技巧联合 快速找出流动学生

每个学年的报表，需要统计一年中学生增加和减少的数据，并将名单上报。要想把一年内几千人中的这种流动变化情况搞清，实在是个令人纠结的事情。其实我们可以利用Word中的比较与合并文档功能，把年初和年末的学生数据进行精确比较，标出增加和删除的学生，然后再把数据粘贴到Excel中，利用其自动筛选功能删除掉没有变化的学生。再按规定格式进行处理，就会圆满地完成统计上报任务。

数据文件准备

首先，为了比较精准，必须把从教育平台中导出的学年初和学年末的Excel数据，严格按着相同的字段、相同的条件各自进行排序。其次，把两个文件中需要比较的数据分别粘贴到Word中。粘贴的方法：点选菜单栏中的“编辑选择性粘贴无格式文本”。最后把两个文件进行保存，文件名分别为“年初数据”和“年末数据”。

进行数据比对

为了能清楚地看出增加和被删除了的学生，需对“审阅”工具栏进行部分设置。

添加“审阅”工具栏。方法为：打开“年初数据”文件，点选菜单栏中的“视图工具栏审阅”，添加“审阅”工具栏。

设置去掉“批注框”，用双下划线标注增加的学生。方法为：点击“审阅显示选项”打开修订界面，在修订界面中，将“使用批注框”选择为“从不”，在“插入内容”右侧选择“双下划线”。然后点“确定”退出（图1）。

设置完成后，开始比较。点选菜单栏里的“工具比较和合并文档”，出现“比较和合并文档”对话框。在对话框中去掉“查找格式”前的小钩，在“精确比较”前选上钩，接着选择需要比较的文件“年末数据”，最后点“比较”按钮。

这时就可以看到比较的结果了（带删除线的是减少的学生，带双下划线的是增加的学生）。为了以后使用方便，把文件保存为“比较后数据”。

生成流动学生上报名单

打开Excel，在新工作表中依据数据内容建立相应的列标题学号、姓名、性别、出生年月。把标题字的颜色设为红色，以方便后面的筛选。将“比较后数据”文件的内容粘贴到刚建好的新工作表中。

使用Excel的“替换”功能，用字母A替换掉没有变化的学生信息以方便下一步操作（这个字母可随意选择）。方法为：点选菜单栏中的“编辑替换”，出现“查找和替换”对话框，在这个对话框中，首先点选“选项”按钮展开选项内容，接着点选“查找内容”后的“格式”按钮，出现“查找格式”对话框，点选此对话框左下角的“从单元格选择格式”按钮，然后在工作表中用鼠标拖动选择任意一名没有变动的学生的信息（字体为黑色），包括学号、姓名、性别、出生年月。选择好后界面将自动返回到“查找和替换”对话框。最后在“替换为”后的文本框中填上字母A。点击“确定”按钮，此时所有没有变化的学生的信息都被替换为A。

用Excel的“自动筛选”功能选出“姓名”列中含有字母A的内容后，全部选中进行删除行操作，完成后取消自动筛选。

增加“流动形式”列并将带删除线的学生标注为“减少”，将带双下划线的学生标注为“增加”，删除文件中的下划线和删除线，并将文字的颜色改为“黑色”。方法为：选中工作表中所有数据，点选菜单栏中的“格式单元格”，出现“单元格格式”对话框。在对话框中点选“字体”选项卡，在“下划线”处选择“无”，在“颜色”处选择“自动”，去掉“删除线”前面的钩，然后点“确定”退出（图2）。

将最终处理好的文件保存为“流动学生名单.xls”文件，用以打印上报。