技术文档管理范文

技术文档管理范文第1篇

【 关键词 】 ActiveX Automation 技术；图文档管理；PLM

Application of the ActiveX Automation Technology of EDM in PLM

Hou En-guang Kong Yan-yan

(Min Xi Vocation & Technical College FujianLongyan 364021)

【 Abstract 】 To meet the demand of EDM in PLM, the paper introduces the principle of EDM. By using ActiveX Automation technology, 3D graphics browser is achieved in EDM, which solves dynamic display problem of three-dimensional CAD in PLM. The result of practice shows that this technology is highly value in EDM.

【 Keywords 】 activeX automation technology;electronic data management (EDM);PLM

0 引言

长期以来，PLM的图文档管理系统主要是以文字、图片为主，产品三维模型为辅。如何突破这一障碍，已成为当前研究的重要问题。随着PLM系统和三维CAD软件在企业中的应用越来越广。因此，分析和研究三维CAD模型在图文档管理中的浏览技术，对完善图文档管理系统和提升企业工作效率具有重要的作用。

1 ActiveX Automation技术简介

ActiveX是实现不同语言开发的软件组件和网络环境下能够相互操作的一组软件技术和软件方法的总称。它是以组件对象模型COM为基础，组件对象模型COM是一个Windows规范，是一个建立组件以及通过组件架构应用程序的规范。COM客户通过一个指向虚拟函数表地址的指针来访问COM组件，以实现所期望的应用。

ActiveX Automation由OLE自动化技术扩充、复合而来，它是ActiveX为Windows用户和程序员提供一个技术标准的重要技术，使应用程序之间能够通过数据嵌入或链接的方式来共享数据，在Windows系统的统一管理下进行协调，让这些应用程序以一定的流程相互沟通，相互控制，即一个程序暴露其可用对象，另一个程序控制这些对象，设置属性、调用方法，从而实现某种功能，完成所要求的动作。也就是说，ActiveX Automation能使一个自动化服务器把自动化对象开放给一个自动化控制器，使得自动化控制器可以通过编程来驱动控制这个自动化服务器。ActiveX Automation代码在客户程序上运行，代码所要求的动作由服务器程序执行。

2 图文档管理的原理

PLM图文档是指产品设计与分析数据、产品模型数据、产品图形数据、专家知识与推理规则以及产品的加工数据，通过管理全局惟一的图文档记录以及与图文档记录惟一对应的物理文档来实现。在系统中，将所有的数据分为两部分，一部分为元数据，保存在数据库中；另一部分是扩展数据，保存在电子仓库中；对图文档的操作主要是：浏览、修改、删除、打印等。如图1所示。

3 ActiveX Automation技术在PLM图文档管理中的应用

下面以Solidworks的三维模型浏览为例来说明ActiveX Automation在PLM图文档管理的应用。

3.1 SolidWorks API对象模型概述

SolidWorks API是SolidWorks基于ActiveX Automation的应用编程接口，利用SolidWorks API可以方便地设计具有Windwos风格的与SolidWorks集成的应用程序。SolidWorks API各个对象之间的相互关系，如图2所示。

SolidWorks应用程序对象SldWorks是所有调用SolidWorks API功能的最顶层，要调用SolidWorks API的其它功能，必须先调用此对象。SldWorks对象还包括.NewDocument(templateName，paperSize，width，height)新建文档、.SolidWorksExplorer（）启动SolidWorksExplorer、

.OpenDoc6（filename，type， options，configuration，&Errors，&Warnings）打开文件、.CreateNewWindow（）在SolidWorks环境中创建新的设计窗口、.ActiveDoc2（name，silent，&errors）激活规定的文档、.CloseDoc（Name）关闭规定的文档等属性和方法。

通过该对象的这些属性和方法，可以实现应用程序最基本的操作，如生成、打开、关闭、结束文件、设置当前的激活文件等。

3.2 SolidWorks工作环境对象

SolidWorks工作环境对象处于SolidWorks API对象的第二层，同样它也具有相关的属性和方法。在SolidWorks中，工作环境对象由三种文档类型组成：零件、装配体和工程图。每种文件都有它自己的API对象（PartDoc、Assemblydoc和Drawingdoc）及相关的一套功能。

工作文档对象来源于当前活动对象（ModelDoc），所以他们可以访问当前活动对象（ModelDoc）的所有功能。为了把工作文档对象与当前活动对象（ModelDoc）进行连接，工作文档对象常用的属性和方法，如表1。

3.3 SolidWorks三维模型浏览技术

为了实现动态的图形浏览技术，要在系统的方案解决资源管理器中，引入SolidWorks的动态连接库“sdm.dll”，通过调用该连接库，可以实现动态浏览图片。

4 结束语

本文针对现有的图文档管理系统的局限，简述了ActiveX Automation技术，并应用该技术在PLM图文档管理系统中实现了Solidworks三维模型的显示和模型信息的动态更新，对于提高企业产品信息管理的方便性、准确性具有重要的意义。

参考文献

[1] 陆天驰.面向产品全生命周期的文档管理技术[J].中国制造业信息化,2010(8):1-3.

[2] 孔艳艳.面向协同设计的PLM项目管理[D].成都:西华大学,2010.

[3] 侯恩光.基于的远程气动元件设计系统[J].机械,2008:38-40.

作者简介：

技术文档管理范文第2篇

【关键词】文档管理;管理系统;技术

Abstract：This system is document management system for SMEs to satisfy the urgent need of the document management automation and information technology.Information technology is tool of the implementation of knowledge management.But the knowledge management based on information technology must carry through for knowledge of electronic documents， and then go on to do the effective management.So the document management system based on knowledge management is with practical significance. The document management system is based on technique， its background language is C#.The database sever is SQL Server， only a few parts of system configuration is xml document memory.The system implement basic function of document management， which includes catalog management， document management， authority management， recycle Bin management and inquiring about document and so on.

Key words：Document Management;Management System; Technique

1.引言

目前，还有一些机关、企事业单位的文档管理仍停留在基于纸介质的手工处理阶段，手工处理文书档案有许多缺点，如档案堆积较多、重复劳动的工作多、分类管理困难、查询困难、利用率低，这些缺点在文件流量越大的时候体现得越明显。另外，纸介质的文档，保存的时候容易受环境因素的影响，保存期限很受限制。因此，在企业信息化建设中，文档管理的电子化是一项比较基本和典型的需求。企业文档管理的电子化，有助于文档的长期保存，也方便使用者的查询。此外，电子文档的集中管理，有助于保障文档的安全性。企业的业务往来中存在着大量的文档信息，这些信息种类不一，管理混乱，查询困难，造成了企业工作效率的低下，也浪费了大量的人力、物力资源。而现有的文档管理系统市场价格较高，对硬件支撑环境亦有着较高要求，使得中小企业无法承受高昂的使用成本。

