新形势下如何加强内部会计控制

【摘要】随着我国经济体制改革及财政管理体制改革的深入进行,新的形势下单位内部会计控制存在很多薄弱环节,本文针对这薄弱环节提出了合理化措施,以达到提高管理水平,防范财务风险作用。

【关健词】新形势;加强;内部会计控制;问题;措施

内部会计控制是为了保证财产物资的安全完整性、会计信息的真实可靠性以及确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行,通过专门办法建立一套内控防范机制。随着我国经济体制改革及财政管理体制改革的深入进行,新的形势下良好的内部会计控制对保证单位实现预期目标;对各项财产安全、完整与有效运用,防止资产流失;对提高经济核算的正确性与可靠性,防范财务风险,提高管理水平,严格财经纪律等等显得十分重要。

一、目前内部会计控制中存在的问题

1.领导的内控意识薄弱

良好的内控意识是确保内部会计控制得以健全和实施的重要保证。首先现行许多单位领导尤其是“一把手”对内部控制重要性的认识不够。对内部控制知识缺乏基本了解,对建立健全单位内部控制的重要性和现实意义的认识不够,抱着有与没有无所谓的态度。其次对财务与会计工作重视程度不够。财务与会计的基本功能是核算与监督,但在实际工作中,许多单位的负责人仅仅把财会部门当成“钱袋子”,多数单位的会计人员仅仅扮演“付款员”的角色,无权参与单位的重要决策乃至业务管理活动,对单位重要决策的过程和结果均不了解。

2.职责分工控制失控

剖析当今诸多的经济犯罪案件,往往是职责分工控制失控造成的。犯罪分子通常利用一人身兼数职的便利进行犯罪活动,有些单位或者是一人既管理现金,又登记保管现金总帐、应收帐款总帐、稽核、银行对账单核对及会计档案保管;或者是将支付款项的全部印章及相关票据由一人保管;或者是负责保管资产的人员负责账实核对等等,不相容的工作尚未完全分开,没有内部的相互牵制、制约,发生错误与舞弊的风险较大,严重违背了不相容职务分离与牵制制度。单位职责分工控制出现种种疏漏,无形中为不法分子以可乘机。

3.授权批准控制失控

单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行。目前某些单位采用领导“一支笔”审批做法,领导的权利没有受到相应的制约。尤其是在涉及个人利益时,有些领导利用手中的权利,假公济私,,从而导致各种腐败行为的滋生。

4.实物控制失控

有些单位只重视购置,不重视日常管理,固定资产的内部控制制度不完善;资产的领用、保管没有相应的台账或记录,缺少定期盘点制度;没有建立完整的固定资产明细账,详细记载资产的数量金额,使财务资料无法真实反映固定资产的存量变化,导致产权不清、职责不明;另外一些单位资产重新评估后发生了增、减值变化,未能及时进行财务处理,导致家底不清、账实不符。有些单位单纯从节省成本费用出发,减少安全设施,压缩人员,造成失窃、失盗、失火等现象。

5.会计信息系统控制失控

财政部曾经公布会计信息质量抽查结果显示,一半以上被调查单位存在资产不实、利润不实,单位会计信息失真十分严重,其重要原因是会计信息系统控制失控。有些单位出自各自不同的原因,制造假业务、假帐簿、假报表,单位失去了最基本的会计信息系统控制,致使单位会计信息失真,扰乱了正常的社会经济秩序。

6.内部审计控制失控

目前,我国内部审计控制还较薄弱,虽然国家在内部审计法规体系上逐步完善,但是内部审计缺乏独立性,很多单位内部审计不是独立机构,而是与纪委、监察合并,或者合署办公;有些单位内部审计挂靠在财务部门下,作为财务部门的下属科室;内审人员业务素质不高,有些单位虽然建立了内部审计机构,通常人数较少,况且这些人常常不懂审计业务,无法实施真正的审计监督,审计工作只浮于表面,发挥不了内部会计控制作用。

7.会计工作人员素质差、诚信度不足

有些单位对财会人员的业务素质提高不够重视,致使财务人员发生操作性、原理性错误的概率大增,如乱用会计科目、随意改变账户对应关系,会计确认及计量工作混乱。尤其是近几年会计制度中增加的新内容较多,给会计核算增加了不少难度,这在一定程度上影响了会计信息的质量。会计人员诚信不足并非其心甘情愿造假,而往往是由于利益驱使或其身份地位和权力的限制,依赖于单位负责人而不得不违心地制造、提供虚假的会计信息,形成“站得住,顶不住;顶得住,站不住”的局面。

