事业单位档案管理优化策略分析

摘要:档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，亦是我国事业单位最基础的管理工作之一，其水平直接关乎事业单位发展的持续性及稳定性。而随着信息技术的发展，“互联网+”成为时代的“大背景”，在此背景下，事业单位所沿用的传统档案管理模式已愈发无法满足当下社会的需求，在“互联网+”时代下利用互联网技术对档案管理工作进行优化势在必行。为了实现这一目的，本文将以“互联网+”时代为背景与依据对时下我国事业单位档案管理的现状进行分析并提出改善对策，以为我国事业单位提供理论参考。

关键词:“花联网+”时代;事业单位;档案管理;优化策略

在“互联网+”时代下，包括互联网技术在内的各类信息技术皆取得了翻天覆地的进步，在其巨大进步幅度的影响下，各行各业均与互联网技术等信息技术产生了一定程度的结合，事业单位内的档案管理工作亦不例外。这恰好为事业单位内档案管理工作的优化提供了优化思路，通过“互联网+”与传统档案管理的结合能够令事业单位的档案管理的工作效率与质量得到有效提升，同时也能够增强档案的利用率与利用效果，最终可使事业单位更好地服务于人民与社会。

1“互联网+”时代事业单位档案管理的现状分析

1．1事业单位的档案管理缺乏现代元素

在“互联网+”时代下，与互联网技术等高新技术的融合程度直接决定了行业繁荣昌盛与否，融入了“互联网+”进行发展已然成为“大势所趋”，为了迎合此趋势，事业单位的档案管理虽然也相应地融入了部分现代信息化元素，但信息化建设的落实度并不算高，较之其余行业仍然较为滞后，无法在档案管理工作中真正发挥出信息化技术的真正优势，在实际对档案进行管理时未能真正应用到现代化管理元素，同时一些先进的设备与技术皆未能得到真正应用，档案管理手段更不尽科学，举例而言，在我国目前的许多事业单位中，信息化技术的应用仍然仅仅限于档案的借阅登记，这种情况足以说明目前我国事业单位档案管理的现代化状况，如此现状已然无法满足当代社会的需求［1］。

1．2档案管理创新不受重视

目前我国的事业单位在档案意识方面仍然有所匮乏，大多事业单位受意识影响，无法意识到档案管理的重要性，久而久之档案的利用效率与利用效果也自然受到了影响，虽然我国于近几年中亦曾推动事业单位中档案管理工作的发展，但大多事业单位的档案管理模式仍沿用了以往的纸质档案管理模板，兼之对其进行创新需要投入大量人力物力，故此档案管理的创新也一度停滞。就目前而言，我国大多事业单位在档案管理方面缺乏有效的重视，领导在此方面的监管力度不足，档案管理中比较重要的信息录入、整合等工作内容不尽及时等状况时有发生，档案管理方式相对落后，最终致使档案信息于完整性方面难以得到有效保证，这也为事业单位的档案管理带来了严重阻碍。

1．3事业单位内档案管理人员的整体素质不足

由于过去我国事业单位对档案管理的认知性不足，单位缺乏档案意识，因此在传统档案管理过程中档案管理人员一般由其余办公室的职工兼任，单位内并不存在专门的档案管理人员，负责兼职档案管理的职工一来可能在专业性方面有所匮乏，二来精力有限，在完成其本职工作之余难以真正投入至档案管理工作中，一般只能够做一些简单的档案收集、统计工作，这也是大部分事业单位目前的现状。除了这些未设置专门的档案管理人员的事业单位外，也有部分事业单位设置了专门的档案管理人员，但这些档案管理人员虽然任职于此，早先却并未接受过与档案管理相关的知识学习。这些档案管理人员在业务水平方面各有差异，但大多难以开展一些深层次的档案信息管理、处理工作，且放眼我国的事业单位，档案管理人员多存在年纪较大状况，几乎无法适应“互联网+”时代下的新设备或新技术，无法真正跟上时代的步伐，这也在一定程度上制约了事业单位档案管理工作的发展与进步［2］。

2“互联网+”时代下事业单位档案管理的优化对策

2．1构建信息化档案管理平台，建立档案数据库

档案管理的根本目的在于对档案信息进行利用，换句话说，档案管理的本质便是对档案信息进行资源开发、提高档案的利用效率与效果。在传统的档案管理中，纸质版的档案提升了档案管理的难度，也令档案管理与利用的效率达到了瓶颈，难以再进一步，而“互联网+”时代的到来则又为事业单位档案管理注入了新的活力，事业单位应当抓住“互联网+”这一历史机遇，不断加深自身对“互联网+”的理解，增大人力、资金及技术方面的投入，将人力、资金与技术投入至档案管理人才培训培养、软件硬件设施建设、技术革新之中，继而对各类信息资源进行有效整合，真正将互联网融入至档案管理中，在高端化、科学化的软件、硬件基础上搭建完善的信息化档案管理平台，实现档案管理信息化。除了构建信息化档案管理平台外，档案信息数据库的建立亦是对信息资源进行整合的有效方式，事业单位在构建档案信息数据库后应当技术更新数据库，保证档案信息的动态更新与实时录入，以事业单位的实际状况为根本依据推动单位内档案的数字化建设，实现档案信息的科学分类，对档案信息服务渠道进行积极、有效拓展，为档案使用者提供便利的检索、查阅服务，提高档案利用效率与效果［3］。

