浅谈如何在突发事件中确保档案安全的处置对策

【摘 要】如何在突发事件发生时确保档案安全，最大限度地减少灾害给档案造成的损失，是本文解决和探讨的问题。

【关键词】突发事件；档案安全；处置；对策

2008年5月12日，四川汶川大地震不仅夺走了数万人的生命，摧毁了无数房屋财产，也严重地破坏和威胁着灾区的档案。如何在突发事件发生时确保档案安全，最大限度地减少灾害给档案造成的损失，是摆在我们面前的重要课题。

一、档案安全的客观环境分析

档案信息的存储、传输和阅读存在于客观世界之中，它的安全受到客观环境的限制与制约。1、档案安全的自然环境，是指档案所处的地理位置、地质、气象等自然条件。自然环境是档案安全管理的大环境，是人们难以改变、控制和调节的外在自然因素。由自然因素引发的自然灾害对档案安全的影响是巨大的，有时甚至是毁灭性的。2、档案安全的社会环境，是指档案所处地区的文化、经济、治安等社会因素。社会环境是档案安全的非自然环境，是可以防范、控制和中止的外在社会因素。由社会因素引发诱因产生社会治安问题，对档案安全的影响也是巨大的。3、档案安全的内部环境，是指档案载体的保管环境和档案工作规章制度、档案人员政治素质和业务技能。内部环境是档案安全管理的小环境，是可以实施调节、控制和干预的档案在保管、利用情况下的条件因素。任何大环境、社会因素对档案造成损害或影响都是先破坏小环境来实现的。

二、突发事件危及档案安全的隐患分析

突发事件是指突然发生，造成或者可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难和社会安全事件。危及档案安全隐患的突发事件主要为自然灾害和社会安全事件。

1、自然灾害对档案安全的影响。对档案安全造成的影响有：地震、水灾、雷、电、火灾等。地震是人类面临的最有破坏力的自然灾害之一，对人们的生命财产构成了严重的威胁，同样，地震也会对档案造成巨大的破坏。2008年“5.12”汶川大地震以来，四川省档案馆库和档案受损严重，阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安等6个重灾区的档案馆馆藏档案共4257379卷，有612848卷档案处于严重受损的危及之中，43915平方米档案馆舍受到不同程度损坏。水灾是我们日常生活中最常见的一种自然灾害，水灾对档案的危害不言自明，不管灾害大小，档案特别是纸质类档案只要被水淹，就会造成损害。突发性的雷、电、火灾往往会造成档案的大面积焚毁，损失无法估量。2、社会安全事件危害对档案安全的影响。社会安全事件是相对于自然而言的人为因素，通过暴力破坏直接或间接危害档案安全，产生的后果较为严重。

三、档案安全临机处置对策

档案安全临机处置是指当发生突发事件时，能够迅速组织人员，采取科学、合理、有效的措施，控制或制止事态的发展、蔓延，确保档案安全，不受损失或最大限度地减少损失。

（一）事前预防措施

事前防范措施的好坏直接关系到档案的安全。

1、加强基础设施建设。（1）抗震。目前档案馆的建设在防震上都是根据《档案馆建筑设计规范》执行的，规范要求“位于地震基本烈度七度以上（含七度）地区应按基本烈度设防，地震基本烈度六度地区可按七度设防”。但是此次四川汶川大地震对灾区档案馆和档案库房的破坏程度，正如人民大学专家组在《关于抗震救灾中档案工作的建议》里提出的“现在看来这一标准设定得有些偏低”。所以，为了保证档案及人员安全，应该提高建筑抗震等级，防止超常规地震灾害。（2）监控。档案馆监控需建立安全技术防范系统，要坚持可靠性、实用性、安全性等原则，建立智能化管理系统，集成视频监控与门禁系统、火灾报警和消防灭火系统、库房温湿度监测系统、馆区周界防护装置和电子巡查系统等。（3）消防。档案馆建筑防火设计，应符合国家现行建筑设计防火规范的有关规定。档案库区中设施建设防火墙；档案库、空调机房等房间设置火灾自动报警系统；珍藏库和非纸质档案库设惰性气体灭火系统；档案装具采用非燃烧材料或难燃烧材料制成。（4）物资储备。档案应急物资储备包含：人员防护装备如防毒面具、防火服等；档案保护装具如档案柜、防雨帐篷等；档案抢救工具如烘干、消毒、修复工具等，这些都是在突况下最大限度地减少人员伤亡，及时有效抢救档案必不可少的物资。

