浅谈标准化在企业采购工作中的应用

摘要：企业间物品的流通、人员的交流、运输的实现、信息的交换等都需要建立在一系列标准的基础之上，在现代化企业管理中，如何将把标准化管理应用到企业的采购过工作中，是企业亟待解决的一个问题。本分析了企业采购体系，并提出了如何根据依据，建立现代标准化采购采购模式。

关键词：国企；标准化；采购工作；应用

中图分类号：F870 文献标识码：A文章编号：1006-4117（2012）03-0038-02

从市场分析角度来看，采购是公司的一个重要的价值来源，是竞争优势的一个重要资源。目前，全球市场一体化进程逐步加快，经济在持续发展，采购管理模式不断创新发展。

一、企业采购体系

企业采购体系分为八个部分，有机联系在一起，分析体系构成对于建立合理标准的采购模式体系具有重要的意义。

（一）采购战略。建立并提高采购方对供应方的影响力，创造新价值或降低整个供应链的总成本，驱动供应方技术革新和产业升级，提升供需双方甚至多方总体的效能，决定并维护与供应商的关系层级和合作路线。（二）组织结构。建立一个核心部门，制订采购政策、协调采购活动；使采购的组织结构适应于公司的组织结构；通过项目小组将采购专家安排到的关键部门；提高采购的地位，参与公司的整体决策。（三）采购资源。制订采购资源战略；在寻找资源过程中广泛听取最终使用者的意见和观点；寻找能达到成本最小化的解决方案；规范产品规格和使用模式； 识别、筛选并选择具有战略意义的先进供应商，而非暂时成本最低的供应商。例如：一公司，由50个最终用户组成商品评审委员会，从事外部采购工作，在企业贡献知识和技能，协助企业做采购决策。（四）供应商管理和发展。①管理供应商关系：为了确保公司的持续改进，建立双向的学习过程，应该加强与供应商联合，节约不必要的成本，从相互合作的关系中获取收益。对于公司需要而现有供应市场难以满足的能力，应积极开发新供应商。一汽车公司，所有关联部门都介入到保持和发展与供应商保持良好合作的工作中，有近900人为供应商提供支持，所有有关的层面都设计了积极改进和提高的方案。此活动提高了50%劳动生产率，产品质量提高了66%。②与供应商整合：某食品公司，要求其瓶子供应商（检验合格率99.9%）在市场线运转前送货，由于市场部门抱怨瓶子的破损中断了流水线，管理层决定收购瓶子供应商，改变现有的市场模式，使总成本降低20%，包括瓶子的成本、废品和机器维修等。（五）日常采购。消除日常采购或将其自动化，或将它们委托给用户或供应商； 消除常规性采购中的浪费现象。尽量减少不增值的采购活动；由供应商控制库存。（六）绩效管理。企业可考虑设置改进采购业绩的高层管理委员会，与供应商共同贯彻执行正式的改进方案；在内部实施正式的改进方案。许多公司与供应商共同建立改进绩效方案，以谋求成功，实施正式的考核体系、激励系统、共担风险和共享收益，以及双向反馈机制。某计算机公司，每月与供应商碰头，并收到一份公司的总体绩效以及关注的其他方面的绩效报告，包括：市场信息、公司需求、供应商信息等。欧洲一家公司实施一套激励和共担风险的方案；要求所有供应商满足三个基本要求；“失败评估法”—识别为防止产品失败应采取的预防措施；“失败率奖惩”—退货率低于规定供应商得到奖励，高于规定受到惩罚，同时制订提高计划；“赔偿协议”—退货率高的供应商负责为公司提供维修费用。结果—提高产品质量 5-10% 。[1]（七）信息管理。无论在公司内部，还是与供应商之间都要广泛地共享信息；利用可用于绩效管理的强有力的分析工具；跟踪信息技术的发展趋势。一家零售业通过财务系统从所有部门和事业部获取采购信息的流程，公司建立了一个采购数据库来收集并储存数据，用于分析供应商及组成部分，这些信息有助于公司加强和供应商的联系，规范采购的规格型号，并获得数量的折扣。一家化工企业，采用信息系统，确保运行跟踪器处于恰当的位置，并被正确理解，最终用户通过这些仪器评估日常的采购活动。[2]（八）采购人力资源管理。企业通过多渠道（内部/外部）为采购部门广泛地招聘、吸收优秀人才；通过培训，提高采购的能力和技巧。同时，要积极做好采购人力资源的配置工作，合理安排人力资源。