面对这样的现状，将论文内容定为开发适合中小企业的文档管理系统，以满足中小企业文档管理自动化、信息化的迫切需求。信息技术是企业实施知识管理的利器。而基于信息技术的知识管理， 首先必须对知识进行电子文档化，继而进行有效的管理。因此，开发基于知识管理要求的企业文档管理系统具有现实意义。

2.系统分析

2.1 需求分析

经过调查和分析，本系统应包括如下功能：

（1）将企业文档进行分类，按照树形结构进行目录管理。

（2）根据目录划分将文件存放在合适的位置，并以附件的形式存储相关文件。

（3）对目录和文件进行权限管理，保障文档的安全性。

（4）提供回收站机制，文档或文件夹删除后先存放在回收站，对于回收站内的文件或文件夹可进行还原或彻底删除操作。具有系统管理权限的用户才可以进行回收管理。

（5）提供包括全文检索在内的多种文件检索方式。

（6）具有系统管理权限的用户可以进行系统维护。系统维护功能包括组维护、用户维护和静态数据维护。

（7）用户可修改个人登录密码。

2.2 可行性分析

（1）技术可行性分析

使用时下流行的 4.0技术，基于强大的.NET框架，能够实现各种当今流行的功能和模块。由于B/S模式的先进性，一般用户的PC和操作系统只需要有浏览器就可以运行。由于SQL Server 2008具有很高的性价比，而且可满足编程要求，因此采用其作为本系统数据库开发工具。

（2）经济可行性分析

本系统使用B/S模式，对客户机的要求不高，节约了运行成本。硬件购置费，如计算机及相关设备的购置，不间断电源、空调器等购置费;软件购置费，如操作系统软件、数据库系统软件和其他应用软件的购置费;人工费，主要是开发人员、操作人员、管理人员的工资福利费等。

3.总体设计

3.1 系统总体功能模块设计

根据业务处理分类和工作流程，此文档管理系统包括目录管理、系统管理、文件管理、文件搜索四个功能模块。系统的功能模块框图如图1所示。

图1 文档管理系统功能模块框图

3.2 系统开发环境

系统开发平台：Microsoft Visual Studio .NET 2010

系统开发语言：C# 4.0

数据库管理系统软件：SQL Server 2008

运行平台：Windows 7

运行环境： Framework 4.0

分辨率：最佳效果 1024×768像素

文档管理系统后台数据库使用Microsoft SQL Server 2008，其提供高性能的企业级数据库开发平台，满足了数据一致性、完整性及安全性上的要求;开发工具采用Microsoft公司的Visual 2010，可与SQL Server 2008数据库完美衔接。

4.详细设计

4.1 数据库设计

根据对业务流程的分析，设计出系统中包含的表：

（1）文件基本信息表。

（2）文件权限信息表。

（3）文件附件信息表。

（4）目录基本信息表。

（5）目录权限信息表。

（6）文件类型表。

（7）组基本信息表。

（8）用户基本信息表。

4.2 代码设计

系统的主要代码：

目录信息删除

flag = FolderInfo.RecycleFolder （id，usr.UserID） ;

if（！FileCtrl.HasAdminCtrl（usr.UserID，usr.GroupID，id））

CommHandler.Alert（Page，”对不起，您没有权限删除此文件！”） ;

flag = DocFileInfo.RecycleFile （id，usr.UserID） ;

CommHandler.Alert（Page，”删除成功！”） ;

数据访问

If（Connection.state！=connectionstate.open）

{Connection.open（）;}

SqlDataAdapter da=new SqlDataAdapter （command）;

DataTable dt=new DataTable（）;

Try{da.Fill（dt）;}

Catch（exception e）

{string msg=e.Message;

Trace.write（”filldatatable”，”error”， commandtext+”|”+msg）;}

Command.parameters.clear（）;

添加文件信息

Insert into Doc_FileInfo（folderid，filename，type，keyword，note，crdt，userid，status）

Values（@folderid， @filename，@ type，@ keyword，@note，getDate（），@userid，’0’）

Declare @fileid int

Set @fileID=@@Identity

Exec doc_filectrl_add @fileid， null，”1”，”1”，”0”，”0”

Exec doc_filectrl_add @fileid，@userid，null，”1”，”1”，”0”，”0”

Return @fileid

5.结论

该系统主要对目录管理、系统管理、文件管理、文件搜索等功能进行动态管理，使企业的文档管理更加现代化和规范化，从而提高了工作效率，降低了文档管理成本，节约了资金，为企业全面实行信息化管理奠定了坚实的基础。

参考文献

[1]吴梅.电力企业文档一体化管理探讨[J].低碳世界， 2014，08.

[2]毛世静.浅谈文档一体化管理的对策.[J].办公室业务，2014，08.

技术文档管理范文第3篇

1 文档管理的方式

在项目实施过程中，由于项目实施的复杂性，多方人员参加以及时间跨度长等因素，所以有关需求、建议、解决方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。这些文档伴随着项目实施的各个阶段逐渐充实、完善；与此同时，它们亦记载跟踪了整个实施的过程和成果。因此，在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到预期的目的。

1.1文档模板的管理

面对项目中需要建立的各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中应建立一套文档的模板。

在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。

在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个链接，让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理

1.2文档目录的管理

为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。

在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化；如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。

2 项目技术文档范围

2.1项目立项申请、可行性研究报告、项目批复等立项依据性文件；施工、质检、监理、中间交接、竣工验收 、试运行等。

2.2基础检测报告、发电机转子探伤报告、制造厂（运行厂）调研报告。

2.3设备招标、设计招标、施工招标、工程监理招标文件。

2.4施工图设计文件、图纸审核会签资料。

2.5工程概算书、施工预算表、工程竣工决算、固定资产清单及明细表。

2.6工程监理合同、工程监理规划及实施细则。

2.7施工组织设计、施工前技术交底、施工计划、施工方案、施工工艺措施。

2.8设计变更、工程更改洽商单、通知单。

2.9原材料检验报告、原材料出厂技术文件、产品合格证。

2.10设备安装记录。

3 项目技术文档的要求：

3.1项目技术文档必须完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明。

3.2竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证。

3.3凡按图施工，在施工过程中没有变动的工程，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后，即可作为竣工图。

3.4凡有一般性图纸变更的符合设计或规范要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。

3.5施工中有一般性设计变更时，能在原施工图上修改的，由施工单位在原施工图上注明修改部分与修改依据和说明，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。

3.6凡有结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变等重大变更及图幅变更面积超过10%，应重新绘制竣工图。

3.7所有设计变更文件中的变更内容，必须不遗漏地在竣工图中全面反映，即每项变更内容，不但要在文件所指的竣工图上反映,而且要在所有涉及到的相关联的每张竣工图上反映。

3.8实施过程中的图片、照片、录象等材料，以及项目实施过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明。同时，要详细地填写档案资料登记表。

