新时期电子档案管理问题

1现阶段电子档案管理技术分析

电子档案管理系统功能需求的实现主要通过混合的方式，其中档案管理的功能、收集与整编功能、系统维护功能、文件管理功能、编研开发功能、光盘制作功能以及数据导入功能等都是通过交互性的处理来实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。主要包含以下子系统：一是信息采集部分，主要是对数据采集的完成。采用数据一体化的接口，按照信息采集的相应流程和要求，把每个信息系统中等待归档的信息进行采集，再通过收集整编就可以实现分散式或集中式的档案整理，通过导入数据功能，就可达到离线数据收集或历史数据的导入。在进行电子档案信息收集的过程中，会有实体档案的收集、整理、移交以及接收伴随，在进行电子档案业务流程的处理时，也会有与实体档案相关的工作同时进行处理。二是档案管理的部分，主要是对日常档案管理工作的完成。在管理档案数据时，主要是对档案信息日常管理工作的完成，管理过程要与实体档案管理过程相统一，并遵从档案管理的基本流程和基本规则，再结合电子档案的特点加以优化。档案统计是完成档案管理工作中各种统计的工作，也是管理的一部分。三是开发利用部分，主要是对档案研发工作的完成，同时还有各种方式的档案提供利用。不但利用与实体相关的档案信息，还要通过网络把各种档案的检索与利用提供出来，主要有信息的、全文检索以及分类检索等多种方式。专业检索主要是有针对性的对各业务系统的档案信息进行专门的开发，并能提供系统的调用，给业务系统带来专用的信息服务，提供很大的便利。四是系统维护的部分，主要是对系统运行的相关数据维护工作的完成。主要有各种数据结构的设置与维护，权限的管理，系统参数的设置与维护等。系统设置与维护给整个档案管理提供了非常大的支持，也给档案管理系统提供了基础性的平台。不但满足了用户档案资源的管理需求，同时，还使系统的扩展需求得到了满足，使归档的流程变得更加标准化、规范化。除此之外，还对日常数据的维护提供了便利，对于系统管理员来讲是个非常强大的工具包。

2新时期电子档案管理完善性策略分析

第一，建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制。第二，创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。第三，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。第四是建设复合型管理队伍。要想实现档案管理信息化，其成功的根本就是档案管理人员队伍的建设，这对于档案信息化的发展质量与速度起着决定性的作用。无论是信息时代文件的登记与辅助立卷，还是归档与检索，都是通过计算机来实现的，这也就对档案管理人员提出更高的要求，不但要对电子文件的特征与电子档案的全程规范非常熟悉，并且，还要对计算机系统网络安全的防护知识进行掌握，才能保证档案信息的安全性、完整性。另外，档案管理人员不但要把本职工作做好，还要对自我学习的意识不断强化，积极参加信息化教育的培训，对专业知识不断更新，才能使自身的业务素质与工作水平与信息化管理相适应，才能顺利实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，培训的主要内容有计算机、信息工程、网络等方面的基础知识。除此之外，档案管理部门还要让档案管理人员对档案发展的趋势进行及时了解，对现代科学在档案工作中的应用及时地了解，才能使他们的工作技能得到真正的提高。

3结束语

通过以上的论述可以总结出，电子技术在快速的发展，并在各行各业以及各个领域得到广泛的推广与应用，使档案载体从纸质向光电介质转变，实现档案管理质的飞跃。但电子档案也存在自身的缺点，如安全性面临挑战，作为证据的原始性不如纸质档案等等。正确面对电子档案的优点与缺点，使档案工作走向网络化与数字化，给人们提供更加高效便捷的服务，是时代的需要，也是档案科技工作者努力的方向。

作者：邢军岐单位：陕西省宝鸡峡引渭灌溉管理局