技术文档管理范文
时间：2023-11-29 17:16:13
技术文档管理范文第1篇
【 关键词 】 ActiveX Automation 技术；图文档管理；PLM
Application of the ActiveX Automation Technology of EDM in PLM
Hou En-guang Kong Yan-yan
(Min Xi Vocation & Technical College FujianLongyan 364021)
【 Abstract 】 To meet the demand of EDM in PLM, the paper introduces the principle of EDM. By using ActiveX Automation technology, 3D graphics browser is achieved in EDM, which solves dynamic display problem of three-dimensional CAD in PLM. The result of practice shows that this technology is highly value in EDM.
【 Keywords 】 activeX automation technology;electronic data management (EDM);PLM
0 引言
长期以来，PLM的图文档管理系统主要是以文字、图片为主，产品三维模型为辅。如何突破这一障碍，已成为当前研究的重要问题。随着PLM系统和三维CAD软件在企业中的应用越来越广。因此，分析和研究三维CAD模型在图文档管理中的浏览技术，对完善图文档管理系统和提升企业工作效率具有重要的作用。
1 ActiveX Automation技术简介
ActiveX是实现不同语言开发的软件组件和网络环境下能够相互操作的一组软件技术和软件方法的总称。它是以组件对象模型COM为基础，组件对象模型COM是一个Windows规范，是一个建立组件以及通过组件架构应用程序的规范。COM客户通过一个指向虚拟函数表地址的指针来访问COM组件，以实现所期望的应用。
ActiveX Automation由OLE自动化技术扩充、复合而来，它是ActiveX为Windows用户和程序员提供一个技术标准的重要技术，使应用程序之间能够通过数据嵌入或链接的方式来共享数据，在Windows系统的统一管理下进行协调，让这些应用程序以一定的流程相互沟通，相互控制，即一个程序暴露其可用对象，另一个程序控制这些对象，设置属性、调用方法，从而实现某种功能，完成所要求的动作。也就是说，ActiveX Automation能使一个自动化服务器把自动化对象开放给一个自动化控制器，使得自动化控制器可以通过编程来驱动控制这个自动化服务器。ActiveX Automation代码在客户程序上运行，代码所要求的动作由服务器程序执行。
2 图文档管理的原理
PLM图文档是指产品设计与分析数据、产品模型数据、产品图形数据、专家知识与推理规则以及产品的加工数据，通过管理全局惟一的图文档记录以及与图文档记录惟一对应的物理文档来实现。在系统中，将所有的数据分为两部分，一部分为元数据，保存在数据库中；另一部分是扩展数据，保存在电子仓库中；对图文档的操作主要是：浏览、修改、删除、打印等。如图1所示。
3 ActiveX Automation技术在PLM图文档管理中的应用
下面以Solidworks的三维模型浏览为例来说明ActiveX Automation在PLM图文档管理的应用。
3.1 SolidWorks API对象模型概述
SolidWorks API是SolidWorks基于ActiveX Automation的应用编程接口，利用SolidWorks API可以方便地设计具有Windwos风格的与SolidWorks集成的应用程序。SolidWorks API各个对象之间的相互关系，如图2所示。
SolidWorks应用程序对象SldWorks是所有调用SolidWorks API功能的最顶层，要调用SolidWorks API的其它功能，必须先调用此对象。SldWorks对象还包括.NewDocument(templateName，paperSize，width，height)新建文档、.SolidWorksExplorer（）启动SolidWorksExplorer、
.OpenDoc6（filename，type， options，configuration，&Errors，&Warnings）打开文件、.CreateNewWindow（）在SolidWorks环境中创建新的设计窗口、.ActiveDoc2（name，silent，&errors）激活规定的文档、.CloseDoc（Name）关闭规定的文档等属性和方法。
通过该对象的这些属性和方法，可以实现应用程序最基本的操作，如生成、打开、关闭、结束文件、设置当前的激活文件等。
3.2 SolidWorks工作环境对象
SolidWorks工作环境对象处于SolidWorks API对象的第二层，同样它也具有相关的属性和方法。在SolidWorks中，工作环境对象由三种文档类型组成：零件、装配体和工程图。每种文件都有它自己的API对象（PartDoc、Assemblydoc和Drawingdoc）及相关的一套功能。
工作文档对象来源于当前活动对象（ModelDoc），所以他们可以访问当前活动对象（ModelDoc）的所有功能。为了把工作文档对象与当前活动对象（ModelDoc）进行连接，工作文档对象常用的属性和方法，如表1。
3.3 SolidWorks三维模型浏览技术
为了实现动态的图形浏览技术，要在系统的方案解决资源管理器中，引入SolidWorks的动态连接库“sdm.dll”，通过调用该连接库，可以实现动态浏览图片。
4 结束语
本文针对现有的图文档管理系统的局限，简述了ActiveX Automation技术，并应用该技术在PLM图文档管理系统中实现了Solidworks三维模型的显示和模型信息的动态更新，对于提高企业产品信息管理的方便性、准确性具有重要的意义。
参考文献
[1] 陆天驰.面向产品全生命周期的文档管理技术[J].中国制造业信息化,2010(8):1-3.
[2] 孔艳艳.面向协同设计的PLM项目管理[D].成都:西华大学,2010.
[3] 侯恩光.基于的远程气动元件设计系统[J].机械,2008:38-40.