4 各方的通用职责

4.1工程各参建单位填写的工程档案应以工程合同、设计文件、工程质量验收标准、施工及验收规范等为依据。

4.2工程档案应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

4.3工程档案进行分级管理，各单位技术负责人负责本单位工程档案的全过程组织工作，工程档案的收集、整理和审核工作由各单位档案管理员负责。

4.4对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚。

5 建设单位职责

5.1应加强对基建文件的管理工作，并设专人负责基建文件的收集、整理和归档工作。

5.2在与勘察、设计单位、监理单位、施工单位签订勘察、设计、监理、施工合同时，应对监理文件、施工文件和工程档案的编制责任、编制套数和移交期限做出明确规定。

5.3必须向参建的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设项目有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。

5.4负责在工程建设过程中对工程档案进行检查并签署意见。

5.5负责组织工程档案的编制工作，可委托总承包单位或监理单位组织该项工作；负责组织竣工图的绘制工作，可委托总承包单位或监理单位或设计单位具体执行。

5.6编制基建文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整基建文件归入地方城建档案部门及移交产权单位，保存期应与工程合理使用年限相同。

5.7应严格按照国家和地方有关城建档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的资料，建立、健全工程档案，并在建设项目竣工验收后，按规定及时向地方城建档案部门移交工程档案。

6 工程监理单位职责

6.1应加强监理资料的管理工作，并设专人负责监理文件的收集、整理和归档工作。

6.2监督检查工程文件的真实性、完整性和准确性。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件进行监督、检查。

6.3接收建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。

6.4在工程竣工验收后三个月内，由项目总监理工程师组织对监理档案进行整理、装订与归档。监理档案在归档前必须由项目总监理工程师审核。

6.5编制的监理文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整监理文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对监理档案的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

7 工程施工单位职责

7.1应加强施工文件的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理工作。建设项目的施工文件应设专人负责收集和整理。

7.2总承包单位负责汇总整理各分包单位编制的全部施工文件，分承包单位应各自负责对分承包范围内的施工文件进行收集和整理，各承包单位应对其施工文件的真实性和完整性负责。

7.3接受建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。

7.4按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕并移交建设单位进行工程竣工验收。

7.5负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

8 结语

技术文档管理范文第4篇

关键词：数字水印；电子文档；管理

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）02-0156-02

Abstract： Based on the analysis of the electronic document management requirements in the digital printing technology and its characteristics are briefly introduced， focusing on the role of the digital printing technology in the electronic document and the related technology to strengthen the idea of electronic document management， to ensure that the electronic document security management.

Key words： Digital watermarking； electronic document； management

1 电子文档管理要求

随着数字技术和互联网技术的快速发展，促使多媒体信息（办公文档、音频视频文件等）的交流日趋频繁。在电子文档应用的过程中，由于电子文档具有易流转、保存期限长、自动化程度高、使用方便的优点，极大地提高了办公时效，但计算机系统具有开放性、不稳定性、脆弱性的特点，必须保证其传输过程的完整性，才能确保其安全，因此电子文档使用管理问题就成为了人们关注的焦点。在这种形势下，电子文档的有关传递和安全使用就显得更为重要，将数字水印技术引入到电子文档保障中是一种有效的技术手段，可以很好的解决文档的完整性、真实性，实现电子文档的可查、可审，确保网络环境下电子信息安全。

2 数字水印技术

数字水印（Digital Watermark）技术是信息隐蔽技术的重要分支。它是把与内容相关或者不相关的信息（水印）嵌入到需要保护的内容当中，这种被嵌入的水印可以是一段文字、标识、序列号等，而且这种水印通常是不可见或不可察的，它与原始数据紧密结合并隐藏其中。通过这些隐藏在被保护内容中的信息，可以达到确认被保护内容是否完整，识别内容出处的目的，为电子文档保护提供有效的技术手段。

3 数字水印的特点

3.1 隐蔽性

隐蔽性是指攻击者利用视觉系统或听觉系统无法得知水印的存在及信息内容，而且也不会影响被保护数据的正常使用，不会造成被保护数据降质。

3.2 安全性

安全性是指将水印的信息隐藏于目标数据之中，而不是特定的某个位置，当原数据内容发生变化时，数字水印应随之发生变化，数字水印不能够进行篡改或伪造，具有较低的误检测率。

3.3 鲁棒性

鲁棒性是指数字水印经过各种的信号处理或者攻击之后，依然能够保持部分信息完整性，并且能被准确地识别出来。当内容发生改变时，水印信息也会随之发生变化，可以发现原始数据是否被篡改。

4 应用的关键技术

4.1数字水印技术

利用数据隐藏原理使标识信息不可见，既不损害原文件，又达到了电子文档保护和追踪审计的目的。脆弱性透明水印中的信息可以包含文档基本信息、文档创建者、属性、主要标识等一系列需要加入的信息，以达到验证数据的真实性、跟踪数据来源的目的，实现电子文档“全寿命”周期的可控、可查、可审。利用加密技术将水印信号成看似杂乱无章的二值序列，进行加密变换后存储，使水印信号得到很好的保护从而可在一定程度上防止对水印系统的攻击。

数字水印技术的基本原理如图1所示：

该技术使用的水印信号为有意义信号，即能够良好体现数据完整性的脆弱透明水印，利用加密技术，通过在电子文档上传前和下载时强制嵌入水印的方式，将审计信息嵌入到电子文档中，使用人员可对已添加水印的电子文档进行水印检测和提取，达到审计追踪的目的。

4.2 RC4加密技术

考虑到脆弱性透明水印具有安全性较弱、抗攻击性不足等缺陷，采取加密方法将水印信息处理成杂乱无章二值序列。即使攻击者从载体数据中获取水印数据，但得到的是没有任何意义的乱码，因此无法确定是否得到了真正的水印，从而在一定程度上确保水印系统的安全性。加密模块可移植性强，先采用RC4算法进行模拟加密，将水印信息加密为无序乱码。为了对水印信息进行更安全的加密保护，可以方便地移植采用各种经过认证的加密算法替代。

其模型如图2所示：

系统将水印明文信息经过f的非线性组合生成Zn。Zn与实际的明文信息Yn结合最后得到密文Cn。Cn再经过RC4算法加密生成水印信息，并将水印信息隐藏到文档中。

4.3 应用管理软件设计与部署

应用与之有关的算法与技术，开发应用管理软件系统，为每个安装应用软件系统的用户做出限定，不具权限的用户无法进行或使用该软件系统。同时，软件系统配发应用在一定区域范围内，系统外用户与系统内用户所产生的电子文档不能直接进行互转互看，实现电子文档的有效管理。

4.3.1 水印客户端

部署在用户计算机上，为计算机内电子文档注入唯一的、不可分离的电子标识，并通过设定对电子文档使用进行控制。

4.3.2 水印识别端

由电子文档管理单位掌握，主要用来对装有水印系统的计算机上保存、传递、打印的文档进行水印识别，根据识别出的相关信息来辨别信息的变更及真伪。

5 结束语

数字水印作为一种新型的信息安全技术，随着电子文档管理的不断完善， 数字水印必将成为电子文档保护解决方案中有效的保护技术手段之一，

从而推动电子信息资源健康发展，满足对电子信息的实时性和安全性要求，实现网络化条件下电子文档的正规化管理。

参考文献：

[1]侯振华，陈生津.脆弱性数字水印研究[J].计算机应用，2003，23（12）：106-108.

