交叉互立式会计信息查询创新研究

【摘 要】 在信息时代，会计信息系统在企业经营管理中扮演着提供信息、参与决策的重要角色。现代企业多采用财务业务一体化的信息管理模式，通过会计信息系统自动采集、存储大量数据。但存储在系统中的原始数据由于缺乏整理，导致管理者难以在管理中快速、准确地提取决策有用信息。对存储在系统中海量的、繁杂的数据进行便捷有效的分类、归纳、汇总，形成交叉互立式的信息查询，是会计信息系统在信息时代的新任务，也是企业管理决策的迫切要求。文章以辅助核算在总账系统中的应用为例，分析了其在总账系统中存在的必要性，归纳了辅助核算的实现方式，探究了其在发展过程中遇到的障碍，并由此提出会计信息有效查询策略。

【关键词】 会计信息系统; 辅助核算; 总账系统; 信息交叉互立

中图分类号：C931.6 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）35-0123-04

引 言

在现代企业经营管理中，信息作为连接企业业务及管理的枢纽，起着至关重要的作用，信息在企业管理、业务流程中的作用如图1所示。会计信息系统发挥着提供信息、参与决策的重要作用。而作为会计信息系统重要组成部分的总账系统依托计算机技术，自动完成记账、结账、编制报表等繁琐的会计工作。财务业务一体化信息系统中的总账系统，不仅能减轻会计人员的工作负担从而提高工作效率，还可以保证会计工作的准确性、及时性。

当然总账系统在会计工作中带给会计人员诸多便利的同时也存在会计科目过多、明细层级复杂等缺陷。尤其是当公司规模日益壮大，业务数量逐渐增加，给会计信息的交叉互立查询带来了非常大的困难。除此之外，总账系统难以按照管理所需将数据归类，形成有用信息。管理者若想获取对决策有用的信息，还需花费大量精力去整理、归纳数据。因此引入辅助核算是企业信息管理的迫切需要。

一、引入辅助核算是弥补总账系统不足的最有效手段

交叉互立式信息查询可以从海量的、繁杂的会计信息中提取多维立体的有效信息，是企业管理决策的制胜法宝。如何更好地运用交叉互立式信息查询是企业亟待解决的问题。引入辅助核算是解决这一问题的最有效的手段，它具有设置灵活、便于维护、查询方便等优点。具体如下：

（一）设置灵活，可简化会计科目体系

传统会计核算中，若对10个部门里5项不同种类管理费用进行核算，需在管理费用下设置5项不同种类管理费用的二级科目，再分别下设10个部门的明细科目，共设置三级、50个明细科目。如此一来易造成会计科目体系庞大、层级过多、编码冗长等问题。

引入辅助核算，则只需将管理费用设置为部门往来和项目核算，在相应设置种类中分别添加10个部门和5个项目的信息即可，无需再设置多级明细科目。这样可以有效简化会计科目体系，还可以避免因明细科目过多而造成编码冗长的问题。

（二）便于维护，可减轻维护工作负担

当企业经营情况发生变化时，会计人员需要对相应会计科目进行维护，这会涉及会计科目的增加、删除或修改。维护会计科目的工作量较大，且当会计科目投入使用后，无法将其删除;企业业务调整，某些科目可能不再使用，但也无法删除，造成系统中的信息冗余。而引入辅助核算后，面临这些问题，只需通过增加、删除或修改相关辅助档案信息即可，会计人员可省去查找会计科目并对其维护等一系列繁琐的工作。

（三）查询方便，可获取交叉互立信息

承前例，引入辅助核算前，信息使用者只能根据管理费用种类查询各部门对该类管理费用的收支情况，无法直接按部门查询各类管理费用。传统会计核算下，所获取的信息过于单一，不能满足企业管理决策所需。若想提取更具立体的信息还需对信息进一步加工。

引入辅助核算后，通过对会计科目设置辅助核算，可以实现交叉互立式信息查询。不仅可以直接根据管理费用种类查询信息，还可直接根据部门查询各类管理费用。查询到的信息除了能够进行某类管理费用下部门间的比较，还能进行某部门内各类管理费用的比较。采用辅助核算可直接获取多维立体的会计信息，便于企业对会计信息进行深层次、多角度的分析比较，有利于提高管理决策的效率和准确性。

（四）注重管理，可加强会计管理职能

在会计信息化时代，企业若想提高交叉互立式会计信息的查询能力，则需要更为合理地设置辅助核算。这就需要会计人员站在管理者的角度，充分发挥管理职能去实现这一目标。因此要求会计人员不仅应专注专业技能的提升，同时还应注重管理意识的培养。这对提升会计人员的职业素养而言具有促进作用。

二、辅助核算的出现是为了提高工作效率，突显计算机管理优势

辅助核算的出现一方面是为了通过减轻记账时查找科目和会计编码的繁琐程度来提高工作效率，这主要体现在简化会计科目上。辅助核算通过对会计科目设置核算项目，让核算项目取代原来多级、大量的明细科目，借以简化会计科目体系，减轻会计人员记账的工作负担，从而达到提高工作效率的目的。

