艺术类院校档案管理实践与思索

艺术类院校档案是艺术类院校在各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、电子信息等不同载体的文件材料的总和，它全方位地反映了学校在美术、音乐、戏剧、舞蹈等方面取得的成绩和学校的整体实力。对其进行收集、整理、保存和利用等管理活动是学校整体教育教学及行政管理中的重要组成部分，是评估艺术类院校实力的重要因素。因此，只有提高学校档案的规范化管理水平，才能充分发挥其对教学、行政的指导作用，才能更好地组织、协调和监督各种活动的举行。

一、艺术类院校档案管理的主要特点

1.专业性。艺术类院校的主体档案是反映其艺术教学、艺术成果等方面的档案，具有较强的专业性，通常是按照教学的科系来分门别类的，笔者所在的阳泉艺校就是分为美术、音乐、戏剧、舞蹈四大类以及文化和学校外来文件两个补充类型。同时，由于艺术院校的学生参加比赛的机会较多，这也就需要在档案的管理上要有一定的专业性。

2.真实性。真实性是所有档案管理活动的必然属性，即你所记录的内容必须与实际情况相符相合，记载的获奖人物、论文名字、取得的奖项都必须清楚，能给后人起到榜样、参考的作用。

3.保密性。保密性主要表现在艺术成果档案及外来文件或公文方面。反映学校艺术教学方法、内容入成果的档案是学校的宝贵资源，学校对其拥有知识产权。由于一些公文是保密甚至绝密文件，在一定程度上有着法律效力。这就需要档案管理人员认真保存这部分文件，单独存档保管，不能与其他普通文件相互混淆。而对文件的内容，则要严格的保密。

4.现实参考。艺术类院校档案中蕴含了大量艺术创作劳动的成果，能够有效地对教学等活动进行指导，产生巨大的使用价值，如开放老师、同学在文化方面获奖的论文、演讲稿等档案材料，可以供后来的老师、同学方便调阅、学习，而这也就成为艺术类院校档案管理工作中的一个最为明显的特点。

二、管理现状

笔者认为，目前艺术类院校档案管理较混乱，主要体现在以下几方面：一是对档案工作重视不够。长期以来，相当一部分人员对艺术类院校档案管理工作认识不足，认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为艺术类院校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全，落实不到位。有的艺术类院校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是多数艺术类院校档案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些学校的档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现信息化管理。而人工操作下的档案没有办法完成对档案信息的筛选、排序、分类、汇总，由此导致很多档案工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。

三、改进措施

1.增强档案意识。加强宣传，提高全校管理人员的档案管理意识，让档案管理工作真正成为艺术类院校管理的一部分。根据《高等学校档案管理办法》第3条规定，艺术类院校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。艺术类院校也有义务做好档案管理工作；第5条规定，艺术类院校档案工作由高等学校校长领导，且明确了其领导职责。艺术类院校应按照法律规范加大档案管理宣传力度，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，让所有人都认识到档案管理是促进艺术类院校发展的重要工作，更是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是无法替代的资源，明确档案管理方法，便于档案的集中管理和利用，以形成档案工作的良性循环。

2.实行信息化管理。学校档案管理信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立艺术类院校，特别是艺术类院校档案信息库，通过将传统的纸质档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。全面加强艺术类院校档案管理，促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使档案管理者向信息管理者转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库以及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，使广大师生能够方便迅速地查询到所需的档案信息资料，为学院的整体发展服务。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，还可以更快捷、更准确地为学校各项工作提供全方位的优质服务。

3.加强编研工作。艺术类院校档案管理人员利用现有的艺术类院校资源，将原本零散的各种档案系统化、条理化，以便为学校提供更准确的档案资料。通过编研，可将整合后的档案信息成果从不同方面反映学校、学生的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。同时，学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成学校的信息服务体系，因此，应形成资源联合，促进资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，促进档案信息的互补，减少在管理中出现的不必要浪费，更好地满足艺术类院校多方面的需要。

4.提升业务素质。档案管理是一项要求严格的技术型工作，要求档案管理人员应具有较好的专业素质和技术能力，并保持认真工作、一丝不苟的严谨态度，能够运用扎实的理论知识、科技知识和现代化管理手段来完成艺术类院校档案管理，提高档案管理的质量。因此，艺术类院校应积极加强档案管理人员的素质培训，使其不断学习、优化自身知识结构，注重计算机技术、数字信息的学习掌握。促进其工作能力的提高，发挥主观能动性，实现艺术类院校档案管理工作的全面展开。根据档案管理自身的特点，档案管理者应对不同类型、不同层次、不同要求的档案进行有针对性的管理，这样才能有效提高档案管理的业务水平，提升档案的有效使用能力。