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技术文档管理范文第2篇
1 文档管理的方式
在项目实施过程中，由于项目实施的复杂性，多方人员参加以及时间跨度长等因素，所以有关需求、建议、解决方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。这些文档伴随着项目实施的各个阶段逐渐充实、完善；与此同时，它们亦记载跟踪了整个实施的过程和成果。因此，在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到预期的目的。
1.1文档模板的管理
面对项目中需要建立的各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中应建立一套文档的模板。
在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。
在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个链接，让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理
1.2文档目录的管理
为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。
在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化；如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。
2 项目技术文档范围
2.1项目立项申请、可行性研究报告、项目批复等立项依据性文件；施工、质检、监理、中间交接、竣工验收 、试运行等。
2.2基础检测报告、发电机转子探伤报告、制造厂（运行厂）调研报告。
2.3设备招标、设计招标、施工招标、工程监理招标文件。
2.4施工图设计文件、图纸审核会签资料。
2.5工程概算书、施工预算表、工程竣工决算、固定资产清单及明细表。
2.6工程监理合同、工程监理规划及实施细则。
2.7施工组织设计、施工前技术交底、施工计划、施工方案、施工工艺措施。
2.8设计变更、工程更改洽商单、通知单。
2.9原材料检验报告、原材料出厂技术文件、产品合格证。
2.10设备安装记录。
3 项目技术文档的要求：
3.1项目技术文档必须完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明。
3.2竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证。
3.3凡按图施工，在施工过程中没有变动的工程，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后，即可作为竣工图。
3.4凡有一般性图纸变更的符合设计或规范要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。
3.5施工中有一般性设计变更时，能在原施工图上修改的，由施工单位在原施工图上注明修改部分与修改依据和说明，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。
3.6凡有结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变等重大变更及图幅变更面积超过10%，应重新绘制竣工图。
3.7所有设计变更文件中的变更内容，必须不遗漏地在竣工图中全面反映，即每项变更内容，不但要在文件所指的竣工图上反映,而且要在所有涉及到的相关联的每张竣工图上反映。
3.8实施过程中的图片、照片、录象等材料，以及项目实施过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明。同时，要详细地填写档案资料登记表。
4 各方的通用职责
4.1工程各参建单位填写的工程档案应以工程合同、设计文件、工程质量验收标准、施工及验收规范等为依据。
4.2工程档案应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。
4.3工程档案进行分级管理，各单位技术负责人负责本单位工程档案的全过程组织工作，工程档案的收集、整理和审核工作由各单位档案管理员负责。
4.4对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚。
5 建设单位职责
5.1应加强对基建文件的管理工作，并设专人负责基建文件的收集、整理和归档工作。
5.2在与勘察、设计单位、监理单位、施工单位签订勘察、设计、监理、施工合同时，应对监理文件、施工文件和工程档案的编制责任、编制套数和移交期限做出明确规定。
5.3必须向参建的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设项目有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。
5.4负责在工程建设过程中对工程档案进行检查并签署意见。
5.5负责组织工程档案的编制工作，可委托总承包单位或监理单位组织该项工作；负责组织竣工图的绘制工作，可委托总承包单位或监理单位或设计单位具体执行。
5.6编制基建文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整基建文件归入地方城建档案部门及移交产权单位，保存期应与工程合理使用年限相同。
5.7应严格按照国家和地方有关城建档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的资料，建立、健全工程档案，并在建设项目竣工验收后，按规定及时向地方城建档案部门移交工程档案。
6 工程监理单位职责
6.1应加强监理资料的管理工作，并设专人负责监理文件的收集、整理和归档工作。
6.2监督检查工程文件的真实性、完整性和准确性。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件进行监督、检查。
6.3接收建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。
6.4在工程竣工验收后三个月内，由项目总监理工程师组织对监理档案进行整理、装订与归档。监理档案在归档前必须由项目总监理工程师审核。
6.5编制的监理文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整监理文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对监理档案的编制套数有特殊要求的，可另行约定。
7 工程施工单位职责
7.1应加强施工文件的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理工作。建设项目的施工文件应设专人负责收集和整理。
7.2总承包单位负责汇总整理各分包单位编制的全部施工文件，分承包单位应各自负责对分承包范围内的施工文件进行收集和整理，各承包单位应对其施工文件的真实性和完整性负责。
7.3接受建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。
7.4按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕并移交建设单位进行工程竣工验收。
7.5负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。
8 结语
技术文档管理范文第3篇
关键词：数字水印；电子文档；管理
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）02-0156-02
Abstract： Based on the analysis of the electronic document management requirements in the digital printing technology and its characteristics are briefly introduced， focusing on the role of the digital printing technology in the electronic document and the related technology to strengthen the idea of electronic document management， to ensure that the electronic document security management.
Key words： Digital watermarking； electronic document； management
1 电子文档管理要求
随着数字技术和互联网技术的快速发展，促使多媒体信息（办公文档、音频视频文件等）的交流日趋频繁。在电子文档应用的过程中，由于电子文档具有易流转、保存期限长、自动化程度高、使用方便的优点，极大地提高了办公时效，但计算机系统具有开放性、不稳定性、脆弱性的特点，必须保证其传输过程的完整性，才能确保其安全，因此电子文档使用管理问题就成为了人们关注的焦点。在这种形势下，电子文档的有关传递和安全使用就显得更为重要，将数字水印技术引入到电子文档保障中是一种有效的技术手段，可以很好的解决文档的完整性、真实性，实现电子文档的可查、可审，确保网络环境下电子信息安全。
2 数字水印技术
数字水印（Digital Watermark）技术是信息隐蔽技术的重要分支。它是把与内容相关或者不相关的信息（水印）嵌入到需要保护的内容当中，这种被嵌入的水印可以是一段文字、标识、序列号等，而且这种水印通常是不可见或不可察的，它与原始数据紧密结合并隐藏其中。通过这些隐藏在被保护内容中的信息，可以达到确认被保护内容是否完整，识别内容出处的目的，为电子文档保护提供有效的技术手段。
3 数字水印的特点
3.1 隐蔽性
隐蔽性是指攻击者利用视觉系统或听觉系统无法得知水印的存在及信息内容，而且也不会影响被保护数据的正常使用，不会造成被保护数据降质。
3.2 安全性
安全性是指将水印的信息隐藏于目标数据之中，而不是特定的某个位置，当原数据内容发生变化时，数字水印应随之发生变化，数字水印不能够进行篡改或伪造，具有较低的误检测率。
3.3 鲁棒性
鲁棒性是指数字水印经过各种的信号处理或者攻击之后，依然能够保持部分信息完整性，并且能被准确地识别出来。当内容发生改变时，水印信息也会随之发生变化，可以发现原始数据是否被篡改。
4 应用的关键技术
4.1数字水印技术
利用数据隐藏原理使标识信息不可见，既不损害原文件，又达到了电子文档保护和追踪审计的目的。脆弱性透明水印中的信息可以包含文档基本信息、文档创建者、属性、主要标识等一系列需要加入的信息，以达到验证数据的真实性、跟踪数据来源的目的，实现电子文档“全寿命”周期的可控、可查、可审。利用加密技术将水印信号成看似杂乱无章的二值序列，进行加密变换后存储，使水印信号得到很好的保护从而可在一定程度上防止对水印系统的攻击。
数字水印技术的基本原理如图1所示：
该技术使用的水印信号为有意义信号，即能够良好体现数据完整性的脆弱透明水印，利用加密技术，通过在电子文档上传前和下载时强制嵌入水印的方式，将审计信息嵌入到电子文档中，使用人员可对已添加水印的电子文档进行水印检测和提取，达到审计追踪的目的。
4.2 RC4加密技术
考虑到脆弱性透明水印具有安全性较弱、抗攻击性不足等缺陷，采取加密方法将水印信息处理成杂乱无章二值序列。即使攻击者从载体数据中获取水印数据，但得到的是没有任何意义的乱码，因此无法确定是否得到了真正的水印，从而在一定程度上确保水印系统的安全性。加密模块可移植性强，先采用RC4算法进行模拟加密，将水印信息加密为无序乱码。为了对水印信息进行更安全的加密保护，可以方便地移植采用各种经过认证的加密算法替代。
其模型如图2所示：
系统将水印明文信息经过f的非线性组合生成Zn。Zn与实际的明文信息Yn结合最后得到密文Cn。Cn再经过RC4算法加密生成水印信息，并将水印信息隐藏到文档中。
4.3 应用管理软件设计与部署
应用与之有关的算法与技术，开发应用管理软件系统，为每个安装应用软件系统的用户做出限定，不具权限的用户无法进行或使用该软件系统。同时，软件系统配发应用在一定区域范围内，系统外用户与系统内用户所产生的电子文档不能直接进行互转互看，实现电子文档的有效管理。
4.3.1 水印客户端
部署在用户计算机上，为计算机内电子文档注入唯一的、不可分离的电子标识，并通过设定对电子文档使用进行控制。
4.3.2 水印识别端
由电子文档管理单位掌握，主要用来对装有水印系统的计算机上保存、传递、打印的文档进行水印识别，根据识别出的相关信息来辨别信息的变更及真伪。
5 结束语
数字水印作为一种新型的信息安全技术，随着电子文档管理的不断完善， 数字水印必将成为电子文档保护解决方案中有效的保护技术手段之一，
从而推动电子信息资源健康发展，满足对电子信息的实时性和安全性要求，实现网络化条件下电子文档的正规化管理。
参考文献：
[1]侯振华，陈生津.脆弱性数字水印研究[J].计算机应用，2003，23（12）：106-108.
