财务电子档案管理对策

摘要：随着数字化时代的飞速发展，给高校财务档案管理带来了更高的要求和挑战，怎样实现财务档案数字化，进一步提高财务电子档案管理能力和水平，适应数字化时代的发展要求，是各高校财务电子档案管理亟待解决的问题。本文根据在高校财务电子档案管理中的一些经验，结合现有研究文献，首先提出了数字化时代高校财务电子档案管理的重要性，接着分析了目前高校会计电子档案管理中存在的不足，针对这些不足，提出了高校财务电子档案管理的对策。希望能对数字化时代高校财务电子档案管理工作带来一些有益的帮助和启示。

关键词：数字化；高校财务；电子档案

伴随着数字化时代的来临，财务管理数字化改革也成为一个重要的发展趋势，管理改革的过程中，财务电子档案管理工作也备受人们的关注，只有重视和加强财务档案的电子化管理，并对相关档案进行数字化处理，才能满足数字化时代的发展。随着互联网的高速发展，非接触办公也成为未来办公的一种重要形式，很多高校的财务管理工作也开始采用此种方式进行，这种情况下给高校的财务电子档案管理工作带来了更多的挑战，更要求高校必须重视和加强财务电子档案的管理工作。

一、数字化时代高校财务电子档案管理的重要性

1.高校财务电子档案管理是财务数字化建设的重要环节

高校传统的档案管理主要是对纸质档案进行管理工作，手工进行凭证装订、封盒装柜、纸质借阅管理等。这些纸质档案的存储需要大量的库房、人力、纸张、材料。校内多项工作都需要核查原始凭证，如离任审计、纪委审查、上级巡查、专项经费审计、科研结题审计、财务内部稽核等。另外，传统的纸质档案很难去挖掘其利用价值并从中进行数据挖掘和分析。近年来，各高校在财务管理工作中逐渐适应数字化时代的发展要求，积极推动财务管理数字化改革，建立科学完善的财务数字化管理体系。在这一过程中，财务档案也是财务数字化改革的重要组成部分。一方面，要积极实现财务档案的数字化，才能为财务档案管理数字化建设奠定良好的基础，要想达到这一目标，只能通过财务档案电子化管理来实现。另一方面，财务电子档案是高校利用财务档案进行管理，并进一步提升管理会计改革的时效性，发挥财务管理工作在各高校管理决策支撑作用的关键，随着高校财务管理中业财融合的进一步深入，财务管理信息化水平的逐渐提升，在这一过程中产生了很多数字化的财务档案资料，对于这些财务电子档案应该采取更加行之有效的方法，才能发挥其价值和作用。

2.财务电子档案管理是适应非接触办公模式的必然结果

所谓的非接触办公是指在办公过程中人与人之间不存在直接接触，而是通过互联网的形式进行信息传递和业务传递。在互联网高速发展的今天，非接触办公已经成为一种重要的工作模式。虽然非接触办公在我国尚处在初始发展阶段，但越来越多的公司都开始采用这种模式。在非接触办公模式中财务管理工作主要依靠网络进行，要想满足这种要求，必须实现财务电子档案管理的高效化，在对财务档案进行信息化处理和数字化处理之后，才能借助其数据来实现会计信息的传递和会计档案的保存与使用。所以，财务电子档案管理是财务管理非接触办公模式的一个重要条件。要适应这种办公模式，必须积极推动高校重视和加强财务电子档案的管理工作。

3.财务电子档案系统可提升高校财务管理水平

财务电子档案系统上线后，一是档案查阅更加高效便捷。师生、员工经过审批后，在电子档案系统中就可以对会计档案进行查阅和下载，不受时间、空间的限制，使查阅效率大幅提升。二是有利于纸质档案的完好保存。财务电子档案系统上线后，绝大多数查阅都可以在电脑上实现，对库房中纸质档案的翻阅大幅度减少，有利于纸质档案的长期保存。三是财务管理的创新，可提升风险防控的有效性。会计档案的管理工作在系统中完成，能够实现会计档案的整理、归档、利用和鉴定销毁的全生命周期管理，长远来说，即可有效降低人力、物力、财力。同时助力学校实现报销入账归档的事前、事中、事后全过程闭环管理机制，切实为学校创造有价值的风险防控。四是安全环保，档案高效共享利用。通过全面的业务梳理和系统优化，保障财务管理实现高效运作、精细化管理，使用纯电子发票报销的单据，需落实无纸化办公。会计档案电子化系统的建立，可以加强学校档案管理，规范档案使用，优化档案采集，增加档案利用效能，也能实现学校各业务部门之间档案数据的信息共享和资源的充分利用，可加强财务管理和提高财务决策能力，为高校教育和科研事业的发展保驾护航。

