时间：2023-10-09 17:53:56
但是，从务实的角度，“事件与事件之间的逻辑关系”对会计的意义何在？会计又是如何表现与处理“事件与事件之间的逻辑关系”的？
回顾我们在财务会计领域的分析，会计是围绕着预定的“数据规范”来处理业务的，这个“数据规范”代表预定的数据采集规范、预定的数据处理规范和预定的数据输出规范，整个IPO（Input―Process―Output）变换过程都是由它决定的。但是严格地说，会计分录的“借什么，贷什么”并不是可以主观决定的，而是取决于它所反映的业务事件，是“再现”或“服从”业务事件的逻辑关系。
有助于我们直观理解的是，财务会计的账户体系就是一个预定的数据框架，在开始账务处理前，必须先开设好相关账户和账页。总分类账户之间的关系正是在很大程度上反映了一类事件与另一类事件之间的关系。每当出现新的业务类型，没有对应账户可以容纳它时，首先要扩充账户体系，其次才能处理；经过会计处理，所有的业务都在相应的账户中找到归宿。在输出阶段，这个账户体系又保证了两大报表编制和明细分类账输出信息的完整，所以它是“预定”的。
当然，财务会计的账户体系只是“数据规范”的一小部分。“数据规范”是会计信息系统内在的、起主导作用的“灵魂”，是难以通过一次性的定义综合表述出来的。一般是在过程中，我们借助于“在必要时补充必要信息”来完成的，因为就某一项具体的业务处理而言，会计专业人士都能明确表达要用到什么数据、如何处理这些数据、最后能得到什么数据，却也并非深不可测。如何让计算机自动进行成本核算，是一个典型的例子。
会计上是以账户（包括明细账户）来代表成本归集核算环节的，不管是过渡性环节（基本生产、辅助生产、制造费用和自制半成品），还是最终的承受环节（产成品）都是如此。这个特点使成本核算过程表现为：金额顺着预定的方向，连续地在账户与账户之间“汇总、分配、再汇总、再分配”，整个过程转化为没有实质性差别的“从账户到账户的数据流转”。而计算机只要求指示“怎么做”，无须对它说明“为什么”，人们只要直接描述流转规律，达到足够清晰的程度就可以了。例如，先建立“分配顺序表”，如表1。
1．“流水号”栏。首先以流水号表达账户之间的分配顺序，计算机便能按流水号逐一执行。企业生产经营先验地决定了成本费用账户中，哪些账户要先行对外分配；哪些账户要先承受其他账户转来的成本，归集后再对外分配。例如，处于上游的工序归集的费用，要向处于下游的工序分配，而不是相反；
2．“待分配账户”栏。计算机可以据此自动汇总该账户上已归集的分配前余额；
3．“月末盘存表名”栏。计算机可以调出与当前待分配账户对应的月末盘存表，据此确定待分配账户所归集的金额中“自留”的份额，即“在产品”期末余额是多少。
4．“分配标准表名”。计算机可以调出与当前待分配账户对应的分配标准表。通过查表可知应承受分配额的账户有哪些，并计算各应承受多少。
5．“摘要内容”栏。事先指定自动生成的记账凭证上，摘要应填写什么内容。
其中，月末在产品盘存和本月各类流量转移分配表，可以由计量中心等提供电子数据，也可以手工录入。在上述数据准备完整的前提下（当然还有些略而未谈的细节），计算机不断地解析“分配顺序表”上的信息，就有可能像一个人独自完成核算任务那样顺序地进行，直至算出产成品成本并结转进仓为止。有必要强调指出，我们在填写“分配顺序表”时，其实是在描述或补足事件与事件之间先验的逻辑关系。所谓分配顺序、流量与存量的分割、待分配账户（贷方）与承受账户（借方）的关系等，都是在补充信息。
现金流量表也是通过对原有账户的进一步划分，补充必要的信息。
在编制现金流量表之前，要通过账户对照表形式，把所有账户划分为：现金类、双重性、经营性、非经营性四种类型。见图1。
其中，第一个层次“现金类/非现金类”的划分用于为编制现金流量表的“直接法”做准备，通过使非现金账户与直接法项目建立对照关系，可用于三大类现金流量的分析和统计。
第二个层次“经营性/双重性/非经营性”的划分则用于为编制现金流量表的“间接法”做准备，在计算机自动筛选出“经营性”与“非经营性”账户共存的记账凭证后，建立“取数标志账户”与“间接法项目”之间的对照表，便可以从记账凭证中筛选出用于间接法编表的数据。
从上述“成本自动核算”和“现金流量表自动编制”的设计思路，可以得到这样的印证和启示：
1．传统会计循环和成本核算已经处理了庞大的业务，理清了各种数量关系，只要如实地记录处理过程并有序地组织相关数据，即可作为一体化会计信息系统的主要数据源，可称之为“财务会计主通道”。
2．在必要时，根据特定的决策模型要求，可以将记账凭证记录做某些“转换”，得到我们想要的特定信息。例如，以“对照表方式”将代表事件的会计账户与其他要素形成对应关系，可以描述或补足事件与事件之间的逻辑关系。用IT术语来说，对照表起到了“数据接口”的作用，使我们得以将“财务会计主通道”上已经采集和处理的数据，以备份形式引出来，进入其他数据处理通道，随心所欲地“加工、改制和延伸”，另作它用。
而管理会计要落地生根，提升到实用化的境界，亟需补强的正是丰富的数据源和多样化的处理能力。有鉴于此，一体化会计系统的结构应当是“多维度多通道”的软件平台。首要的是“财务会计主通道”，通过明细级记账凭证输入，既采集对外报告所需的全部数据，也附带采集内部管理所需的常规性数据；其次，在主通道数据不足时，可直接从业务处理系统采集必要的信息。而后，以主通道上的数据为主要源头，开设容纳不同数据模型的通道，以事件之间的逻辑联系为依据，借助于数据接口，在不同通道中构建各类模型，做“量体裁衣”式的个性化处理，满足管理会计各类决策模型的多维度核算需求。
这牵涉到会计系统的数据组织与数据集成的设计。整体性的系统架构设计，要有一个能够容纳不同数据处理流程、应变性强的软件平台。从技术上说，在会计子系统与综合业务子系统之间，软件平台应能直接调用和处理特定的原始业务数据；在会计系统内部各个通道之间，软件平台应能收放自如地在各通道之间传递或转换成特定的数据。高度的数据共享，使系统的智能化程度和效率达到最高。
