文件管理制度范文

文件管理制度篇1

2、文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

3、文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

4、文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5、作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6、质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7、质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8、质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

9、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10、各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11、质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

技术文件管理制度（二）

1、 技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1） 开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

2） 开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

3） 产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

4） 产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

4、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

5、 技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

文件管理制度篇2

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

文件管理制度篇3

【关键词】房姐；完善；印章管理制度

中图分类号：D92

文献标识码：A

文章编号：1006-0278（2013）03-134-01

一、事件回顾

据新华网、中新网等报道，对涉嫌伪造国家机关公文、印章罪的陕西“房姐”龚爱爱，3月8日，检察机关决定批准逮捕。而对相关渎职的户籍民警却采取低调处理的办法，称“工作疏忽”造成，在户籍管理实行微机化管理、全国联网的情况下“房姐”曾拥有四个户口显然难以令大众信服。最终，户籍民警及相关责任人被追责。这件轰动全国的新闻事件引起了大家的关注和思考。

二、概念及特征

印章是国家机关、社会团体、企事业单位或个人制作的署有本单位或个人名称的一种印模。印章是在文书处理程序中，对文书内容形成之后经过审阅、认可的标志。据史料记载，我国最早使用印章于东周，距今两千七百多年的历史，印章有皇权的标志。近代，印章在民间也逐渐流行。从概念可知，印章是一种认证行为，公章则是国家公权力机关对相对人身份或者资质的一种认证和批准行为。

三、印章的重要性和严肃性

印章是指党、政、军各级机关及社会团体、企事业单位及其他所属机构使用的代表本单位或部门的印章。公章主要涉及公权力机关的权威和公信力，以及社会各个方面的管理制度。公章的权威和规范会引导国家形成规范的管理制度和秩序井然的社会环境。国家公权力机关对证件的批准和核准是对市场中自然人和法人的主体资格的确认，如果主体资格审查不严，出现松懈和舞弊，而带着“假面具”的自然人和法人从事洗钱、转移资产等各种下游违法犯罪，且给侦查破案带来难度，追责很难落实，这同时又会让违法犯罪分子存在侥幸心理，更加肆无忌惮，那么市场将容易引发欺骗和混乱，社会的不稳定性因素将大大增加，同时也不利于社会形成良好的诚信环境。欺骗者不易得到应有的惩罚，被欺骗者难以得到该有的权利救济。公平正义将不彰。

因此，必须更加规范国家机关公文印章管理制度，严厉打击各种伪造国家机关公文印章。如同2013年“新交规”对涉牌的“未悬挂、伪造、变造、不按规定安装号牌、故意遮挡污损号牌”处以最严重的扣除12分的规定，这规定实质是打击各种戴“假面具”的违法犯罪分子企图隐瞒主体身份，逃脱惩罚的行为。同理，国家机关公文印章就是对社会中自然人和法的“面具”的统一有效管理，一个主体在审查合格的情况下，只有一个“面具”，同时登记备案。授予其主体资格权利，同时严格追责，且为追责提供了便利条件。在违法犯罪的成本和风险都客观存在时，各个社会主体才会认真守法，诚信而富有安全感。

四、制度办法的完善

针对伪造国家公文印章的情况，国家也采取了相应措施。国务院出台了《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章的规定》（国发1999第25号）。对国家机关和企事业的印章规范和加强，严格办理程序和审批程序，即对拥有刻制印章部门的权力授予和规范。

“房姐”事件无疑是伪造国家机关公文印章的具体典型案例。《中华人民共和国户口登记条例》第六条规定：一个公民只能在一个地方登记为常住人口；《中华人民共和国居民身份证法》第十八条规定：伪造、变造居民身份证的，依法追究刑事责任。在“房姐”事件中，最终，“房姐”以涉嫌伪造国家机关公文、印章罪，被检察院批准逮捕。同时，根据《居民身份证法》第十九条规定，如人民警察利用制作、发放、查验居民身份证的便利，收受他人财物或者谋取其他利益的；非法变更公民身份号码，或者在居民身份证上登载本法第三条第一款规定项目以外的信息或者故意登载虚假信息的，根据情节轻重，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。比较第十八条和十九条可知，前者存在伪造、变造居民身份证的行为就可以依法被追究刑事责任。而十九条对人民警察利用职务便利的参与造假行为，则视情节轻重而定，仅在情节较重的情况下追究刑事责任，但具体怎么追究刑事责任，对该刑事责任的定性定量都无具体明文规定，在执行上具体落实存在一定难度和弹性空间。