二、当前高校财务电子档案管理中的不足

1.财务电子档案归档管理存在不足

在财务电子档案管理中，档案的归档管理是一项非常重要的工作，如何确定相应的规定标准和归档的流程，这是归档管理中需要解决的一个重要问题。相对于传统的纸质档案，数字化时代的各种财务档案都是通过信息系统进行保存和传输的，所以说两者之间的归档形式和流程存在明显的差异。但是归档管理也是一项非常细致的工作，必须明确规范的形式，比如财务电子档案的存储形式、归档的分类标准、保存的位置和保存的硬件设施等，这些都需要在电子档案的规章管理中明确规定。但是，从现有的一些研究资料来看，很少有高校针对这一方面做出比较细致的规定或管理制度，使得财务电子档案归档管理工作存在混乱的现象。例如各类财务档案的存储标准不一致，在查阅和使用这些电子档案的过程中遇到不少困难，影响了财务电子档案的使用效率及价值，这也充分体现出财务电子档案管理工作的特点，应使电子档案能够及时归档。

2.财务电子档案的使用风险

从当前各个高校的财务电子档案管理情况来看，几乎所有的高校都会设立一个财务管理中心，具体负责各种财务电子档案的管理工作。由于财务电子档案管理是通过信息技术及其设备进行的，其所使用的各种管理软件和硬件，不可避免地存在一些漏洞和风险。

3.缺乏健全的财务电子档案管理制度

财务电子档案管理与传统的财务档案管理有不同的要求，数字化时代给财务电子档案管理工作提出了更高的要求。但是一些高校对财务电子档案管理缺乏足够的认识，将财务档案信息化建设与财务电子档案管理简单地等同，没有认识到两者之间的本质差异，这种情况下必然会影响财务电子档案管理工作的效果。因此，很多高校并没有进行财务电子档案管理重新梳理和完善会计档案管理制度，使之更加系统化和条理化，与现有的管理模式相匹配。很多高校在财务电子档案管理中仍然采用传统模式，只是对其进行简单的信息化流程改造，没有真正适应数字化时代的发展要求，针对财务电子档案管理的特点制定相应的制度。当然，就目前来看，很多高校在财务电子档案管理制度建设上也缺乏科学完善的经验可以借鉴。高校如何建立科学完善的财务电子档案管理制度，并对财务电子档案的管理流程及基本要求与财务电子档案的分类及其依据等做出详细的规定，是高校财务电子档案管理中需要解决的重要问题。

三、高校财务电子档案管理的对策

1.制定科学完善的财务电子档案归档管理制度

制定完善的财务电子档案归档管理制度是财务电子档案管理的第一步，从前面的分析中可以看出很多高校并没有建立完善的财务电子档案归档管理制度，导致财务电子档案归档管理较为混乱。为了解决这些问题，高校应该根据自身财务管理工作的实际情况，制定财务电子档案归档管理制度。一方面，应该根据当前高校财务管理工作的需要和实际状况明确财务电子档案归档的范围。从财务管理工作的角度来说，在高校的财务管理实践中会产生很多档案资料，这些档案资料是否都符合财务电子档案管理的标准和要求，是否需要根据高校的实际工作情况进行选择与归档管理等。所以在制度建设过程中，首先应该明确财务电子档案归档的具体范围及其标准，这一点需要根据高校的具体财务管理工作情况来进行，比如需要进行电子化、数字化处理的财务档案，数据的存储标准、存储形式以及对应的硬件设施等，这些都需要在归档制度中明确规定。另一方面，在电子档案归档管理中，制度建设还需明确规范管理的基本流程。比如说归档管理由哪一个部门负责，财务电子档案由哪个部门收集，如何将纸质档案转化为电子档案，如何保存电子档案，电子会计档案的利用流程，电子会计档案的数据分析等，这些都是财务电子档案归档管理中需要解决的重要问题。当然，在规范管理中，还需要明确具体的分类及其标准、档案索引的基本形式等。这些都需要与电子会计档案管理系统的有机结合，根据电子会计档案归档管理需求，对现有的电子档案管理信息系统进行改进和优化，只有这样才能更好地适应高校电子档案归档管理的需要。

