浅谈施工企业办公信息化

摘要：随着电脑科技的演进，全球信息网络连线架构完备，办公室软、硬件产品日益成熟与多样化等，间接促进施工企业采用各式现成办公室软件或协同工具软件，完成日常须费时处理或例行性资料处理作业，进而产出有用的信息，以协助主管决策参考，提升办公效率。本文兹就施工企业进行办公信息化后，如何引进或强化服务内容，进行探讨。

关键词：施工企业；办公；信息化；内化服务

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-00-01

办公信息化目标为无纸化，根据维基百科对“办公信息化控制”的“主条目：无纸化”，界定为：“利用软件程序技术及应用，将办公室的文书资料或文书档案，做有效率的管理，并结合传真机、电话机、打印机、电脑等迅速地处理文书资料或文书档案，以提供承办人或决策主管参考。”

一、施工企业办公信息化内化服务的内容

通过施工企业入口网的建置，施工企业的运作模式，由以往的单人单机作业，演变为可同时支援多人通过区域网络连线连接至网站，进行协同操作的模式，改变员工传统操作方式、最大限度满足企业整体信息化建设要求。办公室作业电子化后，简化了纸本文件的备份、保存、仓储与管理等问题，同时提升了文件的搜索查询、数据分析、档案提供等工作效率，便于企业内部各级单位资源共享，为人力资源、财务、经营管理等系统提供了高效的数据支持。同时为构建移动办公系统，最终实现企业办公系统全天候跨区域运行奠定基础。通过前期信息化规范的制定，对办公系统各个板块进行规范化管理，设定数据标准。系统成熟后，不管是自行开发或引进产品，均内化成公司适用的资源，使之产生作用，并持续运作。

一是综合办公系统。这包括如下内容：沟通平台（如公告栏、电子邮件系统、即时信息系统）、数据存储、知识管理、决策支持等软件系统，以及视频会议、档案系统等硬件设施；数据监控系统管理，监控企业邮箱邮件，审核信件内容是否含有机密或个人资料，并对通过企业OA系统进行流转的数据信息进行审核，对施工技术数据、信息进行人机双重审查；管理施工企业内部文件、信息、档案、培训教材等文件分享平台；管理内部签核流程，提供跨单位联系，及时发送相关签核信息的流程引擎核心辅助系统。

二是职能单位系统。（1）人事单位相关系统，提供施工企业管理员工信息资料、培训档案、例行差勤、薪资管理、考核等作业的系统，为企业其他系统提供人力保障。（2）财务单位相关系统，提供施工企业管理财务与会计相关作业的系统。（3）业务单位相关系统，提供施工企业管理与处理牵涉业务系统功能的需求或问题的系统，包括综合项目管理、法律事务管理、风险管理等子系统。（4）稽核单位相关系统，提供施工企业管理内部稽核、外部稽核、自行查核、一般查核、专案查核等攸关施工企业风险管控作业的系统。

三是信息系统。企业文宣系统，包括文宣数据更新、素材制作、新闻审核、、报刊制作发放、网络舆情监控等系统。

二、施工企业办公信息化内化服务的考量

（一）完善的作业规划

办公室软件的服务对象为施工企业内的员工，使用者需求与系统功能项目应能于系统引进或开发之前即进行完善规划。落实使用者需求访谈、雏形系统试用、系统重要里程阶段测试验证作业，使软件开发者与使用者双方及早建立共识，可避免系统上线后改版或须进行功能调校对日常工作影响，使办公室作业信息化产生预期功效。在各使用单位日常作业日益仰赖与倚重系统功能与服务下，如何持续满足各使用单位个别不同的需求、建置有益内部沟通、协同合作与信息分享的共同平台，是系统上线后有待努力与强化的作业。

（二）法规遵循

办公室软件因使用单位、业务专属性等的不同致需求各异，施工企业基本须遵循的法规或权责单位的个别需求是不容疏忽的，应予纳入妥为规划；而较复杂的系统在精简人事原则下，不易由施工企业内的编制人员进行开发，故大多采购现成的产品，完成改版后供其使用，因此，使用单位对相关遵循的法规及系统运作，须有深入的了解及管控，所有运行及监管需符合法律规范的规定。

（三）24小时作业

大型施工企业，点多面广，员工对全天候跨区域办公的需求日臻迫切，通过网络连线至施工企业办公室系统，进行收发信件、执行相关作业、快速回应施工需求等，已渐成常态，且为必然趋势，如何持续检视系统环境以确保系统执行时的安全与稳定，或是以现有硬件虚拟化技术协助强化与建置完善的同地备份或异地备援机制，以求持续不断改善作业环境，也属永不停歇的重点工作。

（四）硬件虚拟化

由于办公室软件已成施工企业日常运作不可或缺的一环，通过已成熟的虚拟化技术、云技术与产品，将办公室软件自实体设备转移至虚拟化环境运行，不仅可提高系统的安全性、稳定性与可用性，也能降低系统毁损无法运作的风险，以及提高系统备份还原或备援作业的便利性及速度，同时简化施工企业应对灾变发生时，于异地备援中心进行备份还原作业所需的人力投入与系统复原时间，降低硬件采购及维护成本。

（五）协同办公软件

利用协同办公软件可通过及时、群组分享的平台，提供群组成员共享信息，简化沟通时间、促进成员间的知识分享与脑力激荡，激发新的思维与解决方案，更快速、更有效地完成工作。

三、小结

随着智能型手机或平板电脑的功能越来越强大且多样化，操作方式也更趋人性化与直觉化，人与人的沟通模式已由以往的被动、封闭式“电子邮件传递”模式，逐步演变为主动、开放式的社群网站“即时通讯沟通”模式，且各种文件处理与管理软件也快速发展，可望为施工企业的运作与管理带来新的变革机会。推动OA内化服务前，首须做好环境规划与资源统合；再者，施工企业文化与人员素质具差异性，仍有赖施工企业制定相关使用规范或提高员工自我管理的能力，才能在享有办公信息化作业便利的同时，确实维护个人与企业的资产与权益，以达到OA内化服务的最佳效益。

参考文献：

[1]关文俊，张娜.如何通过信息化加强施工企业的管理[J].中国勘察设计，2008（04）.

[2]李俊华.建筑施工企业管理信息化建设的几点思考[J].河北煤炭，2008（03）.