[2]肖海青，刘高崇.一种有效的脆弱型文本数字水印技术[J].计算机应用研究，2006，7（12）：178-180.
技术文档管理范文第4篇
【关键词】工程项目；文档管理；信息化；重要性
工程项目文档不仅是工程建设凭证，更是工程建设科学研究的可靠资料，能够为质量原因分析、事故鉴定、责任判定提供参考资料和有效依据，对这些工程文档资料进行有效管理，不仅能保护文档资料，避免资料丢失，更能延长文档资料使用寿命，使其使用价值得以体现。但当前很多企业在文档管理方面存在问题，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文档管理难以得到有效落实。因此，为提高工程项目文档管理水平，建筑企业应积极进行文档管理改革创新，构建信息化管理模式，使文档管理职能得到最大化发挥。
一、工程建设项目中文档管理信息化的重要性
工程项目文档是工程项目建设前、建设过程中及竣工验收的真实记录，能为工程项目后期运维管理提供重要参考，其中包括：施工资料文件、工程验收文件、结构设计方案、工程收益评估报告、技术管理资料、实验报告、施工记录、质量评价意见等多方面内容，是质量原因分析、事故鉴定、责任判定的主要依据。在新经济环境下，工程项目规模不断扩大，结构越来越复杂，工程项目建设中产生的文档信息量越来越大，文件资料类型越来越丰富，使得文档管理难度随之提高。传统文档管理模式不仅人力物力投入大，劳动强度高，且纸质文档易破损、丢失、受潮，分类、编号、整理费时费力，已逐渐难以满足建筑行业发展需求。基于信息化模式下的工程项目文档管理，通过对信息技术、计算机技术、数据库技术进行应用，实现数字化、信息化、无纸化文档管理，能有效降低文档管理难度和劳动强度，节约文档管理财力物力人力投入。且这种模式下，文档信息的收集、管理、整合都通过计算机完成，文档数据储存在计算机或服务器上不易丢失和损坏，并能通过数据库进行文档管理解决数据冗余问题，通过数据索引功能快速对所需文档信息进行调取，有效提高文档信息利用率，提升工程项目文档管理水平，构建一种新型文档管理模式。
二、工程建设项目中文档管理信息化建设思路
21世纪是一个信息时代，信息技术被应用到各个领域，文档管理信息化已成为主流趋势。建筑企业应认清时展格局，积极适应新的社会环境，加强信息化建设，在文档管理工作中融入信息技术，构建信息化文档管理模式。下面通过几点来分析工程建设项目中文档管理信息化建设思路：
（一）提高信息化水平。文档管理信息化建设离不开软硬件基础设施的支持，所以建筑企业必须加快文档管理部门的信息化建设，提高办公信息化程度，引进先进软硬件设备。在具体建设中，要遵循经济性、实用性、针对性等基本原则，根据实际文档管理需求及资金基础来进行信息化建设。若有充足支持情况下，且文档数据信息量庞大，涉及利益相关方多，则可选择购买服务器，建设自身企业工作站，设置文档管理数据库。例如：Z640 E5-1620V3系统结构稳定，非常适合于工程文档管理。若缺乏资金可选择租用云服务器的方式，建设云档案管理存储模式。租用云服务器能节约大笔设备运维费用，但信息安全性和系统稳定性有待提高。
（二）文档信息化。想要建设信息化文档管理模式，必须要先实现文档信息化。因此，信息化建设中要合理设计文档管理系统，考虑文档资料采集与信息化应用问题。在文档管理系统设计中应选择模块化设计思路，信息采集模块应加强对CDR技术的应用，通过CDR来获取HIS、CLS等信息，对于无法自动采集的个性化文档数据可用利用EXECL进行录入。而文档管理与整合方面，应采取数据库模块对文档进行管理，并设置预览权限，确保文档信息安全性。
（三）加强信息人才培养。文档管理信息化建设离不开信息化人才支持，信息人才是实现文档信息化管理的前提基础。信息化文档管理与传统文档管理模式有着本质区别，不论管理模式还是管理技术都有很大不同，对相关管理人员信息技术水平和信息意识有更高要求。倘若文档管理人员自身不具备信息知识，不能进行信息化操作，文档管理信息化便无从谈起。因此，为适应文档管理新模式，建筑企业应加强信息人才培养，不但要组织现有人员进行学习培训，使其掌握信息技术，而且要引进新型专业信息人才，为文档管理信息化建设提供人力支持。
三、结语
新时代背景下，社会信息化程度越来越高，文档管理信息化已成为必然趋势。当前工程项目文档信息越来越庞大，传统管理手段已难以发挥有效管理职能。因此，建筑企业应加强信息化建设，培养信息人才，引进软硬件基础设备，进行文档管理信息化建设。
【参考文献】
[1]俞琴.基于Web的企业生产文档管理系统的设计与实现[D].苏州大学，2016（06）：41-42.
[2]李旭辉.基于网络的工程项目管理系统在ASP模式下的应用研究[D].同济大学，2011（06）：166.