[2]肖海青，刘高崇.一种有效的脆弱型文本数字水印技术[J].计算机应用研究，2006，7（12）：178-180.

技术文档管理范文第5篇

关键词：信息化技术 文档管理 实训模式

中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）05（b）-0158-01

秘书文档管理课程是高等职业院校文秘专业的一门传统核心课程，旨在培养并提升学生的文档管理的职业技能，课程讲究理论教授与实训操作并重。如今随着现代信息化技术的发展和教学改革的推进，文档管理课程在理论讲授中早已融入了诸多信息化技术因素，例如多媒体应用，精美课件的制作，网络图文信息资料的搜集等，这些转变提升了授课内容的前瞻性和趣味性。与此同时，如何基于现代信息技术开发并完善课程实训也成为高职院校文秘教师关注的焦点和课程改革中的难点。基于该课程的教学现状、教育部的政策导向1以及个人的教学经历，本文拟从以下四个方面就基于现代信息技术的文档管理课程实训模式进行一些简要的探讨。

1 利用信息技术和网络共享平台，更新充实课程网站案例数据库

案例分析是一种传统的实训教学法，操作流程通常是教师提供案例，学生分析案例。这种传统实训方法虽然可有针对性地辅助巩固知识点，却不能充分调动学生的积极性，学生基本处于被动地位。如今信息技术的快速发展也为我们的传统实训方法带来了新的启示，实训时可鼓励学生利用计算机和网络广泛搜集甄选典型性案例，然后对典型案例进行综合分析与汇报，最终学生甄选的案例与其评析均上传至课程网站案例数据库。这种融入了信息化因素的实训任务，一方面能充分调动学生积极性，提高其对网络信息搜集处理能力，培养思维创新、团队合作、沟通等综合素质；另一方面搜集来的前沿性时效性强的专业案例不断充实本课程的案例数据库，提升了课程网站利用率，使案例分析这种传统实训方法焕发新的生机。

2 搜寻剪辑文档管理视频，引入情景讨论实训任务

从沟通角度来讲，以影像和声音为载体的信息沟通其效果比以文字为载体的要好很多。因此，在课程实训中设置以视频为依托的情景讨论任务能进一步提升教学效果。当然搜集和剪辑文档管理视频是非常关键的前期工作，专业教师需要以广阔的视野，敏锐的洞察力，多渠道搜寻与文档管理相关的视频，比如，学生的模拟情景表演的录像、历届国家秘书证考试用视频、利用会声会影、狸窝视频转换器等软件剪辑电影电视中的部分片段、新闻视频、专题片视频等等。在实训操作中，教师可仿效秘书证考试中视频分析的操作方法，将视频播放三遍，然后要求学生发现并分析视频存在的问题、汇总分析结果。这种以视频为依托的基于信息化技术处理后的情景讨论实训任务以其新颖、可视、直观的特点、吸引着学生的注意力，也激发着他们学习的兴趣和热情。

3 文书档案管理软件的搜集、对比与应用

现代信息技术的快速发展和快节奏的都市工作使很多文档管理软件被开发出来。这些软件的开发和使用无疑会提高目前企事业单位文秘人员的工作效率，但另一个方面由于开发软件的工作人员其文档管理知识的了解程度以及个人水平的不同，目前的文档管理软件可谓良莠不齐。因此，通过网络搜集、对比、试用和选择文档管理软件就是一个具有挑战性的实训任务，这种任务对于敢于挑战的90后学生们是十分有吸引力的。

文档管理软件的甄选完成后，紧接着的便是软件的试用，试用地点可设在计算机机房。学生根据老师提供的公文和档案资料，逐项利用文档管理软件进行录入和保存，这样可起到双向检测的作用，既检查学生对文档知识的掌握情况，也检测软件的适用性。例如本课程的实训任务收发文模拟演练便是采用这种方式完成的。

4 重视并引入电子文档归档步骤模拟演练

伴随信息技术和网络的迅猛发展，电子文档大量产生。电子文档通常指人们在社会活动中形成的、以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档的收集、整理、鉴定、保管、检索及提供利用对计算机系统和网络系统有很强的依赖性。在文档教学的实训环节中设置电子文档归档步骤模拟演练，可促使学生认知电子文档这种特殊档案的特点，还能提升信息处理速度和办公自动化水平，因此这种方式也不失为信息技术与课程实训相融合的一种尝试与探索。

现今文书与档案其载体、特征、形式方面都发生了巨大的变化，文档信息自动化处理也已是目前主流状态，因此，信息时代下的秘书文档管理课程必然要求与时俱进，要求基于信息化技术的开发并完善课程实训模式。当然这种探索也对教师和学生的知识结构、思维模式、创新意识等多方面也都提出了更高的要求，需要我们手脑并用、思维创新、师生共进。

参考文献

[1]闫冬.电子文档管理的现状、特点以及建议[J].长春教育学院学报，2009（3）：146-147.

[2]余厚洪.网络时代文档管理对象的变化与信息服务的深化[J].湖北档案，2009（12）：20-22.

技术文档管理范文第6篇

关键词：文档；版本管理；虚拟文件夹

中图分类号：TP391 文献标志码：A文章编号：1009-3044(2008)28-0251-02

Research and Application of Version-oriented Virtual Folder in Documents and Drawings Management

CHEN Yu-ru1, SUN Yi2

(1.China Mobile Group Zhejiang Co.,Ltd. Pingyang Branch, Wenzhou 325400, China;2.Zhejiang Institute of Mechanical & Electrical, Hangzhou 310053, China)

Abstract: The concept of version management oriented virtual folder was presented. The Documents were stored in the database, and were dominated by virtual folder, and were prevented from the virus. The version updating and restoring mechanism was provided. This technique has used on documents and drawings management.