综上所述，财务会计与管理会计“二位一体，同源分流”，但以“财务会计主通道”为主要的信息采集和处理源头，管理会计重在发散性增值设计的“多维度多通道”软件平台结构，以适合管理会计“不同的成本收入概念适用于不同目的”的进化框架，应当是AIS设计开发的重要发展方向。
采购管理系统具有两大功能：一是采购管理；二是采购结算。该系统主要提供对企业采购业务全流程的管理，它支持以采购订单为核心的业务模式，其主要任务是在采购管理系统中处理采购入库单和采购发票，并根据采购发票确定入库成本及对采购付款的全过程管理。采购管理系统的日常业务处理主要包括填制并审核采购订单、填制入库单、填制采购发票、进行采购结算和进行采购业务付款等业务内容。要想学好采购业务，首先得明确采购业务的流程。采购业务的流程为：填制并审核采购订单，接下来就是随着商品入库，由采购订单生成采购入库单。然后可以根据采购订单或采购入库单流转生成采购发票，进行采购结算。
二、销售系统
销售管理系统提供了对企业销售业务全流程的管理，主要通过对销售订单、发货单、销售发票的处理，动态反映各种销售业务数据，便于企业及时了解销售相关信息。该系统支持以销售订单为核心的业务模式，主要任务是处理销售发货单和销售发票，并根据销售发货单等发货成本信息确认销售成本以及根据销售发票进行销售收款的全过程管理。销售日常业务是指对企业销售业务的全流程进行业务处理、核算和管理，主要包括填制销售订单、填制销售发货单及填制销售发票等。对于销售业务，同样首先得明确销售业务的流程。销售业务流程为：根据实际业务录入销售订单，随后保存和审核，然后再根据销售订单生成销售发货单，并流转生成销售发票。进行销售结算，与客户进行收款结算，包括直接收款或暂欠货款等。
三、库存系统
库存业务系统主要用于管理企业的存货、通过对存货的收、发、存业务的处理，能够及时动态地掌握库存存货的各种信息。该系统提供对企业库存业务全流程的管理，对存货进行入库及出库管理，并有效地进行库存控制，实时地进行库存帐表查询及统计分析，能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库以及其他出入库等业务的需要，并且提供了仓库货位管理、批次管理、保质期管理、不合格产品管理、现存量管理和条形码管理等业务的功能应用。在购销存集成应用时，库存系统可以对采购系统生成的采购入库单、销售系统生成的销售出库单进行审核确认，为核算系统提供各种出入库单，在核算系统生成凭证后自动传递到总账系统。库存系统日常业务是对企业存在仓库中的存货进行业务处理和管理。主要包括审核采购系统和销售系统所填制的采购入库单和销售出库单；填制产成品入库单、材料出库单、其他出库、入库单及盘点单等。对于库存业务，同样首先得明确库存业务的流程。库存业务流程为：审核采购入库单；审核产成品入库单；审核销售出库单等。
四、核算系统
核算系统是购销存系统中的一部分，与库存管理系统相比，库存管理系统侧重于从数量上对存货进行管理，而核算管理系统侧重于从金额上对存货进行管理，它主要用于核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货资金的占用情况。核算系统对采购入库单、销售出库单和库存系统生成的各种单据进行单据记账，对采购暂估入库进行暂估报销处理。上述几个子系统既可以单独使用，也可以集成使用。但是，这几个子系统的业务流程均为：系统初始化、日常业务处理、期末处理。并且，从物流上看，购销存管理系统主要有入库业务和出库业务两部分。从资金流上看，在采购系统中录入采购发票，对采购入库单进行结算，形成应付账款，到应付账款中对结算后的采购发票制单，生成应付款凭证；在应付账款中录入付款单并付款，核销应付款，对付款后的付款单制单，生成付款凭证。在销售系统中录入销售发票，审核后形成应收账款，到应收账款中对审核后的销售发票制单，生成应收款凭证；在应收账款中录入收款单收款，核销应收款，对收款后的收款单制单，生成收款凭证。存货核算对各种入库单和出库单进行记账，登录存货明细账，确定存货发的入库成本、出库成本及库存成本；并对记帐后的出、入库单进行记账，生成出、入库凭证，登录到总账。从信息流程来看，总账系统是会计信息系统的核心，可以处理各子系统传递过来的凭证，其他子系统是在完成各自业务的基础上，对总账中的数据实行专项管理。在购销存的几个模块中，只有核算模块与总账产生联系，其他的模块只是把单据传递到核算模块，由核算模块生成凭证后直接传递到总账系统中。所以，在会计电算化采购、销售、库存与核算业务的财务业务一体化中，在后台，会计处理依然是核心，我们应该把握这些特点，明确财务业务一体化的内容以及财务在其中的作用，就能真正领略采购、销售、库存、核算业务财务业务一体化的魅力。
一、实习的目的
在当前经济迅速发展及企业业务的多元化与复杂化加剧的情况下，企业实际需要对于会计人员做账水平的要求也日益提高。传统的手工做帐既费时间又费人力而且容易出错，已不能满足企业需要。因此在信息技术的空前发展的今天，传统的会计手工操作已逐步被计算机取代。计算机操作即会计电算化，它主要是应用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及代替一部分由我们人工完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。它是财务会计、财务管理、会计电算化理论学习的实践环节，也是我们财务管理专业和财务会计专业学习和提高运用计算机处理会计流程能力的重要组成部分。通过对实践课程的学习，我们要基本掌握实际企业账务处理流程、会计电算化的基本原理、财务软件的主要功能和使用方法，能够运用财务软件对企业业务进行会计处理。通过对电算化的学习，可以为明年毕业后做会计工作打下一定的基础。
二、实习的主要内容
（一）用友财务软件系统管理