另一方面则是为了突显计算机管理优势，体现在实现交叉互立式会计信息查询上。交叉互立式会计信息是能进行跨科目多元组合、多维立体的会计信息。辅助核算通过核算项目以不同于传统会计明细设置的方式，将会计信息重新分类，使不同会计科目在总账系统中产生关联。在总账系统中，信息使用者能直接通过查询获取多元组合、多维立体的会计信息，这种查询方式即交叉互立式会计信息查询。辅助核算的出现便于信息使用者获取交叉互立式会计信息，充分体现了计算机的管理优势。

三、辅助核算提供多种设置种类

为满足用户需求，辅助核算依据业务核算所需提供了多种设置种类。用户可以根据企业的需要，对不同的会计科目设置相应的辅助核算。针对某一会计科目设置辅助核算组合，可以更好地实现企业交叉互立式信息查询。各类辅助核算具体设置目的如下：

（一）个人往来核算

个人往来核算是为了加强个人往来业务的核算和管理。它适用于个人往来业务清理工作量较大的单位，主要应用于反映个人信贷或个人业绩等相关信息。通过设置个人往来会计科目可以实现该科目的会计信息按个人分类查询。例如企业需要反映职工差旅费等个人借款时，可将“其他应收款”设置为个人核算，可以随时反映职工个人借款的借还情况，利于企业控制个人借款，及时完成清欠工作。

再如，当企业需要反映不同业务员的销售业绩时，可以将“主营业务收入”设置为个人往来核算，以方便管理者对职员的个人业绩进行考核，从而制定出更合理的激励方案，同时可以帮助管理者对职员作出更准确更合理的评价。

（二）客户往来核算

设置客户往来核算可以加强客户信息管理。它主要应用于反映公司应收项目的收回情况以及客户对产品的喜好程度。例如，企业将“应收账款”、“应收票据”等科目设置为客户往来核算，可按客户类别查询其所有相关会计科目的会计信息，有利于信息使用者进行应收款项的账龄分析，制定合理的商业信用政策。

再如，将“主营业务收入”账户设置为客户核算，可以按客户查询销售情况。通过查询结果，分析公司对各个客户的交易情况，有助于管理者制定合理的经营战略，作出正确的销售决策。

（三）供应商往来核算

设置供应商往来核算可以加强供应商信息管理。它主要应用于分析公司应付项目的支付情况以及企业采购等问题。例如，将应付类科目设置为供应商核算，可按不同供应商查询其所有相关的会计信息。运用该核算项目能方便管理者及时了解公司的负债情况，从而合理安排公司的资金使用。

再如，将“主营业务成本”设为供应商核算，方便管理者依据供应商查询所采购的材料或存货的价格和使用情况。根据查询的信息可分析供货商所提供材料、货品的价格和质量，进而帮助管理者在保证质量的前提下节约生产成本。

（四）部门辅助核算

部门辅助核算通常应用于收入、费用类科目，主要用于分析各部门收入、费用的发生情况。如：将收入、费用类科目设置为部门核算，可按不同部门查询收入、费用相关会计信息，方便管理者对各部门收支构成进行分析，及时了解不同部门的资金使用情况，以便管理者对各部门作出合理的资金规划，节约成本，提高整体效益。

（五）项目核算

项目核算主要应用于特定的专有项目，将其所有收支进行归集，便于信息使用者能快速查询相关信息。如公司需对在建工程的资金使用加强管理，可将在建工程视作一个特定的专有项目，将其所涉及的会计科目设为项目核算。通过该项设置，可直接查询与项目有关的所有会计信息，便于管理者分析资金使用情况，对项目及时进行调整，提高资金使用效率。

准确地对会计科目进行辅助核算设置、组合，可以实现交叉互立式信息查询。各科目推荐适用的辅助核算项目详见表1。

四、现阶段，众多不利因素阻碍辅助核算有效应用

从目前情况来看，大多数企业对于辅助核算的应用停留在“核算”的浅层面，把辅助核算作为一种能减轻工作量的特殊的明细科目，极少延伸至“管理”深层面。这一问题导致会计人员难以为企业统计分析提供管理所需的多方位财务信息，从而影响领导层决策。造成企业运用辅助核算缺乏深度及广度的原因，有以下几方面：

（一）会计人员的知识结构不够合理

随着科技的发展，会计信息化减轻了手工记账的工作负担，会计体系正逐渐形成新的记账模式和要求。这就要求会计人员拥有更高的素质，去适应新的会计工作。当前会计人员主要缺少以下知识或能力：

1.信息技术知识

由于企业从日常业务的记录到期末数据的分析，均在计算机上实现，会计人员对操作系统、网络技术的运用熟练程度会影响企业获取交叉互立式会计信息的效率。若会计人员对信息技术不熟悉，那么就难以掌握辅助核算的原理和作用，无法发挥辅助核算的优势，从而影响交叉互立式会计信息查询的有效性。

