工程质量评定资料，工程验收资料，施工工作报告，竣工图。

五、水利水电工程施工资料整编归档管理现存问题及分析

（一）施工资料的收集不规范、不完整

水利水电工程的工期一般都比较长，工程设计变更情况多，这对施工中形成的资料文件收集整理、保管带来了一定难度。由于不能按施工进度同步收集整理施工资料，加上文件资料的错放乱放，一人身兼数职，不同类型的文件资料堆放一起，也增加了施工资料的收集难度，无法保证信息资料的真实和完整性。

（二）施工资料整编管理现存问题分析

施工单位的档案资料整编管理意识薄弱，存在着轻视档案管理的现象。其次，施工单位施工资料的编写、整理，大部分由工作线上的技术人员完成，加上日常技术工作繁多，整理编写施工资料时就会存在随意性、错写、漏写的现象，这也是造成施工原始资料不规范、质量低下的另一个不可忽视的因素。最后，施工单位档案整编归档管理体系对资料管理人员的重视不够，缺乏施工资料的管理条例与规范。

六、水利水电工程施工资料整编与管理的几点建议与意见

（一）建立施工资料的专人化管理

由于施工资料在工程验收时，发挥着工程施工质量、工程施工过程的凭据作用，且其他人员对施工资料的编写管理素质存在不足；因此，有必要配备专业的档案管理人编写管理施工资料。最终完成施工资料的专业化管理。

（二）加强施工资料的收集保护工作

施工资料的缺失、遗漏往往是由于施工技术人员的随意、漏写、漏报造成的。加强施工资料的收集力度，做到按天收取，按块负责的制度。尤其是做好原始数据的复制、保护工作，做到谁丢失，谁负责的制度。这样才能使施工资料的安全得到保障。

（三）加强施工资料归档、整编工作的制度化

施工资料种类繁多，数据量大，对完成数据进行按类、按时的归档、整编工作最为重要，也是完成工程施工材料最后移交的基石，必须在施工开始之前就制定出相应的管理方案。

总之，水利水电工程施工资料的整编管理工作是一项系统的工作，涉及施工单位的各个部门。要保证施工资料的准确、完整、规范，真实地反映出施工的详细过程和施工的质量，必须做到原始资料的制度化、规范化管理。

七、结语

做好水利水电工程施工资料的整编归档管理工作，需要责任心强、专业素质水平过硬的管理人员把关，才能实现水利水电工程施工资料的规范化、制度化管理。通过多年的施工资料整编管理经验，笔者深刻体会到工程验收档案必须从工程施工的开始抓起，加强档案管理意识，把工程施工资料的整编管理列为施工进度规划，实行资料与施工步骤同步，建立工程验收档案整编管理的制度，是完成水利水电工程施工资料整编管理工作的有效措施，也是确保施工资料真实性、准确性的有效手段；为工程验收时，真正发挥出施工资料的凭证作用打下坚实基础。

参考文献:

[1]王泽生山东省南水北调工程项目档案管理办法[s].2005

[2]鄢雪原. 水利水电工程概预算编制与应用分析[J]. 广东建材, 2009.

[3]张学贤. 监理资料的收集整理与归档[J]. 山西水利科技, 2002.