财务软件系统管理这部分，主要学习了系统管理的相关概念，功能及基础设置。系统管理是用友财务软件（erp-u8）管理系统中一个非常特殊的组成部分。其主要功能是对该软件管理系统的各个产品进行统一的操作管理和数据的维护，具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限的集中管理、系统数据及运行安全的管理等方面。
（二）用友财务软件总账管理
通过实验掌握了总账管理系统的概念、功能及与其他系统的关系、设置控制系数、设置基础数据、输入期初余额等内容。总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统，适用于各行业账务核算及管理工作。总账管理主要功能有：初始设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理和月末处理。总账管理系统的重要地位不可忽视，其他管理如：工资管理、固定资产、应收应付款、资金管理、成本管理、存货管理等都是在围绕着总账管理来运作的。总账管理系统最后一步是期末处理，主要包括银行对账、自动转帐、对账、月末处理和年末处理。手工做账数量不多但是业务种类繁杂时间紧迫，而在计算机操作下许多期末处理具有规律性，不但减少会计人员的工作量而且加强了财务核算的规范性。
（三）用友财务软件ufo报表管理
主要学习内容是对ufo报表系统概述，了解ufo报表与其他系统主要关系、业务处理流程等。用友erp-u8软件的ufo报表管理系统是报表事务处理的工具。他与用友账务等各系统有着完善的接口，具有方便的自定义报表功能、数据处理功能，内置多个行业的常用会计报表；此系统可独立运行，用于处理日常办公事务。报表的格式定义、公式定义和报表模板、报表数据处理、表页管理以及报表输出和图表功能都是ufo报表管理的主要操作处理内容。
（四）用友财务软件薪资管理
用友软件薪资管理即工资管理，这章主要学习了工资管理系统的相关环节的概述和日常业务处理两大块的内容。
工资管理是用友erp-u8管理软件的一个子系统，它的主要功能有工资类别的管理、人员档案的管理、人员数据管理和工资报表管理。工资管理系统日常业务处理是由工资管理系统的初始设置和日常处理以及期末处理来组成的。计算机处理工资程序基本类似于手工，只是用户要做一次性的初始设置，如部门类别、工资项目、公式、个人工资、个人所得税的设置，银行设置、各种表样的定义等，每月只需对有变动的地方进行修改，系统自动进行计算，汇总生成各种报表。由此可知，工资管理系统对员工的按类别分薪、自动扣税、期末结转等处理比手工计算和处理简单易行的多了。
（五）用友财务软件固定资产管理
固定资产管理的学习包括固定资产管理系统的相关概述以及其日常业务的处理等内容。用友erp-u8固定资产管理系统主要完成企业固定资产这一板块的日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变动以及其他变动，并输出相应的增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成这就分配凭证，同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。固定资产管理系统和系统管理共享资源，主要是将固定资产相关项目的调整、变动等数据通过记账凭证的形式传输到总账管理系统并保持固定资产账目与总账的平衡。其业务处理流程由初始设置、日常处理和期末处理组成。初始设置通过控制参数的设置和基础数据的设置并输入期初固定资产卡片来完成。固定资产管理系统日常处理主要包括资产增减、资产变动，资产评估、生成凭证和账簿管理。最后的阶段就是期末的处理了，这个阶段主要有对固定资产进行减值准备、计提折旧、对账以及月末结账等内容。在这里值得强调的是，本期不结账的话讲不能处理下期的数据。结账前必须要进行数据的备份，否则数据一旦丢失将无法挽回。
三、实习收获与体会
四周的短学期实习到这时候也算是告一段落了！与去年的手工做账及生产实习相比来说，这次的实习是简单一些的，主要是在计算机上完成操作。因此，相对来说不是轻松的的。在轻松的学习环境下我们大家都或多或少的学到了一些有用的东西。下面我就这对次实习中自己的相关收获与体会做以下简单的总结陈述：
1.实习收获：
会计电算化主要是应用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及代替部分由人工完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。
一、计算机信息处理环境未对传统会计理论产生本质影响
在已有的正方观点中，最具代表性的是计算机信息处理技术对会计假设和部分会计原则产生冲击。深入分析，这些影响具有特殊性和短暂性。例如有观点提出，虚拟公司的临时性和构成不确定性冲击了会计主体假设。对于虚拟公司的运行管理，往往更关注关联各方主体的利益分配和费用分摊，为虚拟公司本身划定主体进行核算，大多数情况下没有必要。另外，非虚拟公司的经济组织，其组织规模和构成也不可能永远一成不变，也会中止经营，只是较为平稳罢了。真正将虚拟公司作为会计主体开展核算，大多是特殊要求下的个案处理，事实上很少能见到以虚拟公司为会计主体的财务会计报告。
还有观点提出，在网络环境下，出现了联机实时报告，冲击了会计分期假设和权责发生制原则。由于经济业务运行总要持续一定时间，会计信息系统对其的反映，总会产生时间差，会计信息系统不可能实现真正意义上的“实时”。实时报告误差较大，必须依靠会计分期报告来加以修正。这种影响是暂时性的。
此外，计算机信息处理环境从未改变哪个国家业已确定的会计要素，也未改变会计程序和会计循环。计算机会计数据处理仍建立在复式记账法基础上，会计科目仍作为会计信息系统输入的基本经济数据元。种种迹象表明，计算机信息处理环境未对传统会计理论产生本质影响。
二、计算机信息技术中存储与输出分离方法对会计记录与报告“工艺”产生深层影响