二、建立现代标准化采购采购模式的依据

（一）主要依据：ISO9001标准 、QS9000标准、企业的管理水平及采购产品的重要程度等。（二）主要内容：供应商的选择、供应商的评估和批准、采购活动的实施、采购产品的监控、年度的采购活动总分析、供应商的更新、供应商的选择、采购要求的确定—根据产品的技术要求分解采购要求（QFD）、原材料、零件、工序 、人员/服务、选择候选的供应商；从网上、同行业、顾客等了解潜在供应商信息； 每一个产品选择3-5家供应商；顾客指定的供应商；使用顾客批准的供应商（如卡特彼勒的油漆、钢材供应商）；顾客通知使用的供应商；顾客推荐的供应商。 （三）供应商分类：1、以产品的重要度分：一类供应商：生产重要特性、关键特性产品的供应商，对顾客的产品有重要影响；如：CPU、显示器、主板等。二类供应商：生产一般特性的产品，对顾客的产品有一定的影响；如：鼠标等。三类供应商：生产辅助产品，对顾客的产品影响较轻。如:机壳等。2、其他的分类方法：根据价格：价格适宜的；厂家的表现：有实力的厂家；如德尔福电池。可根据以上的方法综合考虑。（四）供应商评估。1、建立评估组织。企业建立评估组，可由跨部门小组（多方小组）共同组成，或由生产、技术、质量、采购人员组成。参加人员必须有一定现场经验，了解评估的标准、依据和基本的评估方法，具备评估/审核的知识，了解产品的技术要求。2、确定评估标准和依据。供应商评估依据主要由评估标准和依据两部分组成。产品标准一般是国家标准、行业标准、地方标准、企业标准等，比如ISO9000系列标准、QS9000标准等。对于企业的要求有：价格、地理位置、知名度等等。3、选择合适的评估工具。一般是按照企业认可的标准进行审核，做成检查表。当然还有其他参考：比如卡特彼勒的MQ1005提问表、QCLDM检查表、QSA（QS9000）提问表、VDA审核指南、西门子检查表等等。4、正确运用评估方法。这里有现场评估、文件评估、委托检验等等。文件评估主要是查看质量体系文件的符合性、质量认证的证书、产品的检验报告（型式试验）、过程控制的作业文件、工艺规程、操作规程、检验规程、控制计划、设施的维护文件等。5、委托检验。委托国家认可部门和当地的技术监督部门等权威的检验机构检验，双方都不能检验或试验的项目要进行破坏性的检验和试验项目。6、委托审核：委托有专业经验的机构代替企业进行供应商的审核。7、委托管理等。（五）供应商确定。企业要确定准则，根据评分标准评估供应商，列出合格供应商名单，提交董事会等机构批准，随后将供应商纳入管理。供应商管理内容涉及采购信息的传递、图纸的登记、更新、回收；工程规范及适用的标准等诸多方面。

三、如何建立现代标准化采购采购模式

（一）建立采购要求的批准制度。要明确责任，确定批准的责任人，分工管理，合理安排。（二）加强采购资料发放的管理。（三）制定一般件的进货检验规则，内容要包括：批次、抽检数量、检验内容记录、判定的准则、材质的检验。（四）制定关键件的进货检验规则。（五）制定关键特性的验收准则。

涵盖验收办法：检验验 证外检。

接收条件：合格、降级、让步规定。做好规范记录。

一般特性的验收依据是根据检验和验证的方法来判定准则。检验人员要符合文件要求，必须为为产品检验的判定人员、不合格品的处理人员、产品放行人员 、质量评审人员，各司其职、各负其责。

（六）每年要进行年度评价，根据以上的收集数据对本年度的采购进行整体的评价和总结。

1、年度评价准则（评分准则）和质量绩效评估的几种方法：被拒绝的商品批次/接收的商品批次X 100% 被拒绝的商品总价/运输总价X100% 接收的部件数量/被拒绝的部件数量X100% 未准时运输的次数/接收的运输次数X100%

查看供应商QS-9000质量体系建立。通过QS-9000的企业的供应商必需按QS-9000标准建立质量体系；达到同步的市场水平；在同一水平进行更深层次的沟通。当在ISO/TS 16949中的变化时，供应商必须以ISO9001：2000标准建立体系为第一要素。 交付能力的监控，对顾客100%交付能力的监控。是否建立监控体系，是否有超额运费的记录。对供应商100%交付能力的监控，100%交付能力的体系建立； 附加运费记录（双方）。

2、评价结果和对应的处理程序。

四、结论

基于标准化建设的采购模式和机制建设，有效做好前期采购工作。我们必须明白采购的最大增值环节不是在后端，是在业务前端。采购对成本降低的贡献绝大多数体现在设计、选型等环节而不是后端的订单处理和讨价还价上。必须在产品设计或销售环节起到应有的作用，当然前提条件是企业应建立期标准化现代企业采购模式和流程。世界已经入新经济时代和信息化时代，无国界化采购的趋势越来越明显，使整个市场采购基于标准化的现代采购模式，呈现出明显的国际化和一体化才是最终目的。

作者单位：河南平高电气股份有限公司人劳部（综合管理部）

参考文献：

[1]中国管理资源网:.2011年9月19日.省略gp.省略/2011年9月8日

[3][中]洪生伟主编.标准化管理[M].北京:中国计量出版社出版,1993.

[4][美]乔普拉.供应链管理[M].陈荣秋译.北京:中国人民大学出版社,2001.