浅论办公自动化的重要性

摘要：为了推广和实施OA，企事业单位必须立足本单位的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA真正在信息化过程中发挥的重要作用、战略出发，选择自己所需要的OA系统。首先介绍OA概念的及作用，其次对当前认识存在的误区解读，最后提出走出误区的对策。

关键词：OA系统认识误区对策

中图分类号： C931.4文献标识码：A 文章编号：

20世纪60年代以来，在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下，办公室也开始了以自动化为重要内容的"办公室革命"，其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化、现代化的轨道中。本文就办公自动化的重要性作浅要分析。

一、办公自动化的概念及作用

所谓办公自动化，英文缩写OA：就是利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，达到提高行政效率的目的。

目前OA系统主要功能：

①文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。

②文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等。

③行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等。

④信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息。

⑤决策支持。OA系统可配置决策支持系统和群体决策支持系统。

⑥图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。

OA系统主要作用于：

①规范行政机关、企事业单位的管理，避免人为的因素。

手工审批受人为因素影响较大，所以行政机关、企事业单位很多的管理制度和法规不能有效执行。对于刚刚进行信息化的单位，前期需要一个过渡期进行缓冲，最终单位的管理是需要规范的，OA流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应单位业务流程和组织架构的变更。比较现实的是业务人员提交流程，系统自动根据业务人员填入的内容进行自动判断进行相关领导审批，以此来规范整体的管理过程。

②部门、业务人员之间信息的沟通和共享。

在手工时代，部门之间无法进行充分的信息共享与传递，导致很多重复性的工作。同时很多事务是需要跨部门运作，业务员之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而借助于OA一平台，将跨地区、组织、部门的业务人员紧密地联系起来。

③知识的沉淀和痕迹的保留。

对任何单位来说，都会有人员流失或岗位互换。人力资源的流换，就需要有一个平台来记录人员日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续人员快速交接和跟进，提高工作效率。对于新人员就可以通过OA系统把相同岗位的人员所从事的工作的痕迹和经验共享给新人员，这大大缩短新人员的培训时间。

④加强对人员日常行为的考核。

二、对OA系统当前认识存在的误区

1、认为OA就是行政办公，就是收发文。

伴随着OA的逐步发展，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统。对于管理层来说，办公审批(不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批)以及人员输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，除日常行政办公支持外，更需要日常的业务流程的审批，这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

2、认为OA只是文件的审批和管理。

目前OA不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企事业管理软件进行管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。如：在OA的应用中，很少单位抛弃报销，借款，付款等审批流程。主要是手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批，当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题。

3、认为OA很简单，是从属于其他系统。

OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，强调灵活性和协同性。因为人与人之间的协同是需要流程来规范。OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制)，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围广得多，需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。

4、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。

手工转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企事业单位实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化没有太大的管理价值。

三、如何走出误区

1、更新观念，强化意识。必须充分认识办公自动化建设的价值、作用和意义，企事业单位办公自动化建设的好坏是衡量一个单位现代管理水平高低的重要标尺之一，从坐、等、靠、要及观望、求稳怕乱、安于现状的陈旧观念中解脱出来，开拓办公人员意识问题，消除重硬件、轻软件，重理论、轻应用，重技术、轻管理等认识上的误区。加强办公自动化宣传，用信息增强人们意识。强化各级领导的办公自动化意识，不定期组织人员，到办公自动化建设较成功的兄弟单位参观学习，让领导和工作人员有一个感性的认识，提高他们办公自动化的意识和观念，增强他们改变传统办公手段的信心同时，在技术上要采取多方面的措施，确保办公自动化系统安全可靠。

2、合理应用，逐步推广。办公自动化如同计算机、网络一样，本身只是一种技术、一种工具，主要是应用，离开了应用，办公自动化就毫无价值。在推行办公自动化系统的初期，遵循边建边用边受益，逐步完善的原则，最后形成一个完整的、合理的、有效的办公自动化体系。

3、完善制度，加强监督。随着办公自动化系统的逐步建立，各种相关的规章制度也需要建立和加以完善，以保证系统的正常运行，工作人员接受和使用该软件还必须有一种制度对人为的方式进行管理，制定有关的使用、授权、录入、保密等制度。

最后，推广和实施OA，企事业单位必须立足本单位的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA真正在信息化过程中发挥的重要作用、战略出发，选择自己所需要的OA系统。目的不仅是建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进单位制度与文化、人与组织的和谐发展。

参考资料：

基于工作流的协同办公系统的设计与实现 贾宗星 计算机时代-2009年3期

OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值 刘雁 科技资讯-2009年13期

办公自动化系统安全控制策略研究 何蓓 华南金融电脑-2009年3期

办公自动化 陈文力/赵欢中国建材工业出版社 2005年6月1日

办公自动化 孙敏 北京理工大学出版社 2010年4月1日