Excel排序、筛选、分类汇总、数据透视表教学探讨

【摘要】计算机基础是中职生的必修课程，而Excel在整个计算机基础教学中位置至关重要，其中排序、筛选、分类汇总、数据透视表是利用Excel处理数据时常用操作，也是学生感觉比较难理解的知识点。本文就解决这些问题进行了探索。

【关键词】排序；筛选；分类汇总；数据透视表；数据处理

很多中职学生都认为Excel是计算机基础这一学科中比较难学习的操作软件，对于如何学习Excel却无路可循。针对学生的这些问题，本文中只是选取了排序、筛选、分类汇总、数据透视表这几个常用操作进行探讨学习。

一、排序

相对而言，排序是比较容易掌握的操作之一，同时也是数据处理中的经常性工作。对数据表格中的内容，要求有标题行，数据不能有空行或空列，可以有空格，不能有合并单元格。在排序时，常用的方法有以下几种。

（一）快速排序

如果我们希望对销售产品资料按某列属性（如“销售金额”由高到低）进行排列，可以这样操作：选中“销售金额”列任意一个单元格（如G3），然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可。

（二）多条件排序

如果我们需要按“姓名、产品、销售金额”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“姓名、产品、销售金额”，并设置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“确定”按钮就行了。

（三）按笔划排序

例如对“姓名”进行排序时，中国人喜欢按“姓氏笔划”来进行：选中姓名列任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

二、筛选

Excel中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。

“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。

若要筛选的多个条件间是“或”的关系，或需要将筛选的结果在新的位置显示出来那只有用“高级筛选”来实现了。“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的比对了。

筛选对数据的要求：

（1）必须有标题行，即数据区域的第一行为标题

（2）数据区域内不能有空行或空列，个别的空格无所谓。如果有空行或空列，Excel会认为不是同一个数据区域。

三、分类汇总

各种报表处理中最常用的就是分类汇总。例如会计核算，需按照科目将明细账分类汇总。

（一）分类依据

1、在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。

2、在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还必须按照选定的分类依据先将数据清单排序。否则可能会造成分类汇总的错误。排序操作的基本步骤前面已经提到过，排序后整个数据清单都按照类别排好顺序，就可以进行分类汇总操作了。

（二）分类汇总操作

分类汇总操作的基本步骤如下：

1、如果当前单元格不在数据清单中，选定数据清单中的任一单元格。

2、单击数据菜单中的分类汇总命令。这时将弹出分类汇总对话框。

分类字段：下拉框中选定；汇总方式：下拉框中选定；选定汇总项：下拉框中中选定，可复选；根据需要决定是否选定汇总结果显示在数据下方选项，如果不选定该项，则汇总结果显示在数据上方。最后单击确定。

四、数据透视表

（一）数据透视表对数据源的要求

若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据，也只有比较大量的数据才能体现数据透视表的优势。

1、表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空。

2、数据记录中最好不要有空白单元格或合并单元格。

3、一个字段只能包含一个信息。

4、每个字段中数据的数据类型必须一致（如“出生日期”字段的值如果既有日期型数据又有文本型数据，则无法按照“出生日期”字段进行组）。

数据越规则，数据透视表使用起来越方便。

（二）创建数据透视表

数据透视表的功能非常强大，但创建的过程却非常简单。首先选定数据源中任意一个有内容的单元格，然后选择“插入”“数据透视表”命令。在弹出的对话框根据具体需要进行设置后即可创建数据透视表。至于如何设置报表筛选、行标签、列标签、数值等，本文就不进行详细讲述。

通过前面针对排序、筛选、分类汇总、数据透视表这几种操作的简单介绍，可以发现这些数据操作有某些共通点。

1、为更方便的应用这些功能，对数据源的格式有一定的要求，都是要求有标题行，不能出现空行、空列或合并单元格。

2、在实现数据处理过程中，均可以在数据源中选择任意一个有内容的单元格，然后直接点击排序、筛选、分类汇总或者插入数据透视表等操作按钮就可以了。

其实Excel还有其他一些处理数据的应用，如果数据表格是规则的，同样可以选择任意一个有内容的单元格而不用去选取区域，如插入图表。

使用这样的操作方法优点和缺点都很明显。优点是操作方便快捷，容易掌握，操作过程也容易发现数据源是否有误，在数据量较大的情况下，这种优势更为明显。缺点是如果数据表格不规则，则需要重新整理格式或者采用选取区域的方式进行操作，同时也会容易因表格的不规则而进行错误操作。

Excel的操作无论是数据处理还是公式应用，都有其规律性，如果掌握了这些规律，Excel的学习就会事半功倍。

参考文献：

[1]周南岳.计算机应用基础[M].高等教育出版社.2013

[2]新夫 任利军 范晓静.计算机应用基础（高职高专）[M].海洋出版社.2006

[3]王移芝 罗四维.大学计算机基础教程[M].高等教育出版社，2004