2.完善财务电子档案管理机制

高校要根据自身特点和发展需要，建立与之对应的管理机制，对财务电子档案使用的安全性做出详细的规定，避免违法分子利用电子档案弄虚作假。一方面，在财务电子档案管理中，需要根据高校的组织结构形式建立适合自身情况的财务电子档案管理机制，例如各校区按照规定的标准和要求制作完成以后，统一上传到电子档案管理系统，由学校本部统一负责财务电子档案的管理工作；高校在财务电子档案管理中，可以采用纸质档案与电子档案相统一的原则和方法，使财务电子档案与纸质档案同步，尤其是在财务电子档案的分析和使用上，这是当前高校财务电子档案管理中需要解决的重要问题。要建立一个科学的数据收集与分析机制，比如说建立专门的财务电子档案决策分析系统，对档案中的结构化数据进行提取和分析，提高财务电子档案的运用能力，充分发挥财务电子档案管理在高校工作中的作用。另一方面，要确保财务电子档案的安全性，其所建立的财务电子档案管理信息系统和所使用的硬件设施必须具备一定的安全防护功能，例如财务电子档案数据库，必须建立一个完善的数据库安全防护系统，能够抵御来自网络的各种攻击，数据库的硬件设施必须存储于符合规定的机房，除了管理人员之外，其他任何人都应该禁止其进入，避免利用管理上的漏洞导致财务电子档案泄露的情况出现；除此之外，在财务电子档案管理信息系统的建设中，也应该具备一定的安全防护功能，该系统不能接入互联网，同时要通过使用权限来限制其使用范围，所有电子档案的修改都必须留存记录，财务电子档案的使用也必须有明确的记录，只有这样才能有效保证财务电子档案的安全性，避免财务电子档案被篡改和泄露。

3.进一步完善财务电子档案的内部管理制度

在财务电子档案的内部管理中，也应该建立完善的内部管理制度，才能确保财务电子档案管理的顺利进行。在此方面的工作中，首先要确定财务电子档案的组织管理问题，明确具体的责任部门和责任岗位，以及对应岗位的具体管理标准及要求，尤其是对应的管理责任，这一点需要在内部管理中明确说明并加以规范。另外，在财务电子档案内部管理制度的建设中，还要明确内部控制机制与财务电子档案管理之间的关系，可以在内部组织管理结构中，增加一个监管部门，直接负责财务电子档案的监管。在财务电子档案内部管理制度建设中，还可以利用审计部门来代替专业的监管部门，通过定期的审计工作分析对账数据是否出现问题，如果出现问题可直接向纪检监察部门报告，纪检监察部门负责查明事实，追究相关高校及责任人的责任。责任体系建设也是非常重要的内容，在责任体系建设中，主要需解决不同部门及岗位中财务电子档案管理责任的问题，这一点需要具体明确，尤其是需要与本高校的绩效管理体系有效结合，只有这样才能发挥其预期的作用。要在绩效考核制度中，体现出财务电子档案管理考核的内容，明确财务电子档案管理的基本要求，需以此为基础设计考核指标，将其融入绩效考核指标体系，借助绩效考核指标体系，对财务电子档案的管理部门及岗位工作人员的工作情况进行考核，并以考核结果为基础对其工作绩效情况做出相应的评价。通过融入现有的绩效考核指标体系，对财务电子档案管理的工作人员进行有效监督，督促他们在工作中严格按照高校制定的财务电子档案管理制度及流程，以及自身的岗位工作职责，做好本职工作。

四、结语

随着数字化时代的高速发展，高校的财务管理工作也逐渐从信息化迈向数字化，在这一过程中，财务电子档案管理工作的重要性日益突出，高校必须建立科学完善的财务电子档案管理机制，制定与之对应的财务电子档案管理制度，明确管理的标准和要求以及管理的具体规范和流程，进一步增强自身的财务电子档案管理能力与水平，使各种财务档案都能够达到预期的数字化建设目标，通过财务电子档案，进一步增强财务管理工作在高校经营管理中的作用，使财务电子档案成为决策工作的重要依据。

参考文献

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作者：程婉夏 单位：暨南大学财务与国有资产管理处