小区财务:业主自治的“软肋”

小区财务包括两个方面：一是业委会自身业务活动的财务核算，二是物业服务企业对代管业主资产的核算和业主对代管资金的监督。小区财务作为业主公共财务核算的受托者，既受业主自治运作的影响，又是业主自治的重要内容，担负着维护业益和社会稳定的重要使命，但包括小区财务在内的业主自治则是一项新生事物，缺乏成熟的经验和理论指导，实务中存在诸多不近人意的地方，发生纠纷有关方面往往是采取压制或息事宁人的做法。笔者认为，小区财务不仅涉及财务本身，还受业主自治影响。

二、小区财务管理问题成因分析

目前，小区财务管理存在的问题主要表现在：一是未按规定建立会计机构和配备会计人员。有的业委会负责人安排直系亲戚或聘请尚未取得会计资格的人员从事会计岗位；会计人员既管账又管钱；有的甚至是“包包账”，未能及时配备财会人员。二是人员素质低，力量薄弱。有的会计人员既不懂核算，也不懂物业，从事核算的人员许多是个人兼职，账务处理不规范，更谈不上对物业服务企业代管的资产进行监督。三是内部制度不健全。有些业委会既无议事规则，也无内部管理制度，会计报表未能定期编制，费用报销手续不健全，票据要素不完整。四是财务监督权未能落实。业主对财产状况和收支情况不清楚，甚至包括业委会成员在内的业主，对开发商应配套的公共设施设备和场地的分布和使用的政策规定并不了解，业委会成员任期结束和辞职没有任何交待，一走了之，更无中期或年度审计可言，业主对此怨声载道，矛盾得不到及时化解。

（一）业主心态各异，维权意愿不一 业主的经济条件、生活习惯、职业以及对物业政策认知度等因素对业主参与业主自治的心态有不同影响。如经济条件好的业主对物业维权和自治制度的关注程度并不高；有“八小时之外不谈工作”的业主总是寄希望于其他业主站出来代表其主张。小区物业利益的公共性与业主这种需求的差异性矛盾，形成了业主自治中的消极因素，这种因素制约和影响了业主的参与热情。据了解，目前在小区业主大会或业委会成员的选举中，业主参选的积极性并不高，报名人数寥寥无几，但对业委会工作存在的问题，许多业主大都会有感而发。

（二）业委会成员业务素质与要求不适应 一是业主对被选人员不了解。现在的住宅小区多为近年新开发的，业主来自不同的地方和工作单位，彼此互不了解，难以推出适当的业委会人选，在自愿报名时，除了个别业主有较强参与意愿外，也有开发商和物业服务机构相关背景的人员介入，在业主与开发商或物业服务机构发生利益冲突时，这些人会在双方之间权衡利弊，难以完全代表业主。二是业委会成员缺乏责任心。业委会工作人员不愿投入过多精力。财务核算是一项操作性很强的实务性工作，业主大会是表达民意的一个平台和程序，不是常设机构，一般是定期或一年召开一次，平时不论是财务人员还是业主，涉及财务具体问题只能同业委员会沟通。三是业委会成员缺乏代表性。业委会选举时未兼顾成员的专业特长、物业分布、不同楼宇结构利益人的需要。小区财务核算具有一定专业性，需要熟悉财务专业和了解物业相关法规知识，对财务核算中存在的问题，业委会成员未能就相关事项提出切实可行的意见和建议，业主以及业委会成员的知识结构和专业结构制约了业主大会和业委会工作的开展，影响了业主自治的质量，当然也对小区财务管理工作产生不利影响。此外，小区开发进度有先有后，楼宇有高层多层之分，组建业委会时有的并未安排相关利益方的代表。

（三）财务监督机制缺失 业委会是业主大会的执行机构，拥有办理业主大会授权事项的诸多便利和职权，其职责履行的好坏、财务开支是否合理，业主心中无数。目前，在业主大会下只有业委会是常设工作机构，没有与之相对独立和相互制约的监督组织向业主大会报告业委会履职情况。财务核算是业委会的职能机构，从属业委会的管理和领导，但许多小区未设置稽核岗位，对外财务不公开，难以受到应有的监督。

（四）业主规模影响财务机构设置 业主物业规模受开发商房地产开发项目大小的影响，面积小则几万平方米，大则上亿平方米，有的以经营物业为主，有的以住宅物业为主，物业的规模和性质以及业主人数直接影响其财务机构设置、人员配备以及核算模式的选择。对于较小的以住宅物业为主的小区，为了节省开支，有的虽不一定需要配备专职的财会人员，但并不等于可降低对这项工作的要求；对于物业规模大，以综合性物业为主的小区，如果只设置兼职的财会人员，则难以适应业主的要求。

（5）政府部门的职责及其关系尚未理顺。业主自治是一项新的工作，没有成熟的模式可借鉴，尚处于探索阶段，相关的法规也不完善，物权法虽然赋予了政府房地产主管部门、街道办事处和乡镇人民政府对业主大会的指导的权力，要求业主在召开业主大会时有向居民委员会告知的义务，但没有明确规定上述政府部门的相关责任，以致有些小区业主大会召开的时间一拖再拖，业委会迟迟未能成立；对存在的财务问题，反映到相关部门，有的互相推诿，有的没有任何答复，有的则以业主自治不干预为由拒绝参加业主大会或不愿提供相关的业务指导。

