企业销售环节的内部控制探讨

【摘要】销售环节是企业很重要的一个环节，企业利润的实现是需要销售的支持。本文就企业的销售业务进行了介绍，然后探讨了一下销售环节的内部控制，便于企业完善销售业务的内部控制制度。

【关键词】销售 内部控制

一、销售业务介绍

销售是指企业出售商品（或提供劳务）及收取款项等相关活动。按结算方式不同销售分为现销和信用销售。通俗理解现销就是一手交钱一手交货，优点是可以立刻收取款项，不会产生坏账损失的风险，突出的缺点是不能扩大销售额、提高市场占有率，不利于争取客户；信用销售即赊销，买卖双方签订合同后卖方先将货物交给买方，买方在规定的时间支付款项的销售方式，赊销能弥补了现销的缺点，但一旦赊销就会产生应收账款，就会产生坏账损失，且应收账款作为流动资产其流动性差，几乎无法参与经营活动，即使为满足资产流动性要求进行应收账款保理也会产生相应的损失和费用。企业应根据销售业务性质、市场变化和客户资信情况选择销售折扣、折让、代销等不同销售方式及现销、信用销售等不同的结算方式。

二、加强内部控制确保实现销售目标

销售业务在企业整个经营活动中处于核心地位，只有通过销售环节企业价值才得以体现。如果销售环节不畅，企业经营将难以为继。销售活动的目标具体有以下几个方面：

（一）保证所售货物的安全完整。

（二）保证销售业务顺畅有效的运行。

（三）确保销售与收款业务的真实性和合法性。

（四）保证货款的及时回收以及货币的安全。

（五）保证销售退回与折扣手续齐全，记录真实完整。

在复杂的市场环境里，缺少内部控制的销售活动就像没有注射免疫疫苗的婴儿一样容易被病毒侵袭，销售环节的内部控制已经成为销售业务的重要组成部分。企业应该全面梳理销售业务流程，完善相关的岗位责任制度、考核等管理制度，确定适当的销售政策，明确销售、发货、收款等环节的职责和审批权限，按照规定的权限和程序办理销售业务，确保办理销售业务和收款业务等不相容岗位的互相分离，确实保障上述销售目标的实现。

三、企业销售业务中的主要风险

在当前市场竞争日益激烈，销售业务的风险也不断加大，其主要风险有以下方面：

（一）销售政策不当、市场分析失误等原因造成的销售不畅，企业难以持续经营。

（二）客户资信调查不足，收款方式不当，应收账款催收不力，导致被客户欺诈、无法收回货款等。

（三）销售中存在操纵价格等舞弊行为使企业利益蒙受损失。

四、销售业务各环节内部控制措施

（一）订单处理与客户信用评价环节

销售业务的真正起点应从收到客户的订单算起。从客户那里得到的订单各式各样，销售部门应首先对这些不同种类格式的订单记录在企业内部统一的销货通知单上，利用统一的销货通知单来规范企业的销售程序。作为订立销售合同的关键控制点，信用部门必须对新客户做信用调查，从客户的品德、能力、资本、担保和条件，即通常所说的“5C”系统评价客户信用等级，建立客户信用档案。对于信用状况良好的老客户的订单，信用部门需关注订货数量的变化，如明显大于以往水平，需要求客户提供近期财务报告，核查其资产负债率等财务状况，确定是否接受订单。无论是新老客户的订单都要经信用部门经理的签字才能生效。信用部门应密切关注重要客户资信变动情况，防范信用风险。

（二）销售谈判和签订合同环节

企业在签订合同环节之前，应该与客户进行业务磋商或者谈判，重大业务应吸收财务、法律等专业人员参加，洽谈包括销售价格、数量、信用政策和发货条件以及结算方式等内容，并确定是否接受订单，谈判人员不得少于两人，且应与订立合同的人员分离。合同须经由授权人员的签订，签订合同前要求新客户存入一定数额的保证金，防范意外风险。谈判的整个过程应该有完整的书面记录。定期对产品的基准价格的合理性进行评价，如果涉及定价或者调价，需要由具有相应权限的人员进行审核批准。销售合同应该明确双方的权利和义务，审批人员应该对销售合同草案进行严格的审查。重要业务或金额过高的销售合同，应征询法律专家的意见，并实行集体决策审批或联签制度。

（三）发货环节

销售部门应该按照经销售合同开具统一的销售通知单，发货和仓库部门按岗位责任制的程序审核销货通知单，确认无误后严格按照所列的发货品种、规格、发货数量、发货方式、规定时间组织发货，根据实际情况设计一式多联的连续编号的发货单据，发货时由发货部门填制，发货部门、财务部门、客户等各留存一联。销货通知单在执行后应该归入档案进行管理，并应由专门人员进行定期的核查。在销货通知单正式执行之前，企业应该根据需要对发货通知单和客户证实，避免因为执行发货通知单后客户取消订单而发生的不必要的损失。加强销售退回管理，分析退回原因，落实责任，及时妥善处理。财务部门根据销售通知单和发货单据，严格按照发票管理规定开具销售发票，填制相应的凭证，设置销售台账，实行全过程的销售登记制度。

（四）收款环节

收款环节是销售的最终环节，体现着销售工作的优劣和成败，收款环节的内控以有下关键点：

1、应收账款的管理

企业销售业务中赊销金额记入应收账款科目，在资产负债表中的流动资产中列示。但它仅仅是账面上的债权而不是实物性的资产，往往成了粉饰、调整报表的工具。而客户应收账款数额也是信用部门确定信用限额能否增加、信用能否继续的因素，所以应完善应收账款管理制度，严格考核和奖罚。应收账款的记录必须以核准无误的销售发票或发货清单为依据，防范虚假应收账款被列支。应收账款的各种贷方调整，比如冲销坏账、折扣的实施，须经财务经理的批准才可进行账务处理。应收账款明细账和总账的登记，应由不同的人员根据原始凭证和汇总记账凭证分别登记，还要由独立于应收账款记录的其他职员定期核查总账户和明细账户的余额。销售部门负责应收账款的催收，财务部门负责办理资金结算并监督款项的回收。

2、应收票据的管理

企业应该关注应收票据的管理，严格审查票据的真实性、合法性，防止票据欺诈行为的发生。企业还应当查明票据的取得、贴现和背书，对于已经贴现但是仍承担收款风险的票据以及过期票据，应进行监控和追踪管理。应收票据应由专人保管，取得和贴现应由保管人员以外的主管人员进行书面批准。对于即将到期的应收票据，保管人员应及时向付款人提示付款。

3、坏账的管理

企业应该加强应收账款坏账的管理。应收账款无法正常回收的，财务人员应该查明原因，确定责任，并且严格履行批准程序，按照国家规定的企业会计准则进行处理。应建立核销坏账的备查登记制度，已核销的坏账又收回时应及时入账，防止形成账外资金。

综上所述，销售环节是经营中关系重大的环节，企业应该强化销售每一个环节的内部控制程序，减少薄弱环节，确保企业的健康持续发展。

参考文献：

[1]宋蔚蔚著，《内部控制理论与实务》[M]，北京：清华大学出版社，北京交通大学出版社2010年9月。

[2]赵世军 杨卉 高前善著，《销售与收款循环审计》[M]，北京：中国时代经济出版社，2003年7月。