Excel中数据录入技巧

在这个无纸化办公年代，使用Excel处理各种数据的人已经越来越多了，但是如果你录入数据的方法还停留在原始时代，不妨看一看下面介绍的这几个小技巧。

1固定内容自动填加

在往Excel工作表中录入数据时，有时会发现某列或行的数据前半部分相同，如我们乡下小镇一个单位的职工一般都居住在同一地区，于是他们的身份证号的前六位地址码就都一样，这样我们就可以想办法让Excel自动填加上单元格中相同的部分。

1、录入标题行内容，单击“身份证号”这列上边的字母G把这列选中，鼠标指针对准这列任意地方右键单击，左键单击“设置单元格格式”（如图1），在打开的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”，接着在右侧的“类型”框中输入”150403”#（注意要在英文状态下输入），其中的150403是要自动添加的内容。最后单击“确定”按钮。（如图2）

2、输入身份证号的后几位回车到下一单元格，刚才输入的单元格中就会自动添加上150403这几位地址码。（如图3）

2利用选择菜单输入

如果表格的某一列录入的数据只不过是固定的几项内容，对于打字速度比较慢的人，我们可以先把这一列设成一个选择式“下拉菜单”，从而只需轻点鼠标就能完成数据录入。

1、选中准备录入这种数据的单元格，单击“数据”菜单有效性，在打开的“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”列表框中选择“序列”，并勾选“提供下拉箭头”项，在“来源”框中输入准备用来选择录入那些内容，注意要用英文逗号进行分隔，最后单击“确定”按钮。（如图4）

2、把光标移动到设置好的单元格，单元格的右侧会自动出现一个下拉箭头，点开就是我们输入的预设内容。（如图5）

3不连续单元格中同时录入相同数据

有时一个表格中有多个单元格内容相同，这时我们可以同时录入这些数据。按住一个Ctrl键，用鼠标单击或拖选选中其他单元格，松开Ctrl键和鼠标，在最后选中的单元格内输入数据，再按住一个Ctrl键的同时敲一下回车键，所有选中的单元格中就会都出现了相同的数据了。（如图6和图7）

4多工作表同时同地录入相同数据

如果几个工作表需要在同一位置录入相同的数据，这时我们如再一个工作表一个工作表去做重复工作，是不是有点冤枉，既使使用复制、粘贴也比较麻烦。其实只要我们先按住一个Ctrl键，再用鼠标依次单击需要组合的工作表标签，你就会发现Excel窗口的标题栏显示为“工作组”三个字（如图8）。接着在一个工作表中录入数据，等所有数据录入完毕后，右键单击任意一个工作表的标签名，选择“取消成组工作表”。这样刚才选中的所有工作表中就都会在相同单元格内出现相同的数据。（如图9）

5单元格内数据分行

有时我们在一个单元格内需要录入多行数据，这时就不能像在Word中那样直接按回车键，因为回车键在Excel中是起移动光标到下一单元格的作用。不过如果你按住一个Alt键再按回车键，就会发现光标已经在单元格中移到下一行去了。（如图10）

6自动填充序列

说到填弃序列可能人人都会用，但你知道吗？其实双击左键就能自动完成填充。不信你看在A2单元格中输入1，A3单元格中输入2，按住左键拖选上A2和A3单元格，然后把鼠标指针指向A3单元格的右下角，当鼠标指针变成黑色实线加号时双击左键。注意：输入的这两个单元格数字一定要是有规律的序列。（如图11）

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。