浅析现代科技在高校档案管理中的应用

（河北体育学院）

现代科技发展迅猛，给我们的生活和工作带来了便捷和高效。特别是以互联网为代表的信息现代化技术，改变着大家以往的生活和工作方式。而高校档案管理工作同样也要紧跟时代的步伐，充分利用好现代科学技术的成果，尽快要将科研成果转化为生a力，从而提高我们的工作效率。本文作者仅就现代化科学技术在高校档案管理工作中的逐步应用进行简单的设想，为高校档案管理工作今后的发展提供一些思路。

一、现代科技在高校档案管理中应用的现状

现今我国高校档案管理已经基本脱离了原来手抄、誊写、人工整理的状态，电脑、打印机、扫描仪、复印机等一些新科技得到了较为普遍和广泛的应用，有的高校档案管理已经逐步开始实施数字化和网络化建设。通过这些现代科技的应该用，极大的提高了高校档案管理的工作效率，提升了服务水平。目前在数字化和网络化高速发展的形势下，传统的档案管理工作服务模式已不能满足未来信息化发展的需求，档案管理工作只有适应数字化和网络化的发展趋势才能更好的生存和发展，从而在信息化社会中生存和发展。

二、今后现代科技在高校档案管理中的应用设想

1、高校档案管理的网络化建设。

高校档案管理要适应互联网的发展，网络化就是不可逾越的重要步骤。高校目前有本科、专科和成人教育，研究生招生规模也不断扩大，这些都形成了不同类型的教学档案。社会对于高校提供档案服务需求也在不断增加，高校档案部门一定要学会适应这些发展变化，充分发挥高校档案管理的网络化建设优势，为借阅者提供专业化的信息服务，而数字化的高校档案能够为借阅者提供权威性、丰富性、有效性的信息资源，而且还在不断及时更新，从而为借阅者提供专业的服务；根据不同借阅者的个性需求，提供不同分类、不同类别、不同项目的个性化信息服务；高校档案管理者需要加强最新高校档案管理软件产品的开发和利用，结合高校自身特点和需求，制定详细可行的管理制度，从技术上不断突破进取，利用网络技术不断开发更新丰富档案资源，为借阅者提供新的检索方式、网络导航和解惑答疑等方式，为档案借阅者提供现代化的信息服务模式，创新服务方式，从而使借阅者能够充分利用好档案信息，为他们提供便捷全天候、24小时的多样化的档案查阅服务，从而形成管理系统完备、科学有效和运行有序的制度体系，为提高高校档案的利用率提供有力保障。

2、高校档案管理的数字化建设。

通过网络传输的档案资源都是以数字文件形式存在的，这些数字文件是数字档案馆建设的重要基础，所以说做好高校档案管理数字化建设是网络化建设的前提和必要。在日常工作中每天都会产生大量的文字、影像、实物等档案资料。对于高校的每一位毕业生的档案来说，普通高等院校的学籍和档案记录了该名学生在校就读期间，获得的各种奖励和证书影印、对失当行为的惩罚和记录、每一个学年度参加各个课目的考试成绩、在校期间社会实践成果，以及学生的住址、教育经历、老师评价等等原始和真实的信息。档案可以反映出每位学生的综合素质、专业素质和个性特长。而高校可以通过学生参加各种大型活动等系列照片档案的展示，充分体现出学校形象、并拓展办学思路，深化办学思路提供切实的帮助，展示了教学的内在办学质量和成就和丰富多彩的校园文化生活。这些档案信息就需要档案形成部门按照档案管理部门的条目要求，分门别类的编辑和整理。然后将纸质的档案通过计算机录入、扫描仪扫描等形成数字文件；图纸、照片等图表可通过微缩技术、扫描技术、翻拍技术形成数字文件；视频、录音等档案资料可通过数字图像技术、多媒体技术等手段进行数字化处理；实物档案等也可通过制作视频、全息摄影等技术手段制成数字文件，然后将数字和实物档案一同上交档案管理部门；档案管理部门通过成熟的档案管理软件，将收集整理的数字档案录入系统，通过微缩存储技术和数字存储技术存储在磁盘、光盘、硬盘等存储介质中，通过系统软件利用计算机的逻辑功能、运算功能来管理各种资源，并利用数据库和网络的数据处理能力和传输能力，来实现数字档案的网络化。一个完整的数字化网络化的高校档案管理系统，应包括档案整理、档案处置、档案保管、档案查询、档案利用分析等结构。还用高校毕业生为例，不仅方便毕业生在毕业后查询自己在大学生活中的点点滴滴，还方便用人单位通过高度数字化网络化的高校档案管理系统，了解毕业生在大学生中的真实表现，对该名毕业生有一个全面的基本判断，从而作为选择人才的重要依据和参考。

3、随着时代和科技的进步，云计算、云存储正在逐步推广和应用。百度上对云计算和云存储是这样定义的：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问， 进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。云存储就是将储存资源放到云上供人存取的一种新兴方案。使用者可以在任何时间、任何地方，透过任何可连网的装置连接到云上方便地存取数据。高校档案管理工作要树立服务思想，明确服务的方向，更好的利用云计算和云存储的这些特性，采取各种方式改革服务手段和办法，研究利用通过云计算系统运算和处理的档案信息的大量数据的存储和管理，为高校档案管理者和借阅者在任何时间任何地方，通过任何可以连接上网的设备连接到云上，方便的读取和存入数据，并且可以对档案的借阅类别、数量、人员信息等等资源进行大数据的考量，以更好的为借阅者提供更专业、更高效、更现代化的服务，变被动服务为主动服务，从而使高校档案管理工作上升到一个全新的更高阶段。

总之，现代科技不断变化发展，高校档案管理工作更要开拓创新，与时俱进，将现代科技更多的应用于我们的档案管理工作中去，利用先进科技轻装上阵，结合高校实际情况制定出可行详细的档案管理规定，并开展多渠道、全方位、立体式的档案服务方式，提高借阅者的档案意识，为其提供源源不断的信息流，更优质的服务，从而促进高校档案管理工作的完善和发展。

参考文献：

[1]向理琛，高校档案管理嵌入数模整合系统研究 科技视界，2016 172（13）：71-72.

[2]最新档案工作实务 中国档案出版社 1996.

作者简介：孙彬彬，女，在河北体育学院办公室从事档案管理工作二十多年。