民办高校文档一体化管理的现状和对策

【摘 要】随着办公自动化的普及，民办高校实行文档一体化已成为适应新形势发展的必然方向。然而，民办高校在文档一体化的管理和建设中存在诸多问题，因此，制定并执行一套有效的管理办法，使文档工作无缝衔接，以此推进民办高校文档工作不断发展显得尤为重要。

【关键词】民办高校；文档一体化；管理

随着我国经济与社会的不断发展，信息技术的应用不断普及，高校现代化办公设备已广泛应用，传统的文档管理模式已不能适应新形势的要求。文档一体化是在信息社会背景下提出的一种新型管理模式，是从公文管理和档案管理的整体出发，利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，把公文的形成、处理、分发、管理与档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计、编研等环节有机联系在一起，按照统一的规范和标准管理，使公文管理系统同时具备归档、检索等功能，从而达到公文从生成、处理到归档，进而进入档案系统的全过程管理。民办高校公文管理和档案管理已成为高校文档建设的重要组成部分，民办高校的文档一体化管理是适应新时期经济和社会发展的必然选择。因此，民办高校实行文档一体化迫在眉睫，势在必行。

一、民办高校文档一体化管理的现状和存在的问题

文档一体化的发展带动了民办高校公文和档案工作的迅速发展，促进了公文和档案管理现代化水平的全面提高。当前，民办高校文档一体化管理的重要性、必要性和紧迫性已得到充分认可并付诸于实际行动。经过十几年的发展，民办高校普遍使用办公自动化系统进行公文处理，并逐步对档案信息进行数字化加工，不断探索电子文件管理的新模式，文档一体化建设成效显著。但我们也应该清醒地认识到，目前民办高校文档一体化管理仍存在许多急需解决的问题：

（一）管理体制方面

目前，大部分民办高校文档一体化管理还缺乏完善的管理体制。在民办高校文档一体化的建设与管理中，一些部门仍将公文处理和档案管理分开，浪费人力和物力，不便于信息资源的利用、管理和整合，而且这两个管理各自在各自封闭的系统中运行，档案使用价值无法直接体现，影响到档案部门作用的充分发挥，造成文档分离。比如文件登记与档案归档时，就缺乏统一的标准、指导和监督机构，没有统一的管理机制，造成公文工作和档案工作在制度上、方法上的不一致、信息上的不完整和材料上的不齐全等一系列问题。

（二）主观认识方面

文书工作人员和档案工作人员一直习惯于各自为政的工作模式，对文档一体化缺乏足够的理解。一方面，对电子文件的归档意识不强。民办高校文档一体化管理偏向于传统的档案管理，注重纸质档案，甚至很少考虑电子文件的归档和有效的管理与利用；另一方面，对于纸质文档的归档，文书工作人员和档案工作人员都有各自习惯的整理方式，有时甚至导致一份文件会经过多次的登记、整理，缺乏统一的协调，而双方都不愿打破原有的管理模式和思想认识。

（三）技术、资金方面

实施文档一体化管理对民办高校提出了更高的要求。首先，需要较高配置的电脑，并及时对电脑进行的维护和更新，保证随时可以读取保存完好的电子文档；其次，目前大部分民办高校采用的公文处理系统并未实现文档一体化的管理，技术和工作程序没有完全从民办高校的特点和发展考虑，所建的数据库大多为单一的条目，只能进行单一的查询，并未和归档需求结合起来，无法满足用户多方面的需求。同时，配备较高性能的电脑和购买管理软件需要资金支持，而文档一体化管理往往很难引起民办高校领导的足够重视，因而民办高校文档一体化管理也就受到资金问题的限制。

二、民办高校文档一体化管理的有效措施

（一）健全民办高校文档一体化的管理体制，制定统一的标准和规范

在现行的社会条件下，民办高校文档一体化管理可以设立专门的组织机构，加强对相关公文的统一管理。一是可以避免公文的丢失，提高数据的准确性和安全性；二是可以避免工作的重复性，使得公文管理的整体作用和优势充分发挥出来。同时，将全院的文书工作与档案工作统一起来，并且对学院所有部门的文档工作与档案工作进行检查、监督和考核，实现全院文档工作的同步管理。要使民办高校文档一体化管理，让公文和档案之间联系更加密切，两者就必须在一个综合的管理系统中运行。只有通过文档工作标准化、规范化才能使整个系统管理有章可循，得到优化。

（二）强化文档工作人员工作意识，提高整体素质

民办高校文档一体化管理需要相关人员具备较强的专业知识和良好的道德修养。因此，要从以下几点入手：首先，要加大宣传力度，使相关人员充分认识到民办高校文档一体化管理的重要性和必要性，改变工作人员固有观念，增强其一体化管理的意识，打破传统的文档思维模式和管理模式。其次，要加强对文档管理人员的培训。一方面，要进行专业知识教育，组织参加各类培训、讲座、业务交流，学习文档知识、现代化管理知识和信息处理技术等；另一方面，还要进行职业教育、道德教育以及管理能力的教育，使得工作人员的综合素质全面提升，与此同时，还要树立终身学习能力，从而适应民办高校文档一体化管理的改革和发展。再次，建立完善的人才机制，引进高层次的文档管理人员，创新管理模式和管理手段，参与文档一体化管理系统的研发和应用。

（三）加大投入力度，建立适应民办高校文档一体化管理的综合应用系统

民办高校文档一体化管理首先要从硬件方面配备到位，提高办公室、档案室电脑和网络技术的应用程度。其次，在软件方面，建设和完善数字化综合应用平台，尽快建立办公自动化系统与档案管理系统的无缝衔接。在办公自动化系统平台中，文件承办完后，通过数据接口，将需要归档的文件材料按统一的标准自动转入档案管理系统中，使最后形成的档案更符合系统化、完整化、规范化的归档要求。

在知识信息时代，文档一体化管理已经不再是传统形式下对公文的简单管理，更多的是一种管理手段和方式的整合。对于民办高校而言，文档一体化管理可能会受到资金、技术、人员等多方面的限制，但我们应该充分认识到公文作为档案的基础，档案的质量与公文处理有着最为直接和密切的联系。我们既要认识到民办高校文档一体化管理的紧迫性，还要认真面对它的复杂性和系统性。因此，民办高校应积极为文档一体化管理的建设和发展创造条件，创新思路，采取强有力措施，努力掌握新方法、新技术，紧跟时代步伐，使文档工作不断向前推进。

参考文献

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作者简介：张玲玲（1983- ），女，四川外国语大学重庆南方翻译学院，讲师，研究方向：思想政治教育和文秘工作。