Key words: document; version management; virtual folder

1 引言

文件是计算机的数据单元。对于计算机用户来讲，文件是至关重要的，因为在计算机上的所有操作结果都必须保存在文件中。用户在使用计算机的过程中，经常会遇到以下一系列的困扰。例如，用户写一篇文章，完成了初稿，在继续完善时，不想把初稿覆盖，因此得把初稿另存一个副本，这样随着时间的推移，副本会越来越多，给文件的管理带来不便。又如文件的保密功能，Windows操作系统中虽然可以设置登录密码，但别的用户仍然可以轻易地将硬盘上的数据读出，对于一机多用户的场合更是如此，不能保证文档的保密性。另外，在电脑病毒肆虐的今天，硬盘上的文件会轻易地被病毒感染，从而导致用户多日的劳动付诸东流。

那么怎么解决这些问题呢？本文提出面向版本管理的虚拟文件夹技术，将用户的重要文件保存到数据库中，采用模拟Windows文件夹的虚拟文件夹对这些文档以及它们的新旧版本进行管理，以使用户能象使用Windows资源管理器那样方便地访问、复制、更新和恢复这些文件。由于文件是经过加密后保存在数据库中的，用户只有使用自己的帐户和密码，才能够登录系统访问自己的资源，对于别的用户这些资源是不可见的，因此即使在一机多用户的情况下，仍然可以充分保证文件的保密性。同样，病毒程序也无法感染这些文件资源。

2 面向版本管理的虚拟文件夹技术

文件夹是保存文件和子文件夹的地方。文件夹系统的结构就象倒立的树，处于顶部的是根目录（树干），根目录下是子文件夹（树枝），子文件夹可以包含自身的子文件夹和文件。但Windows的文件是不具有版本的，进行复制操作时，如果发生同一文件夹下具有同名文件的状况，新的文件就会替换旧的文件，用户以后再也不能恢复原先的文件。

所谓虚拟文件夹，指在Windows的文件系统之外提供一个独立的文件系统，用来保存和管理用户的资料；所谓文档，是指具有多个历史版本的相关文件集合，其中文件一个是文档的当前版本，用户打开该文档，默认打开当前的文件版本，但随时可以查看各个历史版本文件，并可以将之激活为当前的版本，而原先的当前版本就退居为历史版本。虚拟文件夹技术的优点在于：1）虚拟文件夹是独立于Windows文件夹之外的，用户在Windows资源管理器中并不能找到这些文件，这样就实现了文件的保密功能，并杜绝了病毒感染的可能性；2）文档是基于版本的，一个文档可以包含任意多个文件版本，即保存了用户的编辑历史，对于用户而言，无需再将编辑历史保存为许多副本，多个版本只呈现为一个文档，管理起来要清晰简单地多，也可随时打开和恢复历史版本，避免了编辑历史的丢失。

图1是虚拟文件夹系统的结构。文件夹的结构与Windows文件系统类似，但其中的一个文档可以包含任意多个版本的文件。要实现虚拟文件夹和版本管理，需要多种技术的支持，如虚拟文件夹如何构建和保存，文件的入库和出库，文件操作、版本管理、文档恢复、文档的实时浏览等技术等，以下作一介绍。

2.1 虚拟文件夹构建和保存

本文采用数据库技术来实现虚拟文件夹。现在多数数据库管理系统提供了大二进制数据类型，可以保存最大到1G以上的数据，完全可以满足保存一般文件的要求。一个文件在数据库中体现为一条记录，其二进制数据就保存在一个数据类型为大二进制的字段中。文件系统结构树的实现，可以通过设置每个文件夹的父文件夹标识号来实现，在遍历结构树时，采用递归算法，可以访问所有的子文件夹和文档（如图2所示）。

2.2 文件的入库和出库

文件的入库是将文件的二进制数据从Windows文件夹中读出，并保存到数据库中的虚拟文件夹的指定节点。出库则把数据库中的当前文档版本的大二进制数据读出，写到Windows文件夹中用户指定的文件中。对于文件夹的出入库，则需要采用递归算法，以使指定文件夹中的子文件夹中的文件也能被读出。入库流程如图3所示。由于文档是采用版本管理的，因此该操作还可分为新文档的出入库和新版本的出入库。

2.3 文件操作技术

文件操作包括文件复制、剪切、粘贴、搜索和打开等。其中，文档的打开过程包括将文档导出为到Windows文件系统中的临时文件夹中，然后通过Automation服务器程序通知外部程序（如Word）打开该文档，由用户进行编辑，外部程序编辑完关闭后，同样通过Automation服务器程序通知虚拟文件夹管理系统对编辑完成的程序进行新版本文档的入库。同时在数据库中打开历史表中记录该文档的打开信息，以便于日后查询。

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图4文档打开流程

2.4 版本管理和文档恢复技术

版本管理功能包括版本更新、版本提升、版本删除、版本恢复、版本信息查询等。版本更新指当用户打开文档，完成编辑后，系统就提示将编辑完成的文档进行入库，入库后就成为该文档的最新版本，而原先的版本就退居为一个旧版本。版本提升是将文档的一个旧版本提升为当前版本；版本删除是指旧版本放到回收站中，但不彻底删除，还可以在回收站中恢复。版本信息查询指用户可以对任意一个版本文档查询其建立时间、文件大小和备注等信息，以找到自己所需的版本。以上这些功能构成了一个有机整体，共同完成对版本的管理。

2.5 文档恢复技术

文档恢复包括已删除文档的还原、已删除版本的还原以及虚拟文件夹的查错。为了避免用户的误删除造成文档的丢失，所有的删除操作都是将文档放入到回收站，是可还原的。在数据库的实现上，删除操作只是将文档的Deleted字段设为1，并不将该记录删除，而在清空回收站时才将这些记录彻底删除。虚拟文件夹查错是指当文件系统出现错误，或用户人工打开数据库管理系统对数据表进行编辑造成文件夹结构树层次关系错误后，为了找到丢失的文档而进行的检查，其原理是采用递归算法从根目录开始进行遍历整个结构树，并将访问到的节点标志为正确，那么遍历完成后数据库中未标志为正确的记录就是错误的节点，将该节点移动到查错结果中。

2.6 文档的实时浏览技术

对于用户来说，如果能在文档管理系统的界面中直接打开文档进行浏览和编辑，就会感到更加便利。文档的类型多种多样，实现所有类型的文档的实时浏览是不可能的，但对于常用的文档，如Office文档和文本文件等，则可以采用微软的Web Browser控件打开和编辑。另外，象AutoCAD图纸等，软件厂商也提供了相应的浏览控件，对这些控件开发专用的接口，即可实现对这些文档的实时浏览。

3 技术的实现和应用

本系统可以采用网络版和单机版的模式。开发平台采用Sybase公司的PowerBuilder 10.0。对于单机版，数据库可采用Acess数据库，无须安装数据库管理系统；网络版则采用SQL Server 2000。网络版的系统架构采用C/S模式，在客户端安装文档管理系统，数据库安装在服务器上。为了减小服务器的数据负担，也可采用分布式的数据库结构，在用户本地机器上安装Access数据库，在服务器上安装SQL Server数据库，文档保存时其二进制文档保存在本地数据库上，而其它信息保存在服务器上，二者相互结合，避免在传输较大的文件时造成网络瓶颈。系统界面如图5所示。

该系统可用于企事业单位的文档和图档的集中管理。目前该技术已经在杭叉工程机械股份有限公司的企业信息化系统中得到应用，对企业的办公文档和技术图档管理起到了良好的效果（文档管理系统实例下载地址：/download/secretary2008.zip）。

近年来，叉车产品更新换代加快，零部件图纸的版本急剧增多，采用本技术，并结合明细表处理技术，在图纸的管理上实现了版本化，并提高了安全性和保密性。

4 结束语

提出了面向版本管理的虚拟文件夹技术，采用数据库保存文件数据流，通过虚拟文件夹对文件系统进行版本化管理；开发了基于版本的虚拟文件夹管理系统，实现了文档管理的保密性、安全性和版本化。同时，该技术可以与明细表处理技术相结合，可以大幅度提高企业技术图档管理的效率。

参考文献：

[1] 冯向兵,莫蓉,桂元坤,等.基于设计知识的广义版本管理研究及实现方法[J].中国制造业信息化,2006(3):17-21.