三、小区财务管理与监督完善思考

（一）恰当选择财务核算模式 小区财务核算可以实行如下模式：一是制。即通过支付必要的费用，委托会计专业机构进行核算，由机构负责会计处理和编制财务报表，这种模式适合规模较小的小区。二是社区协作制。即通过协议或社区引导在社区设置综合财务核算和财务监督机构，负责所辖区域内各小区财务核算和会计检查，各小区采用报账制，会计核算和监督人员的相关费用由各小区分摊，小区只配备出纳或联络人员报账，财务监督机构负责所辖区域各小区的定期会计检查，这种模式与社区联系较紧密，有利于社区协调和指导，适合所辖小区较多的社区。三是独立制。由小区配备专职的财务核算人员，这种模式适合规模较大，综合性物业为主的小区。设置财务核算机构和配备会计人员既符合管理要求又要能节省核算费用支出，各小区应根据当地优势和小区住户、物业的规模选择或建立适合自身需要的财务核算体制。

（二）建立小区财务监督机制 根据小区不同情况，应采取必要的监督形式，保证业主监督权得以落到实处。一是在业主大会下设立与业主委员会并列的业主监督组织，定期开展工作并向业主大会负责并报告工作，主要负责对业主委员会工作业绩评价和财务检查，制定内部控制相关规定。二是完善业主大会相关规则，建立必要的外部审计制度。如对业主委员会或主任辞职、离任实行任期审计的或中期任职审计制度、对住宅维修专项资金的筹集使用情况进行定期专项审计等，可以通过政府购买服务的方式委托会计师事务所等社会中介组织进行，对有条件的地方也可由社区或房地产主管部门临时抽调相关人员交叉审计。

（三）完善小区财务管理与财务信息披露制度 小区应制定适合本区具体情况需要的资金管理、资产管理、费用管理、收入管理等内部管理制度，使小区财务管理有章可循，得以规范运作。小区财务公开是业委会与业主沟通的的重要内容，也是业主自治履行民利的一种方式，业委会应采取多种形式方便业主了解和获取有关财务信息，增加业主与业委会的信任感，减少不必要的猜忌。小区财务信息公开的方式可以利用墙报开设宣传栏对一定时期的财务状况特别是业主敏感的项目如收支项目，专项维修基金等进行公布，也可以在业主大会期间向业主报告财务状况或将财务报表存放在适当的地方随时供业主查阅。

（四）强化小区财务的专业支持与服务

目前，不论是物业管理条例，还是在业主自治相关的示范文件中，对业主财务的规范性要求非常少，加上业主大会议事规则不统一，在制定业主自治相关内部制度方面，业主得不到财务方面的专业指导，抓不到要害，因此，政府房地产主管部门及其社区的管理者应提高自身财务管理方面的知识水平，增加财务力量或通过相关的行业协会组织等从外部对业主自治工作提供规范的财务指导，如通过拟定参考性的示范文本，供业主大会和业委会选择使用，以适应小区财务管理需要，平时小区财务工作遇到核算方面的业务处理难题，可以及时得到相关的帮助。此外，小区财务服务的公共性，属于市场失灵领域，社会中介组织参与小区财务服务，政府对此应进行必要的税收或财政支持，鼓励社会组织积极从事这项工作。

（五）改进住宅维修基金核算方式 业主与物业服务公司是监督与被监督、服务与接受服务的关系，然而，目前，归属业主所有的住宅维修基金核算，却是由物业服务公司代管，在物业服务机构会计报表负债项目内核算，业委会对该资金筹集、使用和结余以及核算是否正常等相关信息不直接掌握，不能随时了解有关情况。在业主大会成立前，其收取是由物业所在地的房地产主管部门负责。业主或开发商是否按规定交纳，业主或业委会并不清楚。业委会对其使用情况的了解只能通过询问或事后查账的方式进行，在业委会财务核算不健全的情况下，这种方式有其存在的必要，如果小区规模较大，业主财务核算比较规范，笔者认为，应交由业主自行核算、直接管理。这样业委会对其应交未交、使用和结余才能心中有数，也不会因物业公司发生变更，对业益产生不利影响。

（六）提升业委会成员专业素质 业委会是最基层的社会组织，其运作状况与业主利益息息相关，而成员的业务素质直接影响到业委会的工作效率。提升业委会成员的业务能力，从如下方面入手：首先，在业委会筹备期间，对业委会成员的人选，可以通过举办有关社区文化活动，加深业主间的相互了解，然后择机召开业主大会选举业委会成员。其次，对业委会成员应实行适当的履职补贴，不提倡义务劳动，保证业委会成员应有必要的工作时间，并承担相应的责任。其三，业委会成员应考虑财务、物业和法律相关专业背景的人员和不同范围、不同结构物业业主的结构比例；鼓励成立业主自治联合协会组织，密切业主间的交流与沟通，开展对业委会成员定期进行业务培训。