电脑排版对编校产生的影响及对策

电脑排版和激光照排技术的出现，使中国印刷出版业“告别铅与火，迎来光与电”。这次印刷出版业的革命使中国的印刷出版出现了前所未有的迅猛发展，同时对编校也不可避免地要产生负面影响，值得我们注意。结合工作实践，笔者试从以下几个方面谈谈自己对此问题的认识和看法，以就教于同行。

一、使三审制在一定程度上流于形式

铅排时代，要将文稿排成版面，先要一粒一粒地用手工拣出字粒，再用双手将拣好的字粒按编辑的意图排成完整的版面。然后，再通过压版、浇铸铅版，才上机印刷。这样不但劳动强度大，而且生产效率低，整个过程费时费力，关键是一旦版面拼成后，改动的余地很小。如果要改换字体字号，那么涉及改换部分的字模就要全部更换，甚至有可能导致全局变化。这种组版技术必然要求编辑提供的稿子“齐、清、定”，三级审读制度与此是相适应的。实践也证明，三审制对保证贯彻我国的出版方针，保障出版物的质量是行之有效的。

但近年来，三审制流于形式在部分新闻出版单位是存在的，①究其原因，笔者认为与电脑排版技术的应用是有一定关系的(当然也有其他的因素)。电脑排版的优势一是排版员可以很快按编辑的意图将版“拼”好，铅排拼成一块版几个人要用一两个小时，电脑排版一个人只需半小时左右即可。二是版“拼”好后易于修改，敲几下键盘，就可以整段复制文字，或者对局部进行修改，也可以令整篇、整本书的字号、字距、字体或行距发生变化②……也正是基于此便利条件，加上打印稿的阅读效率比手抄稿要高，有的编辑就认为，应该充分利用现代排版技术的便利条件，责任编辑提供的样稿只要能做到基本“齐、清、定”即可，字词句这样的小问题不是问题，在下一编校程序中消灭也来得及，也不会给排版员带来很大的麻烦。实践中，他们把本应在三审过程中解决的问题放在了校对过程中(在编校合一的单位这种现象更普遍)，就是无此认识的编辑，在实际工作中或多或少地已不自觉地受到了影响。而电脑排版引起的出版周期的加快，也使二审特别是终审者没有那么多的精力认真履行自己的职责。而有的新闻出版单位的领导也默许这种做法，重结果不重过程，使三审制流于形式，稿件达不到“齐、清、定”的要求。

上述认识运用于实践是非常有害的：一是稿件基本“齐、清、定”实质就是未“齐、清、定”，就可能隐含有重大问题。二是未“齐、清、定”势必增加校对环节的改动量，虽然这不会给排版员增添太多的麻烦，但改动太多必然影响校对的质量(下文详述)。

上述认识运用于实践也是不可行的。三审制是一种责任制，如果二审和终审也持基本“齐、清、定”的想法而把关不严，就等于放弃了部分责任，而根据现行的出版法规政策，责任编辑或校对在校对过程中是不能对稿件做较大修改的，修改的话由谁来把关、责任由谁承担就成了问题。如此，出版物的编校质量就难以得到保证。

所以，新闻出版单位必须加强对三审制必要性的认识，严格三级审稿制度，在电脑排版技术下也务必在发稿时做到“齐、清、定”。

但上述认识的存在又不无道理，应引起我们足够的重视。笔者认为，严格执行三审制与充分利用现代排版技术并不矛盾，可以尝试这样的做法：对部分质量相对较差的稿件，责任编辑进行一定的编辑后，可以请排版员先期录入(如果来稿是磁盘稿、责任编辑又可以熟练操作文字处理系统的话，那就更方便了)，然后在打印稿上进一步进行编辑加工(但要注意保存原稿)。二审和终审者审读这样的稿件也会感到轻松。这样既可以充分利用现代排版技术带来的便利，也符合三审制的要求，有利于提高出版物的编校质量，保证正确的出版方向。

二、使校对经常出现意想不到的问题

铅排是将铅粒固定在模版上，出现频率较多的错误一般是拣错字、替换了不该替换的字等，局部的改动不会影响下文或影响很小。

电脑排版的情况就比较复杂一些，在下一校次经常会出现意想不到的问题，有些甚至是莫名其妙的：上一校次的字距是正常的，下一校次字距自动变大；插图未随着文字一起变化位置，出现在不该出现的地方；改正的字体、字号、字距、行距等超过了要求改的范围，未要求改的发生了变化；报纸、杂志有时出现文末空行或文末漏灌文字现象，图书个别多出页码或少页码；排版员在电脑中确实改过了，但出的校对样却依然如故；莫名其妙地掉字……而局部小小的变动就可能推倒“多米诺骨牌”，引起连锁反应，使通篇发生变化，如果版式复杂一点的话，还可能引起版式的变化，使下文的图片、标题等处于不恰当的位置。

出现上述情况的原因主要有以下几个方面：一是电脑的自动排版，这是最主要的原因。排版员将录入的文字灌入设定区域后，电脑会很快自动进行排版。已排好的文章如果进行局部改动，那么改动之处以下部分就要按改动后的文字重新进行自动排版，这必然引起下文文字位置的变化。比如报纸，如果多出了几个字，这几个字以后的文字就会自动往后推，如果图片设定的不是自动随文字走的话，就会出现文字位置动了但图片位置不动的情况；如果这几个字又刚好造成文末推行的话，文末的最后一行就没有了。二是电脑的“易修改”。电脑的“易修改”给我们的工作带来了极大的便利，但同时也会给我们制造麻烦，无意间碰到一个键，就有可能造成意想不到的结果。三是三审制流于形式，把本应在编辑环节解决的问题放在了校对环节，在校对环节改动的地方太多。而每改一次就有可能使通篇发生变化，出现本不该出现的问题。四是未形成严格的排版责任制度，排版员擅自改动未要求改的地方。比如，一个小的改动使所在段落少了一行，排版员为了弥补少一行的不足，有时就会想办法使文章的其他地方多出来一行，这样虽然解决了少行的问题，但极有可能产生新的问题。五是编辑校对人员不熟悉排版软件的操作，意识不到自己的要求可能产生的后果。比如解决少行问题，如果编校人员熟悉排版软件操作的话，就可能意识到自己要求的改动可能会产生什么样的后果，相应地就可以同时要求排版员执行最佳的改动方式。这样，因改动产生的差错率就会降至最低。六是排版员的责任心不强。

