清朝政府的档案管理

一、鸦片战争以后清代政府档案管理机构和制度的变化

1.管理机构方面。鸦片战争以后，清代的政府档案管理机构发生了较大变化。鸦片战争以前，清政府的档案管理延续着秦汉形成，隋唐成熟的档案管理模式。在这种管理模式之下，档案管理人员由政府官员主导，政府管理机构按照行政级别和主管内容设置管理机构。清代建国之初，在中央以入关以前的三院（指皇太极于1636年改文馆而形成的三院，即内国史院、内秘书院、内宏文院）八衙门（指六部和都察院、理藩院）为基础构建档案管理机构，同时又吸收了明代档案管理机构的设置内容，设置了大理寺、太仆寺、太常寺、光禄寺、鸿胪寺、太医院、钦天监、国子监等衙署，从而形成了体系庞杂、以官衙为主体的档案管理机构体系；之后，康熙时期在内廷设置南书房，作为皇帝商谈事务的办公场所，同时管理一些皇帝在南书房召开的会议以及谈话和批阅诏书、制定公文而形成的档案资料；雍正时期设立军机处，但由于军机处办事迅速，有利于皇帝独揽大权，最终取代了内阁的权力，成为总揽军国大政的中枢机关，在档案管理中也处于极为重要的地位。鸦片战争以后，外国资本主义列强接踵而至，通过战争索取了中国大量财产和资源，践踏了中国的国家。这个过程当中，清政府失去了在许多事项上的话语权和决策权，洋人则享受了众多的法律特权。这些变化体现在领事裁判权、租界使用权、银行经营权、海关管理权以及贸易、修筑铁路、开发矿山、兴办工厂和学校、建立教堂从事传教、建设医院行医等方面。除了政府作为国家档案的管理机构外，学校、教堂、报馆、图书馆以及出版机关等也都有了自己的资料库，逐渐形成了档案管理机构。这样，实质上清朝政府就成为傀儡，中国的政治、经济、军事、文化的各个方面都受到外国资本主义国家的压迫。因此在档案管理机构上政府一权独大模式发生了改变，外国资本主义国家经营的学校、医院、教堂等机构场所都具有了一定的管理权属。同时，为了应对涉外事务，清朝政府在鸦片战争以后设置了总理各国事务衙门，后更名为外务部，该衙门成为管理涉外文书以及其他外交档案的管理机构，这一机构也是前所未有的机构。2.管理制度方面。第一个方面，在西方入侵的资本主义侵略者的干涉和威逼下，原来清政府的文书行文关系、文书制定流程以及文书称谓都发生了变化，这些变化集中体现了外国势力对中国政治的干预，同时也体现了文书制定的不独立和不自主性。这种情况下制定的文书，除了外观的改变以外，在权威上也大打折扣，因为文书的性无法体现，百姓自然不安心服从，同时制定的文书又要受到外国势力的干预，更不可能撼动外国的势力，因此权威性受到严重的影响。这些变化在清政府签署的各个不平等条约中都有所体现，比如《中英天津条约》第五十一款就规定“：嗣后各式公文，无论京内外，叙大英国官民，自不得提出夷字。”类似的规定在《中法合约章程》第三款中规定“：凡大法国大宪、领事等官，有公文照会中国大宪及地方官员，均用大法国字样。”这些规定使得原先以皇权为上的文书核心精神受到的严重打击，这种形式的公文的拟制，在体现沦丧的同时也丧失了文书的权威性。在文书的内涵上，外国势力也深入进去，比如在《中英天津条约》中第五十款中规定：“自今以后，遇有文词辩论之处，总以英文作为正义”，同样的规定在《中法合约章程》的第三款：“自今以后，所有议定各款，或两国文词辩论之处，总以法文作为正义。”从角度来看这些规定是清政府丧失了，同时使得他们的文书权威性大大降低。从档案管理的角度来看，原来以行政机关作为封闭的管理机构的格局被打破了，文书不仅仅是清朝政府自己的行为，还涉及文书解释过程，文书解释本身也属于档案管理的一部分，这部分权力必然有外国势力的干预。因此，清政府的档案管理中不仅设置总理各国事务衙门，还制定了文书以及涉外文档的翻译官。此外，由于涉外文书档案的增多，以及外国人设置的图书馆、报社的增多，清政府档案管理制度不得不更加丰富，出现了许多新的制度。

