谈ERP在会计财务中的应用效应

［摘 要］2006年,邯郸钢铁集团公司在公司实施了ERP,并对公司的管理人员进行了培训。作者作为一位多年从事会计工作的管理人员,也参加了全程培训和会计系统的试运行。通过三年的运用,作者对ERP在会计工作的作用有了更深的理解。本文就ERP在会计财务中的应用效应谈几点体会。

［关键词］ERP；会计财务；财务管理

［中图分类号］F275 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）23-0119-01

ERP(Enterprise Resources Planning)是指整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务数据统一化、全部在线处理。从技术层面看,它是利用信息技术成果,对企业内部的各类资源包括人、财、物、信息等进行规划、统筹与整合,从而减少环节,提高生产率,增强企业竞争力。从管理层面看,它又是一个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源、运输等管理系统。从电子商务运作系统看,ERP是基础工程,没有ERP,供应链管理就失去了支持,整个电子商务的品质就要打折扣。因此,ERP作为崭新的现代管理手段,它的核心管理思想就是实现对整个供应链进行有效的管理。

1 ERP在会计与财务管理中的应用

1.1 ERP系统在会计中的应用

会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此,从物理层面看,ERP的会计核算模块,涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块,等等。以现金管理模块为例,它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP软件中,一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外,它还和应收账、应付账、总账等模块集成,自动产生凭证,过入总账。

1.2 ERP系统在财务管理中的应用

财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,再加以分析,从而进行相应的预测、管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测,强调事前计划、事中控制和事后反馈。然而,ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的全球化经营上,为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台,同时也能支持当地的财务法规和报表要求。如：提供多币种会计处理能力,支持各币种间的转换；支持多国会计实体的财务报表合并等；支持基于Web的财务信息处理。为支持企业发展电子商务和基于Internet的应用系统(如销售订单处理等),部分财务信息还可以通过Web方式收集和。总之,这一切,倘若在非ERP的环境下,即使拿“人海战术”来完成,其效益也是有限的。

1.3 ERP系统在成本管理中的应用

现代成本管理需要一个能协调计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的ERP系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。具体说来,典型的或高层次的ERP成本管理涉及以下几个方面：成本中心会计、订单和项目会计、获利能力分析等系统。

以订单和项目会计为例,它是一个全面网络化的管理会计系统,带有订单成本结算的详细操作规程。该系统收集成本,并用计划与实际结果之间的对比来协助对订单与项目的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案,从而有助于优化一个企业对其业务活动的计划与执行。再以获利能力分析为例,哪一类产品或市场会产生最好的效益？一个特定的订单利润是怎样构成的？这些都是获利能力分析必须涉及的问题。获利能力分析模块将帮助找到答案。同时,销售、市场、产品管理、战略经营计划等模块也将根据从获利能力分析所提供的第一手来自市场的信息来进行进一步的分析处理,公司因而能判断它目前在现存市场中的位置,并对新市场的潜力进行评估。

2 ERP在会计财务中的应用效应

归纳上述三个方面技术特征的应用效应,ERP在会计财务中的应用效应表现为以下四个特性：

2.1 即时性

在ERP的状态下,资料是联动的而且可以随时更新,每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。一般说来,影响企业竞争力固然有许多因素,但一个很重要的因素,在于它对企业内部各种信息的把握,以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。在当今信息社会里,不仅要知己知彼,还要贵在“即时”。能否如此,其效果迥异。以外汇市场为例,企业的国际化经营,对外币结算业务的不仅增多,而且还面临一个如何规避多元货币、汇率变动的风险的问题。如果不能对各种货币的汇率消长变化、各国客户订单、各种交易,包括应收账、应付账、总账等进行即时运作,那么,即使到手的企业利润,也会因汇率的波动或缓慢的作业而缩水。

2.2 集成性

在ERP状态下,各种信息的集成将为决策的科学化提供必要条件。在ERP尚未导入之前,知识库的信息资讯是属于过时的,更多的是局部的信息、片面的信息,乃至失真的信息。导致这种现象的原因,除了其他因素外,信息的集成机制不完善,无疑是一个重要因素。另外,以往的会计信息系统在面临组织增减变化时,需要花比较多的时间去修改与串联。在导入ERP之后,面对这样的变化,便可以很轻松地进行衔接,预算规划更为精确,控制更为落实,也使得实际发生的数字与预算之间的差异分析、管理控制更为容易与快速。

2.3 远见性

ERP系统的会计子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起,会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合,及其系统的信息供给,有利于财务做前瞻性分析与预测。

2.4 科学决策性

长期以来,会计财务的作业方式主要体现在事后收集和反映会计数据上,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,不论是时效性上,还是针对性上,都难以展现它的作用。当企业发生危机时,它又总是首先反映在财务危机上,不是缺少现金,就是缺乏持续经营所需的资本。在引入ERP以前,随着电脑的普及,会计系统的信息处理一般都是应用电脑作业,或是引入其他硬件来提高其自动化水平,这对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步。但在业务流程的临近和与其他系统的集成上,则受到技术与功能不足的限制。因此,ERP在会计与财务管理中的应用,不仅相当程度上反映了上述缺陷,而且,依托这一平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供了更好的条件。

［作者简介］李淑芹,河北邯郸钢铁集团公司财务部,会计师。