目前市场上流行的会计软件，具体功能各异，但大多以账务处理模块为核心。并且账务处理模块的数据处理逻辑模型是趋同的，基本上以记账凭证文件和科目余额文件为数据存储元文件，按照手工环境下的会计账簿惯例性格式或者使用者特殊要求，输出会计账簿和报表等会计信息[2].计账簿数据文件是非元性数据，往往以临时文件形式存储，存储的数据与记账凭证文件相比，不具全面性，一般不是数据备份的对象文件。会计账簿具有非常强的“虚拟化”特征。这种模式得到绝大多数软件开发者的认同，现已形成共识。
手工环境下的账务处理流程有多种，其中科目汇总表处理流程似乎和上述计算机处理流程相同。仔细分辨，发现区别很大，执行上述计算机数据处理流程的会计软件，能够生成和手工环境下的记账凭证账务处理程序生成的总账相同的总账。严格讲，上述计算机账务处理数据处理逻辑模型与任何一种手工环境下的账务处理程序都不同。
进一步分析，发现二者在数据存储和信息输出关系上存在根本性差异。对于手工环境会计处理“工艺”，数据存储与信息输出是一体化的，二者无法分离，只要会计信息使用者需要一种信息格式，手工环境下的会计系统就要按照这种格式存储数据。一种会计信息输出格式必然决定一种会计信息存储格式，造成数据重复存储。会计信息格式越多，重复存储现象越严重。在现代计算机信息处理技术下，会计信息系统是一个数据库系统。按照数据库理论，数据存储以模式/内模式映像方式实现；数据输出根据应用要求，以外模式/模式映像和外模式/应用映像方式实现。二者有关联，但可以相互分离[3].上述计算机账务处理逻辑模型就是按照这种模式关系设计的，实现了数据存储和信息输出的相互分离。会计数据按照唯一的结构存储，根据用户的多种应用要求，会计信息以多种方式输出，计算机信息技术在会计账务处理层面实现了“数出一门，数据共享”。数据存储和信息输出相互分离，是计算机信息处理技术对会计“工艺”的深层影响，也是根本影响。
数据存储和信息输出分离对传统会计簿记理论影响的一些具体表现如下：
1.会计账户类别的减少。传统的会计理论，将明细分类账账簿格式分为三大类，即三栏式、数量金额式、多栏式。如果会计主体有外贸行为，上述分类要在引入非本位币后进行扩展。目前市场上的主流会计软件，如用友、安易等软件，一般在初始化模块中，将账户格式（或称为科目格式）分为四种，即三栏式、复币式、数量金额式，数量复币式。与传统会计理论相比，少了多栏式。会计软件并没有抛弃多栏账，而是将其列入账簿输出格式类别。之所以这样作，是考虑到多栏账与三栏账不同，仅涉及到输出格式的变化，并未引起存储格式的变化。可以通过改变外模式/模式映像方式加以实现。会计软件初始化，本质上是解决数据存储问题，只需解决模式定义问题，无需解决外模式定义问题。至于账簿信息输出，是外模式或者用户应用问题，亦无需在初始化阶段定义。
2.跨月记账的出现。所谓跨月记账，指在不结账前提下，非序时的进行记账，如先记3月账，然后再补记2月或者1月账。在会计实务中，能够让本月末的账项调整工作和下月初的收付款业务并行处理，提高核算工作效率。这种方式在手工环境情况下根本无法做到，究其原因，手工环境记账必须通过序时手段记录，以保证信息以序时方式输出。在计算机信息处理技术下，由于数据存储与输出是相互分离，可以先用非序时手段存储记账凭证，后用序时手段输出账簿信息。
3.辅助核算数据的平行登记。目前市场主流会计软件，一般均提供往来、部门、项目等辅助核算功能。辅助核算功能，在会计实务中极有应用价值，可以有效支持会计管理工作。但手工环境处理以会计科目为元数字，会计科目是层次型数据，随经济业务与之共生的部门等辅助数据，与科目是平行关系，二者存在结构性差异，无法一体化登记并一体化输出，只能通过登记备查账进行规范化处理，核算工作量大幅增加。实际工作往往通过半平行半层次的混合方式处理，以缩减工作量，结果却使信息输出的独立性大打折扣，某种程度上抑制了会计管理功能的发挥。
在计算机信息处理环境下，由于会计数据与信息输出可以分离，可以通过宽口径的模式定义，将会计科目层次特征数据和往来、部门、项目等平行特征数据以捆帮方式，平行存储在计算机文件中。然后根据管理需要，分别输出会计科目、往来、部门、项目等分类信息。并且计算机信息处理技术的灵活性，可以打破原有的层次关系逆向输出，以“会计科目——往来（部门、项目）”层次或者“往来（部门、项目）——会计科目”方式输出，以满足个性化的管理需求，有力支持了会计管理活动。
4.记账凭证类型与记账凭证电子格式的分离。在手工环境下，分步进行记账工作，对记账凭证进行分类，将特定的记账凭证格式与相应的记账凭证类型相对应，以减少记账凭证的积压和等待时间，流畅流程，提高效率。在计算机信息处理环境下，记账工作可以采用实时或者批处理方式进行，实际上已经不存在积压问题。单从这一点，记账凭证分类已无必要。为了保留传统会计工作习惯，主流软件仍设计了记账凭证分类功能。但在处理方式上发生变化，认为不同格式的记账凭证，会计数据属性没有区别，不涉及存储格式变化，仅涉及输出界面的变化。记账凭证类型是模式和外模式问题，记账凭证电子格式是应用问题。记账凭证电子格式与相应记账凭证类型可以是多对一关系。同一个类型的记账凭证，可根据用户习惯灵活加以选择，可以套用多种电子格式。
5.记账凭证可转化为普通日记账。我国账务处理程序与西方有所不同，从登记记账凭证开始账务处理程序，目前主流会计软件也是按照这种模式设计的。但现在很多主流软件按照存储与输出分离的原理，已经设计了以表格形式查询记账凭证的功能，表格形式的记账凭证实际上就是普通日记账。
综上所述，计算机会计软件的许多功能，都源于数据存储结构与信息输出形式的分离化处理。已经成为计算机会计不能简单模仿手工会计的理论基础。由于分离关系的多样性，使得各种会计软件功能上的微观差异较大，对会计软件的通用性有一定的负面影响，需要及时加以规范。建议有关部门跟踪这种变化，在充分调研的基础上，修订现有的《会计核算软件基本功能规范》并在适当的时候，出台“计算机会计具体会计准则”。
[参考文献]
[1]杨周南。计算机信息处理环境对会计理论与实务的影响及对
策研究[m].北京：中国财政经济出版社，2002.导言10.
[2]张瑞君，蒋砚章。计算机会计学[m].北京：中国人民大学出版社，2001.94-96.