技术文档管理范文第5篇
1.1传统国有企业文档管理
随着企业信息化的要求，国有企业的文档管理虽然实行了电子化、网络化，但是仍有许多纸质文档占用大量的存储库房、橱柜和文档架等空间。文档机构将文档转化为知识的能力严重不足，这使得原本步入半衰期的文档资源直接进入休眠期乃至死亡期，进而导致掌握着企业最有价值信息的文档机构在数字化时代不断边缘化。虽然文档机构所收藏资源实现了数字化储存，但这些资源长期处于休眠期，并没有实际价值意义。
1.2基于知识管理的国有企业文档管理
随着数字化、电子化，网络化时代的来临，文档管理的管理模式经历了实体管理、信息管理、知识管理过程，这演化过程实际是文档价值的升华与知识内涵的拓展过程。知识管理是指通过对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用,并且通过促进知识共享、鼓励知识创新、实现知识增值，从而来提高企业的应变能力和创新能力。基于文献的梳理，文档管理与知识管理的研究集中于构建知识管理的要求。笔者认为企业文档是企业重要的知识资源，是企业知识管理的基础；同时，文档管理是保护企业知识产权的有力武器。知识管理是实现隐性知识价值的途径，而文档管理是对显性知识的管理。从文档管理与知识管理的性质来看，文档管理是使归档文件的有序化和结构化，实现文档的利用价值；而知识管理是通过对文档的收集、加工、利用、编研和信息化管理等手段，将文档转化为知识资源。从文档管理与知识管理的共同性质来看，它们都是对信息资源进行加工，提取出有价值的信息，为企业提供服务。
1.2.1文档管理模式的转变
传统的文档管理是以纸质文件为管理对象，而现在多以电子文件与纸质文件互为交融的资源为管理对象，并且重视知识管理、知识共享与知识创新。
1.2.2文档业务的流程再造
业务流程再造是企业管理对组织流程重组的一种管理思想。文档业务流程再造是以文档业务流程为改造对象和中心，以关心客户的需求和满意度为目标，对现有的文档业务流程进行根本的再思考和形式的再设计，使得企业能最大限度地适应新形势下的现代经营环境。文档管理的流程再造是以文件管理的流程为基础，实现文件“产生、运转、归档、永久保存或销毁”流程的改造与知识管理的前端控制，流程再造是根据文件管理的流程实行文件前端控制，主要是对企业内部文档而言，将产生于职能部门的文档，经过初次加工，送入文档机构，由文档人员根据企业文档管理的标准体系进行再次加工，然后进行归档，通过数据挖掘的知识管理平台提取知识，最后通过服务平台提供给用户。
1.2.3文档管理人才队伍的建设
传统的文档管理人员的职能是接受、保管、排序、借出、归档等基本职能，但是基于知识管理的文档管理模式中，更要重视知识的产出，重视资料背后隐藏的有价值的知识。这要求作为参与信息管理、知识管理的工作人员提高自己的素质与工作能力，掌握管理学和现代企业管理知识，熟悉企业业务流程，同时懂得利用科学技术提高自己的工作效率。
2大数据环境下国有企业文档管理面临的新挑战
2.1文档管理模式面临的新挑战
大数据时代意味着企业的数据量多而且结构化数据与非结构化数据并重。基于知识管理的企业文档管理模式重视知识管理、知识共享、知识创新。大数据到来，对知识管理的模式提出了新的要求。现有管理模式的收集视角狭隘，而在大数据背景下，文档机构的收藏应多元化发展，从广泛视角收集文档资料，更多关注一些复杂化、碎片化、底层化信息的收集。
2.2文档业务流程面临的新挑战
目前，我们从文档流程与数据流程两方面进行文档管理。我们注重文档的前端控制，但是只是对文档产生之前的文件做出简单鉴定与加工处理。这样的处理并没有减轻文档机构人员的工作量，而是加重了文档机构重复性鉴定与加工处理。文档资料的冗余性、复杂性导致了知识提取工作量繁重，提取知识不可靠性。所以对文档的前端控制来说，文档产生之前的文档鉴定方法与文档的标准化格式是非常必要的，选择正确的文档鉴定方法能快速辨别文档的价值，提高文档输入速度，而文档标准化格式处理是挖掘知识的基础。
2.3文档管理人才建设面临的新挑战
人才资源是企业文档管理的关键。传统的文档管理模式中，只要求工作人员有归档、收集资料、查询等基本知识，而随着电子化、网络化的推进，企业要求文档机构人员除了具备基本服务素养，还要懂得信息化技术。但是在大数据背景下的企业文档管理，这些素养还远远不够，文档工作人员不仅要懂得现代企业管理理论，熟悉企业业务流程，还要具有数据处理能力，能够运用先进的技术提高工作能力与效率。工作人员要从数据的视角看待文档，以大数据理念推动文档的管理与服务。从管理层来看，要严格把关人才选拔；加快文档人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才。
2.4管理技术支持和服务面临的新挑战
技术是企业发展的生产力。在基于知识管理的企业文档管理模式中，技术是整个模式架构的基石。从整体来看，IT架构布局是整个知识管理平台的基础；从局部来看，数据挖掘技术是知识提取的核心技术，是整个企业文档管理的中心。整个文档管理的轴心是数据挖掘技术，所有的活动都围绕它开展。现有文档管理模式提供的是点对点的个性化服务。在大数据背景下，用户在竞争日益激烈的环境下需要更多的信息与知识才能做出好的决策，这对国有企业文档机构提供的服务提出了新的挑战。用户要求文档机构的服务响应速度更快，信息检索与查询更便捷，信息与知识的可理解性更强，并且能够提供全过程的信息服务。这要求文档机构在大数据背景下的个性化服务不仅提供用户所需要的信息，还要通过对用户需求进行分析，提供基于海量分布式资源的精细化知识组织输出，即实现“信息+解决方案”的一站式服务。
3基于知识管理的国有企业文档管理的优化途径
为了应对大数据时代的挑战，我们可从两个方面解决基于知识管理的文档管理的问题。
3.1基于知识管理的文档管理模式的改进文档
管理工作的开展需要两方面的支持。文档是企业的宝贵资源，促进企业的成长，所以知识管理需要管理层领导的支持。管理层要重视、关注企业文档管理工作，为文档管理配备必要资源，从大局出发，定时提出要求，及时给予工作指导。在人员配备方面，企业要选用有一定信息素养，掌握一定管理理论的工作人员，同时要具有数据处理能力。大数据技术能够解决企业文档的电子文档数据储存提供与调用速度慢的问题，所以企业的技术服务部必须从企业大局出发，全面建设企业信息化平台。从企业底层的网络IT架构到面向用户的信息平台，技术部的人员要提供一站式技术，为文档管理部门提供基础技术支持。另外，在面向用户的文档管理平台上，必须要对用户进行权限管理，防范企业泄密的风险。
3.2基于知识管理的文档管理业务流程再造
基于文档管理业务流程再造，是指我们在文档前端控制的时候，增加文档鉴定与文档格式标准化功能。在文档鉴定方面，采用徐拥军学者（2008年）的宏观鉴定论。它不再采用“时间、来源、职能、内容或用户”之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。这种宏观鉴定标准与方法可以对体积量大的文件进行批处理式的鉴定，提高鉴定速度，进而提高资料收集工作的效率。对于提高企业文档输入工作的效率问题，这就要求企业建立文档管理标准化体系。标准化体系分为两个层次：第一个是数据输入的标准化格式。标准化格式的电子文档数据提高了工作人员对数据输入的效率，同时也利于工作人员对海量标准化数据深层次的挖掘。第二个是企业文档管理流程的标准化。工作人员严格按照标准化流程办事，落实流程各个阶段的责任，防止文档泄密与丢失等其他突发事件。知识管理平台是企业档案管理的核心，它的前端是企业收集的文档经过标准化处理的数据，后端是面向用户的开放性信息平台。知识管理平台的核心是数据挖掘技术，数据挖掘技术是大数据时代的一种数据处理技术，它指从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程。数据挖掘技术善于发现文档海量信息中的精华，有利于有效的知识管理，是实现知识挖掘、知识共享、知识创新的途径与方法。
