浅谈县级医院的档案管理

［摘要］ 医院档案是医院建设和发展的真实写照和原始记录，做好医院档案管理工作对贯彻国家卫生医疗政策，促进医院的发展和保证医院工作的连续性十分重要。

［关键词］ 县级医院 档案工作 档案管理

医院档案是医院建设和发展的真实写照和原始记录，做好医院档案管理工作是贯彻国家卫生医疗政策，保障人民健康的需要。它是医院一项重要的基础工作，不但反映医院的发展、建设情况，而且对于保证医院工作的连续性和以后的开发利用有十分重要的作用。

一、县级医院档案管理工作的现状

县级医院由于档案意识淡薄，一般管理体制不够健全，致使档案管理工作不够规范。它们往往缺少专业的高素质档案管理人员，对档案缺少科学的分类管理，管理模式和手段比较落后，部分档案资料缺失现象严重，应该形成的重要档案没有形成，为今后的提供利用留下缺憾。

二、如何做好县级医院的档案管理工作

1．培养高素质的档案管理人员，县级医院档案的规范化和科学化，是关系到见证医院发展、提升医疗服务质量，充分发挥技术人才优势的重要环节，因此培养高素质的档案管理人员是做好县级医院档案工作的关键。要做好县级医院的档案管理工作，档案必须专人管理，强化档案意识，档案管理人员要充分认识自己工作的重要性，热爱档案工作，以做为一名档案工作人员而骄傲。档案工作的目的是把经验与知识当作财富收集、整理、归档、保存起来以便更好地利用，作为一名档案工作者平时要多注意收集、整理、保管，当别人要用时，能在最短的时间内完整地提供出来。因此，县级医院的档案管理员必须慎重选择、培养，即要懂档案管理知识，又要懂医疗知识，即要会分类管理，又要会综合利用，即要懂传统纸质档案的整理，又要懂现代化的信息技术，搞好电子档案（如卫生人事信息系统、电子病历、网上无纸化办公、信息化机读档案管理等）的保管使用。

2．对收集的档案资料进行科学分类

县级医院档案大体可分为六类：文书档案、业务档案、科技档案、医疗法定文书档案、声像、电子、实物档案、特殊档案。

（1）文书档案包括：文件档案（可以按管理指导的级别分为部级文件、省级文件、市级文件、县级文件；卫生部文件、省卫生厅文件、市卫生局文件、县卫生局文件、本医院文件），通过这些档案可以准确地了解国家、省地市各级的方针政策；人事档案（是对医院人员个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的依据），通过人事档案可以明确地反映出县级医院技术人才的分布情况，最大限度地服务于临床；合同、会议纪录、信息档案（包括县级医院与社会各界签订的各种合同，院委会、支部会、全院会等医院重大会议的会议记录、医院发展的信息建设情况及新闻宣传等）；大事记（重点记述本单位重要活动及主要成绩，上级领导视察、机构更迭、重点项目建设、科技创新、重大案件、自然灾害等）。

（2）业务档案包括：县级医院的医疗教学档案（引进上级医疗机构先进的技术、经验，作为乡镇级医院培训基地培训而制定的教学培训计划、大纲、考试管理、实习、见习资料等）；业务学习档案（本院为提高服务质量，增强竞争能力而开展的全员业务学习，培养人才梯队等方面的档案）；科研档案（包括本院技术人才开展的各项科学研究成果档案，在国家、省、地、市各级刊物上发表的科研论文档案等）；医疗过程中形成的各种影像图文档案（如核磁共振、CT、CR、X线胶片、超声声影像、心电图、病理切片等档案）。

（3）科技档案包括：县级医院财务档案；基建档案；医疗设备档案；药品目录档案。

（4）医疗法定文书档案包括：县级医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案，这两类档案都具有法律效力，专人、专室管理，依法使用。

（5）声像、电子、实物档案包括：县级医院重大事件、活动的声像资料、医疗教学教材声像资料、实物资料，以及随着信息化发展而产生的各种电子档案。

（6）特殊档案包括：县级医院作为保障全县人民群众健康及生命安全的主战场，在特殊时期将会产生的特殊档案，具有专门的研究和使用价值。如在全国人民抗击“非典”的特殊时期，县级医院作为“防非”的第一线，通过实践应对突发事件而形成的“非典”时期的专门档案，建立“非典”和“疑似非典”病例档案，对期间的经验、成果等内容进行了统一的收集、整理和归档；禽流感期间，积极介入，做好禽流感档案的收集整理工作，为日后的防疫及治疗研究等工作提供参考和依据。其它还有计划生育档案、防洪抗旱档案、医德医风档案、传染病档案、医疗行业商业贿赂专项治理档案等。

3．明确县级医院档案的收集范围和方式方法

（1）收集范围

凡是反映县级医院发展的重大活动与事项，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片、电子文档等资料均属于归档范围。凡归档的各种文字资料必须钢笔书写，字迹工整，所有打印文档，一律用A4纸打印，传真纸一律用A4纸复印后存档，所有图片、声像制品要求清晰明了；凡归档电子文档必须以年为单位，分门别类建立文件夹，便于整理检索使用。

（2）方式方法

①平时收集。档案管理人员应根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后及时收集、整理，如医疗文书档案。

②定期收集。对平时收集有困难的文件材料，应根据其形的实际定期适时收集，以防散失。如工作周报、月报、总结计划、大事记、业务学习、专题讲座、职代会、全院职工大会等。

③年终总汇。每年年终时要将各科室、各领导手中当年的文件资料统一清查、收集、整理，以保证归档文件材料齐全、完整。

县级医院档案收集要本着及时、齐全、完整的原则，做为档案管理工作人员要确保档案收集渠道的畅通和信息灵敏，要随时关注医院大事，及时归档，妥善保管，随时为利用的人提供，做到“收得来，查得到”，“进得来，借得出”。发挥档案的最大效用。

三、新形势下做好县级医院档案工作应注意的问题

1.要增强服务意识，更新服务观念，深化服务内容，优化服务方式，提高本医院各种档案的利用率。

2.要依法管理，依法利用，县级医院档案管理一定要遵守档案法，医院病历书写与病案管理应规范，使之正确发挥其法律效力。

3.要与现代科学技术接轨，随着办公信息化的发展，县级医院档案管理工作也要逐步走向电子化、信息化，随着无纸化办公的快速发展，县级医院的档案管理正逐步趋向微机化管理，这就要求我们充分利用现代信息，做好档案电子文件的技术处理、保存、发展演变、提取利用等工作。

总之，县级医院的档案管理要适应信息技术和档案工作发展的需要，使档案信息顺利地与最新技术接轨，为建成县级医院的“信息高速公路”打下基础。

（作者单位：河北晋州市中医院）