浅析企业房屋出租业务的内部控制

[摘 要] “房屋出租”作为盘活资产的一种重要的市场运作方式,得到不少企业的重视和采用。笔者在国有企业从事内部审计的工作中发现,尽管一些单位出台了相应的房屋出租管理制度,但由于诸多原因,致使房屋出租业务内部控制不到位,风险薄弱点较多,不能真实反映房屋出租业务的财务状况和经营成果,甚至还出现了种种违法违规问题,不得不引起我们的重视。本文就企业如何加强房屋出租业务的内部控制,按《企业内部控制基本规范》的角度分别从书面文件控制、会计系统控制等方面做出分析,并提出有关建议。

[ 关键词 ] 企业 房屋 出租 内部控制

一、引言

当前国内不少企业因业务结构变化等原因而产生一定数量的闲置房屋资产,如何盘活这些资产,加速资金周转,增加现金流,提高企业的资产收益率已成为大家所关注的问题。随着经济的发展和房地产市场的兴起,房屋出租做为盘活资产的一种重要的市场运作方式,相比房屋转让、拍卖、资产置换等其他资产盘活方式,有着操作方便和灵活等优势,得到不少企业的重视和采用。

二、房屋出租业务的定义

房屋出租业务即将企业闲置的房屋资产使用权进行转让,并按照出租合同,由出租人向承租人收取租金。这种业务不涉及所有权的转让,属于《企业会计准则―租赁》中经营性出租的范畴,一般情况下,这种出租业务的出租期明显短于资产的使用年限。

三、企业房屋出租业务内部控制风险点分析

企业房屋出租一般的管理流程:评估租金―出租审批―进行交易―签订合同―会计核算。出租的整个流程一般由财务和业务部门协同进行,签订合同后,房屋出租的日常管理和租金的回收一般由业务部门负责,而出租损益的核算由财务部门负责。现根据企业房屋出租的管理流程对内部控制风险点分析如下:

1.管理制度不健全

由于出租业务一般并非企业的主营业务,企业往往忽视制度建设,未能制定出租业务管理办法,造成房屋出租的事前、事中、事后均得不到有效管理和监督。有些企业建立的管理制度缺乏全面性和灵活性,导致在出租资产的审查审批中死搬教条,甚至过于苛刻,如要求出租收入不得低于折旧,全部要进行招标等,使原本可以尽早实现的出租难以实现或坐失良机。

2.租金定价不规范

未成立租金定价小组对出租房屋进行租前市场调查和租金评估,未能在租金定价决策时充分考虑出租房屋的机会成本,造成底子不清,租金随意性大。

3.出租交易不明晰

房屋出租交易过程不透明,未能采用公开招投标或是议标的方式进行招租,交易未能通过定价小组进行集体决策,出租结果不公示,实行暗箱操作,时常出现假出租或租金过低的情况,造成企业损失。

4.截留收入违规操作

业务部门瞒报、漏报出租房屋资产,或与承租方达成某些秘密协议,截留转移部分收入不纳入财务核算,形成小金库;有些出租合同已到期,但承租方仍占用出租资产,造成企业收入流失。

5.财务核算不准确

出租房屋资产未从原固定资产科目中单独分列,使得企业出租资产账实不符;租金收入不能按权责发生制原则列账,造成租金收入的波动性大,不利于出租房屋的管理和出租业务经营成果的真实体现。

四、加强企业房屋出租业务内部控制的方法

为切实加强企业房屋出租业务的管理,笔者针对当前出租管理中所面临的内控风险点,参照《企业内部控制基本规范》中关于企业内部控制的内容要求,提出加强企业房屋出租业务的内部控制的方法如下:

1.加强“书面文件控制”,做好房屋出租业务的建章立制

企业要制订房屋出租的管理细则,对房屋出租整个流程的各个环节均作出统一的规定,以防范违规行为的发生,如统一合同文本、统一交易方式、统一出租最长年限、统一审批程序等。例如在统一审批程序中要规定,房屋出租时需填制统一的申报表,填写出租房屋建造的时间、新旧程度、净值、评估价值、所处位置、面积、出租底价、出租目的等,在企业法人签字盖章后方可出租;在统一合同文本中应规定房租逐年递增的机制,避免因市场租金水平上涨而造成的租金损失。