找到了产生问题的原因，就找到了解决问题的办法：第一，严格三级审稿制度，稿件“齐、清、定”方交付排版。这是解决问题的根本，也是最有效的办法(但不能杜绝问题的产生)。第二，编校人员最好能了解排版软件的操作，熟悉电脑排版的出错规律，起码要知道自己要求的改动可能会产生什么后果。排版员虽有可能意识到这样的后果，但其职责是不折不扣地执行编校人员的意图，排版员可能根本不去考虑此问题，当然也没有义务考虑此问题。第三，加强管理，完善责任制度，全面提高排版员的业务水平和责任心。第四，编校人员要增强责任意识。不管怎样，莫名其妙的差错在电脑排版技术下是不可避免的，只是多少的问题。这就要求编校人员克服麻痹思想，增强责任意识，时刻防范新产生的错误。

三、使“付印”程序“复杂化”

在铅排时代，校对人员对样稿三校，经排版员“灭红”后出的样就是“清样”。责任编辑通读“清样”后，如果没有发现错误，就签字“付印”，如果发现“清样”中仍有错误存在，就签“改后付印”。因为“清样”是从拼好的铅字版上印下来的，如果在“清样”中没有发现错误，它和读者见到的成品是完全一样的，即使“清样”中个别字词需要“改后付印”，这样改动的影响也只是局部的。所以，编校工作至此结束。

在电脑排版时代，编校工作到哪个环节才算结束呢?由于终校样本身没有问题或者问题很少，这和铅排时代出的“清样”有相同之处，所以，有的单位就在责任编辑通读终校样后签“付印”，结束编校工作。笔者认为这是不妥当的。在实践中，我们经常发现付印软片或片样和该“付印样”不一致的情况，常见的问题及成因上文已有交代，不再赘述。总之，终校样并不是“清样”，付印软片或片样才是“清样”，在电脑排版技术下，编校工作终止于通读终校样是不行的。

那么，在电脑排版时代，通读终校样后编校人员还要做哪些工作才能确保编校质量呢?第一步，排版员将终校样灭红后，责任编辑或校对除在电脑中“对红”外，最好能和排版员一起采用关键点定位法在电脑中进行检查，解决未“灭红”存在的问题和版式发生的变化。这一步主要是为了防止版式变化造成软片和时间的无谓浪费，即使编校人员不能亲自和排版员一起做这项工作，也要形成制度，由排版员完成这一环节。第二步，通读软片或软片样。这是编校工作的最终环节，编校工作只有终于此才可完全保证编校质量。通读软片或片样前，如果编校人员未和排版员一起做第一步的工作，最好先采用关键点定位法等检查版式是否和终校样一致，是否发生了变化，要重点检查改动的地方是否对下文的版式产生了影响，图片、标题等是否处于不恰当的位置。如此做可以有效解决版式发生的变化，但对未引起版式变化的错误却不起作用，所以必须通读软片或软片样。软片样可以是软片的复印样，也可以是用该软片制版印刷出来的成品。通读软片或软片复印样比较经济，但软片或软片复印样读起来会有些吃力，效果不太好，通读成品虽说略浪费一点点，但效果要好得多，实践中可以根据实际情况灵活选用。由于印刷环节晒的版和软片是一模一样的，所以通读软片或片样后就意味着编校工作的结束，就可以签字“付印”。如果软片重制，必须重新通读。

在实践中，绝大部分新闻出版单位已意识到或发现了通读终校样即结束编校工作的弊端，坚持通读付印软片或软片样，但其中的个别单位在通读终校样后签“付印”，然后再通读付印软片或软片样，之后才正式开机印刷。这样做也可以有效保证编校质量，其编校流程和上文所述实质上是一样的，只是签“付印”的时间略有不妥。签“付印”即意味着编校工作的结束，也意味着印刷厂按此印刷即可。这样就没有了再通读的必要，通读后发现问题印刷厂是改还是不改就两难了，不改吧，的确有问题存在，改吧，印刷出来的报纸和“付印样”就不一致了，就涉及责任问题，也违背了签“付印”的初衷。与其这样做，还不如在终校样上签“出片”、“出报样”等字样，待通读软片或片样后再签“付印”。

总之，电脑排版对传统的编校流程及编校本身不可避免地要产生影响，我们应在肯定传统编校流程和编校规律的基础上，探索电脑排版下的编校规律，建立与电脑排版相适应的编校流程和制度，以确保出版物的编校质量，并充分利用高科技给我们带来的便利。

参考文献：

①孙王秀、董高怀．“三审制”，并非简单的话题[J]．编辑之友，1999(6).

②孟志华等.北大方正书版排版技术和应用[M].北京：北京大学出版社，1993.

(作者曾任《中学生时事政治报》(初中版)副主编、副编审，1996年郑州大学历史学硕士生毕业后，参加新闻工作。2006年12月3日一次事故夺去了他年轻又富有才华的生命。我们发表此文，表示深切的怀念。――编者)

编校：杨彩霞