新形势下初级中学电子档案建设工作初探

[摘要]随着我国网络信息技术覆盖面和延伸面逐渐加深，信息化建设已经成为各行各业发展的主旋律。在计算机信息化浪潮的带动下，电子档案终究会成为初级中学信息存储、传播的主要载体。当前我国初级中学电子档案建设已经取得了一定成绩，但是仍旧难以满足新时期现代化学校管理的发展要求，因此文章就新形势下初级中学电子档案建设工作提出相关建议和对策。

[关键词]信息化管理；电子档案；中学档案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201703210

初级中学档案管理是学校管理工作中的一项重要内容，涉及学校教学教研、学生学籍、学校财务等方方面面，是学校信息资源的一种重要载体。在新时期，初级中学档案管理也面临着日益复杂和多元化的专业要求，庞大冗杂的数据信息给学校档案管理提出了新的要求。计算机信息技术的应用和普及给学校档案管理工作提供了极大的便利，初级中学也全面展开了电子档案建设工作，这也是建设现代化信息学校的必然要求。

1初级中学电子档案建设过程中存在的突出问题11电子档案重视程度不够，缺少必要的财力、物力的支持当前大部分初级中学的领导对档案的信息化建设缺少必要的认识和了解，对电子档案建设工作缺少足够的重视和支持。很多领导认为学校档案工作就是简单的收集、整理资料，对学校管理工作没有直接决定性的影响作用。正是这种意识上的忽略，直接导致学校电子档案建设工作寸步难行，人手不足，建设经费紧张，严重制约了初级中学档案信息化发展的步伐。

12初级中学电子档案的基础设施较为落后

学校领导对电子档案建设的重视程度不够，缺乏必要的财力、物力的支持，那么档案信息化建设所必须的基础设施自然就会难以得到有效的更新换代。虽然有些初级中学配备了电脑、打印机、传真机、扫描仪，但是这些设施基本处于闲置状态，而且还是一些老旧过时的机器，启动慢，易死机，维修成本较高。没有先进的基础设施，那么学校电子档案库里的数据量就会很少，更新速度也慢，查找困难，难以适应现代化学校的管理需求，初级中学的信息化建设步伐拖沓不前。

13学生学籍电子档案管理不规范

近些年来初级中学的学籍档案管理工作中暴露出了很多问题，如学生填写学籍表格不规范，书写较差，有涂抹修改现象，内容填写不完整，日期填写前后不一致等。这些问题的根源就在于初级中学学生学籍档案管理不规范，主要是没有制定一套系统完善的学籍档案管理制度，制度的缺失，监督的弱化，直接造成档案工作上的随意性和变动性。学籍档案工作人员没有经过严格系统的专业培训，在开展档案管理工作中就很容易出现失误，创新更是无从谈起。

14初级中学财务档案信息化建设水平严重滞后

目前我国大部分初级中学财务档案的信息化建设始终处于起步阶段，工作开展起来十分困难。很多财会人员对计算机技术不熟悉；会计电算化专业知识掌握不熟练；学校还未建立起严格的财务档案管理监督制度，初级中学财务档案信息化建设水平严重滞后。

2初级中学电子档案建设的若干建议

21加强对初级中学电子档案工作的重视

随着信息时代的来临，大量电子文档、邮件、资料不断涌现，传统形式上的学校档案工作面临着巨大的压力和挑战。因此，为了尽快适应信息化电子时代的发展要求，初级中学首先要从思想意识上开始转变，学校领导要强化对初级中学电子档案工作的重视，树立电子档案首要意识。

首先，初级中学的管理者要将电子档案建设纳入学校总体规划建设蓝图架构中，电子档案管理是学校管理工作中不可或缺的重要一环。

其次，是明确设立电子档案管理部门，配备专门的档案工作人员，接受相关部门的检查与监督，及时高效地解决电子档案建设过程中出现的突发问题。

最后，是完善学校档案管理制度，既要从制度上保障电子档案建设的顺利实施，又要从人力、财力、物力等方面大力支持电子档案建设工作，提升初级中学电子档案管理的水平和质量。

22加大对电子档案基础设施的投入力度

长期以来，由于学校领导对电子档案建设的重视程度不够，缺乏必要的财力、物力的支持，直接导致初级中学电子档案建设过程中所必须的基础设施严重匮乏。因此初级中学要加大对电子档案基础设施的投入力度，从软、硬件两方面完善电子档案基础设施建设。

档案工作人员要严格按照规定录入档案信息，认真核实、鉴定档案信息资料，确保档案信息的真实有效。

严格遵守电子档案使用管理条例，使用国家认证的计算机软件、管理系统和网络平台。电子档案的管理人员要树立网络安全意识，定期杀毒，防止网络黑客攻击，确保学校档案的安全性。

学校加大资金投入，电脑、数据存储器、图文扫描仪、传真机、打印机、摄像机等硬件设施要配备齐全，这是电子档案建设的重要物质保障。

23严格规范中学电子学籍档案的工作流程

S着我国九年义务教育的逐渐普及和深入，在校学生越来越多，信息量也越来越大，初级中学学籍管理工作量也是日益加重，实现初级中学电子学籍档案建设迫在眉睫，也是适应现代化学校发展的大趋势。

把计算机信息技术引入初级中学学籍档案管理工作中，首先就是要改革和完善初级中学学籍管理制度，启动中学生学籍信息管理系统，学校教务处可以通过该系统掌握该校学生的学籍信息；班主任可以在线及时查阅学生各科成绩、出勤情况；家长通过该系统可以了解孩子在学校的动态活动和成绩变化，大大实现了学籍管理工作的信息化、制度化和现代化。

其次是严格规范中学电子学籍档案的工作流程，认真办理学籍相关手续。学籍管理工作人员要严格遵守相关制度，学生学籍填写要严肃认真，统一格式；学生学籍要按照年级、学号做好分类，方便后期查阅；学生学籍信息更新要及时；做好学生学籍的备份工作等。

24加快建设中学财务档案管理信息系统，实现资源共享

电子财务档案凭借其更新速度快、数据真实可靠、储存空间大等优势成为当前初级中学财务管理的必然选择，大大提高了学校财务档案管理的质量和水平。

初级中学要做好电子财务档案的建设工作，首先要建立健全学校财务档案管理制度，使日常的财务档案工作有章可循，如财务报表建档、归档、档案分类、保存、保密等都实行规范化管理。

其次是建立财务档案管理的网络化平台，以计算机信息网络为应用基础，实现财务信息的实时更新、传输、处理和保存，还能够实现资源共享。在选择财务软件方面，要充分考虑软件之间的兼容性和连续性，防止财务数据的丢失。此外，还要搭建好财务档案管理信息系统的防火墙，谨防数据的丢失和破坏。

中学财务档案管理信息系统的搭建可以满足当前学校财务档案的高数据量的需求，计算处理结果更加快捷、准确，充分满足了财务数据实时查询和远程共享，这样既可以节约档案工作的人力成本，提高了工作效率，还极大地促进了各类档案资源的整合。

3结论

网络信息时代，传统的档案管理模式暴露出诸多弊端，已经不能适应时展的要求，初级中学的档案管理只有大胆创新，勇于突破，实现档案管理与信息化的统一融合，才能迅速应对新形势的需要。初级中学在电子档案建设过程中，必然会遇到各种困难与障碍，我们要积极应对，利用好计算机信息技术，推动初级中学电子档案制度完善的同时，促进电子档案管理工作实现科学化、系统化和规范化，为建设现代化中学贡献力量。

参考文献：

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