2.加强“授权审批控制”,做到租金定价和出租交易的集体决策审批

在管理制度里要明确各岗位办理业务事项的权限范围、审批程序和相应责任。出租之前应由业务部门、财务等部门联合成立租金定价小组,在对出租房屋进行合理评估和市场平均租金调查之后,确定待租房屋的租金底价和目标范围。笔者认为在评估租金底价时不仅要考虑出租房屋的机会成本,还要分析是否存在“沉没成本”,即当出租房屋因条件不佳难以出租而又无其他盘活方式时,我们应将该出租房屋的折旧等会计成本视为“沉没成本”,这时决策租金底价时可以低于会计成本。出租交易时,大型的出租项目应采取公开招标的方式,小型的出租项目在授权许可范围内可简化手续,但是议标过程要集体参与决策,交易的确认要执行合同“联签制度”。

3.加强“会计系统控制”,规范会计核算处理

会计系统控制的目标是要求执行国家统一的会计准则制度,加强会计基础工作,保证业务经营情况的真实完整。对于房屋出租业务,首先要明晰资产,按《企业会计准则第3号-投资性房地产》的要求,将出租房屋资产转入“投资性房地产科目”进行核算;收入核算方面,企业在符合收入确认原则的情况下,应采用权责发生制原则按直线法分配确认各期的租金收入,而不能采用收付实现制依据各期实际收到租金进行确认。

4.加强“财产保护控制”,确保出租资产的安全

财务保护控制指的是企业要建立财产日常管理制度和定期清查制度。对于房屋出租业务,企业应设立出租房屋台账,每月按台账制作应收租金详情表作为会计计列收入的凭据,每月的应收账款表则交由业务部门按合同收款要求进行催收,防止租金收入的跑、冒、滴、漏。业务部门和财务监督部门还应对出租房屋进行定期盘点、账实核对,检查承租方是否履行合同的有关规定,检查是否存在出租合同已到期但承租方仍占用出租资产的情况,或是不将出租收入纳入财务核算私设小金库或转移到关联企业等。

5.加强“风险防范控制”,重点防范合同风险和欠租风险

房屋租赁合同签订前的控制,是企业房屋出租业务风险控制的首要前提,企业应对承租者进行资信审查和风险评估,并根据风险大小制定不同的租金和押金的支付条款,如要求承租者预交租金或提供财产担保等。同时要重视房屋出租业务的日常风险控制,对日常租金的赊欠要执行分级审批制度,拖欠的租金要按欠费催收制度明确催收责任人,建立欠款回收考核制度,促进欠费的催缴和收回。

6.加强“绩效考评控制”,提高房屋出租业务的经济效益

笔者认为,评价房屋出租业务的经济效益可引入“EVA(经济增加值)”评价指标。EVA与传统利润指标的主要差别就在于其考虑了投入资本的机会成本 , 经济学意义上的利润,不仅要扣除会计成本,还要扣除机会成本(或可理解为资产占用成本)。EVA指标公式如下:

 经济增加值(EVA)=出租房屋业务税后净利润-出租房屋资产评估价值×企业资产报酬率

 资产报酬率=(企业利润总额+利息支出)÷企业平均资产总额

EVA>0,说明房屋出租为企业创造了剩余收益,同时EVA数值越大,我们可认为房屋出租业务经济效益越高。

除此之外,企业还可将逾期未收回的租金欠费纳入绩效考核,通过绩效考评指标的价值导向,能够调动相关部门和员工的工作积极性,促进房屋出租业务经济效益的提高。

五、结论

在房屋租赁业务日益发达的今天,不少拥有大量闲置房屋资产的企业仍然把工作重心放在如何做好主营业务上,而忽视了企业房屋出租业务经营潜力的挖掘,未能加强房屋出租业务的内部控制,给企业经营带来了风险。本文通过房屋出租业务的风险点分析,披露了房屋出租业务中存在的主要问题,从加强内部控制的角度提出了解决问题的控制措施,并引入“EVA(经济增加值)”评价指标对房屋出租业务进行绩效评价,以促进企业房屋出租业务经济效益的提高和良性可持续发展。

参考文献:

[1]财政部等五部委.关于印发《企业内部控制基本规范》的通知,财会[2008]7号

[2]翟传海.闲置固定资产出租处置应加强管理.金融理论与实践,2005年第6期

[3]林东明.浅谈企业房屋出租业务的风险控制.科技咨询,2006年18期

[4]崔红君.浅谈出租房屋在企业会计中的核算.财经纵横,2008.12