对地铁项目工程档案管理新模式的思考

[摘 要]在信息化迅猛发展的今天，档案资源对每个单位的作用会越来越重要，尤其是对地铁工程项目管理贡献越来越突出。随着市场经济和建筑业的发展，地铁项目档案管理将越来越受到重视。本文据项目管理方面的理论，提出基于项目管理的地铁项目档案管理模式，试图提供一种工程档案管理与工程项目管理同步进行、互相支持、互相促进的新的管理理念。

[关键词]工程档案 项目管理 信息化

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）15-0321-01

一、 挖掘地铁工程档案的价值

建筑工程项目可持续发展战略是现代项目管理的标志。一个项目从它最初的可行性研究开始，就必须有全局的观念、综合考虑。一方面，在规划每一阶段计划的过程中，必须留有相应的灵活性，以便在该阶段实施过程中能够充分利用进一步获得的信息做出更细更有效的决策；另一方面，在本阶段实施过程中，还必须考虑到对下一个阶段实施的影响，以达到综合收益为最佳的境地。 在这两个重要的工作方面，地铁工程文件、档案管理人员要“抓住机遇” ，变被动为主动，这也是地铁工程文件、档案管理工作的根本出路，其关键在于通过变革自己的思想观念、服务方式和内容来适应时代的发展。也就是说， “当时代改变，我们必须通过变革来谋求生存”；否则“如果档案事业仍然沉浸于昨日的世界里，那 么企业档案人员的职业将烟消云散”。因此，地铁工程文件、档案人员必须积极挖掘工程档案信息，主动为领导决策提供参考资料，从档案实体控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，如整理以前与该地铁工程项目类似的工程项目的规划设计方案等，甚至要为领导提供具有决策性的可行性方案，争取像古埃及的档案司神一样，重新做回上帝的身旁，而不是守在清冷的文件办公室或寂寞的档案柜架前。根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，必要时邀请相关领导及单位相关部门人员参加，在认真听取各种意见的同时，向领导宣传工程文件、档案管理对地铁工程项目建设的重要作用，向其灌输档案意识。会后，认真做好会议总结，制定工程文件、档案管理方法，指出在工程文件、档案在工程项目建设过程中应发挥和能发挥的作用，呈交领导，并抄送各有关部门，提高工作的整体效益。

二、 建立与完善组织内部，树立“人人都是工程档案管理员”的理念

地铁项目建筑公司要建立完善的沟通渠道，包括自上而下、自下而上以及不同系统、不同部门间的沟通渠道，进一步开拓交流平台，如建立工作日志、电子邮箱、召开各种会议等等，无论哪种渠道和平台，都必须加强管理和维护，保证交流畅通。地铁工程文件、档案人员要与档案形成部门、形成者保持良好的协作，在档案形成前，要与形成部门、形成者进行沟通，确定形成档案的种类、数量、整理的标准和规范，并写入合同。在地铁工程项目进行过程中，工程档案人员要时刻与形成者保持联系，在宏观上做到集中统一的管理，了解所形成的所有地铁工程文件、档案，并为形成者提供业务支持。树立“人人都是兼职工程档案管理员” ，全员参与地铁工程文件、档案管理是提高工程的文件、档案管理工作水平的重要手段。由于工程文件、档案的形成者、保管者缺乏工程文件、档案管理意识和管理知识，仅以会议形式还不能完全保证每个相关人员提高工程档案的重视。因此，必须根据地铁企业的实际情况，工程文件、档案人员身先士卒地把档案意识贯彻下去，加大宣传，通过自上而下、自下而上的全面的认识过程，经过多次循环，深入具体地进行下去，才能深入人心，从而，实现全员参与，人人都是工程文件、档案管理员。

三、完善监督、反馈体系

监督、反馈体系的建立对于建设高效的地铁工程文件、档案管理团队具有非常重要的意义。良好的监督、反馈机制应该是多角度、双向的、多级别的。应该在地铁项目文件、档案管理组织机构内部建立全方位的沟通机制，保持沟通渠道的畅通，包括反馈流程、反馈登记表的设计。信息反馈目的是检验我们输出的信息是否符合需要和准确无误，对于深入开发工程文件、档案信息资源具有重要意义。这就要求我们运用科学的方法，对用户实行跟踪服务。地铁工程档案信息开发利用后，各类用户的意见通过借阅制度登记、信息反馈调查等形式收集、汇总、统计，进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的定量、定性分析，及时调整开发利用计划和方向，使工程信息服务减少盲目性，增强信息输出准确度，取得工程档案信息资源开发的最佳效果。地铁工程档案工作者还要进一步研究用户需求与利用状况，及时处理反馈意见，关注社会，提供更有效的满足个性需求的信息。具体来讲，工程档案借阅登记就是一项非常好的反馈方式，这就要求科学制作反馈登记表，详细记录用户利用某份档案的原因、利用过程中发现的问题、遇到的难题以及解决方案、用户的满意度、要求等等。

四、加强人力资源建设

任务是设计、维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。前面提到的业务流程重组原理在实践中遭遇失败，原因关键在于“过分地强调革命性变化，忘记了将‘人’的因素考虑在内”。地铁工程文件、档案管理人员属于核心资源，很多地铁工程文件、档案管理部门设置的临时性就是因为缺少工程文件、档案管理人员，基层工程文件、档案管理人员的频繁调动，导致工程文件、档案管理缺乏持续性、质量不高。因此，必须加强地铁项目工程文件、档案管理人力资源建设：定期对在职的工程文件、档案管理人员进行培训，不仅包括档案管理方面的业务培训，而且包括地铁工程项目建设方面的专业培训；引进高校工程文件、档案专业人员，提高档案管理人员的综合素质；高校有责任培养高素质的档案方面人才，因此，高校应与工程项目建设单位建立工程文件、档案管理实习基地；努力实施“工程文件、档案管理人员年轻化、现代化工程” ，培养符合工程文件、档案管理要求的复合型人才。

结论

地铁工程档案是记载地铁工程施工活动全过程的一项重要内容。一个优良的建筑产品，不仅要求其使用功能安全可靠，而且要求与之相关的工程文件、档案真实完整。地铁项目工程文件管理工作就像一根纽带贯穿整个施工过程，这项工作做得好，直接反映了一个地铁施工企业的管理水平，所以说加强工程档案的建设与管理对建筑工程的实施起着至关重要的作用。

参考文献

[1] 郭文辉.高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究[J].城建档案：2010 123-128.

[2] 李培建.浅谈新时期如何做好建筑工程档案的管理控制[J].城建档案.2009（3）：22-23.

[3] 侯建亚.加强重点建设工程档案管理之我见[J].档案学通讯.2009（6）：58-60.

[4] 钟世雄.提高施工项目管理的对策[J].中华建设.2010（3）：70-71.

[5] 刘晓燕.高速公路建设项目档案质量管理研究[J].兰台世界.2011（4）：7-8.