设备成套项目采购流程控制

[提要] 对于一个设备成套项目来讲，设备、材料的采购种类多达几十项，甚至上百项，采购占项目成本支出的绝大部分，采购质量直接影响工程质量和安全，供货进度对工程进度具有关键性的作用，采购管理至关重要。本文结合设备成套项目采购经验，对采购管理中的流程控制进行初步探讨。

关键词：设备成套项目；采购管理；流程控制

中图分类号：F27 文献标识码：A

原标题：设备成套项目采购管理中的流程控制

收录日期：2016年6月20日

一、设备成套项目采购管理一般流程

设备成套项目签订后，本企业采购经理首先需要牵头编制《分标和采购计划》，明确项目设备采购标段、各标段的采购节点和成本，各标段对应的设计技术文件提交时间、合同签订时间、设备生产周期及港货时间和到工地时间等内容。

采购经理将根据《分标和采购计划》按计划实施采购。首先，采购经理组织编写询价文件，其中采购技术文件、采购设备清单等由设计人员编写；其次，提交采购申请，批准后向三家及以上分包商进行询价，在规定时间内取得报价，并组织分包商选择评审，评审确定谈判对象后进行合同谈判。合同谈判完成后组织合同评审，评审通过后合同签字、盖章生效。

在合同执行过程中，采购经理负责包括但不限于督促分包商开立保函、分包合同付款、设备/材料验收（工厂试验、出厂验收）、交货、分包商出厂资料收集及质保期控制等环节。待质保期完成，采购环节关闭。

二、目前采购管理流程中存在的问题

（一）采购技术文件提交延误。采购技术文件提交是采购工作进行的第一步，是整个流程顺利进行的前提。采购技术文件提交的及时与否直接影响到采购工作的进展，也影响到采购成本的控制。例如，某设备到货时间从项目主合同中明确了时间，通过倒推法得知需要在9月20日发货，设备正常生产周期为2个月，这样采购合同必须在7月20日之前签订，采购询价工作必须在7月1日开始，因此采购技术文件提交时间应不晚于7月1日。但因种种原因，直到采购经理正式开始询价工作时，采购技术文件还未正式提交，这样经常会发生部分分包商无法提供报价的情况，从而耽误采购合同的及时签订，进而难以保证设备按时交货。但是，由于项目进度限制，合同谈判时必须大幅压缩设备生产周期，采购方处于非常不利的谈判地位上，有时不得不加上赶工费，对项目成本控制造成了不利的影响。

（二）供方管理。供方管理包括供方的选择、供方的评审、供方的开发和供方的淘汰。在采购流程中，供方的管理有着严格的规范制度，供方质量的优劣直接关系到采购流程是否能顺畅进行。目前本企业实施的《供方管理规定》（以下简称《规定》）中标明，供方包括供应商、分包商、咨询商、服务商等，在《规定》中统称供方。供方管理体系及运行平台由集中采购中心建立及维护，供方管理内容、供方的资质管理及年度评价等工作由采购业务管理部门负责。合格供方年度评价表从产品质量、产品性价比、售后服务、技术水平、管控能力、商业信誉、体系认证情况及环境安全等8个方面对供方进行综合评价。企业根据对供方的考评结果，将供方分为三个等级：AAA级合格供方，连续三次考核得分在85分以上或两次考核得分在90分以上，在采购活动中可享受同等优先待遇；合格供方，考核得分在60分以上，保留在合格供方库中；不合格供方，考核得分在60分以下，从合格供方库除名，转入“出库供方名册”。

年度评价不合格的供方，一年内不得参与准入单位的采购活动；在合同履约过程中出现严重违约行为的供方，取消其合格供方资格，经采购业务管理部门组织发起、采购中心审核确认后列入黑名单，三年内不得参与本企业采购活动。本文着重探讨“供方”中的分包商。

分包商的选择和管理是采购过程中至关重要的一个环节，是整个采购管理工作的基础，直接关系到企业采购工作的质量。在项目投标阶段，为了帮助提升企业的竞争力，常常选择知名分包商进行投标。这是一把双刃剑，在后期采购阶段，投标阶段通过业主认可的知名分包商品牌对采购阶段分包商的品牌、价格水平、交货质量、项目成本控制等都会产生一定的影响。采购询价时，一般在企业合格分包商库的范围内，选择3家及以上的分包商进行询价。合格分包商库里大多是以往项目合作过的分包商或国内外知名品牌分包商，这些分包商都有良好的资质和工程业绩。但实践中，企业对这些分包商的后期管控存在缺陷，除非其对项目造成了非常不利的影响，不然一般仍保留在合格分包商库中。再有新的合同，依然向此分包商询价，若价格合适，仍然会签订合同。

本企业对分包商的管控制度有《供应商调查考评表》、《设备（材料）出厂验收报告》、《合同关闭记录表单》等。其中《供应商调查考评表》是采购经理牵头对相关厂家进行考察后完成的分包商初步评价表格，其对分包商的资格审定有参考性价值，但无法保证厂家的水平；《设备（材料）出厂验收报告》是采购经理对合同设备分包商设备验收时填写的表格，主要针对设备的完成进度、设备的外观、试验及资料提交水平做出评价；《合同关闭记录表单》则是采购经理组织相关项目人员对分包商全面地做出评价，相对公正、合理，但因为一个合同的执行过程漫长，无法在合同关闭之前给予其他项目采购参考性意见。

（三）表格评审制度。本企业在采购过程中共有三张表格：《采购项目申请表》、《分包商选择评审表》、《分包/采购合同评审表》。其中《采购项目申请表》为项目执行过程中需要采购设备或材料时填写的一张表格，内含采购项目名称、采购项目内容及是否在“计划”内、申请理由及建议的采购方式、初选分包商名单等内容；《分包商选择评审表》用于评审分包商选择情况；《分包/采购合同评审表》用于评审合同文件是否符合企业内部要求和国家法律、是否能正式签订。

根据采购实践，目前采购过程中表格评审还不够高效。比如《采购项目申请表》评审不够机动灵活，存在可优化空间。表中采购项目申请理由栏往往就是一句话：“根据工程执行进度应安排某设备采购”，形同虚设，而一般只有在补充采购或紧急采购情况下才会真正用上此栏。这三张表格的评审虽然通过网上流程提高了评审效率，但常常因为审批人员的搁置或出差等原因造成审批进度的延迟。付款流程也常常因为搁置而对企业口碑造成不良的影响，对企业后续项目的询价和谈判工作造成不利的影响。责任人的及时催促固然重要，但其他因素仍会存在。表单的评审流程中的搁置也显得企业管理流程不够高效。