浅析档案管理信息化

摘要：本文以档案管理中信息化为研究对象，首先，界定和探讨档案管理信息化的内涵及特点；其次，阐述了档案管理信息化管理的必要性和重要性；再次，论述当前档案管理信息化过程存在的问题；最后，针对当前档案管理信息化存在的问题提出了改善措施或者对策。

Abstract: Taking the informatization of file management as the study object, this paper firstly defines and explores its content and characteristics; secondly, describes its necessity and importance; thirdly, discusses the current problems; finally, proposes improvements or countermeasures based on these problems.

关键词：档案管理；信息化；浅析

Key words: file management；informatization；analysis

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）03-0317-01

0 引言

信息化技术给管理带来了深刻的变革，积极转变管理模式，提升管理效率。信息化在人们日常生活、工作、学习等方面产生了积极的影响，推动着科技、社会、经济极大的发展。当然，档案管理无不例外也受到信息化发展的影响，既有机遇也有挑战。随着档案管理所承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展，传统的档案管理模式、工作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。而且当前档案管理信息化也存在着较多问题，需要亟待完善，以促进档案管理信息化的发展和提升档案信息化管理的效率。

1 档案管理信息化内涵、特点及必要性

1.1 档案管理信息化内涵 档案管理信息化的内涵就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，达到为社会发展提供服务的功能目的。

1.2 档案管理信息化的特点 档案管理信息化具有如下的几个特点：①具有档案信息存储、查取等自动化功能。②档案信息能够实现共享。③档案信息化管理具有智能化特点。④档案信息化管理实现社会化服务。

1.3 档案管理信息化必要性 随着社会不断的发展，当前已经进入了信息时代，知识爆炸式发展，高新技术的突飞猛进等对档案管理也提出了越来越高的要求，传统的档案管理模式主要是以手工为主，分类编目、检索等工作都依靠手工完成，效率很低，当前档案信息量的急剧增加，种类繁多，纸质的经过查阅容易变烂、需要保存完善，需要大量的材料来装载信息，不符合当前低碳经济发展要求，因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求。随着计算机技术、网络技术等不断发展，档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。现代的信息技术，比如大容量的硬盘能够存储大量的数据信息，网络技术能够实现远程数据传输。

2 当前档案信息化管理存在的问题

2.1 档案管理人员素质有待提高 从当前状况来看，各单位的档案管理人员整体素质不高，由于传统的档案管理方式、方法适应不了现代的要求，先前的档案管理人员采用现代档案管理模式，但是其信息化管理专业性、学历层次、理论水平等参差不齐。新聘请的档案管理人员大部分由于缺乏信息化管理经验，管理观念意识不强。各单位比较普遍的状况是既懂档案管理专业业务知识又懂计算机技术、网络技术等信息技术的复合型人才甚少，能够对档案管理软件进行维护，开发档案管理软件的人才奇缺，基本上处于操作层面，对档案管理信息化发展形成人力资源障碍。

2.2 档案管理数据安全问题 网络信息技术带来方便的同时，也给信息泄入带来隐患。档案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威胁，如何来维护档案管理信息化的网络安全将是一项长期的任务，也是档案管理信息化建设和发展的一道障碍。

2.3 档案管理信息化模式不够规范 当前，存在各类档案的著录细则相容性不强，档案分类，编号等方面没有统一有效的标准，仅着眼于某一个专业系统，难以全面展开实施。由于档案管理在标准及规范方面存在不统一，某种程度上导致信息数据格式及系统的异构。再者，我国档案管理信息化软件方面的通用性等存在严重不足，信息技术的设备比如扫描仪型号不一，档次参差不齐，硬件环境也缺乏统一规范，这些都影响到档案管理信息化的进一步发展。

2.4 档案信息化管理的数据质量问题 由于档案信息化管理将纸质的文件电子数据化后，电子文件具有信息的非纸质性、信息与载体的可分离性、信息载的脆弱和不稳定性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征，从而出现了数据质量问题，而且当前维护电子文件的真实性的途径及方法还不能够达到确保电子数据文件真实性的目的。

3 改善当前档案管理存在问题的措施

3.1 培养及引进档案信息化管理高素质人员 针对当前档案信息化管理人员素质不高的现况，需要加强人员的档案管理信息化业务培训，适当引进高素质人才，打造一支适应现代化档案管理要求的专家型队伍，向既熟悉档案管理业务又懂得计算机档案管理技术的复合型人才的目标迈进。

3.2 加强档案信息化管理人员的安全意识 档案信息的重要性不言而喻，为了预防信息泄入，档案管理人员必须要加强安全意识。认真务实的对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围,严格管理。适时的对计算机进行杀毒，安装防火墙，升级杀毒软件，升级相关硬件设施，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，要严格执行“三网”隔离,采取可靠的防范技术和措施,确保档案部门网络的信息安全，对面向公众的上网信息进行严格审查，确保都是可以公开的信息。

3.3 统一及制定档案管理信息化标准 统一档案管理信息化的标准，必须要依托国家行政的力量，打破各个单位各自为政的局面，统一国家政策法规和各种业务规范。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号设置以及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。

3.4 加强电子档案归档管理 加强电子档案的归档管理目的就是为了确保档案信息化电子文件的真实性，档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。

参考文献：

[1]档案管理信息化初探[J].农村经济与科技，2009，20（9）.

[2]加强档案管理信息化建设[J].科技资讯，2009.

[3]陈希琳.高校档案信息化建设的思考[J].合肥师范学院学报,2010,(5).