浅谈新时期如何做好档案管理

[摘 要] 随着社会经济和信息技术的迅速发展，档案管理工作的重要性越来越突出，同时也给新时期的电子档案工作提出了更高的要求。本文主要分析新时期档案管理工作中存在的问题，并提出相应的解决策略，希望能够为新形势下的档案管理改革提供新思路。

[关键词] 档案管理； 问题； 策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 074

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）01- 0132- 01

档案管理是一项专业性和机密性都比较强的工作。因此，相关人员应该充分认识到档案管理工作的重要性，解决好档案管理工作中遇到的问题，充分给予人力、物力和财力扶持，提高档案管理的质量和效率。作为信息的重要载体，档案管理工作对资源开发也有着重要作用。因此，应该提高档案管理人员的管理水平，建立健全高效的档案管理制度，改进档案管理手段，切实做好新时期档案管理工作。

1 档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理人员管理能力不强

由于从事档案管理工作的大部分人员没有经过专业的档案知识培训，因而大都对档案的重要性认识不足，对档案管理的具体工作还不够了解，业务能力不强，不能适应新形势的发展要求。再加上很多档案管理人员身兼数职，无法全心投入档案工作中，在日常的档案管理工作中往往容易敷衍了事，严重影响了档案管理水平。

1.2 硬件设施不齐全

现在很多档案室中还缺乏必要的档案管理硬件设施，甚至个别单位没有专门的档案室，或者有的档案室狭小潮湿，不利于档案的保存，使得很多档案发生霉变和虫蛀，不仅影响档案的美观整洁，也使得很多档案残缺不全。此外，还有很多档案管理单位没有配备齐全统一的档案袋，不利于档案的保存。

1.3 对档案管理工作不够重视

一直以来，很多档案管理人员甚至是部分领导干部都对档案工作存在一些错误认识。他们认为档案管理工作不能给公司创造经济效益，且平时的工作也就是抄抄写写和整理文档，只要档案不丢失、不泄密，能够应付外调或查档就万事大吉。他们没有认识到档案管理工作的重要性，对档案工作也缺乏足够的了解，因而无法适应新时期档案管理的要求。

2 新时期做好档案管理工作的建议

2.1 提高员工业务素质

随着信息技术和计算机网络的迅速发展，在档案管理工作中应用信息技术已经是大势所趋，新的发展与变化必然给档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理和操作能力带来新的挑战。因此，档案管理人员要适应这种新的发展形势，必须加强培训，促进业务素质的提高，使之既能掌握新技术，又能熟悉档案管理的专业知识。首先，要开辟多种渠道对员工进行培训，为档案专业人员提供全面系统的培训，根据员工的不同岗位和不同业务水平尽可能采取多种形式对员工进行针对性培训，做到学用结合、按需施教，重视培训的时效性。其次，加强对档案管理人员的监督和教育。档案人员应该充分认识到档案工作的重要性，加强员工的工作责任心；加强对档案工作领导的检查和考核，尤其是那些机密文件的档案管理人员，要增强保密意识，确保档案管理安全可靠。最后，完善继续教育制度和员工激励制度。要提高档案管理人员的业务素质，就应该鼓励员工进行继续教育，通过继续教育，员工能够更新自己的理论知识和业务知识，从而做到理论与实际相结合，提高业务素质与业务能力。

2.2 提高档案管理水平

新形势下，面对日益复杂的档案管理工作，必须提高员工档案管理水平。首先，要提高档案管理水平，就必须让员工掌握科学、规范的管理技能。计算机技术已应用于生产和工作的各个方面，为生产和工作提供了极大便利，提高了工作效率，档案管理工作也应该与时俱进，推进档案管理工作的数字化和信息化。这既是新时期对档案管理工作的要求，也是档案管理人员努力的方向。因此档案管理人员必须学习和掌握现代科技手段和先进管理技术，适应档案管理工作的新要求。其次，要提高档案管理水平，还必须学会使用现代信息技术。档案是信息资源的集合，是历史的真实记录。要对浩如烟海的档案进行管理，就应该积极采用计算机等现代科技手段，对档案资料进行整理和保存。既能够降低员工的工作量，充分发挥计算机的管理优势，还能够提高员工工作效率，促进管理水平的提高。

2.3 加强对档案管理工作的重视

对档案管理工作有足够的重视是做好档案管理工作的重要前提。要加强对档案工作的重视，最重要的是领导要对档案工作产生足够的重视。只有得到领导重视和支持，工作才能开展得更顺利。首先，档案管理人员必须爱岗敬业，认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高管理水平，赢得领导的重视和尊重。其次，应树立大局意识和服务意识。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕做好档案管理工作这一中心，树立服务意识和责任意识，做好档案管理工作，从而为领导和相关科室提供及时准确的档案信息，先树立档案管理工作的良好形象，再获得各级领导对档案管理工作的重视。

总之，在新的历史时期，随着信息技术的迅捷发展，档案管理人员必须与时俱进，树立新观念，学习新技能，把对档案管理工作的重视提到新的高度，明确自己的责任和义务，尽职尽责行使档案管理职责，利用现代先进的管理技术，科学规范地进行档案管理工作，才能适应档案事业发展的需要，做好档案管理工作，实现档案管理工作的自身价值。