现代企业电子档案的管理

【摘要】：现代企业的社会化大生产逐步由过去劳动密集型走向资金密集,电子信息技术广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。与此同时信息技术的发展和应用也使电子文档管理提上了日程。针对国内企业档案的管理,传统的管理模式已不适合于现代企业的发展,通过对电子文档的特点、发展趋势的阐述,总结电子文档在企业管理中存在的问题并提出了解决方案,从而向企业推行电子文档的使用。

【关键词】： 电子文档 问题 方案 保护

中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号：

电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体 的文字材料。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

１、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

２、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

３、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

４、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。这些电子文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。

随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

市面上最著名的电子文档管理系统是易度文档管理系统、致得E6协同文档管理系统、德雅文档管理系统。

进入21世纪，随着信息数字化的快速发展，档案的载体经历了从纸质档案到电子档案的演变，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案逐渐成了档案管理重要形式，做好电子档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作，首先必须解决好电子档案在管理上的几个关键问题。

电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质档案来说都发生了巨大的变化，由此就产生了一系列的问题，下面我就来具体的分析纸质档案发展成电子档案所产生的问题。

原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。

完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。

电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏，这就不得不要求我们加大对电子档案的管理工作。

电子档案的长期可读性问题。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。

另外，目前在我国，各个单位的信息化建设中存在明显的“贪大求全”现象。突出表现为，许多单位将经营管理的全部希望寄托在建设MIS、办公自动化、ERP、CRM、SCM等系统上，不考虑自身情况，盲目追求一步到位，希望一次就建设起涵盖公司一切经营业务的管理系统。单位投入巨资购买大量的软硬件设施，却忽视了对本单位内部有关信息的收集、整理、转化与利用等信息化建设的第一步基础工作，结果导致辛辛苦苦建设起来的信息系统因信息管理跟不上而形同虚设，造成巨大的浪费。

上述误区的存在是对可用于现代企业信息化建设的有限资源的巨大浪费，也是现代企业信息化建设取得长远成效的重要制约因素，必须加以防范。很多专家认为，存在上述误区的根源在于他们信息化基础不够。“信息化城市”的最大载体就是我们所接触的各类文档。但是，传统的档案管理使得我们不但不能很好地利用这些信息，反而常常为它所累。

其实，经历了第一代和第二代办公自动化浪潮的冲击，文档电子化已经成为必然趋势。但回过头来看看国内的现实情况，人们不禁惊讶地发现，撇开不发达地区还处于传统办公状况不说，就是发达地区，传统文档的电子化程度都还比较低，而文档的管理，更是处于人工化、低效率的阶段。

传统的档案管理缺点不言自明。它不但占用了大量的物理空间，而且需要良好的保存环境。一个人拿走了文件，其他人往往就看不到，共享性极差，更谈不上什么良好的交流。一句话，传统的文档管理给我们的工作带来了很多麻烦。

电子文档管理就是要解决单位的这种问题。电子文档管理系统，具体来说就是对以数字化形式存在的各种文档资料进行管理的软件应用系统。电子文档管理是以网络化应用为基本特征，对以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。它不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行电子化转化，而且能够对新生成的电子化文档资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与应用状况进行实时监控。