浅谈高校办公室保密工作存在问题及对策

摘 要：随着科技的不断进步，高校已全面进入办公自动化时代。高校传统的保密工作将面临着巨大的冲击和严峻的挑战。高校保密工作做的是否到位，直接关系到高校的发展和 社会的和谐稳定，甚至关系到国家的安全和利益，高校应更充分认识到保密工作的严肃性。本文就当前高校保密工作存在的问题以及如何做好高校保密工作提出自己的一些建议。

关键词：高校办公室;保密;文件;对策

随着改革开放的不断深入，我国经济的迅猛发展，国力不断增强，国际地位不断提升，高校对外交流也日益频繁，网络已成为对外交流的一种手段，已成为高校日常工作的重要组成部分。特别是近几年来，学校的网络已基本遍及校园每一个角落，网络技术迅猛发展，校园办公系统投入使用，这些现代设备和技术的投入使用无疑对高校的发展起到关键的作用，但同时也给传统的保密工作带来很多新问题， 加强保密工作对保持高校稳定、促进教育事业的发展有着重要的意义。

1.高校办公室保密工作的内容

1.1 公文保密

高校办公室负责公文的撰写与处理及文书档案的管理工作, 又通过“ 上传下达” 管理着上级部门及本单位的全部文件, 这些文件大都记载着党的机密和国家的某些机密事项。

1.2 会议保密

办公室负责本单位党委及行政会议的组织安排、文稿起草和会议服务工作, 文秘人员熟悉会议内容, 大多数会议内容是秘密性质的。

1.3交办工作保密

办公室直接承办领导交给的工作, 这些工作有许多是属于内部的、秘密的, 不宜外泄。

1.4 电话保密

办公室承接各种电话, 其中有的内容是保密的。

2.当前高校保密工作存在的问题

2.1 现代化设备带来的保密隐患

目前，高校办公现代化和自动化程度很高，计算机、复印机、传真机、刻录机、扫描仪等办公自动化设备广泛使用，各样的高科技窃密手段常常是防不胜防，甚至手机、打印机、u盘等这些我们日常工作和生活中最常见的物品，如果使用不当，都随时可能成为窃密泄密的媒介。

2.2 人才流动频繁给保密工作带来的问题

由于高校自身的特点，高校的人才流动是很频繁的。人才流动有利于人尽其才，但过于频繁流动就会给保密工作带来了新问题。一些掌握着国家秘密的人才、干部跳槽、离职、调动，会带走一些国家秘密，给国家带来了很多不必要的损失。此外，教职工因公或因私出访的人数也不断增多，这些人员中的一些是人员。人才流动使一些部门的保密工作交接变得频繁，常常出现漏交漏接问题。所有这些，都对高校保密工作提出了更新和更高的要求。

2.3 宣传教育缺乏针对性

高校组织的保密宣传教育往往形式单一，不够新颖，理论讲解多，演示示范少，校内宣传多，校外沟通少，网络信息没有经过审批程序随意等情况。制度落实不到位。高校也制订了相关的保密规章制度，但是没有将保密工作细化到教学、科研、外事等相关岗位人员，并且缺乏考核监管机制，保密工作形式化，缺乏实效性。对于上岗、离岗的保密人员教育不到位。没有规范计算机及移动存储介质的管理及使用，存在计算机连接互联网、存储介质与非存储介质交叉使用等情况。

3.新形势下高校保密工作的对策

3.1领导重视

领导重视是关键。保密工作事关学校和国家安全和利益，领导干部要充分认识做好新形势下保密工作的重要性和紧迫性，要切实履行保密工作职责，以身作则，带头抓好保密工作的组织落实。建立专门的组织机构和专职的保密工作队伍，形成有效的高校保密工作的管理网络，确保高校保密工作有条不紊地正常运行。

3.2 加强网络设施管理，提高网络防范技术

加强对重要载体的保密管理，规范文件的起草、制发、传递、阅读、保管、使用、复制和销毁等各个环节；重视对移动存储介质的保密力度；加强计算机信息系统的安全保密管理，严格督促落实安全管理措施，加大对计算机违规与互联网连接的监督检查力度，严防网络泄密。

3.3 高校要设置专门的保密办公室、密码文件柜、碎纸机、办公电脑等保密设备

应指定专人负责并加强管理传真机、复印机等现代办公设备。对于高校的校园办公系统以及高校网站要实行严格管理，坚决堵塞网上泄密渠道。要指定高校网站的日常管理的责任部门、提供技术支撑服务的责任部门，以及负责监管的责任部门。日常校园网上的公告或信息应由专人负责，要实行上网信息保密审查制度，规范上网信息的程序，做到“谁上网，谁负责”。一方面要增加资金的投入，从技术上提高安全防范能力，改善保密条件，另一方面通过设置权限对各类文件的传阅进行控制。同时，还要做到计算机与公众信息网实行物理隔离，杜绝计算机及设备与非计算机及设备交叉使用。

3.4 执行文件保密管理规定

高校的密级文件一般来自于上级部门及相关业务部门，应当委派专人负责做好密级文件的登记、阅读、清退、归档和销毁等各个环节的工作，传达密级文件严格按照有关的管理规定限制知悉范围，不上校园系统、不随意扩散、复印，不擅自携带密级文件外出。交换泄密文件或阅读文件时，应委派专人使用专门交通工具前往，根据工作需要摘抄相关的内容，不复印、不拍照、不摄像，记录本应当按照同等于所摘抄文件的密级规范管理。

3.5 操作要规范

要定期做好载体清理工作，定期清退密级文件，对于未要求清退的密级文件，由机要秘书年末统一交由档案室严格按照相关要求存档。对岗位的人员及调离岗位人员所使用的计算机、移动硬盘、优盘、光盘等要进行核查，确保不发生失泄密事件。

4.结语

高校办公室是高等学校最广、知密最深的机要部门; 在保密问题上办公室人员比其他工作人员负有更为重大的责任, 因此, 办公室人员必须牢固树立保密观念, 严格遵守保密纪律, 执行保密制度, 把保密工作当成自己的神圣职责, 决不放松可能的势一个环节, 以保密工作推动整体事业的发展。