关于加强高校毕业生档案管理的几点思考

【摘 要】档案是信息的重要载体，是主要信息源。高校毕业生档案不仅是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等方面的文字记载材料，更是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。随着毕业生就业制度的改革，现有的档案管理方式和手段已经不适应社会主义市场经济快速发展的脚步。因此，加强高校毕业生档案管理工作应当成为有关单位的当务之急，尤其是高校毕业生就业主管部门要足够重视，采取必要措施，加以改进，以适应社会主义人才市场的新需求，使毕业生档案管理进一步科学化、规范化、专业化。本文拟就毕业生档案管理及转递过程中存在的问题和解决措施谈几点初浅的认识。

【关键词】高校毕业生；档案；存在的问题；管理

一、毕业生档案管理工作中存在的问题

（一）大学毕业生对档案重要性认识不足。随着劳动、人事制度改革的深入开展，大学毕业生就业由原来的国家统一分配变为公开招聘考试录用，学生与用人单位之间实行双向选择，用人单位由被动接收转变为主动择优录用。许多大学毕业生选择通过简历包装进行自我推荐，通过个人素质及其外在表现实现就业，档案作用有所弱化。那些未及时落实单位的大学毕业生，四处奔波找到理想工作是首要任务，到毕业生就业主管部门报到后，大学毕业生档案是否到位也不再过问。由于大多数高校毕业生对档案重要性缺乏了解，不够重视，甚至有的毕业几年了，档案还在学校或毕业生就业主管部门处存放。还有部分毕业生毕业后一直自己保管个人档案，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。特别是在非公有制企业就业的大学毕业生，就业后更是对档案持“无所谓”的态度。高校毕业生不能认真正视个人档案问题，既增加了档案管理部门的压力，又使个人权益不能及时得到保障，最终利益受损的还是毕业生自己。

（二）档案多头管理造成局面混乱。1988年，中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担人事档案的管理工作。《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）第一条：“健全流动人员人事档案管理体制。流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。”但是由于历史的、体制的原因，派回原籍的师范类毕业生和非师范类毕业生档案就由教育和人社部门分头管理，而且现在很多部门都在公开或私自管理大学毕业生档案，除人社部门所属的人才服务机构外，失业管理部门、劳动保险机构、一些社会团体也在管理，国企在管，私企在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，大学毕业生不知道档案该转交到哪些部门管理，不少私人企业、社会团体、中介机构也难以按照档案管理规定妥善保管大学毕业生档案，甚至一些中介机构把保管大学毕业生档案当成了牟利的手段，并不惜恶意竞争。

（三）弃档现象越来越显著。随着我国政治经济体制改革深入开展，人才流动和人力资源竞争愈演愈烈，异地就业现象已是非常普遍，致使许多大学毕业生与个人档案天各一方，造成了一大批“弃档族”。特别是那些打破“看档招人”这种传统思维定式和招聘套路的非公有制企业，在招聘员工时更注重能力考察而非个人档案，加之没有保管干部人事档案的权限，到这类单位工作的大学毕业生无奈只好弃档。还有一些没有找到稳定工作或工作不理想的大学毕业生，他们长时间为生计打拼，根本无暇顾及档案，慢慢也成了“弃档族”。至于那些跳槽、异地求职，以及自费出国留学、办理移民手续等的大学毕业生，也因种种原因最终选择了放弃个人档案。这种人档分离的现象，对大学毕业生档案管理工作提出了新的更大挑战。

二、加强毕业生档案管理工作的对策建议

（一）切实增强毕业生的档案意识。学校要切实负起责任，加大宣传教育的力度，从抓思想入手，通过开设毕业生就业指导讲座，使他们认识到档案的重要性，树立正确的档案信息观、价值观。在大学生毕业离校前，要向学生讲清楚人事档案的重要意义，告知他们在离校后应怎样办理报到、改派等就业手续，并积极协助毕业生就业主管部门做好人事档案的转移工作。作为管理大学毕业生人事档案的就业主管部门（人才服务机构），在学生就业报到时要向学生讲清楚个人档案的重要作用，并按照有关程序做好大学毕业生人事档案的转接。用人单位要按照相关规定要求为录用大学生及时办理人事档案转移，解决人档分离问题，同时也便于及时补充档案。毕业生应当慎重对待自己的人事档案，在毕业离校前，搞清楚自己的档案去向。一旦档案丢失，工龄计算、政审考察、转正定级、职称评定、入团入党及考研工作等方面都要受到严重影响。

（二）切实加强毕业生档案的规范化管理。对接收到的大学毕业生档案应重新归整，按照人事档案划分类别入档，并规范编写页码、目录、标题，一一对应，装订整理，登记造册。要重视建立专门的大学毕业生人事档案数据库，将毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照毕业学校、学历、专业、姓名、性别、身份证号码等信息统一编号，并建立多种检索方式，便于查找、利用，实行科学、规范的管理。

（三）切实加强档案管理人员队伍建设。各级领导要加大对档案工作的监督、调控力度，重视档案管理队伍建设，明确具有高度责任心的专职人员管理毕业生档案。档案管理人员都要经过业务知识和专业素质的培训，考核合格后才能上岗。对在岗人员应定期进行培训学习，让他们在品德、业务、技能等方面不断得到提高，以适应新形势发展的需要，采取有效措施建立相应的毕业生档案管理制度，对制度的执行要进行检查，做到奖惩分明。具体负责的工作人员不但要懂得n案管理知识，而且要掌握处理电子文件、计算机操作、数据库管理和网络管理等技能。各级各类单位领导应高度重视档案工作，亲自抓好督查落实，要牵头不定期检查档案管理工作情况，考查档案管理员的业务水平，促使他们在实践中不断提升工作水平和业务能力，成为开拓型、复合型、应用型档案管理员，更好地发挥档案服务人才、服务社会的作用。