制定沟通计划

项目管理在各个行业普遍应用，项目管理的知识也越来越受到重视。

俗话说：光说不练是假把式，光练不说是傻把式，能说会练才是好把式。也就是说，一个人能干还不够，还需要善于表达。同样，沟通能力在项目管理中具有重要意义。在任何一个项目中，尽管许多参与人员都具有所需学科专业知识，但团队成员仍需要了解项目的目标并就此达成共识，因为他们必须准确地知道个人及团队应该完成哪些工作才能实现项目目标。这就是需要进行有效沟通的原因，同时也是项目经理应担负起娴熟的沟通管理者角色的原因所在。同样，理解和平衡利益相关方的期望也需要沟通，这一方面的工作也需要以沟通管理作为关键的项目管理技术。

经验告诉我们，一个优秀的项目经理通常花在沟通中的时间大约占75％－90％，这意味着他的管理工作基本上体现为沟通工作，他的管理能力绝大部分取决于他的沟通能力。我们甚至可以认为，良好的沟通实际上是项目成功的关键因素，原因如下：

项目需要相关人员进行合作及共享知识，而这些人员相互之间可能并不太熟悉，或者来自于不同的文化环境。

项目需要各个利益相关方参与制订详细计划，而这些相关方应能互相信任和理解。

项目需要由多个管理层级做出复杂的决策。

项目因其独特性而存在风险，所以，需要进行有效的风险管理，而有效的风险管理离不开有效的沟通(尤其是在危机期间)。

正确而及时的沟通可以确保对项目状态做出正确的评估，从而为决策提供支持。

既然沟通在项目管理中有如此重要的作用，那么为了达到良好的沟通效果，就要求项目经理编制好沟通计划。

沟通也需要做计划?沟通当然需要做计划。不过这方面的计划往往被人视若无睹。其实我们在生活中无时不刻不在做着沟通计划。一个员工想去找领导申请加薪，他会选择一个非常适合的时间，事先反复斟酌自己加薪的理由，甚至会观察一下领导当时的心情和反应，来决定自己的说话内容，这不是沟通计划是什么?做项目难道不需要计划吗?

现在让我们来看看，假如你就是一个项目经理，做一个沟通计划输入的依据是什么?还是团队成员?与谁沟通是沟通计划的首要问题。沟通对象确定了，才能确定其他内容。

信息需求的时效性。一方面是你的沟通对象什么时候需要信息，另一方是你需要什么时候从沟通对象那里获得信息。

项目本身的特点。这将决定信息沟通的特点。例如IT业项目，信息交流可能更多依赖电子文件的传输；而服务业的项目，可能会更多地依赖微笑服务之类的非语言方式与客户沟通。

参与人员的素质。这将决定你采取什么方法，并在什么层面上进行沟通。如果参与沟通的人员都是懂得电脑的技术人员，那么最好的办法是使用网络，并且可以运用曲线图表之类的技术工具阐述问题。

沟通工具的功效。不同的沟通工具具有不同功效。好比你在与项目组成员沟通时选择网络还是直接打电话。网络便捷经济，但是电话更主动亲切。

项目管理计划。各项管理计划决定了什么时候需要与什么人沟通，多长时间沟通，沟通内容是什么。例如成本管理计划需要定期与投资者沟通，质量管理计划需要定期与客户沟通。

在明确了编制依据和沟通工具之后，编制沟通计划的输出结果就是沟通计划，它包括以下内容：

确定信息沟通的形式、渠道、格式、流程。例如：比较正式的书面沟通是通过电子邮件还是纸质快递；具体的渠道是直接联系对方还是通过第三方的渠道；项目计划书采用PPT还是DOC格式：双方洽谈签约的流程是什么。

信息归档的格式，沟通的成果，包括文字、影像、语音、图像等都需要保存归档。需要规范这些数据的归档格式，便于将来统一查询管理。

信息沟通的周期，即多长时间沟通一次。比如与团队沟通的例会，是每天开一次呢，还是每星期开一次；给项目投资者的财务报表，是月报还是季报。

信息及接受的级别和权限。具体表现为信息的归类和优先权排序。对于某个领域的信息，哪些管理者享有优先发言权和优先知情权。以及相关的保密规定。

按照框架式思维模式，我们可以把项目沟通的需求内容提炼为5W：WHO，WHAT，WHEN，WHERE，WAY。

(1)WHO，就是沟通对象。项目经理如果以自己为中心，需要六个方向的人打交道：

上：项目发起人和投资人，你要对他们负责；

下：团队成员和技术骨干，你要授权并激励他们工作；

前：客户和政府相关部门，你要满足其需求或规定；

后：供应商或分包商，你要获得他们资源和劳务支持；

左：同业竞争者、新闻媒体、项目支持者

右：项目反对者。

(2)WHAT，就是沟通什么内容，这个内容包括两个方面：

需要向WHO那些信息，例如向投资人汇报项目进展情况，向员工下达分工任务指令；

需要从WHO获得那些信息，例如从客户处获取他们的质量需求，从供应商处获得其报价；

(3)WHEN，就是前面所述的信息需求时效性和沟通的时间跨度(周期)；

(4)WHERE，就是在何处沟通，在会议室，还是在餐馆，还是在高尔夫球场；

(5)WAY，就是选择WHO们喜欢并熟悉的方式进行沟通，例如与投资人沟通，要看对方是喜欢口头汇报还是文字报告，喜欢看电子文件还是打印文件。

将上述5W和六个方面的干系人进行排列组合。如图下表所示，我们就有了一个矩阵表。只要把这个矩阵表填满，就会产生一个规范的沟通计划。