4结语
随着国有企业规模的增长，文档累计量越来越大，在一定程度上符合了大数据的数量大、多种类、高价值的特征。文章对基于知识管理的文档管理进行文档前段控制，筛选文档并对文档进行标准化处理，以便在知识管理平台上，通过数据挖掘技术，实现知识管理、知识共享与知识创新。
技术文档管理范文第6篇
无论是企业还是个人都离不开文档。企业的经营过程会产生文档，而个人在工作学习过程中也会产生文档。日积月累，文档数量越来越多，其管理就成为问题。特别是那些有一定规模的企业，文档管理的问题就更为突出。主要表现为: 想找的资料找不到，不知道在谁手里，也不知道找谁; 企业文档成了员工的个人资料，随着员工的离职而一去不复返; 安全性得不到保证，文档弄丢或者泄密时有发生。
文档管理正是为解决上述问题而提出的。尽管文档管理看似简单、功能也相对单一，但它对企业至关重要，尤其是涉及到企业核心资产的专利、图纸资料以及合同协议的管理时更是如此，一个安全、高效、好用的文档管理系统的确能为管理者带来事半功倍的效果。
事实上，文档管理也存在着非常大的市场需求。根据国外研究结构Forrester的相关调查，全球信息内容正以每年200%的速度增加，因此带动了内容管理市场的需求。IDC预测，2011年全球内容管理市场规模可达71.5亿美元。作为对这一需求的响应，市场上的多种软件都开始对文档管理提供支持，包括OA（办公自动化）、知识管理，甚至ERP、备份软件等都或多或少地提供了一些文档管理的功能。
“术业有专攻，与其他综合性的管理软件提供的文档管理功能模块相比，功能更单纯的文档管理系统有自己的优势。”北京互诚科技有限公司（以下称互诚科技）常务总裁徐斌告诉记者，“其优势主要体现在功能上更专业，也更易用，更能满足文档管理多样性需求。比如，文档的自动同步、智能搜索等在综合性的管理软件中就不多见。”
互诚科技是一家为企业提供企业信息管理解决方案的公司，维思（WiSS）文档管理系统是公司最重要的产品，它通过集中化的存储、分级授权访问以及智能化的查询帮助企业完成文档管理。其中的文档快车技术和智能化的搜索是其特色，也是很多综合性管理软件和同类管理软件所没有的。
所谓的文档快车指的是文档的同步由服务器完成。只要预先进行了简单的设置，用户本地电脑上文档修改过后，系统会自动地将其上传至存储服务器备份。而一旦有最新的版本，那些正在阅读旧版本的用户就会接到通知。而智能化的搜索是指系统引入的“知识匹配”搜索技术。譬如用户输入“财务”，维思会把“会计”、“财会”、“出纳”甚至“投资”、“理财”的文档呈现出来。这些技术的应用会给用户带来很大方便。
技术文档管理范文第7篇
关 键 词：项目管理文档控制 文档管理系统
中图分类号：C93文献标识码： A
1概述
随着国家经济实力的整体发展，以及国民生活水平的提高，大型工程建设项目在国家发展和人民日常生活中扮演的角色越来越重要，项目文档是唯一一种可以完全表现这个过程各个细节部分的关键要素，项目中的所有环节都将通过项目文档来表现，同时项目文档也是项目整体最终的交付物之一。
本文将以项目文档控制三要素的互相配合为根本思路，来对项目文档管理系统应用进行论述。
2文档管理系统应用与需求分析
改善系统应用程度和应用水平，使得系统应用功能与文档控制工作程序相符，并且在应用性上得到最终使用者的肯定。
2.1大型工程建设项目文档管理三要素与六种联接关系
从目前国内工程项目文档控制工作经验来看，项目文档管理工作由三个关键要素组成，分别是文档控制工作程序、文档管理系统和文档管理专业工程师（人力资源），三要素具体含义如下：
（1）文档控制工作程序是指在大型工程建设项目中对文档流转、收发、储存、管理、利用、归档及销毁等动作起到管理与控制作用的工作顺序。
（2）文档管理系统是指通过日益先进的信息化手段来实现对大型工程建设项目文档管理工作的平台化管理。
（3）人力资源是作为一切工作的最终落实者，任何文档控制相关动作都是在最后由文档管理专业工程师来实现的，同时无论多先进的文档管理系统都是服务于项目文档控制相关人员。
（4）三要素关系叙述。
图1三要素关系图
Figure 1 The three element relationship graph
2.2文档管理需求分析
（1）文档管理系统需要参照一整套文档控制工作程序进行配置。
（2）文档管理系统需要参考用户的体验感和使用感进行应用和界面设计。
（3）文档管理系统需要按文件的属性与结构对文件进行分类和储存。
（4）文档管理系统需要解决在文档控制工作中需要大量人力物力的工作，以提高效率。
（5）文档管理系统需要注重对工作流程和关键点控制的优化，从而使得文档运转更加流畅。
3文档管理系统结构设计与业务逻辑
3.1文档管理系统结构
图2文档管理系统结构图
Figure 2 Document management system structure diagram
（1）操作系统
操作系统（OS）是用以支持文档管理系统的基础平台。
（2）关系数据库
关系数据库在文档管理系统中主要承担对文档和相关数据的储存和调配任务，重点在于对文档或非结构化数据本身的存储和其属性结构的存储，并以此作为基础来描述文档和数据间的关系，进行继承、虚拟合并等操作，也是文档管理系统的基础平台。
（3）业务逻辑层
业务逻辑层主要有三个功能模块，分别作用于不同环境。首先是DA对象模块，通过对关系数据库的管理实现内部对象、属性的调用；其次在业务逻辑层还存在WDK（Web Development Kit）语言环境模块，这个模块的主要功能是规定如何使用JavaScript、JSP、XML、CSS等语言环境；最后是Webtop基础功能模块，此模块是基于WDK成型的应用，功能包括：文档的迁入、迁出，文档编辑、版本控制和权限控制等。
（4）应用层
应用层是指对文档管理系统的功能进行具体应用的模块，这些模块包括：创建更新、版本控制、批量上传、文档查询、流程审核、直接、内部分发、报表工具等模块。
（5）安全保障系统
3.2文档管理系统数据结构
文档对象的属性和结构实际表明文档之间的关系，为便于文档的存储和查询，具体文档结构设计如下：
（1）文件结构
一般项目文件划分为五大类，即：参考类文件、管理类文件、技术类文件、供货商文件和交换类文件。
① 参考类文件：开始前已经存在的并对项目有支持作用的文件、项目要引用的相关文件和应遵循的相关标准等。例如：标准规范、文件模板等。
② 管理类文件：在项目执行过程中项目管理和控制岗位产生的与管理活动相关的文件。例如：进度控制等岗位产生的程序、计划、报告、合同、传真及会议纪要等文件。
③ 技术类文件：主要指设计文件（包括图纸目录等）、采购技术文件和施工技术文件。
④ 供货商文件：是指项目组内部成员与供货商之间传递的文件。
⑤ 交换类文件：一般指项目组织之间、项目管理岗位与专业之间、组织与管理岗位和专业之间交换文件的传送单和交换文件的实体两部分内容。
图3文件数据结构图
Figure 3 File date structure diagram
3.3文档管理系统功能模块
本文中对文档管理系统功能模块的叙述将按照功能相似的模块合并进行，为了能更好的诠释文档控制程序并且提高系统的应用性能，设计原则与思路将参照上文所叙述的文档管理系统需求分析中所得出的结论及相应原则。
（1）创建更新模块与批量上传模块
文档管理系统最基本的功能就是对文档的存储和流转控制，所以创建更新功能是作为最基本的功能存在，但是在实际的项目实施过程中，用户上传的可能是一批次文档，在这些文档中会按照一定的文件架结构存放，用户希望能够一次性将这些文件夹上传，同时上传多个文件。
（2）版本控制功能模块
