中小企业提升内控体系的具体办法

前段时间电视里曾播放过一部韩剧，片名叫《蓝色生死恋》，其情节反映的就是由于医院的内部控制出现问题，造成恩熙和芯爱在医院婴儿室中被无意调换，导致了主人公各自不同的命运。引申说来，一个企业如果内部控制出现问题，就有可能导致功亏一篑的境地。因此说建好内控制度是企业生存和发展的关键环节。所谓内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而由单位管理层及其员工共同实施的一个责权明确、制衡有力、动态改进的管理过程。内部财务控制是内部控制体系的重要组成部分，是既立足于会计，又不限于会计而实施的一系列控制方法、措施和程序及其动态改进过程。从财务内控方面要注意以下四点：

一、权责明确 不相容职务分离的控制

所谓不相容职务，是指那些如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务。例如：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管等都是不相容职务，应职责分离、内部牵制。某单位曾发生过这样的事情，由于特殊情况，暂时由会计兼出纳工作，结果会计将一些款项源源不断地汇往外地能控制的账户，最后逃之夭夭。这就是内部控制制度的缺陷引致的严重后果。会计和出纳岗位属于不相容的岗位，应相互分离控制。

二、建立财务约束 实行授权批准的控制

授权批准是指单位在办理各项经济业务时，必须经过规定程序的授权批准。形式上有一般授权与特别授权之分。审批人不得超越审批权限，对于重大事项，例如重要资金支付业务、重要和技术性较强的采购业务、金额较大或情况物殊的销售业务和特殊信用条件、重大投资项目决策、重大固定资产处置等都要实行集体审议联签。例如：B公司2004年6月对外投资失控，当时的总经理谭某经朋友介绍认识了自称是境外甲投资公司总经理廖某，双方约定，由B公司向甲公司投入40万元用于投资，期限一年，收益率20%。考虑到这项投资能给本公司带来巨额回报，为避免错失良机，谭某指令会计部先将40万元资金汇往甲公司，之后再向董事会补办报批等手续。当财会部门汇出资金后向对方核实是否收到汇款时却始终找不到廖某。后经查实，甲公司纯系子虚乌有。B公司存在下列薄弱环节：1、投资决策控制存在缺陷，未履行集体审议联签等决策程序。2、未对投资项目进行分析认证。3、资产投出环节存在缺陷，财会部在明知没有签订投资合同的情况下仍支付对外投资的资金，把关不严。

三、采购与付款部门的分离控制

为了规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，应建立符合本单位业务特点和管理要求的采购与付款内部控制制度，并组织实施。不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。以餐饮行业为例，采购人员往往被员工暗地里称为“肥差”，该行业多为私营企业，家族式管理的居多，面对这些现象，许多老板就安排自己的亲信来担任采购职务，他们认为是放心的“自己人”其实往往是不能放心，原因是没有一套现代企业制度和监督管理体制，老板对于每天到底应该花出多少钱不是很清楚，所以餐饮企业应制订以下采购制度：1、建立原材料采购计划和审批流程。厨师长或厨房部的负责人每天晚上根据本酒楼的经营收支、物资储备情况确定物资采购量，并填制采购单报送财务部经理并呈报总经理批准。2、建立严格的采购询价报价体系。定期对日常消耗的原辅料进行广泛的市场价格咨询，坚持货比三家的原则，对物资采购的报价进行分析反馈，发现有差异及时督促纠正。3、建立严格的采购验货制度。库存管理员对物资采购实际执行过程中的数量、质量、标准与计划以及报价，通过严格的验收制度进行把关。对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正；验货结束后库管员要填制验收凭证，验收合格的货物，按采购部提供单价，活鲜品种入海鲜池，由海鲜池人员二次验货，并做记录。对于外地或当地供货商所供的活鲜品种，当夜死亡或过夜（第一夜）死损，事先与供货商制订好退货或活转死折价收购协议，并由库管及海鲜池双方签字确认并报财务部。4、建立严格的报损报丢制度。对于高档海鲜酒楼经常遇到的原材料、烟酒的变质、损坏、丢失应该制订严格的报损报丢制度，并制订合理的报损率，报损由部门主管上报财务库管，按品名、规格、称斤两填写报损单，报损品种需由采购部经理鉴定分析后，签字报损。报损单汇总每天报总经理。对于超过规定报损率的要说明原因。5、严格控制采购物资的库存量，根据本酒楼的经营情况合理设置库存量的上下限；6、建立严格的出入库及领用制度。制订严格的库存管理出入库手续，以及各部门原辅料的领用制度，烟酒、鲜活、肉蛋、调料、杂品等制订不同的领用手续。

四、销售业绩与财务管理紧密结合

南京仁杰电子公司是一家私营企业，注册资金300万人民币，经营范围是国内和国际品牌的通讯产品。该公司推行的是“人人参与财务管理”的模式。在公司的走廊以板报形式，由财务人员每天按照合同的具体条目更新现金回收状况。业务人员经常来查对，讨论并通过它来跟进自己负责合同的收款进度；主管也可以通过它来获得对二级经销商回款情况的估计。在公司，应收账款在收回前只不过被看成是一项市场费用，如果还没有收到货款，就不能算销售已经完成，也没有客户满意度而言，当然也不会给相应的销售人员支付佣金。“人人参与财务管理”的模式，极大地调动了销售人员的积极性，杜绝了销售人员只管签订合同而不管实际收款的情况。