因此，对国家机关工作人员利用职权参与伪造国家机关公文印章的行为，法律上应该具体明确的规定，对此犯罪行为严厉打击，在源头上杜绝伪造国家机关公文印章的产生。对参与伪造国家机关公文印章的各种具体行为进行定性定量，做到严格而清晰。

目前，欧美发达国家的社会信用体系和法律体系相对发达，涉及诚信的欺骗行为会被纳网的诚信记录，而诚信记录对个人的工作生活至关重要。后果具有严重性和严肃性，因此，在伪造国家机关公文印章这方面的现象罕见，同时其他不诚信的行为也较少。

文件管理制度篇4

 

关键词：施工企业 文件管理 有效方法

0 引言

施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。

1 加强文件专/兼职人员的管理

1.1 统筹安排、提高效率

施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。

1.2 做好记录，程序严密

记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。

文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。

例如：

接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。

制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。

1.3 提高文件管理人员素质

施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。

文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。

文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。

2 加强基层项目部管理

施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。

2.1 加强宣传教育，重视文件管理

很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。

2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集整理。

项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。

2.3 确保文件管理人员相对稳定

项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内

[1] [2] 

容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。

加强企业整体管理水平

. 部署细化实施办法，文件管理上水平

通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。

. 定期开展培训

随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。

. 编制文件汇编

企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。

结束语

面对新的形势和工程项目管理工作发展的需要，进一步加强文件管理工作是非常必要的，同时还应充分调动员工的积极性，这样才能更好的推动施工企业又好又快发展。

文件管理制度篇5

关键词：OA系统；电子文件；管理；问题；对策

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）21-0236-02

高校的办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）系统，是指在高校各党、政、教学等部门的实际工作中，具备公文处理、信息与传递、交流等功能的以实现单位内的公共管理事务为主要职能的办公系统[1]。随着网络信息技术的日益发展，各高校OA管理系统的信息化水平不断提高，高校各部门如何在OA系统环境下实现电子文件的科学管理，就显得尤为重要。

一、高校电子文件管理的现状

电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物[2]。从电子文件管理的历史来看，我国利用计算机来处理文件还是20世纪80年代的事，虽然已经用了二十几年的时间，但是只是在部分党政机关小范围应用，没有真正广泛普及。20世纪末，电子文件管理是一个全新而陌生的领域，一个研究基础和管理实践经验基本空白的地带[3]。我国对电子文件的管理仍然存在很大问题。尤其是在高校，电子文件管理出现这样一些特征：起步晚、基础设施落后、观念意识不到位，人员业务素质不高。

发达国家在20世纪60年代已经开始建立计算机检索系统，利用计算机强大的功能来管理档案文件。到20世纪70年代末，发达国家有98%的文件（包括其他载体文件）已著录存档在计算机检索系统中[4]。这给人们查阅档案带来极大方便，同时也使电子文件的管理得到不断规范，发达国家对电子文件的管理已经形成了一套科学合理的管理体制。反观我国高校，在很长的一段时间里，我们仅仅用计算机来打印、修改文件材料。在电子文件的管理工作上，我们已经落后发达国家近40年。高校没有形成一套科学有效的电子文件管理办法，各部门各行其是，很多部门没有规章制度的约束，不能自觉地保存电子文件，用过之后就不再理睬，让电子文件处于自生自灭的状态。