在文档控制工作中，为保证项目文档版本有效管理，在版本控制模块添加文件的签入和签出功能，在一个文档被签出的过程中保证其他用户不能再对文档进行编辑和更新，在该用户对文档进行签入后重新设置文档的版本类型与版本编号，从而使得文档版本得到妥善的管理与控制。
（3）直接功能模块
在文档控制过程中，有一些文件需要进行直接，例如与项目管理部有关的项目管理类文件，以及与项目档案管理专业有关的档案管理制度类文件，在前期文件中也有许多需进行直接的文件，例如项目章程、项目可研、总体设计等，这些文件将会在公共文件夹下进行直接，从而对项目的整体情况和所有参加项目建设的人员和项目组进行统一的规定与影响。
（4）文档查询与订阅模块
在大型工程建设项目中各个岗位对不同类型文档关注程度是不一样的，例如项目经理需要实时关注项目各类计划书的更新内容和最终项目进度，这个例子说明一个问题，就是不同角色用户需要一个能够对文档进行关注功能，使得他们能够了解目标文档的最近更新，从而在工作上提高效率。这个功能在本设计中成为订阅功能，此外，文档管理系统还需要实现对文档的查询功能，以方便对文档的查询和信息获取，同时也能够使得文档控制人员查询文档的流向，以实现对文档的流转控制。
（5）内部分发、外部分发模块
在文档控制工作中，文件的分发工作占整体文档控制工作量的30%，可以说文档的分发是决定文档管理系统是否能够使文档对项目产生作用的关键因素，因为项目的实施最终会落实到人力资源上，文档快速及时准确的分发是保证文档时效性的重要手段，同时依照生成的文件传送单对文档分发进行留档与备案，以便在之后的过程中对文档分发的走向进行跟踪。
（6）流程审核模块
在大型工程建设项目文档控制工作中，文档流转流程是文档控制的关键要素，也是提高文档管理系统应用性的一个关键因子，对于某一类文档的流转流程的控制可以很好的对该类文档的流向和完成进度进行有效的控制。作为一个业务活动的示例，文档控制流程决定了文档控制发起的初始节点和过程节点，同时也定义了文档控制工作流的相关属性，例如执行人、执行时间及执行内容等，而在这个工作流程中，系统会规定相应的动作、任务和包，依据项目管理理论以及本系统的设计原理，在一个完成的文档控制工作流程中包含了若干了对文档的处理动作，在每个文档处理动作中又包含标定文档处理动作目的的任务，在每个任务之下包含了若干进行处理工作的工作包，这与项目管理学中的工作分解结构（WBS）相似。以上为文档管理系统流程审核功能模块的实现方式，但是从根本讲，所有的文档管理系统的流程审核是必须依照文档控制程序中所规定的相应流程来进行配置和设置的。
4结语
在文档管理领域结合项目的特点和管理模式，秉承“管理即服务，实现有效利用”的宗旨，积极探索和创新文档的管理理念和方法，确保项目文档信息资源的集成和共享，从而在整体上实现了改善文档管理系统的应用效果，促进项目文档管理系统应用与推广的功能，同时起到大幅度提高项目管理水平、节约成本资源、保证项目顺利实施的作用。
参考文献：[1] 熊雨前. ISO19005文档管理标准介绍[M].信息与技术标准化,2010 [2] 李军. 工程项目文档控制分析[M]. 中国档案, 2010 [3] 孟祥杰等. 基于Web的工程技术档案管理系统设计[M].计算机光盘软件与应用 [4] 中国建设监理协会. 工程建设信息管理[M]. 中国建设工业出版社, 2010
[作者简介]刘 静，中电投电力工程有限公司烟台分公司，山东 海阳 265100
技术文档管理范文第8篇
关键词：数据库技术；文档管理；应用
中图分类号：TP311.13 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 19-0000-02
1 文档的存贮方式分析
绝大多数企业都已经建立了局域网，而且有相当一部分企业布置了基于局域网和互联网的信息管理系统，目前大部分数据库管理系统采用的都是B/S和C/S相结合的架构，数据库是信息管理系统的核心，这些数据库不仅仅能够支持各种类型的数据，比如多媒体、TXT以及字符串等，还能够存贮各种文档数据，比如基于OFFICE软件的文档。在目前信息管理系统中，文档的存贮主要有两种方式，其一就是以文件的形式存放在硬盘中，而数据库仅仅通过指针指向这些文档的正确存贮位置。另一种就是这些文档资料以二进制的形式存贮在数据中，这两种文档存贮方式各有优缺点，对于第一种指针存贮方式，文档资料的安全性能就没有办法保证，数据维护相对麻烦，但是编写应用程序时，则相对简单；而对于第二种文档的存贮形式，文档的安全性有了保障，但是在编写应用程序时，则相对麻烦，同时也会占据数据库的大量空间。但是随着计算机技术的发展，磁盘已经达到了T级别（1000G），数据库空间已经不成为应用瓶颈，对于企业来说，提升文档管理的便捷性以及安全性显然更加重要，因此现在很多文档管理系统采用的文档存贮方式都选择了第二种。
2 企业对文档的应用特点分析
在企业对机密文档的管理主要有特定的部门进行统一管理，主要包括对文档的创建、查看、修改、审批以及权限控制和删除等操作，实际上这就是文档管理的权限问题，这些不同的权限往往结合不同部门、不同员工职务进行相应的设置。在文档使用的角度上，目前基于数据库技术的文档管理系统主要包括两个功能。
其一是对文档操作的功能，操作包括创建、修改、审批以及删除等不同的操作，对于这部分的功能需求主要体现在安全高、交互性强、能够对大量数据进行处理。其特点使用范围相对小，因为拥有更高权限的操作的用户数毕竟越来越少。对于这部分的功能模块可以采用C/S架构。
其二就是文档的浏览功能，这个功能的特点主要有使用范围比较广，对于安全性和交互要求不高，因为只需要查看这些文档，而不会对这些文档进行操作，如果针对这个功能模块也使用C/S架构，那么就会增加软件投入的硬件成本，此时可以采用基于WEB方式的B/S系统将会更加合适。
3 基于数据库的文档管理系统的实现原理
3.1 文档在数据库中的存贮
文档类型在数据库中通常被认为是二进制数据块，也即是BLOGS，在ORACLE数据库管理系统里是LONG RAW数据类型，在SQLSERVER中，主要包括Binary， Varbinary 和Image存贮BLOGS二进制大对象，其中Binary存贮的对象是有固定长度的二进制数据，最大字节数不能够超过8kb，Varbinary是一种可以变化伸缩的二进制数据，其中image也是可以存贮0到2G的二级制数据，而数据文档大小是变化的，基本上都会超过8kb，因此目前在SQLSERVER数据库系统中，一般采用image类型来存贮二进制大对象。在数据库设计中，为了避免大量的数据冗余，往往采用两个表格来存贮文档，一个表单（table）的主要字段包括文档标题、关键词、创建人、创建时间等信息，另一个表单则包括关键词和文档内容等，这两个表通过关键词外链，通过这种方式显然能够提升数据的读取效率，以及降低数据的冗余。
3.2 文档管理系统功能的实现
文档管理系统功能主要包括文档操作和文档浏览两个模块，下面就针对这两个模块的功能实现进行分析，其一是文档操作模块，这是通过C/S架构的应用程序实现的，操作的功能主要包括删除、更新、添加以及修改操作，这个实现技术的难点就在于如何对数据库中的大字段进行快速高效的执行，目前VC++开发软件中自带的MFC库里就有CLongBinary 和CByteArray这两个对象，这两个对象的操作相对复杂且不能够提升数据库的执行效率；其二就是文档浏览模块的实现，这主要通过WEB方式进行浏览，这能够让在企业局域网内的用户甚至基于互联网的用户也能够非常方面的查看文档内容，同时还能够通过FTP服务器下载文档资料。基于C/S和B/S架构能够综合这两种架构的优势，既能够保证数据的安全性，还能够有效的利用企业内部计算机的资源，保证了复杂功能的交互，又能够保证执行的效率。
4 文档数据库应用的关键技术分析
4.1 ADO技术
