浅谈基于EXCEL服务器搭建企业OA系统的经验

【摘要】本文主要针对OA系统在企业管理中的应用、现代企业信息化管理系统部署的模式、企业办公系统存在的问题以及Excel服务器简介以及利用Excel服务器构建预算与报销管理系统进行简要分析，仅供参考。

【关键词】OA系统；工作流技术；安全防护；定制；云办公技术

中图分类号： C35 文献标识码： A

一、OA系统在企业管理中的应用

1、OA系统介绍

OA体系即办公自动化，其构建在网络技能之上，意图是走出传统人工管理窘境，提高管理效率与效益，非常好地完结人机协同，在信息收集、信息处理、公司决策与管理方面供给实在参阅与支持，是一种有科学依据的工作体系。OA体系的发展阅历了几个期间，如今是以网络和计算机为首要象征，其功用也日益强壮，在改动公司经营管理模式上表现了巨大作用，所以OA体系也可以看作为公司现代化、信息化管理的重要象征。当前，根据市场化公司使用OA体系调查结果显现，档案管理是使用的首要中心，占据份额37.1％，其次为是公共信息、日程管理、行政管理和资源管理，份额在24％－28％之间，最终是体系管理和即时信息（比方QQ、微博、微信等），使用份额在20％摆布，这些一起构成了OA体系的使用模块。对公司而言，OA体系的使用意味着自动化、信息化、高效化，无论是内部工作、外部处理在协同和沟通上都变得高校便捷，变成公司科学管理与决策重要技能支持。关于当前深受全球经济化一体浪潮影响的现代公司而言，使用OA体系提高信息处理质量和效率现已关系到公司的中心竞争力，明确OA体系重要性并活跃表现其辅助管理的功用，关于现代公司现已变成必修课。

2、OA系统功能

OA体系为公司管理供给多方面的辅佐，例如跨区域协同作业、支持公司决议计划、加强表里交流联络。公司跨区域作业，无论间隔多远，公司作业人员都能够经过OA体系完结远程操控，在统筹自己功率的一起，高效完结信息交流与作业协同，网络的存在完结了作业方法的革新。OA体系可认为公司加强生产经营操控供给信息处理和管理联络，在信息集成处理方面具有显著优势，能够为公司开展供给科学决议计划和根据，走出曾经信息不完善环境下盲目决议计划的弊端，以实在牢靠的各类数据为依托完结开展决议计划。无论是对于公司高层领导仍是普通职工而言，OA体系的存在都是有必要且必要的，能够刻画杰出的作业环境，非常好的打开作业管理。OA体系的存在供给了加强表里交流的桥梁与途径，职工能够在网络上寻找到各类材料，开展潜在客户，进行合作伙伴联络，与事务目标和交流目标完结各个层次、各个领域的交流交流，为公司开展、盈利供给实在保证。

二、现代企业信息化管理系统部署的模式

现代公司布置管理信息体系的方法有三种：第一种是资金足够的公司自个建立IT开发团队独立开发，长处是做适合于自个公司的体系，但本钱极高，是大公司所为；第二种是从闻名管理软件厂商处采购成套的软件，这种方法使用最多的就是ERP（EnterpriseResourcePlanning，公司资本方案）软件的布置，布置ERP软件最大的风险来自于软件架构无法跟上公司需要的疾速变化，且布置ERP软件本钱不低；第三种是选用正逐渐盛行的SAAS模式租用管理软件体系，这种方法因为信息保存在对方的数据服务器上，其安全性不强，极容易泄露。本来，还有一种本钱更为贱卖，而实用性十分强的布置方法，那就是使用电子表格为根底来构建公司的信息管理体系。

关于现代的绝大多数公司来说，对电子表格的使用都是频频的。电子表格软件能够输入、输出、显现数据，能够协助用户制作各种杂乱的表格文档，还能对输入的数据进行各种杂乱统计运算后显现为可视性极佳的表格，将很多的数据变为多种美丽的彩色商业图表显现出来。别的，电子表格还能将各种统计报告和统计图打印出。当前市场上的电子表格软件有微软的Excel、CCED、金山WPS等等，使用最遍及的无疑即是微软的Excel。公司的电子表格数据多了，如何管理是个难题，假如不一样的电子表格之间能够进行数据的彼此调用，那么无疑能够下降公司的信息管理工作量。现代公司通常都有自个的局域网和服务器，也有自个的数据库系统如微软SQLServer2000等，所以电子表格服务器软件诞生了。这种方式本钱更为廉价，并且公司能够依据自身的需求灵敏定制使用，一旦公司的需求改变，公司自个就能够当即进行修正，这即是Excel服务器。

三、企业办公系统存在的问题

随着网络技术的不断发展，OA系统也朝着更为合理的方向不断发展，如今，各个单机之间的数据传输已经不再是问题，企业中也已经有了完善的制度和管理流程，所以OA系统应向以业务流程为主导的方向发展。在执行流程的过程中结合人工智能和数据挖掘等先进的计算机技术，帮助用户和决策者发掘潜在的知识。

