企事业会计电算化档案管理之方略

【前言】企事业会计电算化档案管理之方略由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。二、会计电算化后会计档案的特点 众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由...

摘要：会计电算化在企事业广泛应用后，会计档案管理方法也发生了重大变化。传统的会计档案管理方式已难适应会计电算化的要求。本文阐述了会计电算化档案的特点及在管理中出现的问题及原因，提出了加强企业会计电算化档案管理的现代化举措及方略。

关键词：企事业单位、会计电算化、档案管理、方略

中图分类号： C29 文献标识码： A

一、前言

随着信息技术的进步，计算机在我国企事业单位领域得到了普及应用。会计电算化在越来越多的企事业中得到应用。成为企事业会计工作现代化和规范化的重要手段。伴随着会计电算化产生的会计电算化档案也成为了会计工作中一个不可缺少的重要方面。而对企事业会计电算化档案管理的研究也成为了一个重要的会计学术研究课题。

二、会计电算化后会计档案的特点

众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于磁光介质的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案产生了许多新的特点。笔者根据工作的实践，总结出会计电算化后会计档案具有的特点，具体如下:

1、会计档案的载体现代化。会计电算化档案的物理性质与传统手工会计档案相比发生了重大的变化,会计电算化档案不仅是通过打印输出的纸质会计档案,更重要的是有磁性的介质或光盘。备份或者复制会计档案都非常容易。

2、载体的性质变化的新特点。传统手工会计档案是纸质的,具有直观的可视性的特点。

3、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁光介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化后档案的调用需要一定的软硬件环境。

4、会计电算化后档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化后，不仅要保管作为会计资料信息载体的纸张，而且更重要的是磁性介质或光盘。

5、会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即会计电算化档案对安全性、完整性要求更高。

6、实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要实施严格管理。

三、电算化会计档案方略

为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

1、电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，万一计算机硬件系统发生损坏，还能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2、电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份，即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份都要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。显然，其收集与管理工作也是比较艰巨的。

3、电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(l)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可；(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

四、会计电算化档案的管理应注意的问题

1、要注意对电算化会计档案中软件文档的管理。

这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

2、要注意对电算化会计档案存储介质和保管的管理。

电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏。在管理时应注意如下问题：

（1）在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；

（2）对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；

（3）对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；

（4）对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；

（5）对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；

（6）需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

3、要是注意对电算化会计档案数据防范的管理。

进入网络以后，会计信息的安全性又受到了更大的挑战，主要表现在电脑黑客、病毒、一些网络管理不善和硬件自身的损毁等问题上。在会计领域中电脑黑客主要是指竞争对手和专门窃取商业秘密的机构。它们通过捕获、查卡、信息轰炸、电子邮件轰炸、违反义务条款等方式非法侵入网络，窃取数据或破坏数据。

因此，电算化网络系统必须要有相应的防范措施。电脑病毒除了通过软盘、光盘、磁带等途径进行传播外，还大量通过网络环境进行传播。在网络环境下，电脑病毒隐蔽性更强、破坏性更大、传播速度更快，不仅能对会计数据进行毁灭性地破坏，甚至破坏电脑硬件。

四、结语

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行会计数据的比较，从而为本部门的决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位，本部门，甚至某一地区过去、现在与将来的情况与发展趋势，使决策者在遵循市场的前提下，制定出适合自身发展的策略，改善经营管理、提高经济效益。还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。实行会计电算化之后，除了日常的事务外，还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。做好了以上工作，有理由相信会计电算化档案的管理工作也一定会更出色，会计电算化事业也将会蒸蒸日上。

参考文献：

[1] 张予宏 李莹：《2004年～2012年我国新型农村合作医疗档案研究综述》，《档案管理》，2013年04期

[2] 沈跃：《农村合作医疗档案的形成与管理》，《兰台世界》，2009年10期

[3] 陈壮：《新型农村合作医疗档案工作初探》，《中国档案》，2006年01期

[4] 李娜：《对建立新型农村合作医疗档案的探讨》，《档案时空》，2008年12期