[2] 陈永辉,王振.基于产品结构树的图文档管理系统的设计与实现[J].计算机时代,2006(1):20-22.

技术文档管理范文第7篇

【关键词】工程项目；文档管理；信息化；重要性

工程项目文档不仅是工程建设凭证，更是工程建设科学研究的可靠资料，能够为质量原因分析、事故鉴定、责任判定提供参考资料和有效依据，对这些工程文档资料进行有效管理，不仅能保护文档资料，避免资料丢失，更能延长文档资料使用寿命，使其使用价值得以体现。但当前很多企业在文档管理方面存在问题，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文档管理难以得到有效落实。因此，为提高工程项目文档管理水平，建筑企业应积极进行文档管理改革创新，构建信息化管理模式，使文档管理职能得到最大化发挥。

一、工程建设项目中文档管理信息化的重要性

工程项目文档是工程项目建设前、建设过程中及竣工验收的真实记录，能为工程项目后期运维管理提供重要参考，其中包括：施工资料文件、工程验收文件、结构设计方案、工程收益评估报告、技术管理资料、实验报告、施工记录、质量评价意见等多方面内容，是质量原因分析、事故鉴定、责任判定的主要依据。在新经济环境下，工程项目规模不断扩大，结构越来越复杂，工程项目建设中产生的文档信息量越来越大，文件资料类型越来越丰富，使得文档管理难度随之提高。传统文档管理模式不仅人力物力投入大，劳动强度高，且纸质文档易破损、丢失、受潮，分类、编号、整理费时费力，已逐渐难以满足建筑行业发展需求。基于信息化模式下的工程项目文档管理，通过对信息技术、计算机技术、数据库技术进行应用，实现数字化、信息化、无纸化文档管理，能有效降低文档管理难度和劳动强度，节约文档管理财力物力人力投入。且这种模式下，文档信息的收集、管理、整合都通过计算机完成，文档数据储存在计算机或服务器上不易丢失和损坏，并能通过数据库进行文档管理解决数据冗余问题，通过数据索引功能快速对所需文档信息进行调取，有效提高文档信息利用率，提升工程项目文档管理水平，构建一种新型文档管理模式。

二、工程建设项目中文档管理信息化建设思路

21世纪是一个信息时代，信息技术被应用到各个领域，文档管理信息化已成为主流趋势。建筑企业应认清时展格局，积极适应新的社会环境，加强信息化建设，在文档管理工作中融入信息技术，构建信息化文档管理模式。下面通过几点来分析工程建设项目中文档管理信息化建设思路：

（一）提高信息化水平。文档管理信息化建设离不开软硬件基础设施的支持，所以建筑企业必须加快文档管理部门的信息化建设，提高办公信息化程度，引进先进软硬件设备。在具体建设中，要遵循经济性、实用性、针对性等基本原则，根据实际文档管理需求及资金基础来进行信息化建设。若有充足支持情况下，且文档数据信息量庞大，涉及利益相关方多，则可选择购买服务器，建设自身企业工作站，设置文档管理数据库。例如：Z640 E5-1620V3系统结构稳定，非常适合于工程文档管理。若缺乏资金可选择租用云服务器的方式，建设云档案管理存储模式。租用云服务器能节约大笔设备运维费用，但信息安全性和系统稳定性有待提高。

（二）文档信息化。想要建设信息化文档管理模式，必须要先实现文档信息化。因此，信息化建设中要合理设计文档管理系统，考虑文档资料采集与信息化应用问题。在文档管理系统设计中应选择模块化设计思路，信息采集模块应加强对CDR技术的应用，通过CDR来获取HIS、CLS等信息，对于无法自动采集的个性化文档数据可用利用EXECL进行录入。而文档管理与整合方面，应采取数据库模块对文档进行管理，并设置预览权限，确保文档信息安全性。

（三）加强信息人才培养。文档管理信息化建设离不开信息化人才支持，信息人才是实现文档信息化管理的前提基础。信息化文档管理与传统文档管理模式有着本质区别，不论管理模式还是管理技术都有很大不同，对相关管理人员信息技术水平和信息意识有更高要求。倘若文档管理人员自身不具备信息知识，不能进行信息化操作，文档管理信息化便无从谈起。因此，为适应文档管理新模式，建筑企业应加强信息人才培养，不但要组织现有人员进行学习培训，使其掌握信息技术，而且要引进新型专业信息人才，为文档管理信息化建设提供人力支持。

三、结语

新时代背景下，社会信息化程度越来越高，文档管理信息化已成为必然趋势。当前工程项目文档信息越来越庞大，传统管理手段已难以发挥有效管理职能。因此，建筑企业应加强信息化建设，培养信息人才，引进软硬件基础设备，进行文档管理信息化建设。

【参考文献】

[1]俞琴.基于Web的企业生产文档管理系统的设计与实现[D].苏州大学，2016（06）：41-42.

[2]李旭辉.基于网络的工程项目管理系统在ASP模式下的应用研究[D].同济大学，2011（06）：166.

技术文档管理范文第8篇

1.1传统国有企业文档管理

随着企业信息化的要求，国有企业的文档管理虽然实行了电子化、网络化，但是仍有许多纸质文档占用大量的存储库房、橱柜和文档架等空间。文档机构将文档转化为知识的能力严重不足，这使得原本步入半衰期的文档资源直接进入休眠期乃至死亡期，进而导致掌握着企业最有价值信息的文档机构在数字化时代不断边缘化。虽然文档机构所收藏资源实现了数字化储存，但这些资源长期处于休眠期，并没有实际价值意义。

1.2基于知识管理的国有企业文档管理

随着数字化、电子化，网络化时代的来临，文档管理的管理模式经历了实体管理、信息管理、知识管理过程，这演化过程实际是文档价值的升华与知识内涵的拓展过程。知识管理是指通过对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用,并且通过促进知识共享、鼓励知识创新、实现知识增值，从而来提高企业的应变能力和创新能力。基于文献的梳理，文档管理与知识管理的研究集中于构建知识管理的要求。笔者认为企业文档是企业重要的知识资源，是企业知识管理的基础；同时，文档管理是保护企业知识产权的有力武器。知识管理是实现隐性知识价值的途径，而文档管理是对显性知识的管理。从文档管理与知识管理的性质来看，文档管理是使归档文件的有序化和结构化，实现文档的利用价值；而知识管理是通过对文档的收集、加工、利用、编研和信息化管理等手段，将文档转化为知识资源。从文档管理与知识管理的共同性质来看，它们都是对信息资源进行加工，提取出有价值的信息，为企业提供服务。