ADO实际上是一种应用程序和数据库连接的一种对象模型接口，通过对存储不同的信息员进行统一的访问，主要对象有connection以及command和数据库的造作，这些不同的对象在数据库操作中分担不同的任务，connection主要负责和数据库的链接。Command则主要担任对数据源的执行指定的命令，而recordset则是代表的基本表或者执行命令结果的数据集，stream对象则主要包括二级制数据和文本流。
4.2 stream对象
这实际上是文档管理的核心技术，stream对象主要包括两个部分，一个是stream对象的方法，另一个则是stream对象的属性，其中方法主要包括open、LoadFromFile、SaveToFile、Read、Write以及Close，这基本上包括了对整个数据库中的文档资料进行各种的操作，而且每一种方法还有相应的参数，来提升数据库操作的针对性；stream对象另一个关键部分就是属性，主要包括TYPE属性和SIZE属性，
4.3 核心技术的应用
通过ADO技术以及相关的各种方法和属性就能够有效的实现对数据库的操作，同时结合应用软件来完成对文档操作和文档浏览这两个核心功能。目前文档管理已经成为企业信息管理系统不可或缺的一部分，而且基本上采用了C/S和B/S架构相结合的方式，实现了企业内部对文档的安全高效的管理，以及权限的设置，另外还能够通过文档管理系统实现了基于互联网的文档浏览和查看，有效的提升了企业信息传递的速度和管理效率，而且随着关键技术的不断发展，计算机性能和网络带宽的增加，文档分享和基于FTP的上传和下载速度也会越来越快。实际上企业对文档管理系统的需求，也同时促进了数据库技术的发展。
5 总结
本文通过分析当前基于文档管理的数据库技术在企业的应用，探讨了目前文档管理系统中使用到的核心数据库技术ADO以及基于二级制Steam对象，并且结合C/S和B/S的优点来分析采用这两种架构编写文档管理系统的好处。以及分析了文档管理系统在企业上的一些应用。
参考文献
[1]李建红.企业级文档管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2006.
[2]王井阳，张晓明，秦敏.在VC中利用ADO技术操作数据库中的BLOB数据[J].计算机应用研究，2004，10.
[3]曹维芳.基于Web的教务管理系统的设计与实现[D].天津师范大学，2007.
技术文档管理范文第9篇
关键字：办公自动化；电子文档；管理；措施
1 前言
随着信息时代的到来，人们在接收和处理信息的过程中，更多地应用了电子文档的方式。在办公领域中，办公自动化系统投入使用之后，一方面能够大大提高办公的效率和准确程度，另一方面也给电子文档的管理提出了新的挑战。现阶段，我国在电子文档管理方面还有不少弊端，需要进一步优化。
2 办公自动化下的电子文档管理分析
2.1 办公自动化与电子文档管理
电子文档在一定意义上可以理解为办公自动化的附属产物，是指在办公自动化和信息化中产生的各种具有特定意义的电子文件。它们主要是作为档案进行管理的。纵观其发展趋势，办公自动化主要包含以下两种系统：计算机信息处理系统和网络通信系统。随着计算机技术的飞速发展，办公自动化产生了根本性的转变。原有的纸质文档越来越多地被电子文档所代替，文件的形态和存储方式也发生较大改变。由此看来，在办公自动化的大背景下，如何有效地提升电子文档的管理水平，是当前研究的重要课题。
2.2 办公自动化下的电子文档管理存在的问题
（1）电子文档管理人员专业水平不高
从事电子文档建设和管理的工作人员不仅具备较高档案管理技能，同时需要具备一定的计算机及网络技术。现实中，从事电子文档管理的人员多数并不是档案管理相关专业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是多数人对计算机技术仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设电子文档管理系统的过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入，造成电子文档管理信息化水平不高。
（2）电子文档建设制度不够完善
电子文档管理属于档案管理的一部分。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》早已颁布并实施。但是，落实不足，也没有相应的电子文档管理细则以供参考。因此，多数单位内部并没有形成一套完整的制度体系。在没有具体实施细则指导的前提下，电子文档建设长期停步不前。多数电子文档信息化建设仅停留在计划设想中，并没有落实在具体的实践中。
（3）电子文档管理的安全患
电子文档的产生和使用过程离不开网络技术和计算机技术的协助，所以电子文档的管理对于办公自动化系统的软硬件设备的依赖程度较高。这就给电子文档的管理环境提出了新的要求，要求办公自动化系统具有较高的网络稳定性和硬件设备稳定性。分析发现，现阶段我国办公自动化条件下的电子文档管理安全性存在较大的漏洞，主要包括以下几个方面：黑客攻击、病毒入侵、人为错误操作等，稍不留意就可能造成电子文档被篡改或者删除。由此可见，如何在网络化办公的环境下保证电子文档的安全性是电子文档管理的又一大难题。
3 提升办公自动化下的电子文档管理水平
3.1 制定电子文档管理的制度
现阶段，办公自动化条件下的电子文档管理是企事业单位文件管理的主要内容。随着社会和经济的发展，电子文档的数目越来越多。原始的人工管理和纸质文件已经不能满足海量数据的管理要求。各单位迫切需要对电子档案进行统一、规范的管理。电子文档的管理制度应该贯穿电子文档整个“生命周期”，从产生到使用，直至最后被销毁的全过程。在管理制度中，应注明电子文档整理的时间节点、文件类型和归档的范围等，同时对于使用权限和安全防护措施制定详细的操作守则，尽可能保证电子文档的真实性和有效性。
一般来说，制定电子文档管理的规章，可以从以下几个方面入手：首先，明确电子文件的地位和作用，为电子文档管理配备专用的软硬件设施；其次，档案管理部门应逐步完善和制定对电子文档的全过程管理的制度。在日常电子文档管理时，做到有章可循、有法可依，使电子文档的管理达到规范化、标准化、制度化。最后，成立专门的电子文档管理的部门，培养一批具备过硬专业素质的管理专业人员，对于电子文档进行专门的监督和管理。
3.2 加强电子文档的安全防护
电子文档的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制电子文档信息的访问权限；其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接；再次，安装必要的杀毒软件并进行定期升级；最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体实施上，就是制定详细的档案管理规章制度和惩罚措施，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。
3.3 建设实用的办公自动化系统
在信息化时代，办公自动化管理软件如雨后春笋般涌现。市场销售的办公自动化控制软件品类繁多，质量参差不齐。在选用时，一定要结合本部门行业特点和本单位的电子文档的特点，选择一款适合的软件。由于办公自动化条件下的电子文档管理具有数字化、信息化、一体化等特点，需要在电子信息部门、档案管理部门和电子文档使用部门的协商下，共同完成系统的安装与调试。尤为重要的是针对可能出现的安全问题，未雨绸缪，及早制定安全管理预案，将电子文档从生成、使用直至销毁的全过程纳入到安全管理之中。
4 结语
对文档的高效管理是现代社会中办公管理追求的目标。如何在办公自动化的条件下，完成对电子文档的快捷高效管理是亟待解决的问题之一。本文的研究对于该问题的解决具有一定的积极意义。
参考文献
[1]林曲虹. 加强办公自动化条件下电子文档管理的几点思考[J]. 黑龙江档案，2012，（03）：110.