二、加强内部会计控制的措施

1.增强内控意识,强化单位负责人在内部会计控制中主导地位

按照《会计法》的规定,单位负责人是单位财务与会计工作的第一责任主体,对本单位财务会计报告的真实性、完整性以及内部控制制度的合理性、有效性负主要责任。单位内部会计控制的成败,并不取决于会计机构和会计人员本身,而取决于单位负责人对会计工作的认识、重视和信任程度,取决于单位负责人对会计工作合理建议的采用率,取决于单位负责人对会计工作的“授权”和内部会计控制的建立、完善及运行有效性等方面。只有单位负责人重视,才能切实建立起有效的内部会计控制,才能在会计控制过程中遇到内部或外部阻力时,给会计人员以足够的支持,才能自觉带头遵守有关的会计监督。只有这样才能保证内部会计控制的顺利执行,会计的监督职能才能得到真正的发挥。

2.建立职责分工制度,防止贪污舞弊等违法行为的发生

一是坚持“钱、帐分管”制度,即凡涉及到款物的收付、结算及其登记的任何一项工作,必须由两人或两个以上人员分工办理;二是在会计核算上坚持复核制度,制单和审核要由两人分别负责,坚决杜绝制单、审核、财务负责人一人承包的现象;三是严格印章控制,财务专用章应由专人保管,个人名章应由本人或其授权人保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。严格履行签字或盖章手续。同时会计和出纳之间分工要制度化,不能一人包办代替;四是明确审批程序,即所有开支必须先经过财务负责人审核票据是否符合规定、开支是否符合政策、手续是否齐全后,再由领导批准核销,充分发挥财务人员“闸门”作用。

3.建立实物控制制度,保证单位资产安全完整

一是要建立严格的入库、出库手续。二是建立安全、科学的保管制度。其中安全保管要求在选择库址、库防设施、安全保卫方面都要有相应的制度,科学保管要求对财产物资分门别类地存放在指定仓库,并且进行科学地编号,以便发料、盘点。三是实行永续盘存制,以便随时在账上反映出结存数额。四是建立完善的财产清查制度,妥善处理清查中发现的问题,确保账实相符等等。

4.建立授权批准控制制度,限制

通常情况下,任何经济业务均可以划分为五个步骤,即授权、主办、批准、执行和记录。每一步骤应由一个相对独立的人员或部门来完成,任何职员或部门都不能在未经其他职员或部门核算、复核或记录的情况下进行一项业务。授权批准控制分为一般授权和特别授权两种形式:一般授权在单位内部管理规章制度中予以明确的规定;特别授权是指超过常规范围的例外或特殊业务的授权。对于处理常规业务的授权可以采取一般授权;对于非常规或特殊事项的授权可以采取特别授权。例如,当某项经济业务的数额超过某过部门的批准权限时,只有经过特定授权批准才能处理。采取授权批准控制制度在一定程度上可以限制有些人员或部门,但是还必须建立相应的检查监督机制,以确保经授权后所处理的经济业务的工作质量。

5.建立会计信息系统控制制度,保证会计信息质量

实行会计电算化,按标准化程序实施控制,对会计信息系统进行科学管理,明确职责分工,制定岗位责任制度,各岗位都要得到一定的授权,并用密码控制,防止密码泄露、非法操作和越权操作系统;建立严格的凭证制度和凭证传递制度,如自制凭证要预先连续编号,空白收据和支票要专人负责保管;建立严格的定期核对、复核与盘点制度。如定期进行账表证之间的核对及其与实物之间的核对等。严密的会计信息系统控制是抵御错弊行为的防火墙。

6.建立内部审计制度,实施经济监督

《会计法》规定,各单位应当在内部会计监督制度中明确“对会计资料定期进行内部审计的办法和程序”,以使内部审计机构或内部审计人员对会计资料的审计工作制度得以实现。建立内部审计机构,保证内审机构的独立性;明确内部审计的机构职能,配备高水平的内审人员,建立内部审计规则;在实际工作中要正确处理内审人员与领导、内部审计与上级审计机关、合理与合法、宏观利益与微观利益的关系,协调各种利益冲突,使审计工作得以健康发展,变事后监督为事前、事中、事后全过程、全方位的监督,发挥内部审计的监督和参谋作用;再次要注意内部审计工作意义、作用的宣传,提高人们对内审工作的认识,以利于内审工作的顺利开展。不断提高内审人员的业务素质,为内审人员提供学习机会,内审人员也应自觉主动地接受继续教育。内部审计不仅是内部会计控制的有效手段,也是保证会计资料的真实、完整的重要措施。

7.提高会计人员素质,是实施内部会计控制的重要保证

人是实施内部会计控制的主体,人员素质的高低决定单位内控制度的质量,因此,强化单位内部控制,必须坚持以人为本原则,加强对会计人员的思想政治教育和道德教育,加强对会计人员业务知识培训,完善干部交流和岗位轮换制度。增强会计人员的法律意识,提高综合业务素质,使会计人员既能保护各级领导的指令符合财务规定,又能起到洁身自好,防止财务舞弊现象的发生。建立一套科学的会计考评工作体系,形成激励机制。按照会计工作岗位的职责不同,分别制订岗位责任制,并定期组织考核,奖优罚劣,充分调动会计人员的工作积极性,使会计人员做到依法监督,坚持原则,履行职责。