非法律主体下财务建账若干问题探讨

在进行会计基础知识学习时，常常会遇到法律主体和会计主体的辨析，认为“会计主体不一定是法律主体，法律主体一定是会计主体”。在日常财务管理工作中，为了真实反映企业内部单位（如生产车间、销售部门）的财务状况、经营成果和现金流量，作为法律主体上的企业往往在内部单位中设立会计主体，即设置单独的会计机构和账套进行独立核算，而财务建账是实现独立核算的前提和基础，笔者结合自身的经历，拟对企业内部单位（即非法律主体）的财务建账过程中应处理的六类问题进行探讨。

一、厘清业财管理权责是财务建账的关键

业财管理权责是对建账单位的业财授权边界、账套设置逻辑以及建账后业财管理方式进行明确的基础，是整个财务建账工作能否顺利进行的关键。财务建账工作不仅仅是企业内部建账单位和财务部门之间的事情，还往往会涉及到企业的采购、法律、物流、系统、档案管理等部门。其中，与财务部门之间，应在取得企业独立核算授权的基础上，厘清资源管理、资金审批、会计核算、资产管理、税务管理、财务报告、绩效考核、会计档案等方面的权责关系，明确建账单位的负责人和财务机构负责人在会计信息披露上所应承担的会计责任；与采购部门之间，应厘清采购授权的范围及审批权限，采购工作实施主体、实施方式等；与法律部门，应厘清合同审批流程、审批权限、归档方式等；与物流部门，应厘清仓储管理实现方式，实体仓位和系统仓位的设置及审批流程等；与系统部门，应厘清系统改造需求、上线管理要求以及后续维护方式等；与档案管理部门，应厘清各类档案存放地点、管理方式等。

在实际操作中，因为牵涉到责任与考核等问题，在权责划分上各部门之间往往会形成“讨价还价”、“久而不决”的现象，严重影响到企业建账的效率和进度。为避免以上现象的出现，建议在与企业管理层就管理权责划分原则达成一致的情况下，由建账单位和财务部门进行深入讨论拟定业财管理权责的划分方案，再由建账单位负责人和企业的财务部门负责人共同牵头，组织采购、法律、物流、系统、档案等部门负责人协商管理权责及实现方式。

二、选配适当会计人员是财务建账的基础

俗话说“兵马未动，粮草先行”，建账单位应选配适当的会计人员来进行建账和后续的财务管理工作，这是实现和推动财务建账的基础。在会计人员规模上，除进行行业内部横向对标参考以外，还要考虑以下三重影响因素的影响：首先，是否满足财经法律法规不相容职务相互分离的管理要求，比如会计和出纳岗位应由不同的人员兼任等；其次，是否适配建账单位的现有的业务规模及管理要求，比如资产规模、管理复杂程度等；最后，是否兼顾建账单位未来业务发展问题，比如该单位下的业务发展方向、未来业务规模等。在会计人员的构成上，应采取内部招聘为主、外部招聘为辅的方式，最好从企业财务部门内部抽调部分熟悉企业内部运作、财务管理经验丰富的人员，以减少会计人员的适应期和磨合期。对于不具备条件需要从外部招聘的单位，可以考虑派遣到财务部门进行跟岗学习，并制定阶段性的学习计划，以尽快通过新同事间的“比学赶帮超”提升财务专业素质及操作能力。

三、编制财务制度是财务建账的核心

对拟实施独立核算的会计主体来讲，其内部同样需要设计明晰、可行的财务管理规则，这些一般通过财务制度建设来明确，确保建账主体的各项财务管理工作“有法可依”。在进行财务制度编制时，需要结合原企业所赋予的“独立财权”，参考原企业的各项财务管理制度要求，以风险防控、决策支撑、高效率低成本为目标，突出流程及要求的安全性、规范性、效率性、保障性，按照建账主体内部的组织架构及业务特点，区分轻重缓急，采用“分层设计、分期建设、全面推进”的编制原则，逐步编写、涵盖核算管理、预算管理、资产管理、资金管理、税务管理、内控管理等六大维度财务制度。其中，核算管理制度还可以根据业务实际，分为收入管理办法、成本管理、项目资产管理办法等。

从应用的角度，财务制度应确定为“办法+指引”的双层体系，其中，办法规范建账主体内部各类财务管理关系，建立财务管理规则；指引作为明细，对办法进行解释、补充，对业务活动开展进行支撑，并可根据需要对业务部门报账员、预算员等关键涉财人员进行培训。特别要注意的是，财务制度、执行时同样会受到其他部门、人员的质疑、否定，导致部分涉财工作出现相互推诿、扯皮的现象。因此，对于核心的财务制度流程，前应在建账主体内部采用管理层集体决策的方式予以通过，以增强其权威性。

四、进行系统改造连通是财务建账的前提

当前企业一般都实现了电算化，通过财务软件进行会计核算和财务管理，有些大中型企业建设ERP系统（企业资源计划系统）对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）进行集成管理。因此，对于大中型企业而言，独立建账除意味着对财务主系统进行设计和改造之外，还需要与采购等业务系统进行对接、连通。

财务主系统改造包括对财务记账系统（含总账、应收、应付、库存、项目、资产模块等）、资源管理系统、报账系统的改造。财务记账系统中应设置单独的账套（OU），形成独立的公司段；资源管理系统和报账系统按照“独立财权”和建账主体内部已财务制度的要求进行改造和流程设置，并与财务记账系统进行连通。业务系统包括采购、法律、物流、人事、IT等系统，应按前期梳理的业务规则进行改造和流程设置，并通过地点（如单独OU）来进行隔离，并与3个财务主系统进行连通，确保业财数据无缝衔接。

独立建账涉及的系统改造、连通较多，为避免建账以后出现人员权限、系统连通、流程设置等问题，应在系统上线前组织系统应用测试，尽可能地对全部业务类型进行全程测试，将问题消化在测试环节。同时，在系统上线初期，会计人员应建立核算系统问题的收集机制，集中将收到的系统问题进行反馈、及时优化。

五、初始数据筛选梳理是财务建账的条件

初始数据的筛选和梳理是财务建账的一项重要工作，像兄弟分家一样，需要按照一定的规则将归属于不同会计主体的数据进行拆分。需要拆分的基础数据包括投资项目、成本项目、供应商、合同、资产、往来账等，对于非完整会计期的建账还涉及当前费用的归属以及在途报账单据的处理。在进行初始数据筛选梳理时，应注意两点：其一，要有明确的数据划分标准。可以按“独立财权”的边界进行确定，如仍无法划分清楚的，建账主体应与原企业的财务部门、法律部门进行协商确定。其二，要有清晰的数据整理时点。数据整理时点一般是按照独立核算上线的时点来确定，以完整的财务报告期为宜。对于独立核算上线时点周围的在途报账单据等涉财数据，应制定统一的数据衔接规则，将其划分到指定的账套。

初始数据的筛选和梳理影响独立建账后财务报告信息质量，应提前做好数据的备份，避免数据的丢失、混淆，确保数据的安全、真实、完整。

六、开通账号及配套设施的财务建账的保障

营造良好的理财环境是财务建账的重要保障。建账主体应遵循收支两条线的管理原则，按照“独立财权”和业务开展情况，按照用途向银行申请设置收入、支出银行账号，并进行印鉴篆刻和票据的准备。

同时，全力推进建账配套设施的准备。硬件设施方面，要预留达到一定安全标准的会计档案室及凭证装订间，并根据实际需要配置打印、复印、扫描设备。低耗用品方面，要采买一定数量的整理箱、档案盒、凭证纸等。

作者单位：中国移动南方基地