巧用财会软件解决企业集团会计核算问题

提要 汇总会计报表是企业集团反映总的会计核算信息的重要手段,但它不能很好地提供反映集团整体及局部的明细数据。本文提出一种简易的办法,利用面向一般企业而非集团公司的企业会计软件来解决集团会计核算问题,既可以提高核算效率又能很好地满足总公司对全公司数据进行实时查询的要求,同时也能提供合法的对外会计报表。

关键词:财务集中核算;财会软件

中图分类号:F234.1 文献标识码:A

随着市场经济的发展,许多企业的经营项目由单一的产品或服务发展为多种经营,企业规模也越来越大。企业的组织形式往往由独立的企业发展为企业集团。企业集团由于组织机构、营业项目都比较复杂,在会计核算上就对会计人员有了更高的要求。企业集团有不同的组织结构模式,一种比较典型的组织结构模式是总公司下设分公司。这类企业集团在会计核算中的一个主要问题就是如何设账,既能很好地进行分公司的明细核算,又能满足总公司进行汇总核算的要求。通常的做法是在总公司和分公司分别设账先对本单位(指总公司本部和各分公司)核算,然后再将各分公司的报表数据汇总到总公司,形成总公司的汇总报表。这样往往效率比较低,很难实时地反映整个集团的财务概况,而且汇总报表不能反映其各项数据的来源和构成。另外,虽然已有软件厂商推出了面向集团公司会计核算的会计软件,但很多集团公司暂不准备投资更换原有的会计软件。笔者通过几年的实践,摸索出了一套巧妙地利用面向一般企业而非集团公司的会计软件版本对总公司、分公司进行单账套集中统一核算的办法,即可提高核算效率又能很好地满足总公司对全公司数据进行实时查询的要求,同时能提供合法的对外会计报表。现将有关的做法介绍如下:

一、按传统办法在财会软件中对账套的设置

在财会软件中,一般以一个账套作为一个独立核算单位的账簿设置单元,即俗称的一套账。通常的做法是在总公司设一套账,核算总公司本部各下属部门发生的业务。另在每个分公司各设一套账,核算各分公司范围内的账务。因此,在财会软件中,账套总数等于总公司加分公司的个数。在这些账套中,设置的科目往往大同小异。还有一些项目是重复的,如一些往来单位的核算,总公司和分公司都可能有同一单位,又如某些成本核算项目,各分公司往往是相同的。这样,就大大增加了建账、核算、汇总的工作量。

二、新的核算方法

笔者通过几年的实践,提出了新的核算方法,其应用前提是各分公司会计核算由总公司财务部门统一完成。即分公司的凭证均可集中到总公司财务部门处理,方法是:

1、利用财务软件的一个账套对集团所有公司(总公司和各分公司)进行集中核算。在设置会计科目的明细时,要尽量满足总公司和分公司核算的需要,一般情况下,需设置到4级科目为好。

2、利用部门核算完成对各公司的独立核算。以分公司为部门进行辅助核算,这项工作需在账户设置初期完成,并且要在所有使用的科目(包括各级科目)中的设置。

3、利用项目核算对各成本核算对象进行单独核算。对需要进行独立的成本核算对象,可以在项目设置中进行辅助设置,这个设置只在需要核算的科目中设置,如收入成本、权益等科目,债权债务的科目则不需设置。

三、应用举例

某水上运输企业,设有一个集团公司T和四个分公司A、B、C、D。分公司各有货运船只,假设为E、F、G、H。由于某些原因,某一只船的费用可能在一个核算期内在若干个分公司都有发生。如果用传统方法按总公司和各分公司分别设置账套,就很难解决单船费用核算的问题。此外,各分公司都可能有共同的供应商和共同的客户,在分公司分别设账的情况下,很难及时掌握这类供应商和客户的债权、债务的真实情况。例如,在A分公司账上反映预付某客户有物料费50,000元,而在B分公司账上反映应付该客户物料费60,000元。两者相抵,该本集团欠客户物料费10,000元。但此结论如果使用原来的核算方法,只有在分别检查所有总、分公司账目或者是期末汇总集团报表后才能得出。再如,船的加油可能是由集团公司与中石化签订协议交预付款,四艘船都可能到中石化去加油,加油的票分别在分公司入账了,而款是集团公司付的。按传统方法设账时,如果要进行油料款的结算,只有查所有各单位的账,才可得出往来款的明细。

而采用上述新办法可以有效地解决这些问题。具体做法是:

1、设置账套一个,名称可以以集团公司的名称或简称命名;

2、记账凭证分类按总公司T和分公司A、B、C、D设置。这样,在一套账中按凭证类别设置就可以区分不同公司的凭证;

3、在部门设置上,将总公司和分公司按名称作为不同的部门,由此可以通过财务软件中的部门辅助核算对各单位业务分别进行核算;

4、对船只进行项目核算,核算项目按船只名称设置为:E船、F船、G船、H船、管理部门。

制作凭证时,要求首先明确该凭证的所属公司,如果该业务需要成本核算时,还要确定其具体项目。例如,录入与A公司E船相关的凭证时,就选择公司名称为A的凭证类别(其他公司的类似)。在录入科目时,必须录入相应的部门“A分公司”和相应的项目“E船”。对于不涉及成本核算项目的业务,则不需要进行项目的录入。

这里必须注意的是:每一笔业务在录入凭证时,凭证类别、部门必须是确定而且一致的,否则会导致各分公司的资产负债表不平。其他核算与单公司的普通会计核算完全一样。

四、新办法的优点

1、集团公司所有账务都集中在一套账中处理,减少了会计核算的工作量和复杂性。原来会计人员需要分别进行多个账套的建立、期末处理、编制独立的报表和汇总报表,还有日常的备份、年末年初的账套处理,现在按新方法把多套账简化为一套账,这些工作都没有了,所以能够大大减少会计核算的工作量。多套账归为一套账,少了很多的分类和结转关系,当然核算的复杂程度也就小了。

2、不必对分公司的账目、报表汇总即随时可得到集团的余额表,它可反映集团公司当前整体的资金情况,也可以反映历史的资金变化。

3、通过部门的辅助核算,可查询和打印出各公司的账簿和凭证,实现各分公司和总公司分别打印装订会计凭证、会计账簿、会计报表。这样,既可以满足国家财政、税务管理部门对企业会计核算的法定要求,又可以方便地满足企业内部管理对会计信息的需求,特别方便以集团名义贷款给银行提供的整体余额表。

4、通过项目的辅助核算,可全面反映出核算对象的收入、成本、利润情况。

5、出纳人员可以及时轻松地掌握集团和各分公司的现金和银行存款的收入、支出及结余情况。

6、在分公司有增减变动及核算项目变动时,只需在财务软件中设置的部门和项目设置上增加和减少,大大的减少了账户设置的基础工作。

7、可以方便地了解和掌握总公司和各分公司对同一个往来单位的业务往来状况。

五、进一步的探讨

以上方法目前还仅适合于负责财务核算的会计都集中在一起办公的情况,对于分公司在外地独立核算的情况还不适用。一个简易的解决办法是外地分公司仍独立核算,满足内部需要。在总公司财务部把外地分公司作为本地分公司对待,也设为凭证类别和部门。但是,在凭证输入时,输入的不是凭证,而是外地分公司报来的凭证汇总表。这样,明细核算仍在分公司,总公司摘要地汇入了分公司的数据,满足总公司对会计核算的完整性的要求。另外,如果涉及多种股权的子公司、分公司混合核算,或者分公司的分级层次较多,此方法还不完全适应,有待于进一步地研究和完善。

(作者单位:唐山学院)