二、档案管理的内涵与内容的变化

档案管理的内涵，清代前期基本上没有发生变化，都是视为以文书为核心的政府行政档案的管理，而鸦片战争以后，这种观念受到了冲击。同时在档案管理的内容方面，鸦片战争前后发生了重大变化。鸦片战争以前，清朝政府的档案管理内容中以文书档案为主要形式，内容多为国内行政公共事务。鸦片战争以后，清政府的政治结构和行政管理格局都发生了变化，档案的内容也发生了变化。首先，档案管理的内涵开始发生了变化。外来因素方面，鸦片战争以后，涉外事务越来越多，形成了大量的外文档案，这一类档案一方面需要设立专门的场所予以管理，方便政府管理的同时还要方便外国人的使用。另外一方面，这一类档案还需要专门的人员进行管理。在传统的档案管理中，管理人员主要由两类人群构成，一类是官员，这些人是通过科举考试等正式形式选拔的、具有官品的“正式国家干部”，他们有自己的职官名称，比如尚书、大学士等，还有一类是只有类名称，但是没有职官和品级的“编外人员”，比如幕友和书吏，他们是档案管理中数量最大，从事的管理事务最多的群体，但是他们多为作为劳役征召或者衙门选拔临时工而选拔进入官府从事档案管理工作的。不论是国家正式的档案管理官员还是政府招聘的临时性辅助人员，他们都只是在本部门业务或者文字工作上比较擅长，但是在外文面前，他们又无法胜任这份工作了。此外，鸦片战争以后，中国的已经部分丧失，许多机构场所以及相关领域都被外国人控制，在这些机构和领域的活动中外文文献和资料大量形成，清政府为了加强沟通以及行使部分，必须对这些机构和领域的活动进行了解。在这些因素的影响下，清代的档案管理内容发生了极大的变化，在管理上除了机构上有所变更以外，对管理人员也进行了有针对性的调整，这些调整都体现了政府对档案管理的理解的变化。其次，外文档案的数量大大增加。外文档案一部分是在清政府的内部事务中，由于的丧失不得不制定一份外文副本，以便外国人使用；另外一部分是涉外档案，包括与外国交往以及文书内容涉及外国人或事的档案资料，往往也都会有外文译文；数量最多，也是清政府档案管理面临的最大的难题是外国机构形成的一些档案。鸦片战争以后，外国在中国设立的机构场所逐渐增多，活动也越来越多，比如学校（著名的圣约翰大学就是美国人在中国上海设立的）、医院、教堂等，这些机构中外国人进行的教学、科研、医疗以及传教等过程都会形成大量的资料，这些资料都是鸦片战争以后才出现的内容。最后，专业档案数量骤升。鸦片战争以后，西方列强不仅掠走了中国的财富，霸占了中国的土地，侵略中国的，同时也带来了新的技术、制度和思想，受这些因素的影响，中国也开始逐步进入了资本主义的发展阶段。社会制度的变化使得各种专业档案受到了重视，比如财会档案、统计档案等，这些档案都在清政府学习外国的财政管理制度和统计制度的过程中逐渐增加。鸦片战争以后中国开始步入半殖民地半封建社会，在这种社会制度之下朝廷沦丧，同时外国侵略者的入侵也促使了国家和社会的很多方面发生了变化。在档案管理上，由于国家的丧失，管理机构和管理制度都发生了变化。同时，外国文化和制度的入侵也使得社会的档案资料的内容发生了重大变化。此外，社会制度和西方思想的进入也促进了清政府对档案管理的更深层次的认识，对档案以及档案管理的内涵都有了突破性的认识。

作者：韩玲 刘伟 单位：保定外国语学校 河北大学历史学院