Excel功能深度挖掘

办公一族都离不开Excel，我们经常用Excel处理文件、做电子表格等。因此一般的功能相信大部分的办公人员都会操作，每天和它打交道，就算原本不熟悉也会渐渐熟悉起来，但是Excel也有一些特殊功能原本是微不足道的，也很少有人会注意到。可是有些时候正是这些微不足道的功能却可以帮我们解决大难题，不信?请往下看吧。

一、合成图片我也行

你用Excel合成过图片吗?(你可能会想，这人八成是骗子吧，合成图片，开什么国际玩笑?)那就让我给你露一小手吧。 　第一步：当然是运行Excel了。然后把需要合成的图片导入，单击“插入”菜单下的“图片／来自文件”依次导入要合成的图片(图1)。

第二步：合成图片。调整“视图”菜单下的“显示比例”选项(图2)，使整个视图都显示在屏幕范围内。按住Ctrl键选中两张图片，把鼠标先后移动到图片下方，当指针变为箭头时拉动鼠标来调整图片大小，注意把前后重复的景色重叠上，并且还要没有缝隙衔接。接下来在图片上单击鼠标右键的“显示‘图片’工具栏”菜单(图3)，通过它来调整图像对比度、亮度等。

第三步：保存合成后的图片。单击工具栏的“视图”菜单中的“全屏显示”，看看合成的效果如何。如果对这个效果比较满意，就可以合成了。合成的过程十分简单，选中两个图片后点击鼠标右键“组合”命令(图4)，这样两幅图就合成一幅了。然后拉动鼠标箭头，调整图片大小到合适为止。再“复制”该图片到剪贴板。

接下来要做的就是把图片“保存”了，这个没有什么难度，只要运行Windows自带的画图板，按下“Ctrl+V”进行粘贴。如果图片不是很整齐，通过画图板进行简单地修剪，把参差不齐的地方去掉，最后将图片“保存”为需要的格式就可以了。

整个过程可以说是十分简单的，如果是PS(Photoshop)高手看到了，一定会不屑一顾，认为我们这是小儿科，但是对于一个完全不懂PS的人，在十万火急的时候，这个小技巧真的可以解决大问题呢。当然，如果这种事情你经常都会遇到，那我建议还是好好学学图片处理吧。

二、找回“四舍五入”的差距

前两天用Excel做数据报表的时候，因为计算结果有误差被领导骂了，当时觉得很冤枉。我的操作没有错，结果怎么可能会出错呢?难道是电脑计算错误?为了探个究竟，我花了半天时间验证，最后终于让我发现了问题的症结，原来是“四舍五入”造成的差距。下面我就把具体的过程说给大家听听。

首先看看这个例子：在A1中输入16．18，在B1中输入12．69，在C1中求出A1与B1的和是28．87(保留两位小数)，该结果乘以0．11后得3．18(保留两位小数)，这个结果再乘以3．12结果是9．91，而我们手工计算的结果是“9．92”。肯定不是Excel计算错误，而我手工算了很多次还是这个结果，这样看来问题就应该在于“四舍五入”。

在设置表格的属性时，“单元格格式”的数字窗口中(图5)，我们设置的“小数位数”只是将单元格中的实际数值四舍五入后的结果，而并不是实际的数值，也就是说单元格的显示内容和实际内容并不是完全一致的，而Excel在计算的时候是以实际值为准的，这样出现误差自然也就在所难免了。也许有人会说9.91和9．92只是差了0．01，领导至于骂人吗?那你得看单位是多少了，如果单位是亿，或是几十甚至几百亿，你还会认为是小数字吗?所以“凡事都得保持严谨的态度，绝对不能忽略小错误”(领导语录)。

既然找到问题所在，那么接下来就要想办法解决问题。功夫不负有心人，经过多次试验，难关终于被我攻破了。方法有二：第一我们可以通过修改Excel的设置来达到精确计算的目的，点击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，出现选项对话框，找到“重新计算”选项卡，将界面下方的“以显示值为准”复选框选中(图6)，然后点击“确定”，它会提示“数据精度将会受到影响”，不用理会再“确定”即可，这次再重新进行前面的运算，发现结果就变成9．92了。还有一种方法，相对来说要麻烦一点，就是利用Round函数对小数进行精确的四舍五入，具体操作为，在C1单元格中输入“=Round((Al+B1)*0．11，2)”，在输出最终结果的单元格中输入“=Round(C1*3．12,2)”就可以实现了，不过这样做的确麻烦，下次遇到这种问题还得用函数才能解决，所以我比较偏向于第一种解决方案。

三、批量修改数据不犯愁

工作就要服从领导，一个文件，今天让你这么做，明天让你那么做，改来改去可能最后还是会用原来的，可是我们这些小职员又能怎么样呢?我们唯一能做的就是服从领导，“让改就改，又不会死”(鄙人语录)。话虽如此，工作却不能蛮干，做什么都需要动脑子，否则就是费力不讨好。

本来都已经做好了的Excel表格，数据也都填好了，领导一声令下，其中一列数据在原有的基础上统统都加20，要是数据少那就算了，几分钟改一改也就完事了，如果数据很多，动辄成千上万条你也手动修改吗?我想一般人都不会这么做吧?捷径需要我们去寻找。我们以“药品管理数据”表为例，看看如何实现这个功能。

现在要使“药品管理数据”的“数量”一列都在原有的基础上加上20(图7)，如果只是在E3单元格输入“E3=E3+20”是肯定不行的，因为这个公式根本就不能运行，所以只能转换一下思路。这里我采用的方法如下；

首先在“数量(E列)”的右侧插入一空白列(即F列)，然后在F列中填满数据20(图8)，当然这个输入也不需要我们一个个地输，只要在第一个空格输入20，然后把鼠标放在F3的右下角，当指针变成十字后，按下鼠标直接拖动到所需的数据长度，这样该列所有数据都变成了20。

然后在选中的F列上单击鼠标右键，把该列数据“复制”到剪切板。这时在E列上单击鼠标右键的“选择性粘贴”，就会出现“选择性粘贴”对话框，在该对话框中选择“运算”命令中所需的运算符(即“加”)(图g)，这时再看看数据吧，是不是都在原有的基础上增加了20(图10)?最后删掉辅助作用的F列就可以了。同理可见，采用这种方法，我们可以自由地实现对一列(或者行)数据的减、乘、除等运算操作，并且原表格的格式没有任何改变，整个过程只要几分钟就搞定了。

看到这里可能有人要问了，如果要修改的不是数值，而是文字又该怎么处理呢?操作起来一样简单，只要你记住一个字符“&”就行了。我们还以前面的表格为例，如果要在“名称(B列)”一列后面加上同样的汉字，或者干脆直接要把“药品(C列)”合并到B列上去，我们可以通过这样的方法实现：

首先在C列后插入一个新的空白列(即D列)，然后在D3中输入公式“=B3&C3”，这时就会看到C列的文字已经和B列的文字合并了，而且顺序是B列在前，C列在后，然后将鼠标移动到E3单元格右下方，当指针变成十字时，拖动指针到需要的位置即可(图11)。如果要求合并后的文字之间有一个空格(即变成“制药厂1感冒药”)，那只需在D3中输入公式“＝B3a”，”&C3”就OK了；同样地，如果要求合并后的文字之间有一个逗号，则需在D3中输入公式“＝B3&”，“&C3”。

古人说“处处留心皆学问”，我相信只要大家多多用心，小事情也可以做出大成就，笔者在此祝愿大家的办公软件越用越好，工作效率越来越高，薪水越来越多……