会计信息化与内部控制

［摘 要］ 随着信息化发展进程的加速，网络技术和计算机技术已经逐步普及到了各项管理环节，将先进的信息技术应用于会计领域已经成为一种发展趋势。会计信息化在提高工作效率、简化流程、信息共享等方面的作用十分突出，但这种全新的管理模式对内部控制也提出了新的要求。文章从会计信息化的特点入手，对会计信息化环境下一系列内部控制问题进行研究，提出会计信息化实施中完善事业单位内部控制的具体措施。

［关健词］ 会计信息；内部控制；措施

［作者简介］ 罗灿姬，广西壮族自治区疾病预防控制中心经济师，广西 南宁，530028

- ［中图分类号］ F23 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1007-7723（2012）02-0065-0003

一、 会计信息化的特点

与发达国家相比，我国会计信息化开展较晚，但发展较快，在20世纪90年代逐步推广和普及，多种财务软件和单位管理软件在实践中得到完善和提高。会计信息化的快速发展，在提升管理水平的同时对于增强综合能力也起到了重要的作用。会计信息化包括四层含义：一是依靠网络、通信以及数据库作为信息获取的手段。二是围绕信息提供实效性，对业务流程以及会计处理方式进行全面调整。三是能够实现对资金流、实物流的全过程管控。四是会计信息进一步扩大，在技术平台、业务流程以及管理体系等多个层面均有具体体现。会计信息化系统具有以下几个方面的特点和优势。

（一）具有流程简单化的特点

依托电脑的强大运算功能，会计信息化系统在处理会计凭证以及财务报告等过程中可以大大减少人工操作，简化手工操作的很多环节。在成本计算和计提折旧等较为复杂的运算业务处理时，会计信息化系统能够简单快速地完成相应的工作。和过去手工会计相比，会计信息化的技术和复杂性都大幅降低，相应的流程能够得到进一步简化。

（二）具有信息集成化的特点

会计信息化可以将所有数据集成在一个数据库中，实现对信息的实时获取、处理和报告。网络信息技术的高速发展，使协同开展财会业务成为可能，会计信息化系统不再是孤立的信息，越来越多的业务信息可以通过有效转化变为相应的会计信息，而相应的会计数据也呈现出集成化的发展态势。

（三）具有数据共享化的特点

会计信息化能够实现所有会计数据出自同一个系统内，管理者能及时获得相应动态财务信息，可以依托相应的财务软件，实现集中记账、远程审计、远程报账等功能，高效共享会计数据，能够使各项管理决策更加科学合理，使内部信息资源得到充分利用。

（四）具有反馈动态化的特点

在网络环境下数据信息录入、会计信息转化、电子货币划拨等工作均可以通过会计信息系统实现，能够节约大量手工录入会计账簿的时间；同时能够使会计核算由事后核算转变为实时核算，相应的核算反馈也由过去的静态反馈变为动态反馈，各项财务信息的和使用均实现动态化，依托财务软件，信息可以直接转化并反映在信息平台中。

二、 信息化环境下内部控制面临的问题

（一）在会计信息环境下相应的内部控制制度不够完善

有效的内部控制离不开完善的内部控制监督制度，建立健全内部控制监督制度有效预防会计信息的舞弊现象，及时纠正和制止工作中出现的错误，从而全面提高内部控制效率。在新的会计信息化环境下，内部控制的目标虽然没有任何改变，但因会计信息化本身的特点和工作方式变化较大，很多现存的制度和机制已无法适应发展的要求，加速建立健全会计信息环境下的内部控制制度和相应的管理机制显得迫在眉睫。

（二）在会计信息化环境下信息安全问题受到了更多挑战

在过去手工会计操作中，内部控制主要依托岗位职责和相关的财务管理制度，各项财务业务均有相应的记录，各种证、账、表全部手工录入。而实施会计信息化后，因为会计账务处理完全依靠财会软件来完成，过去传统的内部控制方式因为操作流程的改变已经失去了作用。如果管理不当，将造成会计信息安全性的漏洞，人为修改或删除财务数据的情况更易发生，由于所有操作均在网络上进行，将不易留下痕迹。财务数据的安全性问题是会计信息化环境中内部控制的一个重要的影响因素。因此，在会计信息化环境下，应进一步规范完善相应的管理制度，对网络安全、权限管理、硬件维护、数据备份等要建立与信息化相对应的管理制度和内部控制。在实施会计信息化后，内部控制的核心和关键也将发生根本性转变，过去的财务管理强调证实相符、账证相符、账账相符，而在会计信息化实施中，应将内部控制的重点转为数据输入控制、输出控制、网络安全管理等。

（三）会计信息化的实施在一定程度上增加了内部控制的难度

在传统的手工会计中所有的原始财务信息均记录在纸质的账簿和凭证上。业务经手的所有人员均会留下签名或盖章的痕迹，修改和伪造账簿、凭证很难做到不露痕迹。然而，在会计信息化中，所有信息均以电子方式记录在系统中，虽有些数据和信息存储在纸质介质中，用于凭证核对，但修改数据也比手工会计容易，在会计信息化中签字盖章等传统的证据操作无法实现，给伪造和篡改信息提供了可能。此外，在会计信息化系统中进行相关数据操作将不会留下痕迹，给预防和查处舞弊行为增加难度。

（四）会计信息化环境下身份识别和权限控制问题进一步凸显

在诸多内部控制手段中，授权控制是一种最基本的方式。在会计信息化系统中，传统的签名或盖章变成了授权文件和密码。一旦密码泄露，任何人均可以通过网络迅速进入系统，并能够非常方便、快速浏览和查找全部财务数据以及文件，造成无法弥补的损失和危害。会计信息化这一特点，使操作授权显得尤为重要。在会计信息化系统中，口令和密码存贮在计算机中，对于计算机网络技术高超的人员来说，破解密码潜入系统并非不可能。这些都给网络安全增加了风险。