P键词 办公室业务管理 台账管理 精益化管理
一、前言
办公室是一个综合性较强的服务部门，其工作的各个方面都可能影响执行力效果，其管理水平直接关系到单位各项工作的正常运转。台账是管理制度的附表，是管理过程中留下的凭证。台账可以帮助管理者理顺日常工作程序，提高工作效率。
在电力体制深入改革的背景下，公司办公室业务逐渐增多，其工作的难度也相应增强。综合性业务本身易使岗位人员压力大，影响工作质量及工作效率，而深层次服务和智慧型部门建设又对办公室业务能力提出了更高的要求。因此，办公室在本部门管理优化中，首先要创新台账管理模式，以夯实办公室综合业务基础管理，落实办公室综合业务痕迹管控，从而促进综合业务水平的提高。
二、主要做法
以国网通用制度为基础，以国网、上级要求及内部管理需求为核心，细化办公室综合业务流程过程控制，并在需求明确的基础上，设计台账种类、台账内容及台账标准，创新台账管理模式，优化资源配置，强化监督、管控，从而建立全覆盖、全流程、全员资料台账管理体系。主要做法包括：
（一）明确目标，设定台账管理创新思路
基于综合性业务、深层次服务及智慧型部门的挑战，公司创新台账管理模式，落实以台账凭证为基准的基础精细化管理，通过查阅台账凭证帮助管理者理顺日常工作程序，提高工作效率，并可随时了解目前工作是否按计划进行，是否碰到难题，从而发现问题、把握细节，以查漏补缺、集中攻坚、督促落实，实现管理的可控性。具体实施思路如下：
以国网、上级管理的要求和公司内部管理需求为导向，以办公室综合业务为基础设计合理的台账模式，以匹配业务实施与管控的要求；针对不同的台账模式，明确运行的周期与记录方式等要求，设定保存期限，并建立相应共享机制；通过对内容与节点、台账形式、通道等的整合，实现台账管理精益化；最后，落实资源保障，强化监督实施。
（二）以办公室综合业务提升为导向，梳理台账管理要求
办公室业务工作纷繁复杂，通过加强台账管理，能够落实各项业务实施痕迹，并通过台账记录的应用，一方面可以直接应用到业务实施，提升工作效率，另一方面也可以通过分析相应记录，完善各项工作机制，实现办公室各项业务规章制度、标准规程的优化改善。
办公室台账管理以提升办公室综合业务为核心，依据办公室的综合业务范围，梳理国网及上级公司台账管理要求。以办公室业务综合流程为基础，以办公室综合业务管理提升为导向，明确流程控制节点及节点台账管理要求。
（三）以管理要求为目标，创新台账管理模式
以业务负责人为主体，依据办公室内部管理需求，设计包括原始凭证、督查表、统计表、清单、备忘录、计划、总结7类台账。并根据不同台账的要求，设计台账记录的内容及标准，重点明确：
1.完善台账内容。以工作为例，结合日常工作特点，针对每次来信、来电和来访及时登记，并形成信息统计表，确保所有件信息齐备；针对时间历程较长的复杂件，建立专档，记录形成处置过程备忘录。并结合上级公司要求，及时完成交办件的处置和办结报告，并于每月完成稳定工作月报及不稳定因素排查表、季度分析报告，全方位加强对于件的预警、分析、总结和妥善处置。
2.创新台账管理方式。针对不同的台账内容，创新台账管理模式，从而精细、便捷落地台账内容。以与公务接待业务为例。
在业务建立“一案一档一表一账”的动态“流水账”，确保事事有账可循，有档可查。以“一表”对的每一案实现“全”记录；以“一档”对重要案件实现“专”记录；以“一账”对跨度较长案件实现“完整”记录。
在公务接待业务方面，建立“3+X”的模块组合式台账管理法，确保公务接待流程标准规范，提升公务接待管理水平、提高综合服务工作效率。“3+X”的模块组合式台账管理办法中的“3”便是任务单、接待方案、职责分配表，“X”就是接待资源数据库。
（四）以台账模式为基础，明确运行机制
1.确定台账记录周期与方式。对于不同的台账记录，按照需求设定记录周期。在记录方式上，以电子化为主，对于条件限制或性质本身要求，如会议批示、合同流转单及用印申请单等必须建立纸质台账。
2.设定台账记录的保存期限。根据《上海市电力公司文件材料归档范围及保管期限表》要求，严格各类台账资料的保管期限。
3.建立共享平台，实现台账资源分级共享。公司按照各类台账的共享权限分层分级，分为公司范围内共享、相关部门共享、部门内部共享、专业条线间共享和专业内部共享。
（五）以精益化为目标，实施精益整合
1.台账内容与节点整合。对于国网及上级有明确要求的，以上级要求为准；以办公室综合业务流程为基础，梳理业务节点，控制业务流程的关键节点，去除不必要的台账。
2.台账形式整合。简化台账表单形式，将多个节点的台账整合到一张表中，如制度废止会签单，一张标准覆盖业务开始到结束端到端的台账。
3.通道整合。建立资料台账与档案、协同办公的接口，实现通道整合，为快速获取数据及建立共享机制奠定基础。
（六）落地台账管理模式，优化资源配置
全员参与、定职定责，整合各业务条线台账记录，形成精益化台账管理体系。依据梳理出的台账，办公室召开专门会议，对现有台账进行整合。以业务负责人为业务台账的管理者，对于有交叉的模块进行切分，明确台账管理的负责人。
（七）强化监督，促进台账管理有效实施
1.实行动态管理，强化过程监管。办公室工作台账采取自查与监督结合的方式，做到周自查、月交流、年总结。每周，对应标准各岗位对本岗位的台账工作进行自查，记录并改善发现的问题；每月，办公室副主任对各岗位的台账工作进行检查，并在月度办公室会议进行交流、分析；年度，各岗位对自身台账管理工作进行总结。
2.与个人绩效考核直接挂钩，激发人员积极性。将办公室各专职绩效管理情况纳入全员绩效管理综合评价中，确保每个专职都有相应台账管理要求，由各业务分管副主任根据季度内各专职台账管理情况进行综合评定；由办公室主任根据各专业台账管理成效及监督检查力度对副主任进行绩效综合评价。对于在台账管理工作中有突出表现（有创新做法，并获得一致认可、推广的）的人员给予额外的绩效加分，并直接将加分纳入人员的年度绩效考评中。
三、结语
实施基于办公室综合业务提升需求的台账管理体系，有利于办公室各岗位建立自己的工作账本，对每天的工作内容加以记录，对工作的完成情况进行说明，从而使得业务人员明确自己的岗位职责，理顺日常工作程序，提高工作效率，最终提升办公室的综合业务能力。基于办公室综合业务提升需求的台账管理体系的建立，对其他公司提升办公室业务管理水平具有借鉴意义。
关键词：应收账款；应付账款；内部控制
一、应收、应付账款及其内部控制的相关概念
（一）应收账款的概念及其内部控制
1. 应收账款的概念
在企业的资产负债表中，应收账款作为流动资产存在，其范围主要是一年或者超过一年的营业周期内，企业应该回收的款项。应收账款是伴随企业赊销形成的。在生产经营过程中，企业向客户销售商品或者提供劳务，却没有即时收取购货单位或者接受服务单位的款项，即为应收账款。虽然，赊销的方式能够为企业带来扩大销售量、提高利润等方面的好处，但是，也为企业带来无法回收款项的风险，无法回收的资金即为坏账，会为企业带来损失，是企业应收账款的直观体现。