1.2.1文档管理模式的转变

传统的文档管理是以纸质文件为管理对象，而现在多以电子文件与纸质文件互为交融的资源为管理对象，并且重视知识管理、知识共享与知识创新。

1.2.2文档业务的流程再造

业务流程再造是企业管理对组织流程重组的一种管理思想。文档业务流程再造是以文档业务流程为改造对象和中心，以关心客户的需求和满意度为目标，对现有的文档业务流程进行根本的再思考和形式的再设计，使得企业能最大限度地适应新形势下的现代经营环境。文档管理的流程再造是以文件管理的流程为基础，实现文件“产生、运转、归档、永久保存或销毁”流程的改造与知识管理的前端控制，流程再造是根据文件管理的流程实行文件前端控制，主要是对企业内部文档而言，将产生于职能部门的文档，经过初次加工，送入文档机构，由文档人员根据企业文档管理的标准体系进行再次加工，然后进行归档，通过数据挖掘的知识管理平台提取知识，最后通过服务平台提供给用户。

1.2.3文档管理人才队伍的建设

传统的文档管理人员的职能是接受、保管、排序、借出、归档等基本职能，但是基于知识管理的文档管理模式中，更要重视知识的产出，重视资料背后隐藏的有价值的知识。这要求作为参与信息管理、知识管理的工作人员提高自己的素质与工作能力，掌握管理学和现代企业管理知识，熟悉企业业务流程，同时懂得利用科学技术提高自己的工作效率。

2大数据环境下国有企业文档管理面临的新挑战

2.1文档管理模式面临的新挑战

大数据时代意味着企业的数据量多而且结构化数据与非结构化数据并重。基于知识管理的企业文档管理模式重视知识管理、知识共享、知识创新。大数据到来，对知识管理的模式提出了新的要求。现有管理模式的收集视角狭隘，而在大数据背景下，文档机构的收藏应多元化发展，从广泛视角收集文档资料，更多关注一些复杂化、碎片化、底层化信息的收集。

2.2文档业务流程面临的新挑战

目前，我们从文档流程与数据流程两方面进行文档管理。我们注重文档的前端控制，但是只是对文档产生之前的文件做出简单鉴定与加工处理。这样的处理并没有减轻文档机构人员的工作量，而是加重了文档机构重复性鉴定与加工处理。文档资料的冗余性、复杂性导致了知识提取工作量繁重，提取知识不可靠性。所以对文档的前端控制来说，文档产生之前的文档鉴定方法与文档的标准化格式是非常必要的，选择正确的文档鉴定方法能快速辨别文档的价值，提高文档输入速度，而文档标准化格式处理是挖掘知识的基础。

2.3文档管理人才建设面临的新挑战

人才资源是企业文档管理的关键。传统的文档管理模式中，只要求工作人员有归档、收集资料、查询等基本知识，而随着电子化、网络化的推进，企业要求文档机构人员除了具备基本服务素养，还要懂得信息化技术。但是在大数据背景下的企业文档管理，这些素养还远远不够，文档工作人员不仅要懂得现代企业管理理论，熟悉企业业务流程，还要具有数据处理能力，能够运用先进的技术提高工作能力与效率。工作人员要从数据的视角看待文档，以大数据理念推动文档的管理与服务。从管理层来看，要严格把关人才选拔；加快文档人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才。

2.4管理技术支持和服务面临的新挑战

技术是企业发展的生产力。在基于知识管理的企业文档管理模式中，技术是整个模式架构的基石。从整体来看，IT架构布局是整个知识管理平台的基础；从局部来看，数据挖掘技术是知识提取的核心技术，是整个企业文档管理的中心。整个文档管理的轴心是数据挖掘技术，所有的活动都围绕它开展。现有文档管理模式提供的是点对点的个性化服务。在大数据背景下，用户在竞争日益激烈的环境下需要更多的信息与知识才能做出好的决策，这对国有企业文档机构提供的服务提出了新的挑战。用户要求文档机构的服务响应速度更快，信息检索与查询更便捷，信息与知识的可理解性更强，并且能够提供全过程的信息服务。这要求文档机构在大数据背景下的个性化服务不仅提供用户所需要的信息，还要通过对用户需求进行分析，提供基于海量分布式资源的精细化知识组织输出，即实现“信息+解决方案”的一站式服务。

3基于知识管理的国有企业文档管理的优化途径

为了应对大数据时代的挑战，我们可从两个方面解决基于知识管理的文档管理的问题。

3.1基于知识管理的文档管理模式的改进文档

管理工作的开展需要两方面的支持。文档是企业的宝贵资源，促进企业的成长，所以知识管理需要管理层领导的支持。管理层要重视、关注企业文档管理工作，为文档管理配备必要资源，从大局出发，定时提出要求，及时给予工作指导。在人员配备方面，企业要选用有一定信息素养，掌握一定管理理论的工作人员，同时要具有数据处理能力。大数据技术能够解决企业文档的电子文档数据储存提供与调用速度慢的问题，所以企业的技术服务部必须从企业大局出发，全面建设企业信息化平台。从企业底层的网络IT架构到面向用户的信息平台，技术部的人员要提供一站式技术，为文档管理部门提供基础技术支持。另外，在面向用户的文档管理平台上，必须要对用户进行权限管理，防范企业泄密的风险。

3.2基于知识管理的文档管理业务流程再造

基于文档管理业务流程再造，是指我们在文档前端控制的时候，增加文档鉴定与文档格式标准化功能。在文档鉴定方面，采用徐拥军学者（2008年）的宏观鉴定论。它不再采用“时间、来源、职能、内容或用户”之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。这种宏观鉴定标准与方法可以对体积量大的文件进行批处理式的鉴定，提高鉴定速度，进而提高资料收集工作的效率。对于提高企业文档输入工作的效率问题，这就要求企业建立文档管理标准化体系。标准化体系分为两个层次：第一个是数据输入的标准化格式。标准化格式的电子文档数据提高了工作人员对数据输入的效率，同时也利于工作人员对海量标准化数据深层次的挖掘。第二个是企业文档管理流程的标准化。工作人员严格按照标准化流程办事，落实流程各个阶段的责任，防止文档泄密与丢失等其他突发事件。知识管理平台是企业档案管理的核心，它的前端是企业收集的文档经过标准化处理的数据，后端是面向用户的开放性信息平台。知识管理平台的核心是数据挖掘技术，数据挖掘技术是大数据时代的一种数据处理技术，它指从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程。数据挖掘技术善于发现文档海量信息中的精华，有利于有效的知识管理，是实现知识挖掘、知识共享、知识创新的途径与方法。

4结语

随着国有企业规模的增长，文档累计量越来越大，在一定程度上符合了大数据的数量大、多种类、高价值的特征。文章对基于知识管理的文档管理进行文档前段控制，筛选文档并对文档进行标准化处理，以便在知识管理平台上，通过数据挖掘技术，实现知识管理、知识共享与知识创新。