2.相关学科知识

一位优秀的会计人员不仅要具备专业知识，还要具备专业相关的税收、财政、金融等学科知识。会计人员学识广度和深度关系到其职业判断能力。在设置辅助核算时，强大的知识背景可以使会计人员更好地预见数据分析的需要，依据企业管理所需设置辅助核算。

3.综合运用知识的能力

会计人员不仅要拥有丰富的知识，更要拥有融会贯通的综合分析能力。在会计信息化下，企业对会计人员管理职能的要求日益提高。拥有综合运用能力的会计人员才能将知识有效联系实际，用长远的眼光看待问题，通过加强辅助核算应用，高效提取有用的财务信息进行分析，并及时与管理者沟通。

会计人员的知识能力将会影响辅助核算在企业应用中的广度和深度。具备丰富知识的、有能力的优秀会计人员，才能够更深层次地发挥辅助核算的优势，为企业管理更好地服务。

（二）企业管理制度不合理

会计具有管理职能，但在传统的观念中，企业不认为会计还有管理作用，觉得会计人员在企业中只起到记账、核算的作用。因此，在这种传统的观念指导下，会计人员基本不参与数据分析、预测以及管理决策工作。由此导致会计人员即使再有能力也无处发挥，影响辅助核算的发展，进而影响交叉互立式会计信息查询的发展。

（三）会计人员管理意识淡薄

由于传统观念的束缚，他们不会主动地去丰富自身知识，只是被动地做好本职工作。因此他们也不会研究、思考如何更为高效地提取交叉互立的会计信息。这一因素导致企业丢失大量的有用信息，使辅助核算无法发挥其交叉互立式会计信息查询功能。若此问题不解决，就难以使“辅助核算”转变为“辅助管理”。

（四）软件欠缺相关分析功能

对于绝大多数水平一般的中小型企业的会计人员而言，由于其自身知识水平的局限，使得软件的分析功能显得尤为重要。目前软件所包含的相关分析如统计、计划、预测功能较少，而普通会计人员较多，使用者没能力将辅助核算加工成管理决策所需的财务信息，所以导致他们在应用辅助核算时重点着眼于“核算”而非“管理”。这也是导致辅助核算在“核算层面”停滞不前的原因之一。

五、采取应对策略，促进辅助核算更好发展

如何加强辅助核算在应用中的深度和广度，使“辅助核算”走向“辅助管理”，实现质的飞跃？

（一）注重辅助核算创造性设计

会计信息系统有其独特的魅力为企业带来便利，优化辅助核算的使用能够使其优势发扬光大。在企业会计信息化中，应将辅助核算融于企业日常业务中。若想使辅助核算尽可能地发挥作用，那么辅助核算的创造性设计就显得尤为重要。如前所述，若其也能创造性地将“销售收入”设置成“客户往来”及“部门核算”，那么企业在日后的经营、财务分析中将会得到交叉互立的决策有用信息。同时，还可深度挖掘，巧用辅助核算的功能，如：将现金类科目设置为“项目核算”中的“现金流量类”项目大类，最后可使用系统自动高效生成现金流量表。再或者，完善企业客户、供应商的往来档案，运用辅助核算进行管理，得出客户、供应商类似于客户关系、信用预警等信息，便于企业日后发展社会关系。

（二）努力消除不利因素

1.改变公司制度，树立会计人员参与管理的思想

公司制度的改变是实现“辅助核算”到“辅助管理”质的飞跃的前提。即使会计人员拥有再过硬的本领，公司制度不变，也难以促使他们树立参与管理的思想。因此，公司可在章程中明确要求会计人员参与管理，同时可以定期进行管理培训，增强经验与意识。

2.调整会计人员知识结构，加强在职会计的后续教育

拥有渊博的知识才能够支撑先进的会计人员参与管理的思想。现在，不仅要求会计人员精于会计知识，同时还要具备运用各相关学科的知识对数据进行分析处理的能力。因此，调整其知识结构尤为重要。后续教育是进行知识结构调整的一种有效手段，企业应当重视并给予鼓励。会计人员得到了知识提升才能更好地提供有效的管理信息，为企业所用。

3.丰富软件功能，提高信息分析管理能力

目前的软件还仅停留在简化繁琐重复手工记账的阶段，真正意义上的会计信息管理功能少之又少。软件开发者可就信息分析方面进行软件开发，增加如趋势走向图、预测分析等功能，以提高信息管理效率，实现软件作为数据收集中心向有层次、多维度的数据分析中心转变，从而促使“辅助核算”飞跃为“辅助管理”。

六、结语

综上所述，当今信息化高速发展，会计信息系统在企业中越来越被重视。辅助核算作为会计信息系统的一部分，以其自身所具有的优势特点，在总账系统中实现对会计信息较为便捷的管理和控制。辅助核算在发展道路上依旧存在众多阻碍，为使其功能在企业经营管理中起到更大的作用，在使用辅助核算时要注重创造性的组合设置。除此之外，消除辅助核算的外界发展障碍，将企业自身管理所需与软件功能特点相结合也尤为重要。随着科技进步及对辅助核算的深入了解，其应用范围将会越来越广。

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