浅谈如何充分发挥企业文秘人员的参谋助手作用

摘要：办公室是企业领导的决策参谋部门，文秘人员作为领导的参谋助手，是连接企业领导和下级各部门的枢纽，文秘工作的合理开展可以更好地辅助领导工作。因此，不断提高企业文秘人员的素质，提高她们的办公能力，可以保证企业领导的决策在企业中有条不紊地开展，真正发挥“参谋助手”的作用。

关键词：企业文秘；参谋助手；作用发挥

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-00-01

企业的发展靠的是全体职员的共同努力，而文秘的工作正好是传达上级指令、协调各部门展开工作。所以，文秘在企业中的作用是不容忽视的，作为企业领导应该帮助文秘人员更好地认清工作的任务，加强对于文秘专业能力的锻炼，让文秘工作不但可以顺利开展，还可以让文秘成为自己的“参谋助手”。

一、企业对文秘人员的基本素质要求

企业文秘人员是办公室的重要组成部分，她们可以协助领导布置任务，发放文件，保证领导决策可以顺利在企业实施。充分发挥好企业文秘的参谋助手作用，提高素质是非常必要的。

企业文秘可以从以下几个方面提高自身的素质。（1）职业道德。职业道德是每一个工作人员都必须具备的基本品德，这种道德非常概括，但是它最重要的就是责任心。责任心是企业领导对于职工的基本要求，具备责任心，才能真正的对工作负责，对企业担当。（2）沟通能力。企业文秘人员最多的任务就是沟通，协调公司各部门之间的问题，向企业有关部门传达领导的决策以及向企业客户介绍合作项目、企业文化，这都是充分彰显文秘人员沟通能力的途径，因此，沟通能力也是文秘重要的一项素质。（3）协调能力。很多时候，企业要完成一项任务，需要多个部门的配合，部门之间出现的问题就需要文秘进行协调。

二、促进企业文秘人员发挥参谋助手作用

企业文秘人员是办公室工作顺利开展的基础，是企业领导顺利展开工作的基础，企业若想真正发挥文秘人员“参谋助手”的作用，应该注意在以下几个方面加强培养：

1.转变观念，增强服务意识。激烈的市场竞争环境让更多的企业不断探索新的改革之路，这也让企业内部面临更多的问题。企业文秘是领导的参谋助手，必须转变传统的观念，从被动接受任务到主动参与，增强自身的服务意识。企业文秘的主要任务是协助企业领导做好任务传达，协调部门工作，在传统的思维中，文秘人员主要是任务的接受者。如今，信息化时代对于人才提出了更高的要求，企业文秘一般都是受过高等教育的人才，因此，企业文秘应该具有开放的思维和主观能动性，摒弃原来的“任务接受型”真正发挥自己的参谋助手的作用。在职能发挥过程中，企业文秘人员应该从被动服务工作转变到主动参与工作的研究上，抓住企业日常管理问题中出现的一些问题，深入研究，并向领导提出一些改进的意见。其次就是积极收集企业发展动态，为领导的决策提供科学依据。在工作效果中，企业文秘要做到让大家对自己的工作满意，而不是单纯的让领导满意。文秘只有在工作中树立服务领导、服务部门、服务员工的意识，才能够得到普通员工的认可，得到领导的重视，真正体现文秘人员的价值[1]。

2.通过学习，提高文秘的综合能力。学习是进步的有效途径，员工在工作中加强学习可以提高自己的业务能力。文秘要想发挥参谋助手的作用，就必须具备较强的综合素质，这就强调文秘不仅要具备良好的道德品质、丰富的文化知识，还应该具有较强的业务能力。（1）文秘要加强道德修养。道德修养是一个人最基本的素质，文秘人员在工作中时刻要求自己具备良好的道德品质，才能认真对待工作，以企业利益为重，不图私利，并且还能够在关键时刻给领导提供行之有效的参考意见，协助领导办公。（2）文秘要不断丰富自己的文化知识，提高专业能力。文秘主要的工作就是协调沟通，保证各部门按照领导的要求积极开展工作。较强的专业能力可以使文秘掌握更多的沟通技巧，在传达领导任务时，有效地协调各部门之间的工作安排，并保证任务的按时按量完成。（3）文秘人员还应该不断拓展自己的知识面。社会的不断发展，对于人才提出来更高的要求。文秘人员作为领导的“参谋助手”，必要的时候应该给予领导一些有效地建议，这就要求文秘在日常工作中要不断学习，丰富自己的知识面，这样看待问题才更有深度，才能够提出一些可行性建议。比如：现代企业管理、财务、投资、市场营销等方面的知识都应该广泛涉猎，看不懂财务报表，不懂企业管理，如何帮助领导进行谋划[2]？

3.科学探索，寻求有效的工作方法。文秘工作不仅是一门科学，更是一种能够艺术，它常因从业者的不同而体现出不同的特色，因服务对象的不同而风格迥异，所以说，文秘工作更多的是一种实证性、技巧性的工作[3]。文秘工作要想真正在实际中体现出价值，就需要文秘根据自己的特点及工作内容多加思考，探寻适合自己的工作方法。（1）文秘接触最多的就是领导，但对于领导应该注意态度，不能为了个人的利益，吹捧领导，而应该时刻以企业利益为重。领导的脾气秉性不同，文秘就应该采取不同的相处办法。比如有的领导性格很开朗，健谈，乐于和别人探讨问题，对于这种领导，文秘就应该主动地提出自己的意见。（2）参谋工作要有度。文秘的工作主要是协助领导根据企业发展现状做出决断，可以在适当的场合向领导提出自己的见解，了解领导对于事物的思维方法，变工作“被动性”为“主动性”，并及时落实好领导的意见，但是对于工作参与一定要把握好度。（3）文秘作为办公室和各部门的枢纽，应该及时地将领导决策真实的传达给大家，并收集各部门反馈回来的消息。在消息的传达过程中，文秘要站在客观的角度，快速准确的做好各项工作。

文秘工作可以准确的体现出文秘人员的专业能力，文秘工作的顺利开展也是企业有效运行的基础。因此，加强企业文秘自身的专业能力，不断提高文秘的素质是竞争日益激烈的市场对文秘提出的要求，也只有这样，文秘才能够在企业中中充分发挥“参谋助手”的作用。

参考文献：

[1]李冬，胡建荣，王峰，贾永红.国有企业文秘人员如何更好地发挥参谋助手作用[J].企业管理，2010（07）.

[2]张朝霞.企业办公室文秘工作浅析[J].政工园地，2012（13）.

[3]张红娥.浅谈企业文秘工作人员素养[J].陕西煤炭，2011（06）.

作者简介：陈 红（1971-），女，湖北省秭归县人，从事行政管理方向的研究。

陈卫东（1967-），男，河南商丘市人，从事市场营销方向的研究。

时代红（1969-），女，河南淅川县人，从事会计学方向的研究。