（五）会计信息化推进过程中出现复合人才缺乏的新问题

伴随着会计信息化的逐步推广，对于既熟悉财务知识又精通计算机技术复合型人才需求更加迫切。会计信息化是网络信息技术和会计专业相结合的产物，对于相关人员的素质要求进一步提高，要求从业人员不仅具有扎实的会计知识，同时要熟悉和精通信息技术和网络知识。需要能够熟练操作网上支付、网上报税、网上采购等多项业务。然而当前这类财务信息化的专业人才还很少，高素质的复合人才极度缺乏，不仅制约了会计信息化的推进，而且对进一步完善内部控制工作增添了新问题。加速培养复合型人才，已经成为推进会计信息化工作、完善内部控制管理的当务之急。

三、 改进和完善信息化环境下内部控制的相关措施

（一）进一步完善管理制度

会计信息化环境下，应针对过去手工会计业务流程以及制度进行重新设计和制定，不仅改变和完善相应的业务流程，同时要对业务流程的关健点进行严密控制，抓好关键点和关键岗位、关键物品的控制，如管理负责人和财务负责人等关键人员职责权限管理。此外，对于重要的发票、银行票据、印鉴等关键物品的管理也应同样有效控制，加强对于现金、银行出纳、收支事项及凭证的核准等岗位的控制。会计信息化系统中不能由单个部门或某一个人独立完成关键业务的全过程，应建立科学、严密的内部控制体系。在适当授权、不相容职责分工、独立检查等管理的基础上，构建人与人、部门与部门之间的岗位责任管理制度。

应加速建立涵盖所有会计信息流程环节的操作管理制度，对会计数据录录入、传输、输出以及储存等各个阶段加强管理和管控。在确保基础会计数据的录入准确的基础上，对数据来源的真实性和可靠性进行控制，从会计数据录入开始，对所有环节进行认真审核，对原始凭证的真实性进行仔细核对，如果具备条件，可在会计信息化系统中引入防伪设置，确保录入阶段的数据安全和准确。在会计数据输出时，应严格进行口令管理和加密保护，对于打印输出的会计信息要加强核对，确保其完整性和正确性。在数据储存阶段，管理的重点应放在防止财务数据的篡改以及泄露上。应对所有操作管理人员进行严格的工作划分，明确管理范围和权限，对密码进行严格管理，操作过程应进行严格控制登记和记录，严禁未经授权的人员接触和操作会计信息化系统。上机操作日志应由专人负责管理，确保在出现数据篡改和泄露时能够及时准确发现线索和证据。

（二）全面加强数据准确性控制

数据的正确性是会计信息真实性的前提和基础，在会计信息化推进中，数据信息录入和准确性是关键，在各种财务数据录入前，应根据相关会计准则和会计制度进行认真核对，确保内容准确。对于重要信息的授权人和操作人等要有纸质书面记录。只有在保证所有数据正确无误的前提下，才能进行相应的业务处理。在工作中，还应定期由专门技术人员对系统软件的可靠性进行检查，确保核心数据库安全可靠，避免因软件漏洞引发的内部控制风险。应建立健全数据定期备份和自动备份制度，同时要对数据接触人员、接触时间、操作内容等进行详细记录。对所有备份数据要妥善保管，一旦系统出现故障可以通过备份数据对其进行最大程度的恢复，降低损失。

（三）加强网络病毒的预防管理

互联网开放性的特点使其存在着被侵入的可能性。当前网络病毒和木马病毒非常猖獗，给会计信息化系统的防护增加了难度。在具体管理中，应进一步增强网络病毒和木马病毒的防范意识，在选择财务软件时应选择正版软件，在可靠的操作系统下进行安装。在系统运行中，应对网络操作和存储操作进行严格规定，在系统中安装可靠的杀毒软件和病毒防火墙，并定期进行病毒查杀。对于外来软件和数据应进严格检查，会计信息化系统应做到专机专用，严禁在会计信息化系统中安装网络游戏等无关软件。具备条件的单位，应在系统中增加数据签名和密钥技术，多管齐下，确保系统不受到网络病毒的侵害。

（四）对系统硬件进行规范管理

由于会计信息化的信息资料均存贮在计算机数据库中，与传统的纸质存储比较，在提高了效率的同时，其管理风险也进一步加大。会计信息化的硬件设备具有容量大、数据集中、毁坏不可逆转等特点。在日常工作中，可能受到温度、湿度、短路、断电等多种因素的影响。为了防止发生硬件损坏，应在硬件管理上建立一套完善的管理制度，保证会计信息化系统良好的运行环境，经常对其电路进行检修，确保设备正常运转。此外，应对会计信息化机房加强管理，严禁无关人员进入，确保硬件设备不出现人为因素的损坏，防止操作不当造成硬件设备故障。

（五）全面加强复合型人才培养

会计信息化条件下，对相关从业人员提出了更高的要求，不仅需要具备非常扎实的财务知识，还应具备相应的网络知识和软件知识。没有高素质人才，再好的硬件设备、软件系统都无法发挥作用。因此，在会计信息化的推进过程中，要进一步加大对复合型人才的培养力度。着力培养既精通会计知识，又懂网络技术，同时具备管理能力的高素质人才。首先应从源头入手，在高校会计专业中增加信息化技术学习，为将来从事会计信息化工作奠定基础，培养和造就适应时展的人才。其次在进行相关工作岗位的人才招聘（下转第64页）