部分高校基础设施相当落后，没有专门的存储电子文件的设备，也没有配备刻录机、扫描仪、交换机等信息化设备，电子文件哪里来哪里放。基础差，设施落后还可以改进。但最主要的是各部门的文件管理人员业务素质不强，很多文件管理人员不是专职人员，而是从事教学科研工作的兼职人员，保管电子文件观念意识不到位，存在消极对待电子文件的情况。部分文件管理人员已认识到电子文件管理的重要性，但一涉及要投入大量的人力、物力、财力，最终也只是纸上谈兵。有的领导没能看到它的长期性，难以痛下决心，使电子文件的管理难以取得实质性进展。

高校涉足电子文件管理的时间还不长。在实际工作中，我们还只进行电子文件的收集、鉴定等基本操作，对于电子文件的安全保护、统计、归档、服务等工作基本上还处于起步阶段。即使是这样，在电子文件的管理过程中，还会存在许多问题。

二、高校电子文件管理中存在的主要问题

随着新型的文件形式推广运用后，高校对OA系统的运用更为普及，使日常电子文件的管理更为有效，但是高校电子文件管理也存在一些问题。

（一）电子文件处于无人管理的状态

在高校，自运用OA办公系统以后，各部门实现了运用计算机进行科研和办公管理，但有的只处于办公自动化的起步阶段，由于电子文件让人产生不真实、虚拟感，在人们长久以来形成的观念中，纸质文件才是实际存在的。因此，纸质文件在各部门仍然占主导地位，电子文件只是起到辅助作用。有的只是用计算机草拟文件，一旦打印出正式纸质文件，作为草拟的电子文件就不会被存档，而是被新的电子文件不断覆盖，或因电脑存储有限而被删除。有些部门知道电子文件的重要性，把电子文件存储在计算机硬盘上，但是没有进行整理、鉴定、归档，随着时间推移，日积月累，电子文件就处于无人问津的状态了。

（二）电子文件管理缺乏制度规范

高校电子文件管理起步时间还比较短，虽然国家颁布了《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》等规章制度，但由于领导不够重视，有些高校没有意识到电子文件管理的重要性，对电子文件管理置之不理，未制定规范科学的管理制度，没有把电子文件纳入规范化管理。特别是电子文件形成、收集、处理、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，信息都存在更改、丢失的危险，没有形成一套切实可行的管理制度，给电子文件管理与归档带来被动。在OA系统开发时，未设计与档案系统相融合的归档管理功能，从而造成各部门之间相互脱节，缺乏电子文件管理的全局考虑。

（三）电子文件缺乏安全保障

电子文件的安全性一方面是指电子文件以及它形成的相关文件数量齐全，另一方面是指电子文件的内容、结构与背景信息没有缺损[5]。电子文件的安全是保证其真实、完整的前提，对以后电子文件的归档利用至关重要。在高校实际管理电子文件的过程中，由于电子文件管理的安全机制不完善，一些部门将电子文件直接存储在接连互联网的电脑上，一旦系统被病毒入侵，极易造成电子文件丢失、损坏。由于电子文件在利用上缺乏制度的保护和约束，每一个环节都存在堵塞信息失真的隐患，因此，迫切需要用制度来维护电子文件的原始性、真实性及其安全性。

（四）电子文件管理缺乏专业人才

在高校实际工作中，大多数部门电子文件管理人员不是专职文件管理人员，而是兼职的其他工作人员，流动性很强，没有固定人选，极易造成文件丢失。兼职文件管理人员没有全身心投入到文件管理工作中，只是在工作之余来管理一下文件。部门领导在选择文件管理人员的时候，鉴于成本考虑，也是选择一些业务素质不强的人员来从事文件管理工作，他们普遍认为文件管理工作是简单体力劳动，不需要动脑。因此，在高校电子文件管理过程中，普遍存在文件管理工作人员素质不高的问题，严重缺乏档案管理的复合型人才。对于复合型人才的选拔、培养机制还需进一步完善。

三、加强高校文件管理的对策思考

鉴于OA系统环境下电子文件管理的诸多性能优势，高校必须长期坚持做好电子文件的管理，不断提升内部办公效率。因此，针对电子文件管理存在的诸多问题，主要从以下几个方面采取措施。

