浅谈科研档案管理工作

[摘 要]结合工作实际，介绍了科研档案的特点，分析了科研档案在收集、整理、开发利用等方面的问题，提出做好科研档案管理工作应从提高认识、健全制度、强化素质等方面着手，以更好地发挥科研档案的作用。

[关键词]科研档案；档案管理

科研档案顾名思义就是主要包括在科研实践活动中形成的各种形式和载体的原始记录材料。

在科学技术日新月异的发展形势下，随着档案法规的颁布，逐步建立、健全了科研档案管理体制，完善了科研档案的收集、整理、立卷归档工作，改变了科研档案管理落后于形势的被动局面。但是，科研档案在面向市场、为经济建设服务的过程中还存在着科研项目材料不完整、不系统，特别是缺少一些关键性的技术材料等问题，影响其开发利用。本文就此分析了原因，探讨了应采取的对策。

一、科研档案收集工作中存在的问题

（一）重成果性材料，轻过程性材料，原始性材料归档较少

科研档案可分为成果性材料、依据性材料和原始性材料。在科研档案材料归档过程中，成果性、总结性、鉴定性材料较多，而在研究实验阶段形成各种载体的原始记录、实验报告、计算数据、设计文件、图纸等重要的原始性材料却很少。许多珍贵的原始材料遗失或者仍保留在个人手中，严重影响了科研档案的系统性和完整性。

（二）一般性材料多，关键性技术材料少

科研成果水平的核心材料是关键性技术材料，它是科研人员在科研过程中解决技术难题、进行技术创新的宝贵资料。这些技术材料体现了该项科研成果的新思想、新概念和新方法，它的归档保存和利用价值远远高出一般性材料。但在归档的材料中，一般性材料多，关键性技术材料少，严重影响了科研档案的开发和利用。

（三）纸质材料多，其它载体的材料少

描述一种物理现象和记录各种信息的方式，不只是用纸张，还可使用软（磁）盘、磁带、光盘、照片、录像带，等等。然而，在归档材料中，纸质材料多，其它载体的材料少。加强其它载体材料的收集，是形势发展的需要，也是档案工作者义不容辞的责任。

（四）归档材料不规范，复印件较多

有的科研人员缺乏档案意识，用“三色笔”书写，有的人用规格不统一的纸张书写，有的声像档案声音不清，图像不明。有的原件份数有限，只好向档案部门移交复印件。这些不规范的材料给科研档案的管理和保护带来了困难，严重影响了科研档案的寿命。

二、产生问题的主要原因

科研材料的专业技术性强、内容复杂、来源渠道分散、载体类型多样等，是造成上述问题的客观原因。主观原因则有以下三个方面。

（一）科研人员档案意识不强

有些科研人员只重视科研项目的研究和成果的报奖，却忽视了科研材料的归档工作。片面地认为前者是自己的本职工作，后者是档案人员的事，不能积极主动地配合档案人员做好科研材料的归档工作：有些科研人员认为，科研成果是自己辛勤劳动的果实，形成的科研文件材料属于自己，留在手中理所当然；有些科研人员认为，将科研材料交到档案部门后，今后查找麻烦，利用很不方便；有些科研人员对档案部门的功能和职责不了解，担心将科研材料交给档案部门后，有些关键性的计算数据、技术诀窍、技术秘密一旦泄露出去，将造成很大的经济损失，因而将关键性技术材料留在手中，只交一般性的材料；还有的科研人员在平时的科研工作中，不重视科研材料的积累和保存，使得一些原始的、有价值的材料散失，特别是在科研项目研究周期比较长、涉及人员多、范围广的情况下，这种现象更加严重。

（二）科研经费的来源渠道拓宽

随着科研体制改革的深入，科研经费的来源渠道拓宽了。科研经费的来源除国家财政拨款外，有单位自筹、国外资助、科技贷款，等等，这种科技投入的方式必定给科技档案的收集增添了难度。

（三）科研档案管理人员素质不高

科研工作是专业性很强的工作，在其整个活动过程中形成的档案材料也具有很强的专业性。面对门类繁多的科研档案，档案人员在收集的过程中会遇到许多矛盾。多数档案管理人员缺乏科技专业知识，对科研档案形成的规律、科研工作环节或工作程序也缺乏足够的认识和了解，使得一些重要的关键性技术材料散落在科研人员手中，以致科研档案收集不完整、不系统，影响了科研档案为经济建设和科技进步服务的效能。

三、应采取的对策

（一）加强宣传，提高科研人员的档案意识

科研材料的收集工作仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，还需要科研人员的理解、支持和配合。要做到这一点，关键是要提高科研人员对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识，增强档案意识。首先，要向科研人员广泛深入地宣传《档案法》，并组织他们学习一些有针对性的法律条文，增强法制意识，使他们认识到，将科研材料毫无保留地交给档案部门是自己应尽的责任。科研成果虽然凝聚着科研人员辛勤劳动的汗水，但也有国家的援助。科研材料应属于国家财富，不能据为已有。

（二）提高科研档案管理人员自身素质，努力搞好科研档案收集工作

在政治上，要具有全心全意为人民服务的思想。对档案工作要有强烈的事业心和高度的责任感，对工作认真负责，严格执行科研档案管理制度及有关的法律法规，要有严格的保密观念和法制意识，自觉维护党和国家的机密。

在业务上，要认真学习档案学、档案管理学、档案保护技术学、档案编篡学等基本理论，学习与自己工作紧密相关领域的知识，学习文学、历史学、情报学以及政治、经济、法律、外语等，学习计算机、系统工程等方面的知识。只有提高了自身素质，科研档案管理人员在工作中才能变被动为主动，把好数量和质量关。

（三）科研管理人员、科研人员和档案人员密切配合，共同搞好科研档案收集工作

科研管理人员应充分认识到，科研档案工作是科研管理工作的一个组成部分，应将科研档案工作纳入科研管理、生产管理和成果管理工作之中，责任落实到业务部门和科技人员。要做到科研工作与档案工作“四同步”，即：科研管理人员在布置科研计划时，布置科技文件材料的归档要求；在检查科研计划执行情况时，有档案人员参与检查科技文件材料积累情况；在科研成果鉴定时，有档案人员参加鉴定会，审理科研材料是否完整、准确、系统；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，有档案部门同时出具专题归档情况证明材料。这样把管理体系、制度和计划纳入科技管理后，科研档案收集工作就能得到保证。

搞好科研档案收集工作，确保案卷质量，是关系科技成果能否迅速转化为生产力、为经济建设和科技进步服务的一个必要前提，也是管理的一项重要内容。只要科研管理人员、科研人员和档案人员密切配合，共同努力，一定能开创科研档案的新局面。