2. 应收账款的内部控制
应收账款的内部控制属于资产管理，也是企业经营管理过程中必须注重的内部控制范围，在对企业应收账款进行控制的过程中，应该注重会计操作流程，使企业应收账款能够如实地在会计中反映出来，实现对应收账款的有效管理。市场经济条件下，应收账款属于流动资产，其处理流程主要包括事项发生、财务处理、冲销三个环节，其内部控制就是要对应收账款处理流程进行有效把控。
（二）应付账款的概念及其内部控制
1. 应付账款的概念
应付账款与应收账款相反，是指企业在接受提供的产品或者服务之后，应该付给商品或劳务提供商的款项，以及因为发包工程产生的应该付给其他单位的工程价款。其本质是延迟支付的营销方式。在企业的资产负债表中，应付账款作为负债类账户存在，对于预付账款不多的企业，可以将这类款项即为应付账款的借方，在期末根据账款实际进行合计数填列。应付账款的成因是基于卖方促销产生的，其本质也是赊销方式，是一种延期支付的行为，建立在信用机制基础上。与应收账款相同，应付账款也有着对应的付款期限、折扣期限以及折扣比例，这几项的处理对于企业信誉十分重要，是企业无形资产管理的重要组成部分，如果发生延期，将会产生信用成本，表现形式为利息、赔偿等。值得注意的是，在对应付账款进行处理时，如果企业放弃现金折扣，将付款时间延长，成本会降低。
2. 应付账款的内部控制
应付账款的控制是企业的支出业务，是企业流动负债的重要组成部分，其义务的履行会直接减少企业利益，不履行将会直接影响企业信誉，减少企业无形资产。因此，强化企业应付账款的控制，对于企业发展的重要性也是极大的，在应付账款的内部控制中，关注重点是企业资金链结构，处理重点是金额、时期以及支付方式。应付账款同应收账款一样，其管理都隶属企业资金管理，需要科学的决策支持，才能够实现有效控制。
二、企业应收、应付账款处理问题
（一）会计核算问题
企业应收应付账款会计核算问题主要表现为负债表填写问题、科目使用问题以及估价入账问题三类。首先，在企业的会计核算中，很多现代企业对于负债表中应收应付账款余额的填写没有有效控制，致使负债表余额填写不正确，其成因主要是没有将应收应付账款进行明细分类，直接将账款总额填入资产负债表中，查收工作也存在缺失，使得企业应收应付账款的会计核算问题出现。其次，企业对于应收应付账款的会计科目使用也存在着使用不当的现象，有的企业在进行采购时，没有将汇款采购通过货币资金的方式进行核算，而是直接将应付账款作为会计科目列示，使得企业资产业务以及会计科目出现扭曲，不能明确反映企业的资产状况，影响了应收应付账款管理的成效。最后，企业在进行应收应付账款管理时，经常出现估价入账现象，使得库存物资价值的判定存在很大主观性，会计账目的核实存在问题，影响了企业资产反映，降低了资产管理效率。
（二）应收应付账款手续不完备
在实际的经营管理中，很多企业依然受着传统内部控制管理理念的影响，认为业务才是企业工作的主要方面，对于财务控制的重要性认识存在缺失，片面注重购销忽视了财务清收，使得企业在处理应付应收账款时，业务手续办理不完全，财务管理职能不能有效发挥，造成坏账的出现。随着企业的经营发展，因为长期的财务工作落实不实，企业的坏账会不断堆积，在清收以及管理不足的情况下，财务管理责任很容易混乱，在应对应付账款以及应收账款的过程中，由于管理手续的不齐全，企业难以获得相应的详实资料，无法正确记载内部资产的流向，资产状况难以明晰，企业的应收账款不能回收的风险极大。
三、关于提高企业应收、应付账款内部控制的建议
（一）强化往来账款记录工作
完备的账款管理手续对于应收应付账款的管理有着重大意义，在对应收应付账款进行管理的过程中，应该及时做好资产流动记录，实现良好的资产流动管理，可以使用计算机管理平台强化往来账款信息的记录，从而促进企业资产业务的发展，为企业和客户核实提供保障。在企业实际的经营管理中，很多企业片面地认为记载工作是一件简单的工作，其实，企业的特殊业务的记载是存在很大难度的，一旦发生错误将会难以纠正。因此，企业必须提高对往来账款记录重要性的认识，及时建立往来账款记录规范，明确记录流程，强化管理，提高执行效率，只有这样，才能真正实现科学的往来账款记录，为企业和客户的账目核实提供良好基础。
（二）建立催账机制
催账制度对于应收账款的回收有着很大帮助，企业应该建立科学的清算制度，将应收账款的期限以及金额按照重要程度进行划分，以增加企业资产。在应收账款的处理中，如果不能及时收回账款金额，随着时间的流失这部分账款很可能转变为坏账，将会直接损害企业的经济效益。因此，催账机制的建设十分重要。首先，企业应该做好应收账款相关手续资料的管理，为账款催收提供必要依据。其次，企业应该面对拖欠账款企业的性质，制定相应的催收办法，当账款期限到了的时候就应该及时催收，保障企业资产安全。
（三）建立健全管理方法
科学合理的应收应付账款管理方法对于保障企业资产安全有着重要意义，企业应该结合自身业务特点，运用科学手段强化对往来账款的监控，提高账款的可控性。在企业中，可以运用应收账款明细表复核加总、账龄分析、审计单位协助、债务人函证的审计流程强化应收账款的管理；可以运用应付账款明细表复核加总、函证、账款检查、验明披露结果等审计流程强化应付账款的管理。此外，管理办法的建立还可以结合企业应收应付账款内部控制构成要素进行。主要可以分为控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通以及监督。
（四）加强信息沟通
应收应付账款的内部控制离不开各部门之间的信息沟通，企业应该实现管理部门、财务部门、业务部门的快速交流，共同配合，实现良好的应收应付账款管理工作。首先，业务部门应该及时对客户信用进行调查，将资金应用以及应收应付账款的变动情况及时记录下来；第二，财务部门应该按照业务性质，及时建立应收应付账款的清结方案，实现及时清算；第三，采购部门应该及时将采购状况以及货款交易以及预付金额的实际状况记录，保存相关资料，应对应付账款；最后，财务部门应该及时与销售、供应方建立客户档案，使业务的发生处于控制范围之内。
四、结语
市场经济背景之下的账款是存在时间效率的，资金支付的延迟与收取的延迟会影响到企业的正常经营管理，也会影响到企业形象。因此，企业应该不断加强应收、应付账款的内部控制，采取科学的方法，提高资金管理的效率，促进企业效益的提高，推动企业信誉的建设，实现企业的长远发展。
参考文献：
[1]唐晓英.企业应收账款成因分析及管理[J].企业研究，2012（08）.
[2]王剑萍.浅析企业应收账款的管理[J].商场现代化，2012（11）.
[3]张志波.浅析中小企业应收账款的管理[J].全国商情（理论研究），2012（04）.
[4]赵蕾.浅析应付账款管理中存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2012（02）.
[5]赵丽华.试论企业应付账款的管理与风险防范[J].商，2012（03）.
