Microsoft Office 2007之Excel 2007

Excel是Office系列办公软件中应用最广泛的软件之一，它的主要功能是处理和分析数据。新推出的Excel 2007经过重新设计变得更加智能，通过运用Excel 2007，用户可以更加高效快捷地完成工作。下面具体演示其操作功能。

Excel模板

用户打开一个空白Excel工作表后，通常需要自己设定表格参数，并且添加设定各种函数公式，如果建立一个比较复杂的表格，可能要花费较长的时间，而且在设定公式时还有可能出错。现在好了，为了提高用户的工作效率，Excel2007为用户提供了多种设定好的模板。用户只要在右上角的Office按钮中点击“新建(N)”，系统会弹出“新建工作簿”对话框，在左侧的“Microsoft Office Online”栏中用户会发现很多功能的Excel模板列表，其中包括“预算”、“日历”、 “报表”、“采购订单”和“时间表”等各行各业常用的Excel模板，用户单击某一个Excel模板样本，在对话框右侧的窗口中会出现模板的预览样式，预算模板中包括了多种预选表格样式，上图中选中的是零用钱帐目预算表，用户点击“下载”按钮就可以使用此表格。

值得注意的是，在“其他类别”的模板中包括“分析工作表”、“计算器”、“分类帐”和“报价”等特殊工作表，以“计算器”为例，此模板中包括了多种计算器表格，其中包括：“贷款计算器”、“汇率计算器”、“工资计算表”和“个税计算器”等多种特色计算器工作表，这类工作表已经预设了各种相关公式，用户只要修改参数和数值就可以计算出需要的结果。

选项卡及其功能

在本系列前几期的文章中就介绍过，2007的界面发生了很大改变。在操作界面顶端是功能区，Excel 2007的功能区中包括多个选项卡，按功能的不同，选项卡包括了各种不同的命令和组件，一般用户常用的命令均会显现在最醒目的地方。通过这种设计还使用户很容易发现新的或以前未使用的功能。

在功能区中包括多个选项卡，其中在Excel数据处理和文档操作中比较重要的就是“公式”、“数据”和“视图”选项卡。下面具体介绍这三个选项卡中的新功能。

“公式”选项卡

首先我们来看一下“公式”选项卡，Excel2007将“公式”选项形象化为一个选项卡，用户可以方便地找到自己想要的功能。

当用户需要对数据进行相关计算时，只要在“公式”选项卡中点击“插入函数”按钮，系统就会弹出“插入函数”对话框，用户可以输入已知的函数名称，同样可以在函数列表中选择相关函数，每个函数的功能和使用方法都在对话框下方列出，用户可以很容易地看懂函数功能，并且运用到自己的运算中。

值得注意的是Excel 2007为了方便用户快速选择特定函数功能，在公式选项卡中列出了专业函数区域，在此函数区域中包括“财务”、“逻辑”和“数学和三角函数”等功能，用户点击相关选项后会列出所有的功能函数，用户可以快速选择应用。

在这里需要提示的是，Excel 2007中新增了一些公式格式，这些新的格式与旧版本Excel不兼容，用户将文档保存为Micosoft Office Excel97-2003格式时，系统会自动提示兼容性问题，这个问题可能会给用户带来一定不便，所以应尽量用同一个版本的软件和文件格式处理数据。

“数据”选项卡

通过使用“数据”选项卡，可以将外部数据导入Excel文档中，并且可以进行数据自动筛选，还可以进行数据验证或进行假设分析，或者分级显示数据。

筛选数据

当用户输入大量数据后，由于信息量较大，查找特定数据变得非常困难，Excel引入的“数据筛选”功能可以很方便地帮助用户将数据分类。选中需要筛选的数据区域，选择“数据”选项卡，点击中间的“筛选”按钮，这样数据上部的名称旁就会出现筛选键头，点击筛选键头，可以选择特定项目的筛选条件和排列方式。

高级筛选

如果数据过于复杂，以上的筛选方法无法满足用户的要求，还可以选择“高级筛选”功能。选择“数据”选项卡，点击中间的“高级”按钮，系统弹出“高级筛选”对话框。用户在其中输入“列表区域”、“条件区域”和“复制到”，系统将会按照要求筛选数据，

分类汇总

如果大量数据中有统一类别的项目，用户可以使用Excel 2007中的“分类汇总”功能将数据分类，以便将杂乱无序的数据变得有规律。选择“数据”选项卡，点击右侧的“分类汇总”按钮，系统弹出“分类汇总”对话框，用户可以根据自己的需求，设定相关选项，之后点击“确定”按钮，对数据进行分类汇总。在分类汇总的结果中点击左侧框架中的减号，可以将数据隐藏。需要提示的是，用户在使用数据汇总功能前，需要保证数据格式应该是清单格式，而且数据清单中不能有空列或空行。

“视图”选项卡

“视图”选项卡可以用来控制计算机显示工作表的地方。通过这个选项卡，用户可以选择各种视图，可以隐藏或显示网格线和编辑栏，还可以选择冻结表格的某一部分，或者使用多个工作表窗口。

