企业档案信息化浅析

摘要：本文主要论述中小企业档案信息化建设的主要意义和实施要点难点，以及管理好企业档案所需要解决的问题。

关键词：企业信息化 档案管理

在今天高速发展的信息化社会，信息化建设已成为档案管理的必然趋势和唯一选择。对于当今的中小企业来说实现档案信息系统化，是体现档案管理系统功能的基础和手段。档案信息化是需要多种专业人才相互配合，多部门相互协作的系统工程，所以协调组织中各专业人员加以科学的管理和决策，是十分必要的。如企业落实档案信息化可以实现档案信息的数字化和网络化；进而实现档案信息保管、存储、查阅和借用的一体化，使档案资源利用最大化。随着企业的高速发展，档案管理往往因为档案数据冗余、保管条件不佳、档案查找效率低、管理人员知识单一等问题成为木桶效应的短板。要想解决这个短板就必须走实现档案管理信息化这条路。

1 现阶段中小企业在信息化进程中存在的不足

1.1 对档案管理信息化建设的认知水平和推行动力的缺失 当今各中小企业中档案管理工作很多还停留在手工录入、检索、借阅，认为档案登记不再是以前的纸质的账本而是登记在电脑中就是信息化。但是这样依然会存在登记、录入、检索借用过程较慢，电脑中保存的信息量较小，非档案管理人员无法利用等不足，加之档案管理人员知识结构单一，对档案信息化建设缺乏正确的理解，往往会造成档案利用率过低，对现有档案资源开发利用不足等缺点。

1.2 信息化进程程度不足 信息化建设乃至云办公是企业的发展方向和必经之路，但很多企业信息化进程的不足导致很多档案无法实现电子文档化，很多陈旧的档案随着时间的推移而破损。就算实现档案电子化也需要加以镜像备份、杀毒、加密等软硬件的辅助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件损坏等情况档案安全会遭受严重的威胁。

1.3 档案管理标准、制度及规范的不足 档案管理信

息化的前提是档案管理的标准化和规范化。但现实的情况往往是计算机硬件型号老旧或参差不齐，软件通用性和实用性不佳很难与其他大型软件系统兼容。档案规范制定的不足或档案编码的不完善导致档案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之没有后续信息技术的投入和支持久而久之会形成信息化孤岛现象。

1.4 档案管理人才的缺失 凡是与管理二字相关的都离不开人才，在档案管理中也是以人才为中心。在档案信息化的实施中需要既懂档案管理又懂信息化的复合型人才。现如今的普遍现象是单一的操作人员居多而懂得系统维护和代码编写的复合型人才匮乏，这使得人才成为档案管理信息化建设的瓶颈。

2 实现档案管理信息化必须从以下几个方面着手

2.1 加强对档案管理部门的硬件建设 计算机具有运算速度快，精确度高和逻辑判断能力强等特点，在档案的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作计算机的运用有无可比拟的优势。要想快、准、全地使用借阅档案信息就要在硬软件上增加投入，实现档案部门的计算机全覆盖，为档案管理实现信息化提供必要的硬件保障。上线软件可对档案自动编目、档案检索、档案存储、档案业务管理以及文档一体化管理等工作职能实施信息化。

2.2 加强档案电子化信息资源建设 档案信息电子化就是用计算机对企业内各种档案文献进行收集、筛选、加工和整理，使之转化为电子信息供人们利用。随着档案数量的增加和档案存放时间的增长，档案存在自然老化和人为损害等难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储和光盘存储，不仅解决档案信息存储难的问题还能提高档案工作效率。在档案软件使用方面，如果档案软件缺乏通用性。档案部门使用的软件互通性不佳，不便于文件检索和档案信息管理，就不能利用计算机来完成信息管理工作，这将会极大地制约档案信息电子化的进程。

2.3 加强档案数据库建设 很多企业还没有意识去建立一个电子档案系统来管理日益增多的档案，当前企业的档案信息系统和网络建设一般多有规范性、开发性、共享性较差这几个特点，不能适应档案信息资源共享的需求，需要加强档案目录数据库建设，开发档案管理系统，在编制档案的机读目录的同时也可引进条形码编制等辅助系统来加强档案文件的保存。

2.4 创新档案管理制度 制定适应信息化建设的档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程，明确电子档案工作环节和步骤。制定必要的安全措施，对已电子化的档案实行加密和备份，确保电子档案的安全性与完整性。

2.5 加强档案信息化人才的培养 档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。实现档案信息化意味着档案的归档、检索、信息传递和利用都是在计算机上完成的。这就要求档案管理人员不仅要完成电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。相应的培训部门应有计划地对档案管理人员进行信息化培训，从而不断提高他们的工作技能。对于档案管理人员应强化信息化意识，积极参与信息化培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，才能满足信息化发展对档案工作的需求。总之，企业档案实现信息化、数字化、网络化是当今世界和社会发展的大趋势。档案部门应在此项工作加大投入，加强档案信息化的利用，为企业的生产建设提供理想的信息共享和利用环境。只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。

参考文献：

[1]袁大方.档案管理信息化建设中的若干问题探讨.科技创新导报，2008.5.

[2]邱雨平.试探档案管理与信息化建设.中国科技博览，2009.35.

[3]齐虹.知识管理及其对档案管理的启示.21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集.