档案管理的期限表

1档案保管期限表的类型

目前，从我国现有的各种档案保管期限表来看，大致可归纳为以下几种类型。1.1标准档案保管期限表它是由国家档案行政管理部门编制，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案价值时使用。比如：国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》就是一个标准档案保管期限表，其特点是：一是它是确定全国各机关、团体、企业、事业单位档案保管期限表的标准，具有通用性；二是它是制定其他各种类型档案保管期限表的依据。各系统、各部门、各机关按照“标准表”的原则，结合本单位的实际情况，制定其他各种类型的档案保管期限表。在确定其他各种类型档案保管期限时，应以“标准表”的保管期限为依据，原则上只能从长，不能缩短。1.2专门档案保管期限表它是由国家档案行政管理部门会同有关主管部门编制，是各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时通用的依据和标准。比如：财政部和国家档案局共同颁发的《会计档案保管期限表》、中国地名委员会和国家档案局共同颁发的《地名档案保管期限表》就属于些种类型。1.3同系统机关档案保管期限表它是由主管机关编制，供同一系统内各机关、企事业单位鉴定档案时通用的依据和标准。此种表需报同级档案行政管理部门备案。1.4同类型机关档案保管期限表它是由档案行政管理部门编制、供同一类型各单位鉴定档案时通用的依据和标准。1.5机关档案保管期限表它是各机关、团体、企事业单位根据本单位档案的具体情况编制，专供本单位鉴定档案时使用的。为了使用方便，机关档案保管期限表可以与本单位立卷用的案卷类目结合起来。上述各种类型的档案保管期限表之间具有相互制约的关系。第一种档案保管期限表具有指导意义，它是制定其他几种档案保管期限表的依据；而机关、团体、企事业单位档案保管期限表，又必须以其他几种档案保管期限表为依据。它们之间的相互关系，具体体现了档案工作统一领导，分组管理的原则精神，它有利于档案保管期限表的制定和档案保管期限的确定。

2档案保管期限表的结构

档案保管期限表，主要由说明和条款两部分组成。其中，条款部分是档案保管期限表的主体。2.1说明一般应指出档案保管期限表的适用范围，编制保管期限表的依据，确定保管期限的原则，保管期限表的结构，保管期限的计算方法，保管期限表的批准时间和开始使用的日期，以及其他需要说明的有关项目。2.2条款条款是主要项目，它具体地指明了各种档案的保管期限，它是使用档案保管期限表，划分档案保管期限的根据。条款部分一般由顺序号、条款名称、保管期限、附注等项目组成，(1)顺序号。即条款的代号，也是各条款排列的序号。它是在确定了条款分类、排列次序以后编制的。其目的是为了便于使用条款。条款必须统一编流水号，不能重复。(2)条款名称。即一组类型相同的档案的名称。拟制条款要求文字简明，概括反映出一组文字的来源内容和形式。每一条款应代表一组具有内在联系的价值相同的文件。条款一般不应拟的过多和过细，但也不宜过于概括。条款拟出以后，应根据条款之间的联系，加经系统排列。(3)保管期限。即每组文件的保存时间。它是保管期限表的核心部分。也是对档案价值分析、研究和判定的结果和反映。保管期限有永久、长期、短期3种。保管期限的计算，应从文件办完的次年1月1日算起。(4)附注。即在条款下面对条款及其保管期限所作的必要的注释和说明的栏目。比如：对不能最后确定其保管基础的条款，可注明在什么情况下定什么保管基础。再比如：对保管期限计算方法特殊的一些合同、协议书等，应注明是有效期满后的保管期限。

3档案保管期限表的编制方法

编制档案保管期限表，一般有以下几个步骤：3.1做好准备工作学习党和国家关于档案鉴定工作的原则和有关规定，详细了解和研究机关的工作职能、范围、任务、组织机构、业务分工、文件的数量、类型等情况，以便宜正确地编制档案保管期限表。3.2草拟档案保管期限条款在准备工作的基础上确定分类方案，草拟期限表的条款，初步确定保管期限。若是条款较多时，可采取分类，避免重复。3.3草案完成后，应分送各单位、各部门征求意见，反复修改补充，使其更加切合实际3.4报送机关领导批准经讨论修改定稿的保管期限表，送领导批准、颁发，并报档案行政管理部门和上级主管机关备案。

作者：刘丽颖 单位：吉林省大安市档案局