档案组卷原则和案卷的装订

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1、质量要求

1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。

1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。

1.3文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并组卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。

2、组卷的方法

组卷要便于档案的利用和保管。

2.本公司档案的组卷

同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组卷应注意以下几点：

（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。

（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。

（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。

（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主管与非主管单位分开。

（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。

（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。（注：永久卷中不许有短期保存的文件）

2.2基本建设类

2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷

2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。水、电、地质勘探等资料分别组卷。

2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。

3、卷宗内文件材料的排列

3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。

3.2由同一个责任者的不同问题文件材料所组成的案卷，按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。

3.3由不同责任者的文件材料组成的案卷，按责任者结合重要程度或形成日期顺序排列。

3.4密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件的在前，原件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

3.5请示与批复的排列，上级批复件排在前，本单位请示在后。

3.6本单位转发上级机关的文件，批转、通报下级机关的文件，上级原文、下级报告放在本机关转发、批转、通报之后。

3.7会议文件的排列，公司党支部、行政、会议记录按时间顺序排列；公司党员会、职代会等每次会议为整体，会议通知，工作报告、会议纪要，决议排在前，其它排在后。

4、编写页号要求

4.1组卷前要去掉文件中的空白纸张，单面书写的文件材料在其右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。

4.2折迭的大张文件材料编一个号（案卷封面、卷内文件目录、备考表不编号）。

4.3复印文件与原文件统一组卷、统一编号，

4.4对不装订的图样在每张图纸的右下角用铅笔编号。

注：不装订的案卷，应在卷内每份文件上加盖件号章。

5、卷内目录填写要求

5.1顺序号，一个文件一个号；正文和附件、正文和底稿，都应编一个顺序号。

5.2文件编号，填写发文机关的发文字号即照实抄录、代字、年度、顺序号。

5.3责任者：写制发件的组织者或个人、填写责任者时一般应用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是联合发文责任者之一时则必须抄录立档单位名称。

5.4文件标题栏，按原标题填写；没有标题的需根椐文件内容，重新拟定标题并加[]；正文和附件要分别写出标题；简报的每一期应分栏填写标题内容；会议记录要分次填写，标出时间内容。

5.5归档文件时间栏，填文件产生日期和落款盖章日期；没有落款和盖章日期，填写领导签发日期；转发件填文件转发机关落款日期；年月日要写全称，用阿拉伯数字填写，中间用顿号分开。

5.6页号栏，每一份文件填写起号，最后一份文件填写起止号。卷内目录排在首页之前，不编号。

5.7备考表，要填写卷内张数；卷内文件缺损、修改、补充、技术性差错、移出、销毁等要说明的事项。

5.8卷内目录，要用钢笔正楷书写。

6、案卷的装订

6.1案卷可采用装订和不装订的两种形式。文件要装订，图纸可以不装订。

6.2案卷各部分的排列顺序：案卷封面——卷内目录——文件材料的文件（图纸）——备考表——案卷封底。

6.3装订前的加工去掉案卷内文字材料的金属物。对大于要求文件，要折叠整齐，窄了的要加边，破损文件应按裱糊技术要求托裱，字迹褪变或扩散的应将其复制件附于原文后。

6.4统一文件材料的幅面（文字料的规格为260 185和297 210两种，图样规格为297 210)，大

于规格的应折叠（图标应露在右下角），小于规格的应加工成统一幅面。由文字性材料组成的案卷均应采取三孔一线方法装订。孔距总长度160，中孔到边孔长度80，卷脊装订线的垂直距离15。案卷要用绳子装订好。装订一律在左侧，三孔装订，结头放在案卷后面。不装订的文件按序编页号，在每份文件材料的右上角加盖件号章填写卷内目录，卷尾放备考表，装入袋、盒中或直接装入盒中。

以上内容要求各部门按照规定单独组卷，写好卷内目录、全引目录、备考表，然后由档案室统一整理归档。案卷一律装入省档案局统一标准监制的档案盒中。根据案卷厚度，可一盒一卷，一盒数卷。达不到以上要求档案室有权拒绝接收。基本建设档案组卷细则

按工程项目或建筑项目设置类目。同一工程目内，包含工程的勘测、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设文件材料的整理：从工程立项至工程设计、施工、竣工验收和工程创优全过程。具体内容如下：

1、有关工程建设的前期

要求将该工程的立项建议、可行性研究报告、项目评估调查、项目的批准文书、计划任务书、设计任务书以及其它有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查，工程地质、水文地质、勘察记录、试验报告及其有关说明，地形、地貌，控制点测量定位和观测定位，水文、气象、地震等基本文件材料，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等。

2、有关工程设计施工阶段

要求将该工程总体规划、初步设计、技术设计、施工设计以及关键技术试验、设计评价、审批材料、施工批准文件、工程施工招标、投标承包合同、协议文件、施工执照、开工报告、工程施工技术要求、工程图纸会审纪要、施工组织方案、施工技术安全措施、施工日记，隐蔽工程记录，分布分项工程施工质量，原始材料及构件出厂证明、质量鉴定和试验报告、设计变更、材料代用核定、施工事故报告和交工验收记录、施工工程总结、技术总结，工程设施、施工财务概算等文件。

3、有关工程项目竣工验收阶段

工程竣工验收报告，竣工图、工程财务决算材料、工程质量评审材料、工程现场验收记录、竣工验收决议文件等等，归入单项工程。

4、有关工程的设备、仪器安装

要求设备仪器施工安装记录、质量检查，焊接试验记录，擦伤检查记录、强度，密闭性试验报告、隐蔽工程检验验收记录，设备仪器安装系统调试记示等文件材料，统一按单项工程的运行生产流程进行整理，工程竣工移交设备仪器大类进行整理归档。工程设备仪器施工安装的基础土建部分的文件材料，按生产流程整理归入基本建设大类。

5、有关工程的涉外文件材料的整理

要求将有关工程涉外的询价、报价、投标、合同、协议、意向书、洽谈记录、工程备忘录等材料，围绕工程建设出国考察收集的材料、设计过程有关来住的电函、国外设计文件、设备和原材料到货开箱验收记录，商检和设备储运材料、国外现成技术人员提供的文件材料等，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等，都归入具体单项工程内进行整理。另外：竣工验收需相应的档案管理人员到场签定方可。以上几个方面涉及的部门除按规定外均需两套资料提交档案室。