（一）加强重视，强化电子文件管理意识

思想是行动的先导。电子文件是档案的一个重要来源。高校各级领导首先要更新观念，高度重视，加强宣传，充分认识到电子文件管理和归档工作在学校建设和发展中起到非常重要的作用，体会到电子文件与纸质文件一样重要，不能随意丢失，要按时归档。只有妥善管理好电子文件，才能确保电子文件的完整、准确、安全，才能及时地为学校的日常工作提供信息支持。高校各部门的文件管理人员要强化意识，充分认识到档案文件管理工作的重要性，认识到做好档案文件管理工作不仅是自身责任，更是为学校做贡献，也是体现自身价值的基本途径。

（二）建立健全电子文件管理的相关制度

各高校应根据国家颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》、《文件法》、《文件管理分类工具》等规章制度，结合本校工作实际，在国家文件管理法规的基础上，制定适合本校的电子文件管理办法和制度，明确电子文件管理的基本属性与作用、文件管理的基本权利与义务，文件分类与组织、电子文件鉴定与处置等。高校电子文件管理要按照集中统一的原则，从其产生的途径、类型和特点出发，制定一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护为内容的科学、合理、严密的相应规章制度，实施全过程管理，从制度上保证电子文件管理的完整性，做到有章可循，有规可依。

（三）增强电子文件管理人员业务素质

纸质文件管理经过多年实践，已经形成相对稳定的管理队伍，有较好的工作基础，各职能部门都设立了档案员，负责完成纸质文件的归档工作。由于纸质文件管理与归档大多采用手动归档，这与电子文件管理与归档方式有较大差异。电子文件管理与归档不仅要求档案管理工作人员既要有档案专业知识，同时又要掌握计算机、网络知识。学校必须高度重视，定期对电子文件归档和管理人员进行培训，让他们通过业务学习和技术培训，尽快了解电子文件的管理规章制度，掌握计算机技术，熟悉档案管理软件、数字通信技术以及网络系统方面的技能，建立以档案人员为主的文件管理工作队伍，并吸收一些责任心强、素质好并热心文件管理工作的计算机、信息管理等方面的人才，以确保电子文件管理工作顺利开展。电子文件管理工作人员要主动学习新的经验和管理方法，不断提高专业技能，做好电子文件管理和归档工作。

（四）建立一套行之有效的高校电子文件管理模式

各高校根据实际情况建立一套行之有效的电子文件管理模式，即“双轨制”管理，使纸质文件与电子文件同步管理和归档。由于电子文件具有不稳定性和直观性，对于一些具有法律效力的重要文件，目前最好的办法还是将纸质文件与电子公文同步管理。在OA系统内下发电子文件的同时，文件管理工作人员必须打印一份纸质文件，在电子公文移交归档时，文件管理工作人员把打印备份的纸质文件同时移交档案部门归档。这样既发挥归档文件的凭证依据作用，又可确保电子文件利用和资源共享问题。

参考文献：

[1]吴乃萍，冯桂珍，等.办公自动环境下高校电子文件的归档与管理[J].南京工业大学学报：社会科学版，2005，（1）.

[2]夏露.关于高校电子文件管理的思考[J].山西档案，2011，（增刊）.

[3]于英香.我国电子文件管理的三次转折[J].档案学通讯，2010，（1）.

[4]陈军.公安机关电子文件管理中的问题及对策[J].四川警官高等专科学校学报，2005，（6）.

文件管理制度篇6

1 文书档案现代化管理的现状分析

现阶段，由于受到传统档案管理方式和相关体制的束缚，文书档案的管理工作一直做得不够到位，也没有引进先进的技术手段。而我们一直在这方面努力着，积极采取科学的解决办法。为了要开发出支持文档一体化的电脑软件，相关部门近年来了档案软件管理功能的一些规定，这一举措带动了文书和档案一体化理念的发展，并展开了文书档案管理的革新工作，积累了一些经验。此后，国家档案局又颁发了新的《档案文件管理制度》，鼓励文档一体化管理程序真正投入使用。到目前为止，电子政务管理系统已基本实现了文书档案一体化管理，为新的管理体制和科学技术提供了发展的平台。此外，电子政务也得到了全方位施行，这在一定程度上也推动了文书档案一体化的进步。在文书与档案相融合的过程中，社会上出现了和信息技术相关的电子文档使用周期论，打破了文件向档案单方面转换的局限，并使电子文档的统一

