浅谈计算机在档案管理中的应用

随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用，计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。目前，档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作，已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩。

计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平。

就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其他行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。

一、档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求

从20世纪80年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案，这种借助于新技术建立的档案为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。这就要求我们把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，在变革中求生存，在变革中求发展，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。

二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试

档案管理方法的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。进一步发挥它在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设发挥引导和推动作用。

三、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识

现行的档案管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案管理水平很难有实质性的提高。

这些状况表明，在信息化时代强化档案人员的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。而这种意识的形成，不仅需要一个过程，而且需要以多种途径或方式逐步实现。笔者认为，增置档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案管理人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

四、顺应社会信息化的要求，全面提高档案人员的素质

在信息观念日益增强的市场经济环境中，如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，档案管理人员只有不断学习和掌握新知识、新技能、新本领才能适应工作中出现的新情况，《档案法》规定要"采用先进技术，实现档案管理的现代化"。现代化管理的基础是工作者的知识化，尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。可见掌握档案人员计算机技能整体状况，不仅可以促进档案专业教育加快改革步伐，调整人才培养方向，以适应时代需求，有利于增强档案人员的终身学习意识和时代意识，促进干部队伍知识结构的改善和优化。

要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之在掌握档案专业知识，了解新学科发展的基础上不断更新自身的知识结构，以适应网络化社会对信息的要求，也只有具备一支高素质的专业队伍，才能灵活应对电子形式的档案信息服务，提高管理效率和质量，可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，计算机技术在档案管理方面的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。为适应这一新形势的发展，档案管理人员应不断更新知识，以适应新时期档案事业发展的需求。