技术文档管理范文第9篇

无论是企业还是个人都离不开文档。企业的经营过程会产生文档，而个人在工作学习过程中也会产生文档。日积月累，文档数量越来越多，其管理就成为问题。特别是那些有一定规模的企业，文档管理的问题就更为突出。主要表现为: 想找的资料找不到，不知道在谁手里，也不知道找谁; 企业文档成了员工的个人资料，随着员工的离职而一去不复返; 安全性得不到保证，文档弄丢或者泄密时有发生。

文档管理正是为解决上述问题而提出的。尽管文档管理看似简单、功能也相对单一，但它对企业至关重要，尤其是涉及到企业核心资产的专利、图纸资料以及合同协议的管理时更是如此，一个安全、高效、好用的文档管理系统的确能为管理者带来事半功倍的效果。

事实上，文档管理也存在着非常大的市场需求。根据国外研究结构Forrester的相关调查，全球信息内容正以每年200%的速度增加，因此带动了内容管理市场的需求。IDC预测，2011年全球内容管理市场规模可达71.5亿美元。作为对这一需求的响应，市场上的多种软件都开始对文档管理提供支持，包括OA（办公自动化）、知识管理，甚至ERP、备份软件等都或多或少地提供了一些文档管理的功能。

“术业有专攻，与其他综合性的管理软件提供的文档管理功能模块相比，功能更单纯的文档管理系统有自己的优势。”北京互诚科技有限公司（以下称互诚科技）常务总裁徐斌告诉记者，“其优势主要体现在功能上更专业，也更易用，更能满足文档管理多样性需求。比如，文档的自动同步、智能搜索等在综合性的管理软件中就不多见。”

互诚科技是一家为企业提供企业信息管理解决方案的公司，维思（WiSS）文档管理系统是公司最重要的产品，它通过集中化的存储、分级授权访问以及智能化的查询帮助企业完成文档管理。其中的文档快车技术和智能化的搜索是其特色，也是很多综合性管理软件和同类管理软件所没有的。

所谓的文档快车指的是文档的同步由服务器完成。只要预先进行了简单的设置，用户本地电脑上文档修改过后，系统会自动地将其上传至存储服务器备份。而一旦有最新的版本，那些正在阅读旧版本的用户就会接到通知。而智能化的搜索是指系统引入的“知识匹配”搜索技术。譬如用户输入“财务”，维思会把“会计”、“财会”、“出纳”甚至“投资”、“理财”的文档呈现出来。这些技术的应用会给用户带来很大方便。

技术文档管理范文第10篇

[关键词]中石化 化工泵 PDM 文档管理

近年来，企业产品快速响应能力已取代产品生产规模，成为决定现代企业市场竞争力的核心元素。传统文档管理模式服务方式过于被动，服务时效严重延迟，已成为影响该厂产品响应能力的核心问题。

产品数据管理（Product DataManagement，简称PDM）能将产品全生命周期内与产品相关的异构数据和与产品有关的过程信息集成到一起，已成为提高产品响应能力的关键技术。陈德坤等基于PDM技术构建了一种企业全局信息集成框架模型，减少由于缺乏规划而产生的浪费。张文浩等讨论了目前我国大型国企中CAD文件电子管理模式，阐述了不同管理模式对不同类型国企保管单位的适用性。

本文针对该厂实际情况，分析了PDM技术在该厂化工泵文档管理中运用的可行性，并开发出一套完善高效的中石化化工泵文档电子管理系统。

1基于PDM的文档管理模式

基于PDM的文档管理模式，从本质上来说，是一种以过程控制为主的文件全生命周期管理模式，其与传统文档管理模式区别主要表现在以下三点：

（1）文档一体化。文档一体化管理模式中管理工作大大提前，从电子文件的形成开始介入，对文件的格式、文件的发放、文件的归档进行统一的管理。

（2）电子全文管理。电子全文管理通过电子文件收集和纸质文档数字化加工等手段收集文档数据，提高了工作效率。

（3）文档用户中心服务模式。文档用户中心模式借助网络信息检索和查询等技术以用户为中心标构建数字文档信息服务，主动性强，服务时效及时。

2 PDM技术在湖北化肥厂化工泵文档管理中运用的可行性分析

2.1 PDM技术在湖北化肥厂化工泵文档管理中运用的必要性

从1975年建厂以来，厂内化工泵文档多采用传统方法手动纸质管理。但随着办公自动化、无纸化等事物的出现，文档的生成方式发生很大变化，基于PDM的文档管理系统是文档利用工作发展的必然趋势。

2.2 PDM技术在湖北化肥厂化工泵文档管理中运用的可能性

PDM技术在化工泵文档管理中的实现主要依靠企业硬件基础、软件基础和人员素质三方面基础保障。

（1）硬件基础。为满足资料管理部门工作需要，该厂配备了多台高性能的电脑、多功能彩色打印机、传真机、独立的服务器及交换机。

（2）软件基础。为处理文档，该厂配有Microsoft系列基本办公软件，机械图档设计软件auto CAD、UG，服务器数据库软件SQL Server。

（3）人员素质基础。为了更好的实现电子化管理文档，培养更多合格的技能及专业技术人才，该厂曾多次邀请资料管理专家面授其先进的经验。

3基于PDM的中石化化工泵文档管理系统的探讨

3.1对权限的管理

权限管理本质上而言是实现控制主体对控制客体的访问控制。文献总结以往模型的缺陷，提出适合中小型企业权限控制管理模型应该满足的特点。本文在此基础上结合该厂等文档种类多、数量大的特点，按工作性质或工作职责对用户进行分类，根据本厂实际及文档管理需要建立了若干管理角色，并在此基础上进行权限控制。

3.2文控的管理

对于电子文档而言，其文控管理主要包括文档的检入、检出与查阅等内容。

3.2.1文档的检入

企业实行PDM文档管理系统后，需要将接受管理的文件储存到电子库中。其中将文档保存入电子库的过程称为“检入”。其方式分为单文档的检入与多文档的检入。一次检入多个相关文档可同时提取多个图档中信息，检入效率高，更适宜该厂实际情况。

3.2.2文档的检出

为了使用或修改电子库中已有化工泵文档，需要取得文件的拥有权并将其复制到本地计算机中，这一过程就是化工泵文档的检出。值得注意的是文档检出时，文档管理系统自动锁定被检出文档，任何用户无法对其进行更改。

3.2.3文档的查阅

基于PDM的文档查阅系统以组织系统专网为网络基础，采用浏览器/服务器模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。

4结论

本文介绍了基于PDM的化工泵文档管理系统，分析了PDM技术在中石化湖北化肥厂化工泵文档管理系统中运用的可行性，并在权限管理和文控管理两个方面对基于PDM的该厂化工泵文档管理系统进行了探讨，得到了如下结论：

（1）该厂的硬件、软件和人员素质都已具备构建基于PDM化工泵文档管理系统的要求。

（2）在权限中通过对角色的设置可大大简化权限控制管理过程，提高管理效率。