2 文书档案信息化管理的优势

2.1 提高档案归档人员工作效率

文书档案进行信息化管理不但会使文书档案管理的流程运转更加迅速，而且改变了传统的档案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文书档案采用计算机管理可以按照按件即时整理的归档方式，减轻了归档人员的工作量，提高了文件管理效率。文件资料的收集、存放、分类、统计等文件归档环节变得十分方便、有序，无论是前期的文件起草还是后期的文件的传递，都变得简单易行。

2.2 提高档案的查阅速度

文书档案实施信息化管理，可以大大提高文件的查阅速度，加上计算机网络技术的应用，查阅人员不用来档案室，文书档案资源可以随时检索，只需在档案管理系统中输入文件的关键字或者文号就可以查到所需的资料，大大提高了档案利用工作的质量和效率，也为档案部门借阅减少了人力和物力资源。

2.3 提高文件的?鞯菟俣群臀募?的安全性

高校档案室每年的归档文件都是上一年度的文件资料，归档部门的兼职档案员在日常公文办理过程中，文件在传递过程中丢失的情况时有发生，不能及时归档，应用计算机网络技术，可以通过网络进行文件的传递和流转，提高文件的传递速度和文件的安全性，同时可以通过档案管理系统确定档案的密级，也可以通过权限设置对查档人员进行操作的权限设置，确保文件的安全性。采用信息化管理文档，省去了借阅登记、人力查找以及借阅归档手续，大大减轻了档案工作人员的工作强度，同时也减少了对纸质文档材料的翻阅，提高了档案管理利用的质量以及文档管理工作的效率。

3 文书档案实现现代化管理的具体措施

3.1 建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文书档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

3.2 采用现代化的文书档案管理技术

在文书档案现代化管理过程中，应当注重管理工作和管理手段的层次性与多功能性，如此方法可确保现代文书管理工作的高效开展。因此在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。同时，ASA和GFW等技术的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。

3.3 打造高素质的文书档案管理队伍

专业化、高素质的人才队伍在文书档案的现代化管理进程中发挥着重要作用，因此有必要通过专业技能培训、信息技术培训和现代管理方法培训，不断提高文书档案管理人员的综合素质，打造一支高素质、高水平的文书档案管理队伍。在具体实践过程中，应当加大对文书档案管理人员的培训力度，对现有人才招聘机制作出适当调整，最大限度地吸纳高素质人才到现有队伍中来。同时，注重计算机网络信息技术人才的培养，因为计算机网络信息技术在文书档案的现代化管理中发挥着非常重要的影响。此外，为满足组织单位快速发展对文书档案管理工作的要求，还应当重视文书档案管理人员综合素质的提高，通过形式多样的学习培训活动，帮助员工树立现代化的工作服务理念。例如，在新员工入职培训活动中，通过计算机信息技术培训、考核及技能大赛，增强文书档案管理人员的竞争意识和对现代管理技术的重视，进而培养出专业化、复合型、高水平的人才，全面推动文书档案的现代化管理。可见，切实增强文书档案管理人员的竞争意识与责任意识，引导其不断提升综合素养，与同事间保持融洽的合作关系，同时不断学习现代化的管理知识和技术，这是确保文书档案实现现代化管理的基础保障。

4 结语

文件管理制度篇7

一、新时期档案管理工作的问题

新形势下，虽然数字化档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，妇幼保健档案管理仍然面临以下问题。

（一）妇幼保健档案的原稿管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视文件管理。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非。

（二）妇幼保健档案的?w档管理不被重视。传统纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员管理。纸质档案使用时间长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度较成熟，有利于提升妇幼保健档案管理水平。而数字化档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于数字化档案生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案方式进行，妇幼保健档案归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。

（三）妇幼保健档案的安全管理不足。数字化档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致妇幼保健档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施没有严格执行。