大部份单位的会计人员年龄都存在老中青的搭配,素质参差不齐,接受能力高低不一,大部份中青人员上手较快。在实行会计电算化中,只要坚持学习,上机操作,大部份会计人员都能适应工作的要求,掌握会计电算化的初级知识和技能;有自学能力的人员,可以进一步学习中、高级会计电算化知识。对上机人员要从以下三个方面来严格要求:
操作规范化:指严格按操作程序进行操作,不得随意超出操作程序。为了保护计算机硬件和软件,确保会计信息的安全、完整,避免人为因素产生破坏,要求每个上机人员按操作程序开机、关机;用正确命令进入、退出网络和。账务报表系统;当网络、账务报表还处于使用状态时,不准随意关机;使用每个电算系统功能,要按照菜单提示正确操作,避免非法操作造成损失。
录入会计信息标准化:使用计算机处理会计业务,大量会计信息要靠会计人员手工录入,这就是对会计人员录入会计信息提出标准化的要求。每个单位财务可以根据自己的实际情况来做这个工作,具体说,录入会计信息标准化指:1会计分录标准化:对经济业务进行分析、归纳,整理出标准会计分录清单,并使每个会计人员掌握;同时,要先借后贷、方向一致的科目按编码顺序排列;错账更正一律采用红字更正法,避免借、贷方出现虚增、虚减的现象;2会计分录中的摘要标准化,做到摘要简明、额要、准确、完整;3建立标准化 专用词组和定义常用记账凭证,提高记账凭证录入速度。标准化的会计信息,将提高其使用标准摘要或摘要中的标准词,统计出其他相关信息,为财务分析提供更详细的数据。
账务处理流程化:也叫会计核算程序化。具体指对会计信息的记录、分类、汇总、陈报的步骤和方法。即从原始凭证的整理、汇总,记账凭证的填制,日记账、明细账的登记,会计报表的编制等。合理地组织账务处理流程,对提高会计工作的效率,充分发挥会计的职能,具有重要的意义。
二、电算环境下的内部控制
手工账务系统对会计凭证的正确性,一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目审核;对账户的正确性,一般从三套账册相互核对来验证;通过职能分工相互制约;通过账卡、账账、账实相符等控制方式,保证数据、物资的正确和完整,堵塞漏洞。
电算账务系统由于会计工具和账务处理程序的变化,除原始数据的收集、审核、建账、填制凭证、编制报表计算公式等由会计人员进行外,大部分数据的计算,汇总工作收计算机处理,使内部控制方式由人工控制转为人世间机控制。因此,对后者的控制要求更严密、范围更大。
对电算账务系统的内部控制,既包括原来的手工账务过程,又包括程序设计、电算账务处理过程。这种手工和计算机的控制过程,可以分成以下两部份:1由影响电算会计信息处理的总体控制枣一般控制;2会计电算应用方面的具体控制枣操作控制组成。本文讨论在使用用友会计处理软件环境下的内部控制。
(一)总体控制枣一般控制。
1.会计电算化工作规划:指拟定本单位会计电算化工作规划,提出实现会计电算化制度建设,以及会计人员的电算化培训。
2.岗位分工:主要指职权制,目的是对会计人员有目的、有组织的职务分工,以及与之相适应的对职责和权限所作的强制规定,约束和规范作行为,达到:1电长系统只用于规定的工作范围;2对接触电算系统操作的只限于经过允许的会计人员;3只能使用经过定义的功能范围,即权限定义;4及时、准确提供会计信息;5提高会计工作质量和效率。
(二)具体控制枣操作控制
目的是要在会计应用方面确定具体的控制过程,保证全部经济业务都经过审核、记账,并作及时、准确、完整的处理。
1.对输入的控制:经济业务在由计算机处理之前,经过相应的领导批准,通过会计人员审核,简明、准确、完整地填制记账凭证,没有遗漏、重复或不适当更换的经济业务,不正确的经济业务已更正或删除;
2.对离心账过程的控制:记账凭证只有经过会计复核、确定正确无误,并再次检查没有遗漏、重复、添加的记账凭证,方可由计算机进行记账处理。记账之前,必须对账务数据做备份;记曲过程中,一但出现错误,要及时识别和更正,恢复正确数据;
3.对输出的控制:核对记账后的科目是否平衡,上下级科目金额是否一致,确保账账、账证符;及时报送会计报表给有关部门和经过允许使用的人员;定期打印凭证、账簿,备份会计数据。
针对以上各控制环节,以职权制为核心,建立会计电算化操作制度、计算机硬件管理制度、会计档案管理制度,完善会计电算化的内部控制体系,保证系统正常运行,数据安全、完整。
三、电算环境下的两个协调
人机协调
计算机在会计工作中的应用,极大地提高了会计工作的效率和准确性,从会计发展的历史来看,这是一次会计的革命。由于会计信息处理方式的改变,引起传统手工会计各方面的变化,但无论如何变化,计算机只是技术手段,会计人员仍处于会计电算系统的主体地位。因为:1计算机不能完全代替会计人员的工作,如原始凭证审核、记账凭证复核等;2计算机处理会计信息,是由会计人中进行操作和控制,如建账、填制记账凭证等;3会计核算软件的开发、测试、系统配置及维护是依赖于会计人员及相关人员。人是这个系统的主体,计算机是客体;要充分发挥会计人员的积极主动性,又要利用计算机存储量大、运算快、计算准确的优点,这些内容,很有必要在结合实际工作的操作培训中进一步强调,从指导思想上把会计人员放在一个较高的位置上,每个会计人员应有清醒的确良认识,协调好人与机的关系。
岗位协调
在组织会计电算流程当中,合理的岗位分工、岗位协调、岗位牵制及为重要。如何有效地配备好电算流程中的会计人员,是会计电算化后一个难题。除了明确每个岗位的职责、安排好日常工作、特殊事项如何处理及科室之间的凭证、报表流向外,还得认真考虑不性格差别的会计人员搭配对工作的影响。岗位协调,从很大程度上讲,是会计人员之间的协调,“认真学习、相互支持、求同存异”应是每个上机操作人员持有的态度。
四、电算账务系统中科目级次结构使用方向
电算账务系统与手工账务系统中,科目级次结构设置基本一样,但在使用方向上 是不一样的。
在手工账务系统中,目前我国会计科目级次结构是以一级科目为核心,自上而下的结构。各单位在统一的一级科目下根据自己的经济业特点,设置相应的明细科目。
在电算账务系统中,一般是设置最详细的分类项目(操作级),作为电算系统的录入主信息,通过对主信息,分栏汇总、计算出较概括的从属信息。