很多企业早已制定了适合自身的规章管理制度，这些制度中很多涉及流程的管理，以往由人工进行操作，流程往往无法切实有效地执行。基于这些需求，我们在原有的OA系统中利用工作流技术增加了流程管理，通过流程在系统中的固化实现了确确实实的“按流程办事、按制度管人”。在流程的执行过程中也产生了大量的数据，可以通过系统将这些数据保存整理后进行分析加工。流程的可查询、可追溯性也是事后责任认定的重要依据。

四、需求分析

近年来企业人员和规模日益扩大，相应的对人员和生产经营的管理难度也日益扩大，日常事务处理的复杂度也大大提高，这就需要我们建立一套适合常用流程的信息化系统。

1、制度流程化促进工作清晰化

目前很多企业都致力于制度的完善，制定了一整套适用于企业的规章制度，这些制度如何落地，如何切实规范日常的生产经营活动？这就需要通过制度的流程化实现，通过流程化明确工作的部门归属、人员归属、流程归属，一切根据流程执行，使工作效率达到最大。同时也要不断完善流程，一旦遇到瓶颈时就要考虑流程是否出了问题，是否流程老化导致运营效率降低，根据实际情况对流程进行完善。通过一套工作流程体系建设工作对企业的业务工作进行梳理，明确流程节点中每个人的工作职责，使工作清晰明了。

2、流程固化促进工作规范化

如何将流程落地是困扰企业精细化管理的重要问题，以往都是通过宣贯和下发文件的方式让大家了解流程的内容，但是无法在工作中进行有效的约束与控制，最终导致企业真正实施起来出现“线上线下两张皮”的现象，既不便于流程的监控，也不利于企业的管理。

利用工作流将流程写入OA系统中，将每个流程节点进行承上启下的关联，从而实现流程的固化。用户在OA系统中必须严格按照规章制度和内控制度执行流程，彻底杜绝了“两张皮”现象。

五、Excel服务器简介

Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台，它将电子表格软件MSExcel和大型数据库管理系统集成为一个网络数据业务协同工作环境。在这个渠道上，用户可以充分发挥Excel的使用水平，经过规划模板、界说工作流、界说表间公式等简便直观的操作，实现管理目的，轻松、疾速构建可以习惯改变的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系统，Excel服务器以微软Excel为客户界面，将Excel文件和数据保存到微软SQLServer2000中，自动生成Excel表单/报表，用工作流传递Excel表单/报表。不光可以在局域网中使用，还能在互联网上使用。而且还能集成外部数据源，构成一个一致的数据库系统。Excel服务器最大的特点是可以像用Excel相同方便、简单、恣意修正，不需要软件工程师来保护管理信息系统。下面用实践例来看它是怎么工作的。

六、利用Excel服务器构建预算与报销管理系统

1、利用EXCEL服务器平台轻松构建预算与报销管理系统

我们行将树立的体系支撑费用核算的编制、调整、操控，并能够在费用报销的进程平分月份、季度和年度对核算进行监控。体系后台数据库采用SQLSERVER2000，能够一起支撑页面填写和Excel客户端填写。Excel服务器只需求在一台担任服务器人物的电脑上装置成功，剩余的作业就是设计好Excel模板。对公司来说，这些模板一般都是现成的，只需求根据本身情况设计好表间公式，全部业绩考核体系便能够投入使用了。咱们把体系分为三个部分：主数据、费用核算管理、报销管理。需求阐明的是，这篇文章紧缩了体系的很多功用，意图是为了进行一个疾速的展现，而非真正在这篇文章中构建一个完整的体系。

2、系统展示

2.1费用预算申报

用于在申报费用核算时，需填写本部门称号和核算年度。本模板中的费用项目字段为体系主动获取，数据来源于主数据中的“核算费用称号”模板。用户能够依据自个的需要添加新的费用项目，或许删去某些不需要的费用项目。体系将主动核算每个季度的金额以及年度的总金额。费用核算需经过部门经理、财政副总和总经理三级批阅。费用核算批阅经过今后，体系将主动创立一份“核算余额表”，用于记载核算额。

2.2费用预算调整

当某个部分需求调整多种费用的核算时，例如差旅费和通讯费，则需求填写多个表单。调整核算时，用户需填写部分称号、核算年份和费用称号，然后体系主动提取当时的核算额。用户能够在“调整后”一栏内填写修改后的核算金额。

2.3差旅费报销

差旅费报销简直用一个表就能完结。假如请求人此前有告贷，在填写报销请求时需填写告贷编号，以冲抵告贷。请求人还需要扫描报销单据，并在“报销单据”字段以附件方式上载。经过简略的演示，全部体系其实即是管理各种电子表格。只不过在这里，电子表格被同享了出来，企业职工依据自个的权限和人物来统一管理。当然信息化进程实质上是一个跟着时刻而不断发展的继续进程，而不是某个阶段性的方针。环境在变化，信息体系也需要相应地变化、改善和完善。

【结束语】

随着电子信息技术的普及以及网络技术的快速发展，传统的办公模式早已不能满足现代企业的办公需求，办公自动化系统（OfiiceAutomation，OA）的诞生解决了企业对于建立高效率、高质量的办公化环境的需求。工作流（Workflow）概念的引入更是将OA系统的功能升级到了一个新的阶段，实现了流程以及流程相关数据的全生命周期管理，使得流程可监控、可追溯。

参考文献

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