二、新时期档案管理工作的创新对策

为弥补妇幼保健档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化和创新策略。

（一）加强妇幼保健档案的原稿管理。数字化档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重文件收集，与纸质档案完全不同的是，数字化文件收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免档案丢失。

（二）完善规章制度，加强妇幼保健档案的归档管理。完善妇幼保健档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员职责和权限，让他们有效适应档案管理需要，严格落实制度措施。重视档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。妇幼保健档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。

（三）重视妇幼保健档案的安全管理。重视软件维护，确保妇幼保健档案安全有效运营。完善安全管理措施，预防安全隐患发生，明确管理人员职责和权限，让他们有效开展安全管理工作。加强软件和系统更新维护，确保妇幼保健档案存储设备安全。落实专机专用制度，保证档案存储设备处于良好性能和运营状态。注重妇幼保健档案备份，避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设，重视安全密钥的使用，合理设置密码，防止受到攻击和破坏。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对妇幼保健档案的有效管理，确保其安全可靠。

（四）提高妇幼保健档案管理人员的素质。建立完善的管理制度，明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制，让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患，还能推动档案管理规范化和制度化，保障档案管理效率提升。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对妇幼保健档案的有效管理。完善管理培训制度，学习理论和前沿知识，促进妇幼保健档案管理效率提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展妇幼保健档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，增强动手操作能力，提升妇幼保健档案管理水平。

（五）优化妇幼保健档案管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为用户提供个性化服务，促进妇幼保健档案资源共享。为用户提供在线咨询服务，完善妇幼保健档案咨询平台，严格各项操作，优化管理服务方式。

三、结束语

文件管理制度篇8

所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件有以下几个特点：1　电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2　电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3　电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4　电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子文件是存贮在磁带、磁盘和光盘等介质上，能被计算机识别、处理，它包括用于存贮电子文书、信件、图纸、报表等所形成的软盘、硬盘、光盘和磁带。电子文件为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，但它也难以保证文件的原始性、真实性和凭据性。电子文件存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅，管理方便。但电子文件必须借助计算机才能看得见，而且由于电子文件是通过互联网进行的，比较容易被非法侵入或感染病毒等等。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。

一、电子文件的保护技术

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。黏和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5～15年。

1　温湿度影响。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。电子文件载体受温湿度的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃～24℃，相对湿度为45％～60％，而保存电子文件的理想温度为16℃～20℃，相对湿度为40％±50％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2　灰尘影响。灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失：生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中。要采取严密的防灰尘措施。

3　光线的影响。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志，如印鉴、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

二、确保电子文件原始性的管理措施

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施，主要包括以下几方面：

1　加强对电子文件制作和管理人员的管理。电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人员进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参与电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素，易受外界影响，任何一个好成分。在没有管理要求的情况下，也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外还要进行教育，不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

2　电子文件的制作过程要职责分明。电子文件的制作人员，应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员的相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目，更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。

3　建立电子文件全过程管理的制度。电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清、制度不明、考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的 归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。

4　建立电子文件管理的记录系统。纸质文件一旦形成。原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。

三、建立电子文件的归档制度

电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

开展电子文件归档也要以人为本。形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

四、电子文件归档方式和途径的选择

经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

1　借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

2　选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

3　“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其他档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

4　归档方式的必要性。电子文件改变了传统的归档方式，可以利用计算机进行文件登记，达到一次录入、多次输出，方便随时查找和利用文件的目的。文件的起草、修 改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是对文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作效率。利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，还可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统或提供远程报务。在新的办公模式下，虽然电子文件已经实现从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递，发送的全过程，有逐渐替代纸质文件的趋势，但由于电子文件在证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在着一些问题，而传统的纸质档案管理经过多年的实践和完善，已形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法，因此，纸质文件的存在是十分必要。

五、电子档案的整理与保护

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘：第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

1　软磁盘的保护。A　统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。b　把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。c　规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％～50％，温度控制在14℃～24℃。加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。e　对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。f　在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2　光盘的保护。a　规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。b　保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃～24℃，相对湿度40％～65％。c　注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

六、如何发展和完善文件归档

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法。又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用：计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。