2．2提高归档质量，优化网络数据

在当下的“互联网+”时代下，先进技术争相涌现，这些先进技术已或多或少地融入了事业单位的档案管理工作中，同样随着信息化建设在事业单位内的落实，日后档案管理工作的复杂度将会日益提升，专业能力再非从事档案管理工作的唯一门槛，在这种情况下，事业单位内的档案管理人员需紧紧跟随“互联网+”时代的步伐，对网络数据进行优化，尽可能地确保网络数据的归档质量。在此过程中，事业单位的档案管理人员可尝试与新媒体运营商合作，通过对网络数据用户特征进行掌握进行网络数据的收集及分析，从根源上提升事业单位内档案的归档质量。

2．3打造综合素质过硬的档案管理团队

在“互联网+”时代下信息资源的获取已不能成为制约各行各业发展的桎梏，行业、单位间的差距多存在于人力资源的差距，在这种情况下打造高质量工作团队的重要性可见一斑。对于事业单位而言，要对档案管理工作进行优化不仅仅需要强大的技术、资金支持，人力支持亦是其中关键点，因此在“互联网+”时代下打造综合素质过硬的档案管理团队应当作为优化档案管理工作的首要任务对待。在实际实施时，事业单位一来需要对档案管理人员进行专业能力进行培养与培训，令档案管理人员的“专业性”得到有效弥补，二来也需加强档案管理人员道德素养的培训，提升事业单位内档案管理人员的荣誉感与使命感，令其以栖身于档案管理岗位为荣。除了专业能力、道德素养方面的培训外，现代信息技术的培养亦需作为培训的重点内容进行，可采取新老职工分组配合的方式进行工作，令老职工的“经验”与新职工的“创新”进行结合，通过相互学习保证所有档案管理人员能够灵活运用现代信息技术。另外，事业单位也应在单位内部设立档案管理考核制度，通过定期考核调动职工的工作积极性，同时也可在考核制度的基础上设置激励制度，对年度、月度考核及日常绩效成绩较高的职工予以职称等方面的奖励［4］。

2．4对信息化环境进行优化，提升档案信息的安全水准

对于信息化档案管理而言，安全性是保证其得以长久持续与运作的根本保障，通过对我国目前事业单位的信息化档案管理进行分析发现，目前事业单位档案管理内的安全隐患多来源于软件、硬件、人员、信息、社会环境、内容环境等多种方面，在这多方面的内容中，最重要的核心内容便是信息的安全保密，实现信息的安全保密正是提升档案信息安全水准的要旨所在。为了实现这一目的，事业单位可以自规章制度、运行环境进行落实，举例而言，在“互联网+”时代下信息共享与传播皆具有开放性特征，这无疑给档案管理的保密工作带来了巨大的难题，针对这一点，事业单位需要做好信息系统的安全工作，及时对系统进行更新、对漏洞进行修复，定期、不定期地关注计算机病毒的新变化并预先制定好应急措施，以此提升信息化档案管理的安全;而除了“线上”保密工作外，“线下”保密工作亦是保密工作中的重要内容，针对这一点事业单位应当对单位内部管理制度的建设进行落实，对工作人员进行严格管理，以此提升档案管理安全水平。

3结语

随着社会的发展与社会的进步，互联网已经成为人类生命中的一个重要的组成部分，“互联网+”时代的到来更为各行各业带来了新的发展契机，而对于事业单位的档案管理而言，“互联网+”时代的到来正如“及时雨”，能够令事业单位的档案管理工作突破以往的桎梏，以更加科学化、高效化的姿态向未来迈进。而为了实现这一目标，事业单位首先要做的便是意识到自身现状，意识到目前单位内档案管理所存在的“缺乏现代元素”“档案管理创新不受重视”及“单位内档案管理人员素质不足”等弊病，并通过构建信息化档案管理平台、建立档案数据库以完成档案管理工作的创新与档案信息资源的整合，通过提高归档质量、优化网络数据提升档案管理工作的质量，通过打造综合素质过硬的档案管理团队来解决事业单位内档案管理人员素质不足的弊病，通过对信息化环境进行优化、提升档案信息的安全水准保证档案信息的安全，全面提升事业单位档案管理的水平与质量，有效发挥出档案信息资源的重要作用，以档案管理为基点为事业单位其余各项工作的开展提供“坚实有力”的信息支持。

参考文献:

［1］辛克盛．探讨“互联网+”时代高校人力资源档案管理的工作时效性提升研究［J］．办公自动化，2020，25(7):27-29．

［2］刘爽，王静．“互联网+服务”下医院因公出国(境)档案管理信息系统的建设与利用［J］．兰台世界，2020(1):62-64．

［3］王齐，张江珊．“互联网+”背景下档案公众参与融合探析———基于江苏省各级档案网站公众参与板块的调查分析［J］．山西档案，2020(1):125-131．

［4］历佳．“互联网+档案”环境下，高等学校档案信息风险防护结构体系建设［J］．中国新通信，2020，22(16):52．

作者:鄢明芳 单位:湖南省语言文字培训测试中心