大部份单位的会计人员年龄都存在老中青的搭配,素质参差不齐,接受能力高低不一,大部份中青人员上手较快。在实行会计电算化中,只要坚持学习,上机操作,大部份会计人员都能适应工作的要求,掌握会计电算化的初级知识和技能;有自学能力的人员,可以进一步学习中、高级会计电算化知识。对上机人员要从以下三个方面来严格要求:
操作规范化:指严格按操作程序进行操作,不得随意超出操作程序。为了保护计算机硬件和软件,确保会计信息的安全、完整,避免人为因素产生破坏,要求每个上机人员按操作程序开机、关机;用正确命令进入、退出网络和。账务报表系统;当网络、账务报表还处于使用状态时,不准随意关机;使用每个电算系统功能,要按照菜单提示正确操作,避免非法操作造成损失。
录入会计信息标准化:使用计算机处理会计业务,大量会计信息要靠会计人员手工录入,这就是对会计人员录入会计信息提出标准化的要求。每个单位财务可以根据自己的实际情况来做这个工作,具体说,录入会计信息标准化指:1会计分录标准化:对经济业务进行分析、归纳,整理出标准会计分录清单,并使每个会计人员掌握;同时,要先借后贷、方向一致的科目按编码顺序排列;错账更正一律采用红字更正法,避免借、贷方出现虚增、虚减的现象;2会计分录中的摘要标准化,做到摘要简明、额要、准确、完整;3建立标准化 专用词组和定义常用记账凭证,提高记账凭证录入速度。标准化的会计信息,将提高其使用标准摘要或摘要中的标准词,统计出其他相关信息,为财务分析提供更详细的数据。
账务处理流程化:也叫会计核算程序化。具体指对会计信息的记录、分类、汇总、陈报的步骤和方法。即从原始凭证的整理、汇总,记账凭证的填制,日记账、明细账的登记,会计报表的编制等。合理地组织账务处理流程,对提高会计工作的效率,充分发挥会计的职能,具有重要的意义。
二、电算环境下的内部控制
手工账务系统对会计凭证的正确性,一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目审核;对账户的正确性,一般从三套账册相互核对来验证;通过职能分工相互制约;通过账卡、账账、账实相符等控制方式,保证数据、物资的正确和完整,堵塞漏洞。
电算账务系统由于会计工具和账务处理程序的变化,除原始数据的收集、审核、建账、填制凭证、编制报表计算公式等由会计人员进行外,大部分数据的计算,汇总工作收计算机处理,使内部控制方式由人工控制转为人世间机控制。因此,对后者的控制要求更严密、范围更大。
对电算账务系统的内部控制,既包括原来的手工账务过程,又包括程序设计、电算账务处理过程。这种手工和计算机的控制过程,可以分成以下两部份:1由影响电算会计信息处理的总体控制枣一般控制;2会计电算应用方面的具体控制枣操作控制组成。本文讨论在使用用友会计处理软件环境下的内部控制。
(一)总体控制枣一般控制。
1.会计电算化工作规划:指拟定本单位会计电算化工作规划,提出实现会计电算化制度建设,以及会计人员的电算化培训。
2.岗位分工:主要指职权制,目的是对会计人员有目的、有组织的职务分工,以及与之相适应的对职责和权限所作的强制规定,约束和规范作行为,达到:1电长系统只用于规定的工作范围;2对接触电算系统操作的只限于经过允许的会计人员;3只能使用经过定义的功能范围,即权限定义;4及时、准确提供会计信息;5提高会计工作质量和效率。
(二)具体控制枣操作控制
目的是要在会计应用方面确定具体的控制过程,保证全部经济业务都经过审核、记账,并作及时、准确、完整的处理。
1.对输入的控制:经济业务在由计算机处理之前,经过相应的领导批准,通过会计人员审核,简明、准确、完整地填制记账凭证,没有遗漏、重复或不适当更换的经济业务,不正确的经济业务已更正或删除;
2.对离心账过程的控制:记账凭证只有经过会计复核、确定正确无误,并再次检查没有遗漏、重复、添加的记账凭证,方可由计算机进行记账处理。记账之前,必须对账务数据做备份;记曲过程中,一但出现错误,要及时识别和更正,恢复正确数据;
3.对输出的控制:核对记账后的科目是否平衡,上下级科目金额是否一致,确保账账、账证符;及时报送会计报表给有关部门和经过允许使用的人员;定期打印凭证、账簿,备份会计数据。
针对以上各控制环节,以职权制为核心,建立会计电算化操作制度、计算机硬件管理制度、会计档案管理制度,完善会计电算化的内部控制体系,保证系统正常运行,数据安全、完整。
三、电算环境下的两个协调
人机协调
计算机在会计工作中的应用,极大地提高了会计工作的效率和准确性,从会计发展的历史来看,这是一次会计的革命。由于会计信息处理方式的改变,引起传统手工会计各方面的变化,但无论如何变化,计算机只是技术手段,会计人员仍处于会计电算系统的主体地位。因为:1计算机不能完全代替会计人员的工作,如原始凭证审核、记账凭证复核等;2计算机处理会计信息,是由会计人中进行操作和控制,如建账、填制记账凭证等;3会计核算软件的开发、测试、系统配置及维护是依赖于会计人员及相关人员。人是这个系统的主体,计算机是客体;要充分发挥会计人员的积极主动性,又要利用计算机存储量大、运算快、计算准确的优点,这些内容,很有必要在结合实际工作的操作培训中进一步强调,从指导思想上把会计人员放在一个较高的位置上,每个会计人员应有清醒的确良认识,协调好人与机的关系。
岗位协调
在组织会计电算流程当中,合理的岗位分工、岗位协调、岗位牵制及为重要。如何有效地配备好电算流程中的会计人员,是会计电算化后一个难题。除了明确每个岗位的职责、安排好日常工作、特殊事项如何处理及科室之间的凭证、报表流向外,还得认真考虑不性格差别的会计人员搭配对工作的影响。岗位协调,从很大程度上讲,是会计人员之间的协调,“认真学习、相互支持、求同存异”应是每个上机操作人员持有的态度。
四、电算账务系统中科目级次结构使用方向
电算账务系统与手工账务系统中,科目级次结构设置基本一样,但在使用方向上是不一样的。
在手工账务系统中,目前我国会计科目级次结构是以一级科目为核心,自上而下的结构。各单位在统一的一级科目下根据自己的经济业特点,设置相应的明细科目。
在电算账务系统中,一般是设置最详细的分类项目(操作级),作为电算系统的录入主信息,通过对主信息,分栏汇总、计算出较概括的从属信息。