会计科目编码录入的数据有效性条件设置

摘 要：在Excel中进行会计科目编码录入时，为防止录入无效数据，需要对录入会计科目编码的单元（区域）进行有效性条件设置。这些条件主要包括编码的位数、唯一性、第一位数据以及反映科目统驭关系的上下级编码定义等。本文就上述四个方面数据有效性条件的设置进行探讨，为提高会计科目编码录入的可靠性提供参考。

关键词：科目编码；有效性条件；设置；可靠性

中图分类号：F232

会计科目表是利用Excel进行会计电算化工作的基础工作表，其中的会计科目编码、会计科目名称等项目对根据科目编码自动生成科目名称、汇总科目发生额、报表数据采取等会计数据处理的准确高效起着至关重要的作用。因此，在科目编码录入前，根据财政部关于科目编码的有关规定、会计电算化工作规范的要求进行数据有效性条件设置，在数据进入系统前进行必要的逻辑检查，禁止录入违反数据有效性条件的非法数据就显得尤为重要。

1 科目编码位数的录入控制

会计电算化方式下，需要确定满足企业核算要求的会计科目编码方案，如433、4222等，要求录入的数据位数符合编码方案要求，科目编码方案一旦确定，允许录入的位数就已确定。为有效防止录入位数的差错，可通过设置单元或区域的数据有效性条件，达到只允许录入符合编码方案长度要求的会计科目编码的目的。为叙述方便，本文科目编码方案采用4222，这也是当前多数中小企业采用的科目编码方案，具有普遍性。

1.1 用列举法构造位数控制有效性条件

2 科目编码录入的唯一性控制

3 科目编码第一位字符的控制

财政部规定，会计科目编码的第一位表示科目类别，用字符“1”、“2”、“3”、“4”、“5”、“6”分别表示“资产类”、“负债类”、“共同类”、“所有者权益类”、“成本类”、“损益类”科目，因此，在录入会计科目编码时，还需检测第一位是否为上述六个字符之一。若是，则接受录入，否则系统应拒绝录入的数据。

3.1 用列举法构造第一位字符控制的有效性条件

在录入除一级以外的会计科目编码时，必须先检测是否已定义了上级科目。检测方法是：在已定义的科目编码中统计出“本级科目编码的前‘本级科目编码长度-2’”位数据出现的次数是否等于1，如果等于1，说明已定义了上级科目，如果不等于1说明上级科目没有定义，在上级科目没有定义时是不能定义下级科目的。

参考文献：

[1]Excel Home.Excel 2010应用大全[M].北京：人民邮电出版社，2011，12.

[2]Excel Home.Excel函数与公式实战技巧精粹[M].北京：人民邮电出版社，2008，08.

作者简介：张永禄（1969-），男，彝族，云南凤庆人，中专高级讲师，主要从事计算机技术在会计数据处理中的应用研究。

作者单位：临沧财贸学校，云南临沧 677000