Excel 2007在“视图”选项卡新增了一项页面布局功能，点击“页面布局”，将转换为新的工作界面，在新的界面中用户将会发现标尺和边距，拖动滚动条，用户还可以看到工作表的不同页面，这个页面视图类似于打印预览、页面设置和普通视图的组合，因此你在建立工作表的同时可以看到页面的打印外观。

功能和特点

下面我通过几个例子来展示Excel 2007的各种功能和特点。

我们以一个班级的期末考试成绩建立工作表。为了操作方便，所以在这里选用“页面布局”界面。首先我们可以直接点击工作表上端的“页眉栏”，在其中输入工作表的名称，用户还可以通过自动弹出的“页眉和页脚工具”选项卡改变标题格式。

将数据输入之后，如果用户想要列标题看起来更加醒目，就点击左侧标尺选中标题行，在开始选项卡的“样式”模块中点击“单元格样式”，之后系统会弹出很多现成的单元格样式，用户会发现与Office Excel旧版本相比可选样式更加丰富、更加美观，用户只需要将指针停留在某一种单元格样式上，选中的行就会自动变成特定的颜色样式，当用户决定选择的样式后单击即可。

如果用户改变单元格样式后，某个单元格的文字超过边界而无法完全显示，这时用户可以选择“再始”选项卡中的“对齐方式”模块，点击“自动换行”，这样超过边界的文字将自动转到下一行，与之前的Office Excel版本相比操作更加方便快捷。

用户制作完工作表格之后，如果想使表格变 得更加美观，可以给工作表加一个背景。选择“页面布局”选项卡，在“页面设置”模块中点击“背景”按钮，系统打开“工作表背景”对话框，选择一张图片，点击“插入”，图片将被设为背景。在左侧的图中我将一张图片设为工作表背景。

如果想要按照某项分数由高到低或是由低到高的顺序进行排列，操作起来也非常简便：先将需要排序或分类的数据选中，在“开始”选项卡中点击右侧的“排序和筛选”按钮，选择自己需要的功能，系统将自动对数据进行筛选，与旧版本Excel相比，Excel 2007的操作更加简便快捷。

建立直观的图表

使用Excel 2007还可以轻松快捷地建立各种不同外观效果的工作图表，通过图表可以使数据更加直观，让用户可以轻松对比和分析数据。下面以某班级学生成绩的例子演示如何按不同要求制作不同的图表。

首先建立工作表，将学生每个学期的学习成绩输入，我们看到简单的数字罗列不利于了解学生学习成绩的横向和纵向的变化趋势。

如果我们通过插入图表的方式，显示学生各科学习成绩变化情况将会更加清晰直观。

第一步我们来考察四位同学第一学期各科的学习成绩。

首先按住ctrl键同时用鼠标选中四位同学第一学期的成绩以及科目名称，之后选择“插入”选项卡，找到“图标”选项模块，点击“柱状图”，系统将会自动列出常用的柱状图模板，点击“三维簇状柱形图”。系统将自动生成一张图表，自动将学生姓名和科目名称添加到适当的位置，并且在图表左侧建立坐标轴，从而标定成绩。通过该图我们可以直观地看到第一学期某个科目的最高和最低成绩。

当建立图表之后，系统在选项卡中会自动生成“图表工具”选项卡， “图表工具”选项卡包括“设计”、“布局”和“格式”三个选项，例如在设计中用户可以修改图表样式，还可以修改图表中的数据内容和图表类型，值得一提的是，当用户创建完图表后可以点击“另存为模板”，这样一来，在今后建立图表时，用户可以调用此模板，只要重新输入了数据，即可建立新的图表，而且新建的模板还可以应用在Word 2007表格的数据处理中，这样在批量处理同类表格时可以大幅度提高工作效率。

当然为了考察学生某项成绩的变化趋势或者横向比较某个学生一段时间以来的学习状况，也可以生成折线图或立体视图。

通过以上各种图表的对比分析，可以全面了解学生的学习情况。当处理完数据后用户可以点击左上角的Office图标，在这里用户除了看到“保存”和“打印”功能外，还可以发现“文档加密”、“限制访问权限”和“添加数字签名”功能，当然用户还可以将Excel文档转换为PDF或XPS格式，从而阻止他人复制修改文档内容。值得一提的是用户还可以将Excel文档内容直接到自己的博客上，或者设置文档管理服务器，从而方便快捷地实现文档数据的共享。

现在各种行业都广泛应用Excel处理分析数据，每个行业的数据处理方法不尽相同。右图就是用Excel 2007制作的某公司年终利润三维扇形分析图。对于其他内容及行业工作表的制作方法，在这里就不逐一介绍了，用户可以根据自己的需求，尝试制作相应的数据表和图表。

上面的介绍只是Excel 2007更人性化更智能设计的一部分，它还有很多其他高效设计和优异性能，还需要你自己体验发掘，赶快尝试使用Excel2007吧，它会给你带来更高的工作效率。