[2]张俊平. 办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析[J]. 科技信息（科学教研），2008，（02）：51-52.
作者简介
技术文档管理范文第10篇
关键词：知识管理；档案管理；管理模式
一、前言
F如今，国家大力号召“大众创业，万众创新”，这给社会经济的持续健康发展指明了方向，也对企业各方面管理水平提出了更高的要求。在此大背景下，本文以企业知识管理为出发点，以企业文档管理为落脚点，通过整理分析，从知识管理的视角提出构建企业文档管理模式的看法，希望能为企业文档管理的后续深入研究提供参考意见。
二、知识管理与文档管理的区别
关于知识管理的定义，目前国内认同度较高的是邱均平教授的狭义/广义知识管理论，狭义知识管理主要围绕知识产生、存储、转化、共享与应用对知识本身进行管理，广义知识管理除对知识本身管理外，还对知识相关资源进行管理。而文档管理，通常指文件档案，包括报表、账单、图片等各种信息载体和模式的归档管理工作，功能覆盖内容采集、加工、存储、检索和分析等。现就知识管理和文档管理存在的区别分析如下。
（一）管理目的不同。企业对文档进行管理，主要目的在于完整、系统、安全地保留企业在生产经营活动中所产生的一切有价值的信息，并分门别类的储存，做到日后有据可查，有源可塑。而企业知识管理的主要目的是提炼、挖掘企业已知的显性知识和未知的隐性知识，通过整合、分享、更新等方式，提升企业员工的创造力和企业的创新水平。
（二）管理内容不同。文档管理的内容是文档，确切地说是指有价值的记录，这些记录是真实发生、确定存在的；知识管理的内容是知识，包括显性的和隐性的，这些知识来源于企业的各个部门和各位员工，需要企业进行收集、汇总、分析和运用。
（三）管理方式不同。文档管理的方式主要包括文档规范组卷、文档信息著录、文档实体排架与文档的入库与储存，实现从记录到案卷的全周期管理；知识管理的方式主要是靠多种知识挖掘手段获取现有的或潜在的知识、并通过知识汇编、编演等方式实现知识的转化、应用和保护，期间需要企业组织、企业绩效以及信息系统等手段的支撑。
三、知识管理思路对于企业文档管理的意义
（一）重新定义文档管理的本质。档案的本质属性之一是内容的原始性，当前信息社会，人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性，更多的是对于利用档案中所记载的信息内容，和信息属性要求逐渐提高。传统的文档管理的本质是对文档实体的全周期管理，引入知识管理的思路后，文档管理的对象除了实体，更重要的是知识信息元，通过对信息元的挖掘、整合、加工和处理，建立知识共享平台，使枯燥的文档变成了生动的知识，重新定义了企业的文档管理工作，有利于企业转变思路，紧跟潮流，存储并创造更大的社会财富。
（二）拓展文档管理的外延。随着知识管理理论的逐步推广，企业文档的知识管理也逐渐成为文档工作的新方向。企业文档管理人员对知识管理认识的越深刻，对知识的管理手段、挖掘技巧和共享方式掌握得越熟练，对文档管理的范围看得更透彻、更长远，则文档管理的水平会更加优化。从知识管理的视角对企业文档资源进行有效整合，构建科学的管理体系，实现了企业文档资源的价值最大化，拓展了文档管理的外延，提升了企业综合竞争力。
四、知识管理思路如何提升文档管理业务
（一）建立系统的文档管理制度。无以规矩不成方圆，科学的文档管理体系有利于文档工作的规范开展。因此，企业有必要在档案法以及行业标准的规范指导下，结合企业自身特点，建立一套完整、有效的管理制度。从政策法规、行业强制标准、企业管理制度、业务工作细则等不同层级出发，构建自上而下、逻辑严密的管理制度，将企业日常活动零散的知识进行汇总、整合，固化到企业工作流程中，有利于文档管理水平的提升。
（二）构建文档数据库。首先，要对所有文档纸质资源进行数字化，通过扫描及OCR识别技术把纸质文档转化为数字资源。其次，将数字资源按照一定的编码规则标准化，并以用户需求为导向，按照科学方式提取每份数字资源的关键信息，对文档的知识信息和元数据进行加工，丰富著录信息，提高查全率和查准率。最后，按照文档管理体系和技术要求，分析文档信息系统需求和技术规范，开发维护文档数据库，供企业员工查询利用。
（三）开发文档知识利用分享平台。除了数据库系统，企业还应该开发内部的文档知识利用分享平台，让所有员工有正式的渠道进行文档的利用，受理用户的服务利用需求，根据用户角色权限和利用文档密级采用合适的申请与审批流程，满足员工借阅文档和了解知识信息的需求。另一方面，为员工分享各自业务领域所产生的知识、经验总结等提供途径，满足经验和知识复用的目的。
五、结束语
企业文档管理的发展阶段经历了从实体管理、信息管理到知识管理，不同的发展阶段有着不同的工作重点。在知识经济时代下，社会大背景正要求企业文档管理工作的深化改革。因此，笔者分析了知识管理思路对企业文档管理工作的意义和实施措施，提出了从知识管理视角构建企业文档管理模式，相信随着企业知识管理意识的深入，企业的文档管理工作也能逐步推进，争取早日构建出一套完整、系统、科学地企业文档管理模式。
参考文献：
[1]邱均平.段宇锋.论知识管理与竞争情报[J].图书情报工作，2000（04）.
[2]任越，曹玉.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯，2012（5）.