2、加强档案科学管理。应对突发事件，平时应注重加强档案科学管理，使档案管理科学化、系统化，且具有可行性、应变性。（1）馆藏优化与分级管理。档案管理平时应对馆藏进行优化，精简档案数量。为了在突发事件发生时能够对档案价值迅速做出判断，在日常工作中，应根据档案价值大小分级管理，登记造册，明确存放位置和临机处置方案。（2）信息数据的异地备份。为了保全档案资料，根据档案内容信息和载体可以分离的特点，做好档案信息数据的异地备份工作。妥善保管在被指定的具有良好保管环境的场所。（3）档案装具。档案柜的特点是使用起来比较灵活，但占用体积较大。档案密集架的特点是节省库房面积，但结构庞大，不便转移和作为临时存放档案的装具。专用档案装具主要用于保存特殊形式和专业的档案，但大小不一，也不利于档案的转移。因此，应对突发事件档案馆需贮备档案柜与小型专用档案装具。

3、加强应急处置机制建设。档案馆应急机制是指发生突发事件危及档案的安全紧急情况下，应急处置确保档案安全的组织机构、制度、预案。（1）建立组织机构。档案馆建立应急处置领导小组，设组长一名，组员若干名，实行集中统一领导下的分工负责制，各档案馆视情设立若干小组。（2）建立突发事件分析预测制度。一是密切关注突发事件相关的情报信息，主要有：馆内监视报警系统、值班制度、上级的指示通报等。二是做好档案安全分析预测，就是我们对搜集的突发事件相关的情报信息进行汇总、分析，判断突发事件征兆，预测可能发生对档案造成损害的安全隐患，及时向外预警信息。（3）制定应急处置预案。应急处置预案对于建立健全临机处置机制，提高防灾、救灾能力，确保档案安全，最大限度地减少灾害损失起到关键性的作用。处置预案包括总案《档案馆应对突发事件处置预案》和专项预案

（二）紧急情况下的处置对策。当获取突发事件信息时，应急处置领导小组要准确判别突发事件的类型及危害程度，预警信息、信号，启动相对应的应急处置预案。1、危害档案安全的突发事件分级。从轻到重可分为三级。严重危害，危害程度为三级；重大危害，危害程度为二级；特大危害，危害程度为一级。2、组织分析判断。当接到发生突发事件情报信息时，领导小组应迅速召开紧急会议，判断突发事件的性质、类别、危害程度或可能影响的范围、警示事项、应采取的措施等，确定和预警信号。3、预警信号。预警信号指以简练的预警信息通过电话、短信、局域网等方式把突发事件类别、危害级别及时向外报警。4、启动应急处置预案。判断突发事件情况后，立即启动应急处置预案，明确任务，区分责任，按照指定的时间、地点立即投入防灾救灾。5、应急工作程序。主要为：（1）预警信息。（2）组织分析判断（3）突发事件分类、分级（4）预警信号（5）启动预案（6）组织实施（7）应急结束（8）事后处置。6、突发事件事后处置。在突发事件发生和临机处置后，档案馆应积极做好以下四个方面工作：（1）统计档案受灾、受损情况，采取抢救措施。事后要尽快统计受损档案的种类、数量。对有价值的珍贵档案列入优先和重点抢救的对象，其它档案要区分受损类型与受损程度，分别采用不同的有效的抢救方法。（2）积极开展抗灾救灾的档案资料收集。对突发事件各个阶段中形成的文字、声像、实物等各门类、载体的档案资料收集归档，以备查考。（3）总结经验教训，完善突发事件灾害预防机制。突发事件临机处置后，认真总结应急工作中的经验、教训，并向上级机关汇报突发事件调查报告，修订、完善预防机制。（4）科学规划档案馆全面建设。应急处置以后，档案馆全面建设要科学规划，统筹安排，有序开展，扎实推进。